Gratis Remote Access Software: Faktiske omkostninger

Introduktion

Gratis fjernadgangssoftware kan være en attraktiv mulighed for at reducere IT-udgifter, især når kravene er begrænsede, og intern ekspertise er tilgængelig. Dog betyder en licens uden omkostninger ikke nødvendigvis en service uden omkostninger. Denne artikel undersøger de forskellige betydninger af "gratis", de driftsomkostninger, der er forbundet med fjernadgangssoftware, og hvordan IT-teams realistisk kan vurdere de samlede omkostninger.

Hvad betyder det at have en “gratis” Remote Access-software?

Gratis fjernadgangssoftware dækker et bredt udvalg af produkter. Begrebet "gratis" omfatter en række licens-, implementerings- og supportmuligheder.

Før IT-teams sammenligner priser, bør de fastslå, hvad der præcist udgør en gratis løsning.

Udtrykket "remote access" dækker over en række forskellige platforme. En gratis fjernsupportværktøj der tillader lejlighedsvis adgang til systemer er ikke det samme som en slutbruger-løsning til centraliseret Windows-adgang og applikationer.

IT-teams bør identificere, hvad de har brug for at få adgang til, før de ser på omkostninger. Fjernsupport, adgang til arbejdsstationer og multi-brugerapplikationer eller -desktoppe kræver forskellige infrastrukturmuligheder og administrationsværktøjer. En bestemt løsning kan være gratis til ét formål, men inkompatibel til et andet.

Gratis model	Hvad er gratis?	Hvad kan stadig koste penge eller tid?
Gratis til personlig brug	Private, ikke-kommercielle forbindelser	Kommerciel licens når den bruges til arbejde
Freemium	Kerneforbindelsesfunktionalitet	Avanceret administration, brugere, enheder eller forretningsfunktioner
Åben kildekode	Softwarelicens og ofte adgang til kildekode	Hosting, implementering, vedligeholdelse og support
Indbyggede operativsystemværktøjer	Klient- eller OS-funktionalitet	Serverinfrastruktur, netværk og yderligere licensering
Selvhostet gratis software	Kernerver eller fjernadgangsapplikation	Hosting, certifikater, sikkerhedskopier, opdateringer og administration

Disse forskelle er betydningsfulde, fordi gratis aldrig kan betyde gratis til kommerciel brug, gratis at implementere eller endda gratis at drive.

En kommerciel leverandør kan tilbyde en gratis version til personlig brug, men opkræve for en licens, hvis softwaren bruges til at få adgang til et virksomhedsnetsværk eller yde kundesupport. En open source-fond kan tillade erhvervsmæssig brug af sit produkt uden en softwarelicens, men kræve, at organisationen selv hoster og vedligeholder platformen.

Omkostningen i begge tilfælde flyttes til en anden komponent. Det kan enten blive en driftsomkostning eller en kapitalinvestering.

Hvad er de faktiske omkostninger ved en gratis Remote Access-software?

En nyttig tilgang til at vurdere værdien af løsninger til Remote Access er at overveje omkostninger ud over prisen for softwareanskaffelsen.

Det kan opsummeres i denne enkle formel:

Reelle omkostninger = software + IT-arbejde + infrastruktur + sikkerhed + ledelse + support + nedetid + migration

Afhængigt af den valgte mulighed kan nogle af disse kategorier vise sig at være overraskende billige. I tilfælde af en "gratis" løsning kan besparelserne på softwarelicensen påvirke budgettet til infrastruktur og IT-drift. Pointen er ikke at forsøge at bevise, at gratis software ikke er billig.

I stedet er fokus på at forstå, hvad der erhverves uden omkostninger, og hvad der stadig skal leveres af virksomheden, som pådrager sig udgifter.

Dækker den gratis licens din erhvervsmæssige brug?

Den første overvejelse, når man analyserer omkostninger, er licensering, da "gratis" måske beskriver tilladt brug snarere end pris.

Nogle varianter af remote access-produkter tilbyder en gratis edition til privat eller ikke-kommerciel brug kun. Arbejdspladsforbindelser, kundesupport eller administrerede IT-tjenester må ikke kvalificere.

En teknisk passende løsning kan derfor være kommercielt upassende til det tilsigtede anvendelsestilfælde.

