نرم‌افزار دسترسی از راه دور رایگان: هزینه‌های واقعی

معرفی

نرم‌افزار دسترسی از راه دور رایگان می‌تواند گزینه‌ای جذاب برای کاهش هزینه‌های IT باشد، به‌ویژه زمانی که نیازها محدود و تخصص داخلی در دسترس باشد. با این حال، یک مجوز بدون هزینه لزوماً به معنای یک سرویس بدون هزینه نیست. این مقاله به بررسی معانی مختلف "رایگان"، هزینه‌های عملیاتی که در اطراف نرم‌افزار دسترسی از راه دور وجود دارد و چگونگی ارزیابی هزینه کل به‌طور واقع‌بینانه توسط تیم‌های IT می‌پردازد.

معنی داشتن یک نرم‌افزار دسترسی از راه دور "رایگان" چیست؟

نرم‌افزار دسترسی از راه دور رایگان شامل طیف وسیعی از محصولات است. اصطلاح "رایگان" شامل انواع مختلفی از مجوزها، استقرار و گزینه‌های پشتیبانی می‌شود.

قبل از مقایسه قیمت‌ها، تیم‌های IT باید مشخص کنند که دقیقاً چه چیزی یک راه‌حل رایگان را تشکیل می‌دهد.

عبارت "دسترسی از راه دور" شامل مجموعه‌ای از پلتفرم‌های مختلف است. یک رایگان ابزار پشتیبانی از راه دور که اجازه دسترسی گاه به گاه به سیستم‌ها را می‌دهد، همانند یک راه‌حل کاربر نهایی برای دسترسی متمرکز به ویندوز و برنامه‌ها نیست.

تیم‌های IT باید قبل از بررسی هزینه‌ها، مشخص کنند که به چه چیزی نیاز دارند. پشتیبانی از راه دور، دسترسی به ایستگاه‌های کاری و برنامه‌های چندکاربره یا دسکتاپ‌ها به گزینه‌های زیرساخت و ابزارهای مدیریتی متفاوتی نیاز دارند. یک راه‌حل خاص ممکن است برای یک هدف رایگان باشد اما برای هدف دیگری ناسازگار باشد.

مدل رایگان	رایگان چیست؟	چه چیزی ممکن است هنوز هزینه یا زمان داشته باشد؟
رایگان برای استفاده شخصی	اتصالات خصوصی و غیرتجاری	مجوز تجاری هنگام استفاده برای کار
فریمیوم	عملکرد اتصال اصلی	مدیریت پیشرفته، کاربران، دستگاه‌ها یا ویژگی‌های کسب‌وکار
منبع باز	مجوز نرم‌افزار و اغلب دسترسی به کد منبع	میزبانی، استقرار، نگهداری و پشتیبانی
ابزارهای داخلی سیستم عامل	عملکرد کلاینت یا سیستم عامل	زیرساخت سرور، شبکه‌سازی و مجوزهای اضافی
نرم‌افزار رایگان خودمیزبان	سرور اصلی یا برنامه دسترسی از راه دور	میزبانی، گواهی‌ها، پشتیبان‌گیری‌ها، به‌روزرسانی‌ها و مدیریت

این تفاوت‌ها مهم هستند زیرا رایگان به هیچ وجه نمی‌تواند به معنای رایگان برای استفاده تجاری، رایگان برای استقرار یا حتی رایگان برای بهره‌برداری باشد.

یک فروشنده تجاری می‌تواند نسخه‌ای رایگان برای استفاده شخصی ارائه دهد اما در صورت استفاده از نرم‌افزار برای دسترسی به یک شبکه شرکتی یا ارائه پشتیبانی به مشتری، هزینه‌ای برای مجوز دریافت کند. یک بنیاد متن باز ممکن است استفاده تجاری از محصول خود را بدون مجوز نرم‌افزاری مجاز بداند اما از سازمان بخواهد که پلتفرم را خود میزبانی و نگهداری کند.

هزینه در هر دو مورد به یک مؤلفه متفاوت منتقل می‌شود. این هزینه می‌تواند به هزینه عملیاتی یا سرمایه‌گذاری تبدیل شود.

