Gratis programvare for fjernadgang: Faktiske kostnader

Introduksjon

Gratis programvare for ekstern tilgang kan være et attraktivt alternativ for å redusere IT-utgifter, spesielt når kravene er begrenset og intern kompetanse er tilgjengelig. Imidlertid betyr ikke en nullkostnadslisens nødvendigvis en nullkostnadstjeneste. Denne artikkelen undersøker de forskjellige betydningene av "gratis", de driftskostnadene som er knyttet til programvare for ekstern tilgang, og hvordan IT-team kan vurdere totale kostnader realistisk.

Hva betyr det å ha en "gratis" programvare for fjernadgang?

Gratis programvare for ekstern tilgang dekker et bredt spekter av produkter. Begrepet "gratis" omfatter en rekke lisensierings-, distribusjons- og støttealternativer.

Før de sammenligner priser, bør IT-teamene avgjøre hva som nøyaktig utgjør en gratis løsning.

Uttrykket "remote access" dekker en rekke forskjellige plattformer. En gratis fjerntilgangsverktøy som tillater sporadisk tilgang til systemer er ikke det samme som en sluttbrukerløsning for sentralisert Windows-tilgang og applikasjoner.

IT-team bør identifisere hva de trenger tilgang til før de ser på kostnader. Fjernsupport, tilgang til arbeidsstasjoner og flerbrukerapplikasjoner eller skrivebord krever forskjellige infrastrukturmuligheter og administrasjonsverktøy. En bestemt løsning kan være gratis for ett formål, men inkompatibel for et annet.

Gratis modell	Hva er gratis?	Hva kan fortsatt koste penger eller tid?
Gratis for personlig bruk	Private, ikke-kommersielle tilkoblinger	Kommersiell lisens når den brukes til arbeid
Freemium	Kjerne tilkoblingsfunksjonalitet	Avansert administrasjon, brukere, enheter eller forretningsfunksjoner
Åpen kildekode	Programvarelisens og ofte tilgang til kildekode	Hosting, distribusjon, vedlikehold og støtte
Innebygde operativsystemverktøy	Klient- eller OS-funksjonalitet	Serverinfrastruktur, nettverk og tilleggslisenser
Selvhostet gratis programvare	Kjernesserver eller fjernaksessapplikasjon	Hosting, sertifikater, sikkerhetskopier, oppdateringer og administrasjon

Disse forskjellene er betydningsfulle fordi gratis aldri kan bety gratis for kommersiell bruk, gratis å distribuere eller til og med gratis å operere.

En kommersiell leverandør kan tilby en gratisversjon for personlig bruk, men ta betalt for en lisens hvis programvaren brukes til å få tilgang til et bedriftsnettverk eller gi kundestøtte. En åpen kildekode-stiftelse kan tillate forretningsbruk av produktet sitt uten programvarelisens, men kreve at organisasjonen selv hoster og vedlikeholder plattformen.

Kostnaden i begge tilfeller flyttes til en annen komponent. Den kan enten bli en driftskostnad eller en kapitalinvestering.

Hva er de faktiske kostnadene for gratis programvare for fjernadgang?

En nyttig tilnærming for å vurdere verdien av løsninger for Remote Access er å ta hensyn til kostnader utover prisen for programvareanskaffelse.

Det kan oppsummeres i denne enkle formelen:

Reell kostnad = programvare + IT-arbeid + infrastruktur + sikkerhet + ledelse + støtte + nedetid + migrering

Avhengig av det valgte alternativet kan noen av disse kategoriene vise seg å være overraskende rimelige. I tilfelle av en "gratis" løsning kan besparelser på programvarelisensen spise inn i budsjettet for infrastruktur og IT-drift. Poenget er ikke å forsøke å bevise at gratis programvare ikke er billig.

I stedet er fokuset på å forstå hva som blir anskaffet uten kostnad og hva som fortsatt må tilbys av selskapet som pådrar seg utgifter.

Dekker den gratis lisensen din forretningsbruk?

Den første vurderingen når man analyserer kostnader er lisensiering, da "gratis" kan beskrive tillatt bruk snarere enn pris.

Noen varianter av fjernaksessprodukter tilbyr en gratis utgave for privat eller ikke-kommersielt bruk. Tilkoblinger til arbeidsplasser, kundestøtte eller administrerte IT-tjenester kvalifiserer kanskje ikke.

En teknisk passende løsning kan derfor være kommersielt upassende for den tiltenkte bruken.