Dette er vigtigt, da identificering af begrænsningen efter adoption kan medføre uplanlagte omkostninger. Organisationen kan være forpligtet til at købe kommercielle licenser, erstatte softwaren, omkonfigurere endpoints eller træne personale i at bruge et alternativ.

I stedet for at spørge:

Kan vi bruge dette uden at betale?

IT-teams bør spørge:

"Har vi ret til at bruge denne software til dette specifikke forretningsformål uden at betale?"

Dette spørgsmål bør stilles før implementeringen.

Hvor meget administrator tid bruger "gratis"?

Administratorens tid er ofte den største udgift, der ikke vil fremgå af en softwarefaktura.

En fjernforbindelse kan være ligetil, men der er endpoint-installationer, brugerprovisionering, firewallregler, certifikatkæder, opdateringer, adgangskontrol, fejlfinding, dokumentation og overvågning, der skal udføres for at en fjernadgangstjeneste kan fungere effektivt.

Et erfarent IT-afdeling med automatisering allerede på plads kan have meget lidt arbejde med at imødekomme disse opgaver. Således kan en selvhostet eller open-source løsning stadig være utrolig omkostningseffektiv.

Der er en anden beregning for en slank IT-afdeling. Hvis administratorer bruger timer hver uge på at konfigurere endpoints, vedligeholde infrastruktur eller fejlfinde problemer, som softwaren kunne håndtere automatisk, kan det være dyrere end licensgebyrerne.

Den måling, der betyder noget, er ikke antallet af funktioner, der tilbydes gratis.

Det er mængden af IT-arbejde, der er nødvendigt for at understøtte den krævede service.

Hvilken infrastruktur kræver softwaren?

Det samme gælder for gratis fjernadgangssoftware, som stadig kan kræve infrastruktur, der ikke er gratis.

Afhængigt af arkitekturen kan fjernadgang omfatte servere, gateways, VPN'er, relay-tjenester, certifikater, DNS-konfiguration, firewall-regler eller backupsystemer.

Microsoft Remote Desktop Services er et godt eksempel. Selvom det at have en RDP-klient ikke automatisk giver dig et komplet multi-bruger Windows Server fjernadgangsmiljø. En implementering af Remote Desktop Services kræver server-side infrastruktur og passende licensering ud over blot klient-side applikationen.

Det samme gælder for selvhostede fjernadgangsplatforme. Selve applikationen kan være gratis, mens de underliggende serverressourcer, netværk og ingeniørinfrastruktur, der leveres af organisationen, tæller som separate omkostninger.

Tilstedeværelsen af eksisterende infrastruktur er en afgørende faktor.

Hvis de nødvendige servere, netværk og ekspertise allerede er på plads, kan de incremental infrastrukturomkostninger være ubetydelige. Hvis de skal anskaffes specifikt til remote access, bør de inkluderes i budgettet.

Hvem betaler for sikkerhed og adgangskontrol?

Sikkerhed er et andet område, hvor brugen af "gratis" kunne antyde, at ansvaret forbliver hos IT.

Remote adgang skaber et indgangspunkt til det miljø, hvor applikationer, legitimationsoplysninger og forretningsdata findes. Kontrollerne omkring dette indgangspunkt bliver en del af driftsomkostningerne.

Det betyder ikke, at en gratis software til fjernadgang ikke i sig selv er mere sikker. Gratis, open source og kommercielle platforme kan alle implementeres sikkert eller usikkert.

Hvad der betyder noget, er hvem der ejer og vedligeholder kontroller som:

• autentificering og autorisation
• multi-faktor godkendelse hvor det er nødvendigt
• opdateringer og sikkerhedsopdateringer
• uovervåget adgangstilladelser
• bruger- og enhedsadgangsbegrænsninger
• session- og sikkerhedslogning
• Beskyttelse af internetvendt infrastruktur
• fjernelse af adgang, når brugere eller teknikere forlader

Hvis en gratis platform allerede opfylder organisationens krav, kan de ekstra omkostninger være ubetydelige.

Hvis IT skal implementere flere komplementære kontroller omkring softwaren, bliver den indsats, der bruges på at konfigurere, vedligeholde og overvåge dem, dog en del af, hvad "gratis" koster.

Hvorfor ændrer omkostningerne ved gratis software sig, når du skalerer?

Økonomien i de gratis fjernadgangsfunktioner er stærkt afhængig af skalaen.

