Bezplatný softvér na vzdialený prístup: Skutočné náklady

Úvod

Bezplatný softvér na vzdialený prístup môže byť atraktívnou možnosťou na zníženie nákladov na IT, najmä keď sú požiadavky obmedzené a interné odborné znalosti sú k dispozícii. Avšak licencia bez nákladov neznamená nevyhnutne službu bez nákladov. Tento článok skúma rôzne významy „bezplatného“, prevádzkové náklady spojené so softvérom na vzdialený prístup a ako môžu IT tímy realisticky vyhodnotiť celkové náklady.

Čo znamená mať „bezplatný“ softvér na vzdialený prístup?

Bezplatný softvér na vzdialený prístup pokrýva širokú škálu produktov. Termín „bezplatný“ zahŕňa rôzne možnosti licencovania, nasadenia a podpory.

Pred porovnávaním cien by mali IT tímy určiť, čo presne predstavuje bezplatné riešenie.

Fráza „remote access“ pokrýva rôzne platformy. Bezplatný nástroj na vzdialenú podporu ktorý umožňuje občasný prístup k systémom, nie je to isté ako riešenie pre koncových používateľov na centralizovaný prístup k Windows a aplikáciám.

IT tímy by mali identifikovať, čo potrebujú na prístup predtým, ako sa pozrú na náklady. Remote support, prístup k pracovným staniciam a aplikácie alebo desktopy pre viacerých používateľov vyžadujú rôzne možnosti infraštruktúry a nástroje na správu. Konkrétne riešenie môže byť bezplatné na jeden účel, ale nekompatibilné na iný.

Bezplatný model	Čo je zadarmo?	Čo môže stále stáť peniaze alebo čas?
Bezplatné na osobné použitie	Súkromné, nekomerčné pripojenia	Komerná licencia pri použití na prácu
Freemium	Jadrová funkčnosť pripojenia	Pokročilé spravovanie, používateľov, zariadení alebo obchodných funkcií
Otvorený zdroj	Licencia softvéru a často prístup k zdrojovému kódu	Hosting, nasadenie, údržba a podpora
Vstavané nástroje operačného systému	Funkcionalita klienta alebo operačného systému	Serverová infraštruktúra, sieťovanie a dodatočné licencovanie
Samostatne hostovaný bezplatný softvér	Jadrový server alebo aplikácia na vzdialený prístup	Hosting, certifikáty, zálohy, aktualizácie a správa

Tieto rozdiely sú významné, pretože bezplatne nikdy nemôže znamenať bezplatné na komerčné použitie, bezplatné na nasadenie alebo dokonca bezplatné na prevádzku.

Komerčný predajca môže ponúknuť bezplatnú verziu na osobné použitie, ale účtovať licenciu, ak sa softvér používa na prístup k firemnej sieti alebo poskytovanie zákazníckej podpory. Nadácia s otvoreným zdrojom môže povoliť obchodné použitie svojho produktu bez softvérovej licencie, ale vyžadovať, aby organizácia hostila a udržiavala samotnú platformu.

Náklady v oboch prípadoch sú presunuté na iný komponent. Môžu sa stať buď prevádzkovými nákladmi, alebo kapitálovou investíciou.

Aké sú skutočné náklady na bezplatný softvér na vzdialený prístup?

Užitočný prístup k hodnoteniu hodnoty riešení vzdialeného prístupu je zvážiť náklady nad rámec ceny akvizície softvéru.

Môže sa to zhrnúť v tejto jednoduchej rovnici:

Skutočné náklady = softvér + IT práca + infraštruktúra + bezpečnosť + správa + podpora + prestoje + migrácia

V závislosti od zvolenej možnosti sa niektoré z týchto kategórií môžu ukázať ako prekvapivo lacné. V prípade „bezplatného“ riešenia môže úspora na licencii softvéru zasiahnuť rozpočet na infraštruktúru a IT operácie. Podstatou nie je pokúšať sa dokázať, že bezplatný softvér nie je lacný.

Namiesto toho je zameranie na pochopenie toho, čo sa získava bez nákladov a čo bude stále musieť poskytnúť spoločnosť, ktorá znáša náklady.

Pokryje bezplatná licencia vaše obchodné použitie?

Prvým faktorom pri analýze nákladov je licencovanie, pretože „bezplatné“ môže popisovať povolené používanie skôr než cenu.

Niektoré varianty produktov vzdialeného prístupu ponúkajú bezplatnú edíciu iba na súkromné alebo nekomerčné použitie. Pripojenia na pracovisku, zákaznícka podpora alebo spravované IT služby nemusia spĺňať požiadavky.

Technicky vhodné riešenie môže byť preto komerčne nevhodné pre zamýšľané použitie.

