Phần mềm Truy cập từ xa miễn phí: Chi phí thực tế

Giới thiệu

Phần mềm truy cập từ xa miễn phí có thể là một lựa chọn hấp dẫn để giảm chi phí CNTT, đặc biệt khi yêu cầu hạn chế và có chuyên môn nội bộ. Tuy nhiên, một giấy phép không tốn chi phí không nhất thiết có nghĩa là dịch vụ không tốn chi phí. Bài viết này xem xét các ý nghĩa khác nhau của "miễn phí", các chi phí hoạt động liên quan đến phần mềm truy cập từ xa và cách các đội ngũ CNTT có thể đánh giá tổng chi phí một cách thực tế.

Điều gì có nghĩa là có phần mềm Remote Access "miễn phí"?

Phần mềm truy cập từ xa miễn phí bao gồm nhiều loại sản phẩm. Thuật ngữ "miễn phí" bao gồm nhiều tùy chọn cấp phép, triển khai và hỗ trợ khác nhau.

Trước khi so sánh giá cả, các nhóm CNTT nên xác định chính xác điều gì cấu thành một giải pháp miễn phí.

Cụm từ "remote access" bao gồm nhiều nền tảng khác nhau. Một miễn phí công cụ hỗ trợ từ xa cái cho phép truy cập thỉnh thoảng vào các hệ thống không giống như một giải pháp cho người dùng cuối cho việc truy cập và ứng dụng Windows tập trung.

Các đội ngũ IT nên xác định những gì họ cần truy cập trước khi xem xét chi phí. Hỗ trợ từ xa, truy cập máy trạm và các ứng dụng hoặc máy tính để bàn đa người dùng yêu cầu các tùy chọn hạ tầng và công cụ quản lý khác nhau. Một giải pháp cụ thể có thể miễn phí cho một mục đích nhưng không tương thích cho một mục đích khác.

Mô hình miễn phí	Miễn phí là gì?	Điều gì có thể vẫn tốn tiền hoặc thời gian?
Miễn phí cho mục đích cá nhân	Kết nối riêng, phi thương mại	Giấy phép thương mại khi sử dụng cho công việc
Freemium	Chức năng kết nối cốt lõi	Quản lý nâng cao, người dùng, thiết bị hoặc tính năng doanh nghiệp
Mã nguồn mở	Giấy phép phần mềm và thường truy cập mã nguồn	Lưu trữ, triển khai, bảo trì và hỗ trợ
Công cụ hệ điều hành tích hợp sẵn	Chức năng của khách hàng hoặc hệ điều hành	Hạ tầng máy chủ, mạng và cấp phép bổ sung
Phần mềm miễn phí tự lưu trữ	Máy chủ chính hoặc ứng dụng truy cập từ xa	Lưu trữ, chứng chỉ, sao lưu, cập nhật và quản trị

Những khác biệt này rất quan trọng vì miễn phí không bao giờ có thể có nghĩa là miễn phí cho mục đích thương mại, miễn phí để triển khai hoặc thậm chí miễn phí để vận hành.

Một nhà cung cấp thương mại có thể cung cấp phiên bản miễn phí cho mục đích cá nhân nhưng tính phí cho một giấy phép nếu phần mềm được sử dụng để truy cập vào mạng doanh nghiệp hoặc cung cấp hỗ trợ khách hàng. Một tổ chức mã nguồn mở có thể cho phép sử dụng sản phẩm của mình cho mục đích kinh doanh mà không cần giấy phép phần mềm nhưng yêu cầu tổ chức tự lưu trữ và duy trì nền tảng đó.

Chi phí trong cả hai trường hợp được chuyển sang một thành phần khác. Nó có thể trở thành chi phí hoạt động hoặc một khoản đầu tư vốn.

Chi phí thực tế của phần mềm Remote Access miễn phí là gì?

Một cách tiếp cận hữu ích để đánh giá giá trị của các giải pháp truy cập từ xa là xem xét các chi phí ngoài giá mua phần mềm.

Nó có thể được tóm tắt trong công thức đơn giản này:

Chi phí thực = phần mềm + lao động CNTT + hạ tầng + bảo mật + quản lý + hỗ trợ + thời gian ngừng hoạt động + di chuyển

Tùy thuộc vào tùy chọn được chọn, một số danh mục này có thể trở nên bất ngờ rẻ. Trong trường hợp của một giải pháp "miễn phí", việc tiết kiệm chi phí giấy phép phần mềm có thể ảnh hưởng đến ngân sách cho cơ sở hạ tầng và hoạt động CNTT. Điểm mấu chốt không phải là cố gắng chứng minh rằng phần mềm miễn phí không rẻ.