At opsætte fem computere manuelt kan tage en time, mens det samme for 500 endpoints er en operation af en anden kompleksitetsgrad.

Efterhånden som implementeringerne vokser, begynder deres administration at kræve mere og mere avancerede funktioner, såsom centraliseret brugeradministration, grupper, granulære tilladelser, endpoints inventar, uovervåget adgang og dens administration, sessionslogning, politik og dens håndhævelse, samt automatisk implementering.

Mere avancerede og omfattende platforme vil have disse operationer, mens freeware-versionerne typisk ikke gør.

Ikke nødvendigvis, den betalte udgave er altid et bedre valg, men når man sammenligner omkostningerne ved administrationsmulighederne og de tilsvarende timer med manuelt arbejde, retfærdiggør break-even-punktet sjældent den gratis udgave.

Hvis administratorerne kan administrere miljøet effektivt med de midler, der tilbydes af den gratis udgave, ville det stadig være en levedygtig mulighed, selv i betydelig skala.

På den anden side, hvis IT-teamet ender med manuelt at udføre administrationsfunktionerne, fordi den gratis udgave ikke understøtter dem, ville manglen på licensen ikke opveje timerne for det manuelle arbejde, der er involveret.

Er det muligt, at flere gratis Remote Access-værktøjer koster mere end én platform?

En anden omkostningsfaktor opstår, når organisationer imødekommer hvert behov for fjernadgang med et forskelligt gratis værktøj.

IT-miljøet kan inkludere en agent til medarbejderadgang, en til betjente helpdesk-sessioner, native RDP til servere, en VPN til eksterne forbindelser og et open-source værktøj til ubetjente endpoints.

Selvom hvert værktøj kan synes at være en lavprisoption i sig selv, kræver kombinationen, at teams understøtter flere platforme og lærer deres unikke autentifikationsmetoder, opdateringspolitikker, endpoint-konfigurationer, adgangskontrolregler, logningssteder og fejlfindingværktøjer.

Teknikere bør også modtage træning i, hvilke værktøjer der gælder for hvilke systemer og anvendelsessager.

Den samlede omkostning findes derfor ikke i summen af licensafgifterne.

Det fremgår i driftsomkostningerne ved at understøtte en fragmenteret infrastruktur til fjernadgang.

Dette er grunden til, at konsolidering giver økonomisk mening, selv når de værktøjer, der afvikles, ikke medfører nogen licensomkostninger.

Hvis noget går galt, hvad er de reelle omkostninger ved en gratis Remote Access-software?

Support er svært at værdsætte, når alt fungerer.

Når dit Remote Access-produkt fejler, bliver support dog en del af omkostningsberegningen.

En individuel fjernforbindelse, der stopper med at fungere, kan være en mindre ulempe. Fejlen i et fjernadgangsmiljø, som dit personale bruger til at få adgang til forretningsapplikationer, vil stoppe driften.

Et gratis og open source produkt kan have fremragende dokumentation og et blomstrende fællesskab af udviklere. For et teknisk dygtigt team kan fora, problemkøer og intern ekspertise være tilstrækkeligt til at løse de fleste problemer, der opstår.

Andre virksomheder kan have brug for mere øjeblikkelig adgang til leverandørsupport eller en specifik eskalationsvej.

Debatten handler ikke om, hvorvidt fællesskabsstøtte eller kommerciel støtte er bedre.

Spørgsmålet er:

Hvem kan identificere og løse problemet, og hvad mister virksomheden i den tid, det tager?

Efterhånden som fjernadgang bliver mere integreret i forretningsdriftens struktur, bliver behovet for pålidelig support og genopretning mere værdifuldt.

Hvordan skal IT-teams beregne de reelle omkostninger?

En sammenligning kan laves med udgangspunkt i kravet om fjernadgang og ikke produktkataloget.

Først skal du definere, hvem der har brug for adgang, hvilke systemer de har brug for at få adgang til, om sessionerne er tilstedeværende/ikke tilstedeværende, og hvor kritisk tjenesten er for deres drift.

Sammenlign løsningerne med de omkostningsfaktorer, der gælder i miljøet.