Toto je dôležité, pretože identifikácia obmedzenia po prijatí môže spôsobiť neplánované náklady. Organizácia môže byť povinná zakúpiť komerčné licencie, nahradiť softvér, rekonfigurovať koncové body alebo školit zamestnancov na používanie alternatívy.

Namiesto pýtania:

“Môžeme to používať bez platenia?”

IT tímy by sa mali opýtať:

“Sme oprávnení používať tento softvér na tento konkrétny obchodný účel bez platenia?”

Túto otázku by ste mali položiť pred nasadením.

Koľko času administrátora spotrebuje „zadarmo“?

Administrátorský čas je často najväčšou výdavkovou položkou, ktorá sa neobjaví na faktúre za softvér.

Diaľkové pripojenie môže byť jednoduché, ale je potrebné vykonať inštalácie na koncových bodoch, priradenie používateľov, pravidlá firewallu, reťazce certifikátov, opravy, kontrolu prístupu, odstraňovanie problémov, dokumentáciu a monitorovanie, aby mohla služba vzdialeného prístupu efektívne fungovať.

Skúsené IT oddelenie s automatizáciou už na mieste môže mať veľmi malú námahu na prispôsobenie týchto úloh. Takže samostatne hostované alebo open-source riešenie môže byť stále neuveriteľne nákladovo efektívne.

Existuje iný výpočet pre štíhle IT oddelenie. Ak administrátori trávia hodiny každý týždeň konfiguráciou koncových zariadení, údržbou infraštruktúry alebo riešením problémov, ktoré by softvér mohol zvládnuť automaticky, môže to byť drahšie ako licenčné poplatky.

Dôležitá metrika nie je počet funkcií ponúkaných zadarmo.

Je to množstvo IT práce potrebnej na podporu požadovanej služby.

Akú infraštruktúru softvér vyžaduje?

To isté platí aj pre bezplatný softvér na vzdialený prístup, ktorý môže stále vyžadovať infraštruktúru, ktorá nie je bezplatná.

V závislosti od architektúry môže vzdialený prístup zahŕňať servery, brány, VPN, reléové služby, certifikáty, konfiguráciu DNS, pravidlá firewallu alebo zálohovacie systémy.

Microsoft Remote Desktop Services je dobrým príkladom. Hoci mať RDP klienta automaticky nezabezpečuje kompletné prostredie vzdialeného prístupu pre viacerých používateľov na Windows Server. Nasadenie služieb vzdialeného pracovného stola vyžaduje infraštruktúru na strane servera a vhodné licencovanie nad rámec len aplikácie na strane klienta.

To isté platí aj pre samo-hostované platformy vzdialeného prístupu. Aplikácia sama o sebe môže byť zadarmo, zatiaľ čo základné serverové zdroje, sieťová a inžinierska infraštruktúra poskytovaná organizáciou sa považujú za samostatné náklady.

Prítomnosť existujúcej infraštruktúry je určujúcim faktorom.

Ak sú požadované servery, sieťové pripojenie a odborné znalosti už k dispozícii, môže byť dodatočný náklad na infraštruktúru zanedbateľný. Ak ich treba zabezpečiť špeciálne pre vzdialený prístup, mali by byť zahrnuté v rozpočte.

Kto platí za bezpečnosť a kontrolu prístupu?

Bezpečnosť je ďalšia oblasť, kde by použitie „bezplatného“ mohlo naznačovať, že zodpovednosť zostáva na IT.

Remote access vytvára vstupný bod do prostredia, kde sa nachádzajú aplikácie, poverenia a obchodné údaje. Ovládacie prvky okolo tohto vstupného bodu sa stávajú súčasťou prevádzkových nákladov.

To neznamená, že bezplatný softvér na vzdialený prístup nie je inherentne bezpečnejší. Bezplatné, open-source a komerčné platformy môžu byť implementované bezpečne alebo nebezpečne.

Dôležité je, kto vlastní a udržiava kontroly, ako sú:

• autentifikácia a autorizácia
• viacfaktorová autentifikácia kde je to potrebné
• opravy a bezpečnostné aktualizácie
• práva na bezdozorný prístup
• obmedzenia prístupu používateľov a zariadení
• sledovanie relácií a zabezpečenia
• Ochrana infraštruktúry vystavenej internetu
• odstránenie prístupu, keď používatelia alebo technici odchádzajú

Ak bezplatná platforma už spĺňa požiadavky organizácie, dodatočné náklady môžu byť zanedbateľné.

Ak musí IT implementovať niekoľko doplnkových kontrol okolo softvéru, úsilie vynaložené na ich konfiguráciu, údržbu a monitorovanie sa stáva súčasťou toho, čo „zadarmo“ stojí.

Prečo sa náklady na bezplatný softvér menia, keď sa rozširujete?

