Бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа: фактические затраты

Введение

Бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа может быть привлекательным вариантом для снижения ИТ-расходов, особенно когда требования ограничены и доступна внутренняя экспертиза. Однако лицензия без затрат не обязательно означает услугу без затрат. Эта статья рассматривает различные значения слова "бесплатно", операционные расходы, связанные с программным обеспечением для удаленного доступа, и как ИТ-команды могут реалистично оценить общую стоимость.

Что значит иметь "бесплатное" программное обеспечение для удаленного доступа?

Бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа охватывает широкий спектр продуктов. Термин "бесплатный" включает в себя различные варианты лицензирования, развертывания и поддержки.

Перед сравнением цен ИТ-команды должны определить, что именно представляет собой бесплатное решение.

Фраза "remote access" охватывает ряд различных платформ. Бесплатный инструмент удаленной поддержки который позволяет периодический доступ к системам, не является тем же, что и решение для конечных пользователей для централизованного доступа к Windows и приложениям.

IT-команды должны определить, что им нужно для доступа, прежде чем рассматривать затраты. Удаленная поддержка, доступ к рабочим станциям и многопользовательские приложения или рабочие столы требуют различных вариантов инфраструктуры и инструментов управления. Конкретное решение может быть бесплатным для одной цели, но несовместимым для другой.

Бесплатная модель	Что бесплатно?	Что может все еще стоить денег или времени?
Бесплатно для личного использования	Частные, некоммерческие соединения	Коммерческая лицензия при использовании для работы
Фремиум	Основная функциональность подключения	Расширенное управление, пользователи, устройства или бизнес-функции
Открытый исходный код	Лицензия на программное обеспечение и часто доступ к исходному коду	Хостинг, развертывание, обслуживание и поддержка
Встроенные инструменты операционной системы	Функциональность клиента или ОС	Серверная инфраструктура, сетевые технологии и дополнительная лицензия
Самостоятельно размещаемое бесплатное программное обеспечение	Сервер ядра или приложение удаленного доступа	Хостинг, сертификаты, резервные копии, обновления и администрирование

Эти различия значительны, потому что бесплатный не может означать бесплатный для коммерческого использования, бесплатный для развертывания или даже бесплатный для эксплуатации.

Коммерческий продавец может предложить бесплатную версию для личного использования, но взимать плату за лицензию, если программное обеспечение используется для доступа к корпоративной сети или предоставления поддержки клиентам. Фонд с открытым исходным кодом может разрешить коммерческое использование своего продукта без лицензии на программное обеспечение, но потребовать от организации размещать и поддерживать саму платформу.

Стоимость в обоих случаях переносится на другой компонент. Она может стать либо операционными расходами, либо капитальными вложениями.

Каковы реальные затраты на бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа?

Полезный подход к оценке стоимости решений для удаленного доступа заключается в том, чтобы учитывать затраты, выходящие за рамки цены приобретения программного обеспечения.

Это можно подвести под эту простую формулу:

Реальная стоимость = программное обеспечение + IT-работа + инфраструктура + безопасность + управление + поддержка + простои + миграция

В зависимости от выбранного варианта некоторые из этих категорий могут оказаться удивительно недорогими. В случае "бесплатного" решения экономия на лицензии программного обеспечения может сократить бюджет на инфраструктуру и ИТ-операции. Суть в том, чтобы не пытаться доказать, что бесплатное программное обеспечение не является дешевым.

Вместо этого акцент делается на понимании того, что приобретается без затрат и что все еще придется предоставить компании, несущей расходы.

Покрывает ли бесплатная лицензия использование вашего бизнеса?

Первое соображение при анализе затрат — это лицензирование, так как «бесплатный» может описывать допустимое использование, а не цену.

Некоторые варианты продуктов удаленного доступа предлагают бесплатную версию только для частного или некоммерческого использования. Подключения на рабочем месте, поддержка клиентов или управляемые ИТ-услуги могут не подходить.

Технически подходящее решение может быть коммерчески неуместным для предполагаемого случая использования.

Это важно, так как выявление ограничения после принятия может повлечь непредвиденные расходы. Организация может быть обязана приобрести коммерческие лицензии, заменить программное обеспечение, перенастроить конечные устройства или обучить сотрудников использованию альтернативы.