Spørgsmål	Hvorfor det ændrer de reelle omkostninger
Er kommerciel brug tilladt?	Forhindrer uventet licensering eller migration
Hvor mange brugere og endpoints er involveret?	Bestemmer om manuel styring forbliver praktisk
Hvilken infrastruktur er nødvendig?	Tilføjer hosting, netværk og vedligeholdelse
Hvem installerer og opdaterer softwaren?	Forbruger administratorens tid
Er centraliseret administration tilgængelig?	Påvirker driftsindsatsen i stor skala
Er adgangskontroller og logfiler tilstrækkelige?	Ændringer i sikkerheds- og overholdelsesarbejdet
Hvem leverer support?	Bestemmer den interne fejlfinding byrde
Hvad sker der under en nedetid?	Tilføjer omkostningerne ved nedetid for virksomheden
Vil kravene vokse?	Påvirker fremtidig migrationsrisiko
Løser softwaren det rigtige anvendelsestilfælde?	Forhindrer investering i den forkerte arkitektur

IT-teams behøver ikke at tildele en økonomisk værdi til hvert minut af arbejdet.

Pointen er at finde omkostninger, der er betydelige nok til at påvirke valget.

Et gratis produkt, der tager to timer om året at administrere, vil ikke forårsage nogen alvorlige bekymringer. Noget, der kræver flere timers arbejde hver uge, bør sammenlignes med andre muligheder, der kan reducere byrden.

I hvilke tilfælde er gratis Remote Access-software faktisk omkostningseffektiv?

Gratis fjernadgangssoftware kan være meget økonomisk, hvis driftsmodellen stemmer overens med slutbrugerens behov. Hvis der er få endpoints eller sjældne forbindelser, hvis kommerciel brug er tilladt, og hvis den eksisterende infrastruktur allerede imødekommer de fleste af netværkskravene, kan en sådan løsning være meget tiltalende.

Den software, der er gratis og open source, kan være meget økonomisk, hvis virksomhedens IT-afdeling kan håndtere alle operationer, opdateringer, sikkerhed og fejlfinding, der er forbundet med det. Hvis virksomheden værdsætter selvhosting og kontrol over endpoints, at skulle investere ekstra ressourcer i at vedligeholde sådan software behøver måske ikke at være en bekymring.

Dog er det ikke let at definere breakeven-punktet mellem gratis og betalt software ud fra antallet af brugere eller endpoints. Jo flere operationer, fejlfinding og administration sådanne løsninger kræver, desto mere kompromitteres deres værditilbud. Hvis der skal implementeres yderligere infrastruktur for at understøtte applikationen, eller hvis det kræver ekstra vedligeholdelse ud over grundlæggende teknisk support, eller hvis der er flere sådanne applikationer at administrere, favoriserer økonomien en kommerciel løsning.

Endelig definerer antallet af brugere eller slutpunkter ikke tærsklen, hvorover en gratis fjernadgangssoftware stopper med at være værdifuld. Det er ikke en omkostningsberegning pr. bruger eller pr. slutpunkt. Afhængigt af kompleksiteten af infrastrukturen, driftsomfanget, den administrative byrde og tilgængeligheden af support, kan en kommerciel softwarelicens blive mere økonomisk, selv med en relativt lille brugerbase.

Leder du efter en omkostningseffektiv platform til fjernadgang for virksomheder?

Når kravet er løbende adgang til centraliserede Windows-applikationer og -desktops i stedet for lejlighedsvis fjernkontrol, kan det være nyttigt at sammenligne gratis værktøjer med en platform, der er designet specifikt til den arbejdsbyrde.

TSplus Remote Access tilbyder Windows-applikationspublisering, fulde fjernskriveborde og HTML5-browseradgang til multi-bruger forretningsmiljøer. I stedet for kun at sammenligne licensprisen kan IT-teams sammenligne platformen med de samlede omkostninger til infrastrukturen, administrationen og separate værktøjer, der er nødvendige for at levere den samme service.

Konklusion

Gratis fjernadgangssoftware kan være virkelig omkostningseffektiv, når licens-, infrastruktur- og administrationskrav forbliver beskedne. Nøglen er at evaluere den fulde driftsmodel i stedet for kun at bedømme en løsning ud fra licensprisen.

Som ledelse, sikkerhed, support eller infrastrukturkrav stiger, kan økonomien ændre sig. På det tidspunkt giver det IT-teams en mere meningsfuld basis for beslutningstagning at sammenligne gratis og kommercielle muligheder efter de samlede omkostninger.