هزینه‌های واقعی یک نرم‌افزار دسترسی از راه دور رایگان چیست؟

یک رویکرد مفید برای ارزیابی ارزش راه‌حل‌های دسترسی از راه دور این است که هزینه‌ها را فراتر از قیمت خرید نرم‌افزار در نظر بگیریم.

این می‌تواند در این فرمول ساده خلاصه شود:

هزینه واقعی = نرم‌افزار + نیروی کار IT + زیرساخت + امنیت + مدیریت + پشتیبانی + زمان خرابی + مهاجرت

بسته به گزینه انتخاب شده، برخی از این دسته‌ها می‌توانند به طرز شگفت‌انگیزی ارزان باشند. در مورد یک راه‌حل "رایگان"، صرفه‌جویی در هزینه مجوز نرم‌افزار می‌تواند به بودجه زیرساخت و عملیات IT آسیب بزند. نکته این است که سعی نکنید ثابت کنید که نرم‌افزار رایگان ارزان نیست.

در عوض، تمرکز بر درک این است که چه چیزی بدون هزینه به دست می‌آید و چه چیزی هنوز باید توسط شرکتی که هزینه‌هایی را متحمل می‌شود، ارائه شود.

آیا مجوز رایگان استفاده تجاری شما را پوشش می‌دهد؟

اولین نکته‌ای که هنگام تحلیل هزینه‌ها باید در نظر گرفته شود، مجوزها است، زیرا "رایگان" ممکن است به استفاده مجاز اشاره داشته باشد نه به قیمت.

برخی از نسخه‌های محصولات دسترسی از راه دور یک نسخه رایگان برای استفاده خصوصی یا غیرتجاری ارائه می‌دهند. اتصالات محل کار، پشتیبانی مشتری یا خدمات IT مدیریت شده ممکن است واجد شرایط نباشند.

یک راه حل فنی مناسب ممکن است بنابراین از نظر تجاری برای مورد استفاده مورد نظر نامناسب باشد.

این موضوع مهم است، زیرا شناسایی محدودیت پس از پذیرش ممکن است هزینه‌های غیرمنتظره‌ای را به همراه داشته باشد. سازمان ممکن است ملزم به خرید مجوزهای تجاری، تعویض نرم‌افزار، پیکربندی مجدد نقاط پایانی یا آموزش کارکنان برای استفاده از یک جایگزین باشد.

به جای پرسیدن:

آیا می‌توانیم از این بدون پرداخت استفاده کنیم؟

تیم‌های IT باید بپرسند:

آیا ما حق استفاده از این نرم‌افزار برای این هدف تجاری خاص را بدون پرداخت داریم؟

این سوال باید قبل از استقرار پرسیده شود.

مدت زمان مدیریت "رایگان" چقدر است؟

زمان مدیر معمولاً بزرگترین هزینه‌ای است که در فاکتور نرم‌افزار نشان داده نخواهد شد.

یک اتصال از راه دور ممکن است ساده باشد، اما برای اینکه یک سرویس دسترسی از راه دور به طور مؤثر اجرا شود، باید نصب‌های نقطه پایانی، تأمین کاربر، قوانین فایروال، زنجیره‌های گواهی، وصله‌گذاری، کنترل دسترسی، عیب‌یابی، مستندسازی و نظارت انجام شود.

یک بخش IT با تجربه که اتوماسیون در آن پیاده‌سازی شده است ممکن است برای انجام این وظایف به تلاش بسیار کمی نیاز داشته باشد. بنابراین، یک راه‌حل خودمیزبان یا متن‌باز هنوز هم می‌تواند از نظر هزینه بسیار مقرون به صرفه باشد.

برای یک بخش IT لاغر، محاسبه متفاوتی وجود دارد. اگر مدیران هر هفته ساعت‌ها را صرف پیکربندی نقاط پایانی، نگهداری زیرساخت یا عیب‌یابی مسائلی کنند که نرم‌افزار می‌تواند به‌طور خودکار مدیریت کند، ممکن است هزینه‌برتر از هزینه‌های مجوز باشد.