Thay vào đó, trọng tâm là hiểu những gì đang được tiếp nhận miễn phí và những gì vẫn sẽ phải được cung cấp bởi công ty với chi phí phát sinh.

Giấy phép miễn phí có bao gồm việc sử dụng cho doanh nghiệp của bạn không?

Xem xét đầu tiên khi phân tích chi phí là giấy phép, vì "miễn phí" có thể mô tả việc sử dụng hợp pháp hơn là giá cả.

Một số biến thể của sản phẩm truy cập từ xa cung cấp một phiên bản miễn phí chỉ dành cho sử dụng cá nhân hoặc phi thương mại. Kết nối nơi làm việc, hỗ trợ khách hàng hoặc dịch vụ CNTT được quản lý có thể không đủ điều kiện.

Một giải pháp kỹ thuật phù hợp do đó có thể không phù hợp về mặt thương mại cho trường hợp sử dụng dự kiến.

Điều này rất quan trọng, vì việc xác định các hạn chế sau khi áp dụng có thể phát sinh chi phí không lường trước. Tổ chức có thể buộc phải mua giấy phép thương mại, thay thế phần mềm, cấu hình lại các điểm cuối hoặc đào tạo nhân viên sử dụng một giải pháp thay thế.

Thay vì hỏi:

“Chúng ta có thể sử dụng điều này mà không phải trả tiền không?”

Các nhóm CNTT nên hỏi:

“Chúng tôi có quyền sử dụng phần mềm này cho mục đích kinh doanh cụ thể này mà không phải trả phí không?”

Câu hỏi này nên được đặt ra trước khi triển khai.

Thời gian quản trị viên "Miễn phí" tiêu tốn bao nhiêu?

Thời gian của quản trị viên thường là khoản chi lớn nhất mà sẽ không xuất hiện trên hóa đơn phần mềm.

Kết nối từ xa có thể đơn giản, nhưng có các cài đặt điểm cuối, cấp phát người dùng, quy tắc tường lửa, chuỗi chứng chỉ, vá lỗi, kiểm soát truy cập, khắc phục sự cố, tài liệu và giám sát cần được thực hiện để dịch vụ truy cập từ xa hoạt động hiệu quả.

Một bộ phận IT có kinh nghiệm với tự động hóa đã được thiết lập có thể phải bỏ ra rất ít nỗ lực để đáp ứng những nhiệm vụ này. Do đó, một giải pháp tự lưu trữ hoặc mã nguồn mở vẫn có thể rất tiết kiệm chi phí.

Có một cách tính khác cho một bộ phận CNTT gọn nhẹ. Nếu các quản trị viên dành hàng giờ mỗi tuần để cấu hình các điểm cuối, duy trì hạ tầng hoặc khắc phục sự cố mà phần mềm có thể xử lý tự động, thì có thể tốn kém hơn so với phí bản quyền.

Chỉ số quan trọng không phải là số lượng tính năng được cung cấp miễn phí.

Đó là khối lượng công việc CNTT cần thiết để hỗ trợ dịch vụ yêu cầu.

Phần mềm yêu cầu hạ tầng gì?

Điều tương tự cũng áp dụng cho phần mềm truy cập từ xa miễn phí, mà vẫn có thể yêu cầu cơ sở hạ tầng không miễn phí.

Tùy thuộc vào kiến trúc, truy cập từ xa có thể bao gồm máy chủ, cổng, VPN, dịch vụ tiếp vận, chứng chỉ, cấu hình DNS, quy tắc tường lửa hoặc hệ thống sao lưu.

Dịch vụ Máy tính từ xa Microsoft là một ví dụ tốt. Mặc dù việc có một ứng dụng khách RDP không tự động mang lại cho bạn một môi trường truy cập từ xa Windows Server đa người dùng hoàn chỉnh. Một triển khai Dịch vụ Máy tính từ xa yêu cầu cơ sở hạ tầng phía máy chủ và giấy phép phù hợp ngoài ứng dụng phía máy khách.

Điều tương tự cũng áp dụng cho các nền tảng truy cập từ xa tự lưu trữ. Ứng dụng có thể miễn phí trong khi các tài nguyên máy chủ, mạng và cơ sở hạ tầng kỹ thuật do tổ chức cung cấp được tính là chi phí riêng biệt.