Ekonomika bezplatných možností vzdialeného prístupu je silne závislá od rozsahu.

Nastavenie piatich počítačov manuálne môže trvať hodinu, zatiaľ čo rovnaké nastavenie pre 500 koncových bodov je operácia inej úrovne zložitosti.

Ako sa nasadenia zvyšujú, ich správa začína vyžadovať čoraz pokročilejšie funkcie, ako sú centralizovaná správa používateľov, skupiny, podrobné oprávnenia, inventár koncových bodov, neprítomný prístup a jeho správa, protokolovanie relácií, politika a jej vynucovanie, a automatické nasadenie.

Pokročilejšie a komplexnejšie platformy budú obsahovať tieto operácie, zatiaľ čo verzie freeware ich zvyčajne nemajú.

Nie nevyhnutne, platená edícia je vždy lepšou voľbou, ale pri porovnávaní nákladov na manažérske schopnosti a ekvivalentné hodiny manuálnej práce zriedka bod zvratu ospravedlňuje bezplatnú edíciu.

Ak môžu administrátori efektívne spravovať prostredie s prostriedkami poskytnutými bezplatnou edíciou, stále by to bola životaschopná možnosť aj pri významnom rozsahu.

Na druhej strane, ak IT tím nakoniec manuálne vykonáva funkcie správy, pretože bezplatná edícia ich nepodporuje, nedostatok licencie by nevyvážil hodiny manuálnej práce, ktorá je zapojená.

Je možné, aby niekoľko bezplatných nástrojov na vzdialený prístup stálo viac ako jedna platforma?

Ďalší nákladový faktor sa objavuje, keď organizácie riešia každú potrebu vzdialeného prístupu s iným bezplatným nástrojom.

IT prostredie môže zahŕňať agenta pre prístup zamestnancov, jedného pre asistované helpdesk relácie, natívne RDP pre servery, VPN pre externé pripojenia a open-source utilitu pre neobsluhované koncové body.

Aj keď sa môže zdať, že každý nástroj je sám o sebe nízkonákladovou možnosťou, kombinácia si vyžaduje, aby tímy podporovali viacero platforiem a naučili sa ich jedinečné metódy autentifikácie, aktualizačné politiky, konfigurácie koncových bodov, pravidlá prístupu, miesta protokolovania a nástroje na odstraňovanie problémov.

Technici by mali tiež absolvovať školenie o tom, ktoré nástroje sa vzťahujú na ktoré systémy a prípady použitia.

Celková cena sa preto nenachádza v súčte licenčných poplatkov.

Vynára sa to v prevádzkových nákladoch na podporu fragmentovanej infraštruktúry vzdialeného prístupu.

Toto je dôvod, prečo konsolidácia dáva finančný zmysel, aj keď nástroje, ktoré sú vyradené, nenesú žiadne licenčné poplatky.

Ak sa niečo pokazí, aké sú skutočné náklady na bezplatný softvér na vzdialený prístup?

Podpora sa ťažko hodnotí, keď všetko funguje.

Keď váš produkt na vzdialený prístup zlyhá, podpora sa však stáva súčasťou nákladovej rovnice.

Jednotlivé vzdialené pripojenie, ktoré prestane fungovať, môže byť drobnou nepríjemnosťou. Zlyhanie prostredia vzdialeného prístupu, ktoré vaši zamestnanci používajú na prístup k obchodným aplikáciám, zastaví prevádzku.

Bezplatný a open source produkt môže mať vynikajúcu dokumentáciu a prosperujúcu komunitu vývojárov. Pre technicky zdatný tím môžu byť fóra, fronty problémov a interná odbornosť dostatočné na vyriešenie väčšiny problémov, ktoré sa vyskytnú.

Iné spoločnosti môžu vyžadovať okamžitejší prístup k podpore predajcu alebo konkrétnu cestu eskalácie.

Debata nie je o tom, či je lepšia podpora komunity alebo komerčná podpora.

Otázka je:

Kto môže identifikovať a vyriešiť problém a čo podnik stratí počas času, ktorý to trvá?

Ako sa vzdialený prístup stáva čoraz viac zakoreneným v štruktúre obchodných operácií, potreba spoľahlivej podpory a obnovy sa stáva cennejšou.

Ako by mali IT tímy vypočítať skutočné náklady?

Môže sa urobiť porovnanie začínajúce požiadavkou na vzdialený prístup a nie katalógom produktov.

Najprv definujte, kto potrebuje prístup, k akým systémom potrebujú prístup, či sú relácie navštevované/nenavštevované a aká kritická je služba pre ich operácie.

Porovnajte riešenia s nákladovými faktormi platnými v prostredí.