Вместо того чтобы спрашивать:

Можно ли использовать это без оплаты?

IT-команды должны спросить:

"Имеем ли мы право использовать это программное обеспечение для этой конкретной бизнес-цели без оплаты?"

Этот вопрос следует задать перед развертыванием.

Сколько времени администратора занимает "Бесплатный" вариант?

Время администратора часто является наибольшей статьей расходов, которая не отразится в счете за программное обеспечение.

Удаленное подключение может быть простым, но для эффективной работы службы удаленного доступа необходимо выполнить установку конечных устройств, предоставление пользователям, настройку правил брандмауэра, управление цепочками сертификатов, обновление, контроль доступа, устранение неполадок, документацию и мониторинг.

Опытный ИТ-отдел с уже внедренной автоматизацией может потребовать очень немного усилий для выполнения этих задач. Таким образом, саморазмещенное или открытое решение все еще может быть невероятно экономически эффективным.

Для компактного IT-отдела существует другой расчет. Если администраторы тратят часы каждую неделю на настройку конечных устройств, обслуживание инфраструктуры или устранение проблем, которые программное обеспечение могло бы решить автоматически, это может обойтись дороже, чем лицензионные сборы.

Важным показателем является не количество функций, предлагаемых бесплатно.

Это объем ИТ-работ, необходимый для поддержки требуемой услуги.

Какую инфраструктуру требует программное обеспечение?

То же самое касается бесплатного программного обеспечения для удаленного доступа, которое все еще может требовать инфраструктуры, которая не является бесплатной.

В зависимости от архитектуры удаленный доступ может включать серверы, шлюзы, VPN, релейные службы, сертификаты, конфигурацию DNS, правила брандмауэра или системы резервного копирования.

Службы удаленного рабочего стола Microsoft является хорошим примером. Хотя наличие RDP-клиента не дает вам автоматически полноценной среды удаленного доступа для нескольких пользователей на Windows Server. Развертывание служб удаленного рабочего стола требует серверной инфраструктуры и соответствующей лицензии, помимо просто клиентского приложения.

То же самое касается саморазмещенных платформ удаленного доступа. Само приложение может быть бесплатным, в то время как ресурсы сервера, сети и инженерная инфраструктура, предоставляемые организацией, считаются отдельными затратами.

Наличие существующей инфраструктуры является определяющим фактором.

Если необходимые серверы, сети и экспертиза уже имеются, то дополнительные затраты на инфраструктуру могут быть незначительными. Если их необходимо приобретать специально для удаленного доступа, то они должны быть включены в бюджет.

Кто оплачивает безопасность и контроль доступа?

Безопасность - это еще одна область, где использование слова «бесплатно» может подразумевать, что ответственность остается на ИТ.

Удаленный доступ создает точку входа в среду, где находятся приложения, учетные данные и бизнес-данные. Контроль вокруг этой точки входа становится частью операционных затрат.

Это не означает, что бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа изначально менее безопасно. Бесплатные, открытые и коммерческие платформы могут быть реализованы как безопасно, так и небезопасно.

Что имеет значение, так это то, кто владеет и поддерживает такие контролы, как:

• аутентификация и авторизация
• многофакторная аутентификация где необходимо
• обновления и патчи безопасности
• разрешения на несанкционированный доступ
• ограничения доступа пользователей и устройств
• журналирование сеансов и безопасности
• Защита инфраструктуры, доступной из Интернета
• удаление доступа при уходе пользователей или техников

Если бесплатная платформа уже удовлетворяет требованиям организации, дополнительные расходы могут быть незначительными.

Если ИТ должен реализовать несколько дополнительных мер контроля вокруг программного обеспечения, то усилия, потраченные на их настройку, обслуживание и мониторинг, становятся частью того, что стоит "бесплатно".

Почему стоимость бесплатного программного обеспечения меняется по мере масштабирования?

Экономика бесплатных возможностей удаленного доступа сильно зависит от масштаба.

Настройка пяти компьютеров вручную может занять час, в то время как выполнение той же задачи для 500 конечных устройств является операцией другого уровня сложности.