Sự hiện diện của cơ sở hạ tầng hiện có là một yếu tố quyết định.

Nếu các máy chủ, mạng lưới và chuyên môn cần thiết đã có sẵn, thì chi phí hạ tầng gia tăng có thể không đáng kể. Nếu chúng phải được mua sắm đặc biệt cho Remote Access, thì chúng nên được đưa vào ngân sách.

Ai chi trả cho bảo mật và kiểm soát truy cập?

Bảo mật là một lĩnh vực khác mà việc sử dụng "miễn phí" có thể ngụ ý rằng trách nhiệm vẫn thuộc về bộ phận CNTT.

Truy cập từ xa tạo ra một điểm vào vào môi trường nơi các ứng dụng, thông tin xác thực và dữ liệu kinh doanh tồn tại. Các biện pháp kiểm soát xung quanh điểm vào đó trở thành một phần của chi phí vận hành.

Điều đó không có nghĩa là phần mềm truy cập từ xa miễn phí không an toàn hơn về bản chất. Các nền tảng miễn phí, mã nguồn mở và thương mại đều có thể được triển khai một cách an toàn hoặc không an toàn.

Điều quan trọng là ai sở hữu và duy trì các quyền kiểm soát như:

• xác thực và phân quyền
• xác thực đa yếu tố nơi cần thiết
• vá lỗi và cập nhật bảo mật
• quyền truy cập không giám sát
• hạn chế truy cập của người dùng và thiết bị
• ghi lại phiên và bảo mật
• Bảo vệ hạ tầng tiếp xúc với Internet
• loại bỏ quyền truy cập khi người dùng hoặc kỹ thuật viên rời đi

Nếu một nền tảng miễn phí đã đáp ứng yêu cầu của tổ chức, chi phí bổ sung có thể không đáng kể.

Nếu CNTT phải triển khai nhiều biện pháp bổ sung xung quanh phần mềm, tuy nhiên, nỗ lực dành cho việc cấu hình, duy trì và giám sát chúng trở thành một phần của chi phí "miễn phí".

Tại sao chi phí của phần mềm miễn phí lại thay đổi khi bạn mở rộng?

Kinh tế của các khả năng truy cập từ xa miễn phí phụ thuộc nhiều vào quy mô.

Cài đặt năm máy tính thủ công có thể mất một giờ, trong khi làm điều tương tự cho 500 điểm cuối là một hoạt động có mức độ phức tạp khác.

Khi các triển khai phát triển, việc quản lý của chúng bắt đầu yêu cầu nhiều khả năng tiên tiến hơn, chẳng hạn như quản trị người dùng tập trung, nhóm, quyền truy cập chi tiết, danh sách thiết bị đầu cuối. truy cập không giám sát và quản lý của nó, ghi lại phiên, chính sách và việc thực thi của nó, và triển khai tự động.

Các nền tảng tiên tiến và toàn diện hơn sẽ có những hoạt động đó, trong khi các phiên bản miễn phí thường không có.

Không nhất thiết, phiên bản trả phí luôn là sự lựa chọn tốt hơn, nhưng khi so sánh chi phí của các khả năng quản lý và số giờ làm việc thủ công tương đương, điểm hòa vốn hiếm khi biện minh cho phiên bản miễn phí.

Nếu các quản trị viên có thể quản lý môi trường một cách hiệu quả với các phương tiện được cung cấp bởi phiên bản miễn phí, thì nó vẫn sẽ là một lựa chọn khả thi ngay cả ở quy mô lớn.

Mặt khác, nếu đội ngũ IT cuối cùng phải thực hiện các chức năng quản lý một cách thủ công vì phiên bản miễn phí không hỗ trợ chúng, thì việc thiếu giấy phép sẽ không bù đắp cho số giờ làm việc thủ công liên quan.

Có thể có nhiều công cụ Remote Access miễn phí tốn nhiều hơn một nền tảng không?

Một yếu tố chi phí khác xuất hiện khi các tổ chức giải quyết từng nhu cầu truy cập từ xa bằng một công cụ miễn phí khác nhau.

Môi trường CNTT có thể bao gồm một tác nhân cho quyền truy cập của nhân viên, một cho các phiên hỗ trợ có người tham gia, RDP gốc cho các máy chủ, một VPN cho các kết nối bên ngoài và một tiện ích mã nguồn mở cho các điểm cuối không có người giám sát.