Dette er viktig, da identifisering av restriksjonen etter adopsjon kan medføre uforutsette kostnader. Organisasjonen kan være forpliktet til å kjøpe kommersielle lisenser, erstatte programvaren, omkonfigurere endepunkter eller trene ansatte til å bruke et alternativ.

I stedet for å spørre:

Kan vi bruke dette uten å betale?

IT-team bør spørre:

“Har vi rett til å bruke denne programvaren til dette spesifikke forretningsformålet uten å betale?”

Dette spørsmålet bør stilles før distribusjon.

Hvor mye administrasjonstid bruker "gratis"?

Administratorens tid er ofte den største utgiften som ikke vil vises på en programvarefaktura.

En ekstern tilkobling kan være enkel, men det er installasjoner på endepunkter, brukerprovisjonering, brannmurregler, sertifikatkjeder, oppdateringer, tilgangskontroll, feilsøking, dokumentasjon og overvåking som må utføres for at en ekstern tilgangstjeneste skal fungere effektivt.

Et erfarent IT-avdeling med automatisering allerede på plass kan måtte bruke svært lite innsats for å imøtekomme disse oppgavene. Dermed kan en selvhostet eller åpen kildekode-løsning fortsatt være utrolig kostnadseffektiv.

Det er en annen beregning for en slank IT-avdeling. Hvis administratorer bruker timer hver uke på å konfigurere endepunkter, vedlikeholde infrastruktur eller feilsøke problemer som programvaren kunne håndtert automatisk, kan det være dyrere enn lisensavgiftene.

Metrikken som betyr noe er ikke antallet funksjoner som tilbys gratis.

Det er mengden IT-arbeid som trengs for å støtte den nødvendige tjenesten.

Hvilken infrastruktur krever programvaren?

Det samme gjelder for gratis programvare for ekstern tilgang, som fortsatt kan kreve infrastruktur som ikke er gratis.

Avhengig av arkitekturen kan ekstern tilgang inkludere servere, porter, VPN-er, reléstjenester, sertifikater, DNS-konfigurasjon, brannmurregler eller backupsystemer.

Microsoft Remote Desktop Services er et godt eksempel. Selv om det å ha en RDP-klient ikke automatisk gir deg et komplett flerbruker Windows Server fjernadgangsmiljø. En distribusjon av Remote Desktop Services krever server-side infrastruktur og passende lisensiering utover bare klient-side applikasjonen.

Det samme gjelder for selvhostede plattformer for ekstern tilgang. Selve applikasjonen kan være gratis, mens de underliggende serverressursene, nettverks- og ingeniørinfrastrukturen som tilbys av organisasjonen, regnes som separate kostnader.

Tilstedeværelsen av eksisterende infrastruktur er en avgjørende faktor.

Hvis de nødvendige serverne, nettverket og ekspertisen allerede er på plass, kan de ekstra infrastrukturkostnadene være ubetydelige. Hvis de må anskaffes spesifikt for Remote Access, bør de inkluderes i budsjettet.

Hvem betaler for sikkerhet og tilgangskontroll?

Sikkerhet er et annet område der bruken av "gratis" kan antyde at ansvaret forblir hos IT.

Fjernadgang skaper et inngangspunkt til miljøet der applikasjoner, legitimasjoner og forretningsdata befinner seg. Kontrollene rundt dette inngangspunktet blir en del av driftskostnadene.

Det er ikke slik at gratis programvare for ekstern tilgang nødvendigvis er mindre sikker. Gratis, åpen kildekode og kommersielle plattformer kan alle implementeres sikkert eller usikkert.

Hva som betyr noe er hvem som eier og opprettholder kontroller som:

• autentisering og autorisasjon
• multi-faktorautentisering hvor nødvendig
• lapping og sikkerhetsoppdateringer
• ubevoktet tilgangstillatelser
• bruker- og enhetsadgangsbegrensninger
• økt- og sikkerhetslogging
• Beskyttelse av internettvendt infrastruktur
• fjerning av tilgang når brukere eller teknikere slutter

Hvis en gratis plattform allerede tilfredsstiller organisasjonens krav, kan den ekstra kostnaden være ubetydelig.

Hvis IT må implementere flere komplementære kontroller rundt programvaren, blir imidlertid innsatsen brukt på å konfigurere, vedlikeholde og overvåke dem en del av hva "gratis" koster.

Hvorfor endres kostnaden for gratis programvare når du skalerer?