معیاری که اهمیت دارد، تعداد ویژگی‌های ارائه شده به صورت رایگان نیست.

این مقدار کار IT است که برای پشتیبانی از خدمات مورد نیاز لازم است.

نرم‌افزار به چه زیرساختی نیاز دارد؟

این موضوع همچنین شامل نرم‌افزارهای رایگان دسترسی از راه دور می‌شود که ممکن است هنوز به زیرساخت‌هایی نیاز داشته باشد که رایگان نیستند.

بسته به معماری، دسترسی از راه دور می‌تواند شامل سرورها، دروازه‌ها، VPNها، خدمات رله، گواهی‌نامه‌ها، پیکربندی DNS، قوانین فایروال یا سیستم‌های پشتیبان باشد.

خدمات دسکتاپ از راه دور مایکروسافت یک مثال خوب است. در حالی که داشتن یک کلاینت RDP به طور خودکار به شما یک محیط دسترسی از راه دور چند کاربره ویندوز سرور کامل نمی‌دهد. یک استقرار خدمات دسکتاپ از راه دور به زیرساخت سمت سرور و مجوزهای مناسب فراتر از فقط برنامه سمت کلاینت نیاز دارد.

این موضوع برای پلتفرم‌های دسترسی از راه دور خودمیزبان نیز صدق می‌کند. خود برنامه می‌تواند رایگان باشد در حالی که منابع سرور، شبکه و زیرساخت مهندسی ارائه شده توسط سازمان به عنوان هزینه‌های جداگانه محسوب می‌شوند.

وجود زیرساخت‌های موجود یک عامل تعیین‌کننده است.

اگر سرورهای مورد نیاز، شبکه و تخصص قبلاً در دسترس باشند، هزینه زیرساخت افزایشی می‌تواند ناچیز باشد. اگر این موارد باید به‌طور خاص برای دسترسی از راه دور تأمین شوند، پس باید در بودجه گنجانده شوند.

چه کسی هزینه امنیت و کنترل دسترسی را پرداخت می‌کند؟

امنیت حوزه دیگری است که استفاده از "رایگان" می‌تواند به این معنا باشد که مسئولیت همچنان بر عهده IT است.

دسترسی از راه دور یک نقطه ورود به محیطی ایجاد می‌کند که برنامه‌ها، اعتبارنامه‌ها و داده‌های تجاری در آن قرار دارند. کنترل‌های اطراف آن نقطه ورود بخشی از هزینه‌های عملیاتی می‌شوند.

این به این معنا نیست که یک نرم‌افزار دسترسی از راه دور رایگان به طور ذاتی ایمن‌تر نیست. پلتفرم‌های رایگان، متن‌باز و تجاری می‌توانند به‌طور ایمن یا ناایمن پیاده‌سازی شوند.

مهم این است که چه کسی مالک و نگهدارنده کنترل‌هایی مانند:

• احراز هویت و مجوزدهی
• احراز هویت چندعاملی در صورت نیاز
• پچینگ و به‌روزرسانی‌های امنیتی
• مجوزهای دسترسی بدون نظارت
• محدودیت‌های دسترسی کاربر و دستگاه
• جلسه و ثبت امنیت
• حفاظت از زیرساخت‌های رو به اینترنت
• حذف دسترسی زمانی که کاربران یا تکنسین‌ها ترک می‌کنند

اگر یک پلتفرم رایگان قبلاً نیازهای سازمان را برآورده کند، هزینه اضافی ممکن است ناچیز باشد.

اگر IT مجبور باشد چندین کنترل مکمل در اطراف نرم‌افزار پیاده‌سازی کند، با این حال، تلاشی که برای پیکربندی، نگهداری و نظارت بر آن‌ها صرف می‌شود، بخشی از هزینه‌های "رایگان" می‌شود.

چرا هزینه نرم‌افزار رایگان با افزایش مقیاس تغییر می‌کند؟

اقتصاد قابلیت‌های دسترسی از راه دور رایگان به شدت به مقیاس وابسته است.