Trong khi mỗi công cụ có thể trông như một lựa chọn chi phí thấp riêng lẻ, sự kết hợp này yêu cầu các nhóm hỗ trợ nhiều nền tảng và học các phương pháp xác thực độc đáo của chúng, cập nhật chính sách, cấu hình điểm cuối, quy tắc kiểm soát truy cập, vị trí ghi nhật ký và tiện ích khắc phục sự cố.

Các kỹ thuật viên cũng nên được đào tạo về các công cụ nào áp dụng cho các hệ thống và trường hợp sử dụng nào.

Chi phí tổng thể do đó không được tìm thấy trong tổng số phí cấp phép.

Nó xuất hiện trong chi phí vận hành của việc hỗ trợ một hạ tầng truy cập từ xa phân mảnh.

Đây là lý do tại sao việc hợp nhất có ý nghĩa tài chính ngay cả khi các công cụ bị ngừng hoạt động không phải trả bất kỳ khoản phí bản quyền nào.

Nếu có ai đó gặp sự cố, chi phí thực sự của phần mềm Remote Access miễn phí là gì?

Hỗ trợ khó có thể đánh giá khi mọi thứ đều hoạt động.

Khi sản phẩm truy cập từ xa của bạn gặp sự cố, hỗ trợ trở thành một phần của phương trình chi phí.

Một kết nối từ xa cá nhân ngừng hoạt động có thể là một sự bất tiện nhỏ. Sự cố của một môi trường truy cập từ xa mà nhân viên của bạn sử dụng để truy cập các ứng dụng kinh doanh sẽ ngừng hoạt động.

Một sản phẩm miễn phí và mã nguồn mở có thể có tài liệu xuất sắc và một cộng đồng phát triển sôi nổi. Đối với một đội ngũ có kỹ năng kỹ thuật, các diễn đàn, hàng đợi vấn đề và chuyên môn nội bộ có thể đủ để giải quyết hầu hết các vấn đề phát sinh.

Các công ty khác có thể yêu cầu truy cập ngay lập tức hơn vào hỗ trợ từ nhà cung cấp hoặc một lộ trình leo thang cụ thể.

Cuộc tranh luận không phải là về việc hỗ trợ cộng đồng hay hỗ trợ thương mại tốt hơn.

Câu hỏi là:

Ai có thể xác định và giải quyết vấn đề, và doanh nghiệp mất gì trong khoảng thời gian đó?

Khi truy cập từ xa ngày càng trở nên gắn bó với hoạt động kinh doanh, nhu cầu về hỗ trợ và phục hồi đáng tin cậy trở nên có giá trị hơn.

Các nhóm CNTT nên tính toán chi phí thực tế như thế nào?

Một so sánh có thể được thực hiện bắt đầu với yêu cầu truy cập từ xa và không phải danh mục sản phẩm.

Đầu tiên, xác định ai cần truy cập, hệ thống nào họ cần truy cập, liệu các phiên có được tham gia/ không tham gia và dịch vụ này quan trọng như thế nào đối với hoạt động của họ.

So sánh các giải pháp với các yếu tố chi phí áp dụng trong môi trường.

Câu hỏi	Tại sao nó thay đổi chi phí thực tế
Sử dụng thương mại có được phép không?	Ngăn chặn việc cấp phép hoặc di chuyển không mong muốn
Có bao nhiêu người dùng và điểm cuối tham gia?	Xác định xem việc quản lý thủ công có còn thực tiễn hay không
Cơ sở hạ tầng nào là cần thiết?	Thêm lưu trữ, mạng và bảo trì
Ai cài đặt và cập nhật phần mềm?	Tiêu tốn thời gian của quản trị viên
Quản lý tập trung có sẵn không?	Ảnh hưởng đến nỗ lực vận hành ở quy mô lớn
Các biện pháp kiểm soát truy cập và nhật ký có đủ không?	Thay đổi khối lượng công việc về bảo mật và tuân thủ
Ai cung cấp hỗ trợ?	Xác định gánh nặng khắc phục sự cố nội bộ
Điều gì xảy ra trong trường hợp mất điện?	Thêm chi phí kinh doanh của thời gian ngừng hoạt động
Yêu cầu có tăng lên không?	Ảnh hưởng đến rủi ro di cư trong tương lai
Phần mềm có giải quyết đúng trường hợp sử dụng không?	Ngăn chặn đầu tư vào kiến trúc sai lầm

Các đội ngũ IT không cần phải gán giá trị tài chính cho từng phút làm việc.