Økonomien til de gratis fjernaksessmulighetene er sterkt avhengig av skalaen.

Å sette opp fem datamaskiner manuelt kan ta en time, mens det samme for 500 endepunkter er en operasjon av et annet kompleksitetsnivå.

Etter hvert som distribusjonene vokser, begynner administrasjonen å kreve mer og mer avanserte funksjoner, som sentralisert brukerstyring, grupper, detaljerte tillatelser, inventar av endepunkter, uovervåket tilgang og dens administrasjon, sesjonslogging, policy og dens håndheving, og automatisk distribusjon.

Mer avanserte og omfattende plattformer vil ha disse operasjonene, mens gratisversjonene vanligvis ikke har det.

Ikke nødvendigvis, den betalte utgaven er alltid et bedre valg, men når man sammenligner kostnaden for administrasjonsmulighetene og de tilsvarende timene med manuelt arbeid, rettferdiggjør sjelden nullpunktet den gratis utgaven.

Hvis administratorene kan administrere miljøet effektivt med de midlene som tilbys av gratisutgaven, ville det fortsatt være et levedyktig alternativ selv i stor skala.

På den annen side, hvis IT-teamet ender opp med å utføre administrasjonsfunksjonene manuelt fordi gratisutgaven ikke støtter dem, vil mangelen på lisensen ikke oppveie for timene med det manuelle arbeidet som er involvert.

Er det mulig at flere gratis verktøy for fjernadgang koster mer enn én plattform?

En annen kostnadsfaktor oppstår når organisasjoner håndterer hvert behov for fjernadgang med et annet gratisverktøy.

IT-miljøet kan inkludere en agent for ansatttilgang, en for betjente helpdesk-økter, innebygd RDP for servere, en VPN for eksterne tilkoblinger og et åpen kildekode-verktøy for ubetjente endepunkter.

Selv om hvert verktøy kan virke som et lavkostalternativ på egen hånd, krever kombinasjonen at teamene støtter flere plattformer og lærer deres unike autentiseringsmetoder, oppdateringspolicyer, endepunktskonfigurasjoner, tilgangskontrollregler, loggføringssteder og feilsøkingsverktøy.

Teknikere bør også få opplæring i hvilke verktøy som gjelder for hvilke systemer og bruksområder.

Den totale kostnaden finnes derfor ikke i summen av lisensavgiftene.

Det fremkommer i driftskostnaden ved å støtte en fragmentert infrastruktur for ekstern tilgang.

Dette er grunnen til at konsolidering gir økonomisk mening selv når verktøyene som avvikles ikke har noen lisensavgifter.

Hvis noe går galt, hva er de virkelige kostnadene ved gratis programvare for fjernadgang?

Support er vanskelig å verdsette når alt fungerer.

Når produktet for ekstern tilgang svikter, blir støtte en del av kostnadsberegningen.

En individuell ekstern tilkobling som slutter å fungere kan være en liten ulempe. Feilen i et ekstern tilgangsmiljø som personalet ditt bruker for å få tilgang til forretningsapplikasjoner, vil stoppe driften.

Et gratis og åpen kildekodeprodukt kan ha utmerket dokumentasjon og et blomstrende fellesskap av utviklere. For et teknisk dyktig team kan forum, problemkøer og intern ekspertise være tilstrekkelig for å løse de fleste problemer som oppstår.

Andre selskaper kan ha behov for mer umiddelbar tilgang til leverandørstøtte eller en spesifikk eskaleringsvei.

Debatten handler ikke om hvorvidt fellesskapsstøtte eller kommersiell støtte er bedre.

Spørsmålet er:

Hvem kan identifisere og løse problemet, og hva taper bedriften i løpet av tiden det tar?

Etter hvert som fjernadgang blir mer integrert i forretningsdriftens struktur, blir behovet for pålitelig støtte og gjenoppretting mer verdifullt.

Hvordan bør IT-team beregne de reelle kostnadene?

En sammenligning kan gjøres med utgangspunkt i kravet om fjernadgang og ikke produktkatalogen.

Først, definer hvem som trenger tilgang, hvilke systemer de trenger tilgang til, om økter er tilstedeværende/ ikke tilstedeværende og hvor kritisk tjenesten er for deres drift.

Sammenlign løsningene med kostnadsfaktorene som gjelder i miljøet.