تنظیم پنج کامپیوتر به صورت دستی ممکن است یک ساعت طول بکشد، در حالی که انجام همین کار برای ۵۰۰ نقطه پایانی عملیاتی با سطح پیچیدگی متفاوت است.

با رشد استقرارها، مدیریت آن‌ها شروع به نیاز به قابلیت‌های پیشرفته‌تری می‌کند، مانند مدیریت متمرکز کاربران، گروه‌ها، مجوزهای دقیق، و موجودی نقاط پایانی، دسترسی بدون نظارت و مدیریت آن، ثبت جلسه، سیاست و اجرای آن، و استقرار خودکار.

پلتفرم‌های پیشرفته‌تر و جامع‌تر این عملیات را شامل خواهند شد، در حالی که نسخه‌های رایگان معمولاً این ویژگی‌ها را ندارند.

لزومی ندارد که نسخه پرداختی همیشه انتخاب بهتری باشد، اما وقتی هزینه قابلیت‌های مدیریت و ساعات معادل کار دستی را مقایسه می‌کنید، نقطه سر به سر به ندرت نسخه رایگان را توجیه می‌کند.

اگر مدیران بتوانند محیط را به طور مؤثر با وسایل ارائه شده توسط نسخه رایگان مدیریت کنند، این گزینه هنوز هم می‌تواند حتی در مقیاس بزرگ قابل قبول باشد.

از سوی دیگر، اگر تیم IT در نهایت وظایف مدیریتی را به صورت دستی انجام دهد زیرا نسخه رایگان از آنها پشتیبانی نمی‌کند، عدم وجود مجوز ساعات کار دستی انجام شده را جبران نخواهد کرد.

آیا ممکن است چندین ابزار رایگان دسترسی از راه دور بیشتر از یک پلتفرم هزینه داشته باشند؟

عامل هزینه دیگری زمانی بروز می‌کند که سازمان‌ها هر نیاز دسترسی از راه دور را با یک ابزار رایگان متفاوت برطرف کنند.

محیط IT ممکن است شامل یک عامل برای دسترسی کارکنان، یکی برای جلسات کمک‌پشتیبانی حضوری، RDP بومی برای سرورها، یک VPN برای اتصالات خارجی و یک ابزار متن‌باز برای نقاط پایانی بدون نظارت باشد.

در حالی که هر ابزار ممکن است به تنهایی گزینه‌ای با هزینه کم به نظر برسد، ترکیب آن نیاز به تیم‌هایی دارد که از چندین پلتفرم پشتیبانی کنند و روش‌های احراز هویت منحصر به فرد آن‌ها، سیاست‌های به‌روزرسانی، پیکربندی‌های نقطه پایانی، قوانین کنترل دسترسی، مکان‌های ثبت‌نام و ابزارهای عیب‌یابی را یاد بگیرند.

فنی‌ها همچنین باید آموزش ببینند که کدام ابزارها به کدام سیستم‌ها و موارد استفاده مربوط می‌شوند.

بنابراین هزینه کلی در مجموع هزینه‌های مجوز یافت نمی‌شود.

این موضوع در هزینه عملیاتی پشتیبانی از یک زیرساخت دسترسی از راه دور تکه‌تکه شده ظاهر می‌شود.

این دلیل است که تجمیع از نظر مالی منطقی است حتی زمانی که ابزارهایی که از رده خارج می‌شوند هیچ هزینه مجوزی ندارند.

اگر کسی اشتباه کند، هزینه‌های واقعی یک نرم‌افزار دسترسی از راه دور رایگان چیست؟

پشتیبانی زمانی که همه چیز به درستی کار می‌کند، سخت است که ارزش‌گذاری شود.

زمانی که محصول دسترسی از راه دور شما دچار مشکل می‌شود، پشتیبانی بخشی از معادله هزینه می‌شود.