Otázka	Prečo to mení skutočné náklady
Je povolené komerčné použitie?	Zabraňuje neočakávanému licencovaniu alebo migrácii
Koľko používateľov a koncových bodov je zapojených?	Určuje, či zostáva manuálne riadenie praktické
Aká infraštruktúra je potrebná?	Pridáva hosting, sieťovanie a údržbu
Kto inštaluje a aktualizuje softvér?	Spotrebováva čas administrátora
Je k dispozícii centralizované riadenie?	Ovlplyvňuje prevádzkovú náročnosť v rozsahu
Sú prístupové kontroly a záznamy dostatočné?	Zmeny zaťaženia v oblasti bezpečnosti a dodržiavania predpisov
Kto poskytuje podporu?	Určuje vnútorné zaťaženie pri odstraňovaní problémov
Čo sa stane počas výpadku?	Pridáva náklady na prestoje v podnikaní
Rastú požiadavky?	Ovlplyvňuje riziko budúcej migrácie
Rieši softvér správny prípad použitia?	Zabraňuje investíciám do nesprávnej architektúry

IT tímy nemusia priraďovať finančnú hodnotu každej minúte práce.

Cieľom je nájsť náklady, ktoré sú dostatočne významné na ovplyvnenie voľby.

Bezplatný produkt, ktorý si vyžaduje dve hodiny ročne na správu, nespôsobí žiadne vážne obavy. Niečo, čo si vyžaduje niekoľko hodín práce každý týždeň, by sa malo porovnať s inými možnosťami, ktoré môžu znížiť zaťaženie.

V ktorých prípadoch je bezplatný softvér na vzdialený prístup skutočne nákladovo efektívny?

Bezplatné softvér na vzdialený prístup môže byť veľmi ekonomické, ak sa model prevádzky zhoduje s potrebami koncového používateľa. Ak je málo koncových bodov alebo zriedkavé pripojenia, ak je povolené komerčné využitie a ak existujúca infraštruktúra už vyhovuje väčšine požiadaviek na sieť, takéto riešenie by mohlo byť veľmi atraktívne.

Softvér, ktorý je bezplatný a open-source, môže byť veľmi ekonomický, ak si IT oddelenie spoločnosti dokáže poradiť so všetkými operáciami, aktualizáciami, bezpečnosťou a riešením problémov s ním spojenými. Ak si spoločnosť cení samo-hosting a kontrola nad koncovými bodmi, investovanie dodatočných zdrojov do udržiavania takého softvéru nemusí byť problém.

Avšak, bod zvratu medzi bezplatným a plateným softvérom nie je ľahko definovateľný počtom používateľov alebo koncových bodov. Čím viac operácií, riešení problémov a správy takéto riešenia vyžadujú, tým viac je ohrozená ich hodnota. Ak je potrebné nasadiť ďalšiu infraštruktúru na podporu aplikácie, alebo si vyžaduje dodatočnú údržbu nad rámec základnej technickej podpory, alebo ak je potrebné spravovať niekoľko takýchto aplikácií, ekonomika uprednostňuje komerčné riešenie.

Nakoniec, počet používateľov alebo koncových bodov nedefinuje prah, za ktorým bezplatný softvér na vzdialený prístup prestáva byť hodnotný. Nie je to výpočet nákladov na používateľa alebo na koncový bod. V závislosti od zložitosti infraštruktúry, rozsahu operácií, administratívneho zaťaženia a dostupnosti podpory môže komerčná softvérová licencia stať ekonomickejšou aj pri relatívne malej používateľskej základni.

Hľadáte nákladovo efektívnu platformu pre vzdialený prístup do podnikania?

Keď je požiadavka na nepretržitý prístup k centralizovaným aplikáciám a desktopom so systémom Windows, skôr než na občasnú vzdialenú kontrolu, môže byť užitočné porovnať bezplatné nástroje s platformou navrhnutou špeciálne pre túto záťaž.

TSplus Remote Access poskytuje publikovanie aplikácií pre Windows, plné vzdialené plochy a prístup cez prehliadač HTML5 pre viacužívateľské obchodné prostredia. Namiesto porovnávania len ceny licencie môžu IT tímy porovnať platformu s kombinovanými nákladmi na infraštruktúru, administráciu a samostatné nástroje potrebné na poskytovanie tej istej služby.

Záver

Bezplatný softvér na vzdialený prístup môže byť skutočne nákladovo efektívny, keď sú požiadavky na licencovanie, infraštruktúru a administráciu skromné. Kľúčom je posúdiť celý prevádzkový model, namiesto toho, aby sa riešenie hodnotilo len na základe ceny licencie.

Ako sa zvyšujú požiadavky na riadenie, bezpečnosť, podporu alebo infraštruktúru, ekonomika sa môže zmeniť. V tom momente porovnávanie bezplatných a komerčných možností podľa celkových nákladov poskytuje IT tímom významnejší základ pre rozhodovanie.