Spørsmål	Hvorfor det endrer de reelle kostnadene
Er kommersiell bruk tillatt?	Forhindrer uventet lisensiering eller migrering
Hvor mange brukere og endepunkter er involvert?	Bestemmer om manuell administrasjon forblir praktisk
Hvilken infrastruktur er nødvendig?	Legger til hosting, nettverk og vedlikehold
Hvem installerer og oppdaterer programvaren?	Bruker administratorens tid
Er sentralisert administrasjon tilgjengelig?	Påvirker driftsinnsatsen i stor skala
Er tilgangskontroller og logger tilstrekkelige?	Endringer i sikkerhets- og samsvarsarbeidet
Hvem tilbyr støtte?	Bestemmer den interne feilsøkingsbyrden
Hva skjer under en avbrudd?	Legger til de forretningsmessige kostnadene ved nedetid
Vil kravene vokse?	Påvirker fremtidig migrasjonsrisiko
Løser programvaren den riktige bruken?	Forhindrer investering i feil arkitektur

IT-team trenger ikke å tildele en økonomisk verdi til hvert minutt av arbeidet.

Poenget er å finne kostnader som er betydelige nok til å påvirke valget.

Et gratis produkt som tar to timer i året å administrere, vil ikke forårsake noen alvorlige bekymringer. Noe som krever flere timer med arbeid hver uke, bør sammenlignes med andre alternativer som kan redusere belastningen.

I hvilke tilfeller er gratis programvare for fjernadgang faktisk kostnadseffektiv?

Gratis programvare for ekstern tilgang kan være veldig økonomisk hvis driftsmodellen samsvarer med sluttbrukerens behov. Hvis det er få endepunkter eller sjeldne tilkoblinger, hvis kommersiell bruk er tillatt, og hvis eksisterende infrastruktur allerede imøtekommer de fleste nettverkskravene, kan en slik løsning være veldig tiltalende.

Programvaren som er gratis og åpen kildekode kan være svært økonomisk hvis selskapets IT-avdeling kan håndtere alle operasjoner, oppdateringer, sikkerhet og feilsøking knyttet til den. Hvis selskapet verdsetter selvhosting og kontroll over endepunkter, å måtte investere ekstra ressurser i å opprettholde slik programvare trenger kanskje ikke å være en bekymring.

Imidlertid er breakeven-punktet mellom gratis og betalt programvare ikke lett å definere ut fra antall brukere eller endepunkter. Jo flere operasjoner, feilsøking og administrasjon slike løsninger krever, desto mer blir deres verdiforslag kompromittert. Hvis det må implementeres ekstra infrastruktur for å støtte applikasjonen, eller den krever ekstra vedlikehold utover grunnleggende teknisk støtte, eller hvis det er flere slike applikasjoner å administrere, favoriserer økonomien en kommersiell løsning.

Til slutt definerer ikke antallet brukere eller endepunkter terskelen der gratis programvare for ekstern tilgang slutter å være verdifull. Det er ikke en kostnadsberegning per bruker eller per endepunkt. Avhengig av kompleksiteten i infrastrukturen, omfanget av driften, administrativt arbeid og tilgjengelighet av støtte, kan en kommersiell programvarelisens bli mer økonomisk selv med en relativt liten brukerbase.

Ser du etter en kostnadseffektiv plattform for fjernadgang til bedrifter?

Når kravet er kontinuerlig tilgang til sentraliserte Windows-applikasjoner og skrivebord i stedet for sporadisk fjernkontroll, kan det være nyttig å sammenligne gratisverktøy med en plattform som er designet spesifikt for den arbeidsbelastningen.

TSplus Remote Access tilbyr publisering av Windows-applikasjoner, fullstendige eksterne skrivebord og HTML5 nettlesertilgang for flerbruker forretningsmiljøer. I stedet for å sammenligne lisensprisen alene, kan IT-team sammenligne plattformen med de samlede kostnadene for infrastrukturen, administrasjonen og separate verktøy som trengs for å levere den samme tjenesten.

Konklusjon

Gratis programvare for ekstern tilgang kan være virkelig kostnadseffektiv når lisensiering, infrastruktur og administrasjonskrav forblir beskjedne. Nøkkelen er å vurdere den fulle driftsmodellen i stedet for å bedømme en løsning ut fra lisensprisen alene.

Som ledelse, sikkerhet, støtte eller infrastrukturkrav øker, kan økonomien endre seg. På det tidspunktet gir sammenligning av gratis og kommersielle alternativer etter totale kostnader IT-teamene et mer meningsfylt grunnlag for beslutningstaking.