یک اتصال از راه دور فردی که متوقف می‌شود ممکن است یک ناراحتی جزئی باشد. شکست یک محیط دسترسی از راه دور که کارکنان شما برای دسترسی به برنامه‌های تجاری استفاده می‌کنند، عملیات را متوقف خواهد کرد.

یک محصول رایگان و متن باز ممکن است مستندات عالی و یک جامعه پر رونق از توسعه‌دهندگان داشته باشد. برای یک تیم فنی ماهر، انجمن‌ها، صف‌های مشکلات و تخصص داخلی ممکن است برای حل بیشتر مشکلاتی که پیش می‌آید کافی باشد.

شرکت‌های دیگر ممکن است به دسترسی فوری‌تری به پشتیبانی فروشنده یا یک مسیر خاص برای افزایش سطح نیاز داشته باشند.

بحث در مورد این نیست که آیا پشتیبانی جامعه بهتر است یا پشتیبانی تجاری.

سوال این است:

چه کسی می‌تواند مشکل را شناسایی و حل کند و کسب‌وکار در مدت زمانی که طول می‌کشد چه چیزی را از دست می‌دهد؟

با افزایش دسترسی از راه دور در ساختار عملیات تجاری، نیاز به پشتیبانی و بازیابی قابل اعتماد ارزش بیشتری پیدا می‌کند.

چگونه باید تیم‌های IT هزینه واقعی را محاسبه کنند؟

مقایسه‌ای می‌توان انجام داد که با نیاز به دسترسی از راه دور آغاز شود و نه با کاتالوگ محصولات.

اولاً، مشخص کنید که چه کسی به دسترسی نیاز دارد، چه سیستم‌هایی را باید دسترسی داشته باشد، آیا جلسات حضوری/غیرحضوری هستند و چقدر این سرویس برای عملیات آن‌ها حیاتی است.

راه‌حل‌ها را با عوامل هزینه‌ای که در محیط قابل اجرا هستند مقایسه کنید.

سوال	چرا هزینه واقعی را تغییر می‌دهد
آیا استفاده تجاری مجاز است؟	از بروز مشکلات غیرمنتظره در مجوز یا مهاجرت جلوگیری می‌کند
چند کاربر و نقطه پایانی درگیر هستند؟	تعیین می‌کند که آیا مدیریت دستی همچنان عملی باقی می‌ماند
چه زیرساختی لازم است؟	افزودن میزبانی، شبکه‌سازی و نگهداری
نرم‌افزار را چه کسی نصب و به‌روزرسانی می‌کند؟	زمان مدیر را مصرف می‌کند
آیا مدیریت متمرکز در دسترس است؟	تأثیر بر تلاش عملیاتی در مقیاس
آیا کنترل‌های دسترسی و گزارش‌ها کافی هستند؟	تغییرات بار کاری امنیت و انطباق
چه کسی پشتیبانی ارائه می‌دهد؟	بار مسئولیت عیب‌یابی داخلی را تعیین می‌کند
در زمان قطعی چه اتفاقی می‌افتد؟	هزینه کسب و کار ناشی از زمان غیر فعال را اضافه می‌کند
آیا نیازها افزایش خواهند یافت؟	ریسک مهاجرت آینده را تحت تأثیر قرار می‌دهد
آیا نرم‌افزار مشکل مورد استفاده صحیح را حل می‌کند؟	سرمایه‌گذاری در معماری نادرست را جلوگیری می‌کند

تیم‌های IT نیازی به اختصاص یک ارزش مالی به هر دقیقه کار ندارند.

هدف این است که هزینه‌هایی را پیدا کنیم که به اندازه کافی قابل توجه باشند تا بر انتخاب تأثیر بگذارند.

یک محصول رایگان که سالی دو ساعت برای مدیریت نیاز دارد، نگرانی جدی ایجاد نخواهد کرد. چیزی که به چندین ساعت کار در هر هفته نیاز دارد باید با گزینه‌های دیگر که می‌توانند بار را کاهش دهند مقایسه شود.