Điều quan trọng là tìm ra những chi phí đủ lớn để ảnh hưởng đến sự lựa chọn.

Một sản phẩm miễn phí mà mất hai giờ mỗi năm để quản lý sẽ không gây ra bất kỳ mối lo ngại nghiêm trọng nào. Một thứ yêu cầu vài giờ làm việc mỗi tuần nên được so sánh với các lựa chọn khác có thể giảm bớt gánh nặng.

Trong trường hợp nào phần mềm Remote Access miễn phí thực sự tiết kiệm chi phí?

Miễn phí phần mềm truy cập từ xa có thể rất tiết kiệm nếu mô hình hoạt động phù hợp với nhu cầu của người dùng cuối. Nếu có ít điểm cuối hoặc kết nối không thường xuyên, nếu việc sử dụng thương mại được phép, và nếu cơ sở hạ tầng hiện có đã đáp ứng hầu hết các yêu cầu mạng, thì một giải pháp như vậy có thể rất hấp dẫn.

Phần mềm miễn phí và mã nguồn mở có thể rất tiết kiệm nếu bộ phận CNTT của công ty có thể xử lý tất cả các hoạt động, cập nhật, bảo mật và khắc phục sự cố liên quan đến nó. Nếu công ty coi trọng tự lưu trữ và kiểm soát các điểm cuối, việc phải đầu tư thêm nguồn lực vào việc duy trì phần mềm như vậy có thể không phải là mối quan tâm.

Tuy nhiên, điểm hòa vốn giữa phần mềm miễn phí và phần mềm trả phí không dễ dàng được xác định bởi số lượng người dùng hoặc điểm cuối. Càng nhiều hoạt động, khắc phục sự cố và quản lý mà các giải pháp như vậy yêu cầu, giá trị của chúng càng bị ảnh hưởng. Nếu cần triển khai cơ sở hạ tầng bổ sung để hỗ trợ ứng dụng, hoặc nếu nó yêu cầu bảo trì thêm ngoài hỗ trợ kỹ thuật cơ bản, hoặc nếu có nhiều ứng dụng như vậy cần quản lý, thì kinh tế sẽ ủng hộ một giải pháp thương mại.

Cuối cùng, số lượng người dùng hoặc điểm cuối không xác định ngưỡng mà qua đó phần mềm truy cập từ xa miễn phí ngừng có giá trị. Đây không phải là một phép tính chi phí theo người dùng hoặc theo điểm cuối. Tùy thuộc vào độ phức tạp của hạ tầng, quy mô hoạt động, gánh nặng hành chính và khả năng hỗ trợ, giấy phép phần mềm thương mại có thể trở nên kinh tế hơn ngay cả với một cơ sở người dùng tương đối nhỏ.

Tìm kiếm một nền tảng Remote Access doanh nghiệp tiết kiệm chi phí?

Khi yêu cầu là truy cập liên tục vào các ứng dụng và máy tính để bàn Windows tập trung thay vì điều khiển từ xa thỉnh thoảng, việc so sánh các công cụ miễn phí với một nền tảng được thiết kế đặc biệt cho khối lượng công việc đó có thể hữu ích.

TSplus Remote Access cung cấp việc xuất bản ứng dụng Windows, máy tính để bàn từ xa đầy đủ và truy cập trình duyệt HTML5 cho các môi trường kinh doanh đa người dùng. Thay vì chỉ so sánh giá giấy phép, các nhóm CNTT có thể so sánh nền tảng với tổng chi phí của hạ tầng, quản lý và các công cụ riêng biệt cần thiết để cung cấp cùng một dịch vụ.

Kết luận

Phần mềm truy cập từ xa miễn phí có thể thực sự tiết kiệm chi phí khi các yêu cầu về cấp phép, hạ tầng và quản trị vẫn ở mức khiêm tốn. Chìa khóa là đánh giá toàn bộ mô hình hoạt động thay vì chỉ đánh giá một giải pháp dựa trên giá cấp phép.

Khi nhu cầu về quản lý, bảo mật, hỗ trợ hoặc hạ tầng tăng lên, kinh tế có thể thay đổi. Vào thời điểm đó, việc so sánh các tùy chọn miễn phí và thương mại dựa trên tổng chi phí sẽ cung cấp cho các nhóm CNTT một cơ sở có ý nghĩa hơn để ra quyết định.