در کدام موارد نرم‌افزار رایگان دسترسی از راه دور واقعاً مقرون به صرفه است؟

رایگان نرم‌افزار دسترسی از راه دور می‌تواند بسیار اقتصادی باشد اگر مدل عملیاتی با نیازهای کاربر نهایی هم‌راستا باشد. اگر تعداد نقاط پایانی کم باشد یا اتصالات نادر باشد، اگر استفاده تجاری مجاز باشد و اگر زیرساخت موجود در حال حاضر بیشتر نیازهای شبکه را برآورده کند، چنین راه‌حلی می‌تواند بسیار جذاب باشد.

نرم‌افزاری که رایگان و متن‌باز است می‌تواند بسیار اقتصادی باشد اگر بخش IT شرکت بتواند تمام عملیات، به‌روزرسانی‌ها، امنیت و عیب‌یابی مرتبط با آن را مدیریت کند. اگر شرکت ارزش قائل باشد خود میزبان و کنترل بر نقاط پایانی، نیاز به سرمایه‌گذاری منابع اضافی برای نگهداری چنین نرم‌افزاری ممکن است نگران‌کننده نباشد.

با این حال، نقطه سر به سر بین نرم‌افزارهای رایگان و پرداختی به راحتی با تعداد کاربران یا نقاط پایانی تعریف نمی‌شود. هرچه عملیات، عیب‌یابی و مدیریت بیشتری برای چنین راه‌حل‌هایی لازم باشد، ارزش پیشنهادی آن‌ها بیشتر تحت تأثیر قرار می‌گیرد. اگر زیرساخت اضافی برای پشتیبانی از برنامه باید مستقر شود، یا نیاز به نگهداری اضافی فراتر از پشتیبانی فنی پایه دارد، یا اگر چندین برنامه از این دست برای مدیریت وجود داشته باشد، اقتصاد به نفع یک راه‌حل تجاری است.

در نهایت، تعداد کاربران یا نقاط پایانی آستانه‌ای را تعیین نمی‌کند که فراتر از آن نرم‌افزار دسترسی از راه دور رایگان ارزش خود را از دست بدهد. این یک محاسبه هزینه به ازای هر کاربر یا هر نقطه پایانی نیست. بسته به پیچیدگی زیرساخت، مقیاس عملیات، بار اداری و در دسترس بودن پشتیبانی، یک مجوز نرم‌افزار تجاری ممکن است حتی با یک پایگاه کاربری نسبتاً کوچک اقتصادی‌تر شود.

به دنبال یک پلتفرم دسترسی از راه دور کسب و کار مقرون به صرفه هستید؟

زمانی که نیاز به دسترسی مداوم به برنامه‌ها و دسکتاپ‌های متمرکز ویندوز وجود دارد و نه کنترل از راه دور گاه به گاه، مقایسه ابزارهای رایگان با یک پلتفرم که به طور خاص برای آن بار کاری طراحی شده است، می‌تواند مفید باشد.

TSplus دسترسی از راه دور نشر برنامه‌های ویندوز، دسکتاپ‌های کامل از راه دور و دسترسی مرورگر HTML5 را برای محیط‌های تجاری چند کاربره فراهم می‌کند. به جای مقایسه تنها قیمت مجوز، تیم‌های IT می‌توانند پلتفرم را با هزینه ترکیبی زیرساخت، مدیریت و ابزارهای جداگانه مورد نیاز برای ارائه همان خدمات مقایسه کنند.

نتیجه

نرم‌افزار دسترسی از راه دور رایگان می‌تواند واقعاً از نظر هزینه مؤثر باشد زمانی که نیازهای مجوز، زیرساخت و مدیریت در سطح معقولی باقی بمانند. کلید این است که مدل عملیاتی کامل را ارزیابی کنید و نه اینکه یک راه‌حل را فقط بر اساس قیمت مجوز قضاوت کنید.

با افزایش تقاضا برای مدیریت، امنیت، پشتیبانی یا زیرساخت، اقتصاد ممکن است تغییر کند. در آن زمان، مقایسه گزینه‌های رایگان و تجاری بر اساس هزینه کل، به تیم‌های IT پایه‌ای معنادارتر برای تصمیم‌گیری می‌دهد.