По мере роста развертываний их управление начинает требовать все более продвинутых возможностей, таких как централизованное администрирование пользователей, группы, детализированные разрешения, инвентаризация конечных устройств, непрерывный доступ и его управление, ведение сеансов, политика и ее применение, а также автоматическое развертывание.

Более продвинутые и комплексные платформы будут включать эти операции, в то время как бесплатные версии, как правило, не будут.

Не обязательно, платная версия всегда является лучшим выбором, но при сравнении стоимости управленческих возможностей и эквивалентных часов ручной работы, точка безубыточности редко оправдывает бесплатную версию.

Если администраторы могут эффективно управлять средой с помощью средств, предоставленных бесплатной версией, это все равно будет жизнеспособным вариантом даже на значительном масштабе.

С другой стороны, если ИТ-команда в конечном итоге вручную выполняет функции управления, потому что бесплатная версия не поддерживает их, отсутствие лицензии не компенсирует часы ручной работы, связанной с этим.

Возможно ли, что несколько бесплатных инструментов удаленного доступа стоят больше, чем одна платформа?

Другой фактор затрат возникает, когда организации решают каждую потребность в удаленном доступе с помощью разных бесплатных инструментов.

ИТ-среда может включать агента для доступа сотрудников, одного для сеансов помощи с участием, нативный RDP для серверов, VPN для внешних подключений и утилиту с открытым исходным кодом для unattended endpoints.

Хотя каждый инструмент может показаться недорогим вариантом сам по себе, их комбинация требует от команд поддержки нескольких платформ и изучения их уникальных методов аутентификации, обновления политик, конфигураций конечных точек, правил контроля доступа, мест для ведения журналов и утилит для устранения неполадок.

Техники также должны пройти обучение по тому, какие инструменты применяются к каким системам и случаям использования.

Общая стоимость, следовательно, не включена в сумму лицензионных сборов.

Это проявляется в операционных расходах на поддержку фрагментированной инфраструктуры удаленного доступа.

Вот почему консолидация имеет финансовый смысл, даже если инструменты, которые выводятся из эксплуатации, не имеют лицензионных сборов.

Если что-то пойдет не так, каковы истинные затраты на бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа?

Поддержка трудно оценить, когда все работает.

Когда ваш продукт для удаленного доступа выходит из строя, поддержка становится частью расчетов стоимости.

Индивидуальное удаленное соединение, которое перестает работать, может быть незначительным неудобством. Сбой среды удаленного доступа, которую ваш персонал использует для доступа к бизнес-приложениям, остановит операции.

Бесплатный и открытый продукт может иметь отличную документацию и процветающее сообщество разработчиков. Для технически подготовленной команды форумы, очереди проблем и внутренние эксперты могут быть достаточными для решения большинства возникающих проблем.

Другие компании могут требовать более немедленного доступа к поддержке поставщика или конкретного пути эскалации.

Дебаты не о том, какая поддержка лучше: общественная или коммерческая.

Вопрос в том:

Кто может определить и решить проблему, и что теряет бизнес в течение времени, необходимого для этого?

По мере того как удаленный доступ становится все более интегрированным в структуру бизнес-операций, необходимость в надежной поддержке и восстановлении становится все более ценной.

Как ИТ-команды должны рассчитывать реальную стоимость?

Сравнение можно начать с требования удаленного доступа, а не с каталога продуктов.

Сначала определите, кто нуждается в доступе, к каким системам им нужен доступ, являются ли сессии присутствующими/неприсутствующими и насколько критична услуга для их операций.

Сравните решения с факторами стоимости, применимыми в данной среде.

Вопрос	Почему это изменяет реальную стоимость
Коммерческое использование разрешено?	Предотвращает неожиданные лицензирования или миграцию
Сколько пользователей и конечных точек участвует?	Определяет, остается ли ручное управление практичным
Какой инфраструктуры требуется?	Добавляет хостинг, сетевые услуги и обслуживание
Кто устанавливает и обновляет программное обеспечение?	Потребляет время администратора
Доступно ли централизованное управление?	Влияет на операционные усилия в масштабе
Достаточно ли средств управления доступом и журналов?	Изменения в нагрузке по безопасности и соблюдению норм
Кто предоставляет поддержку?	Определяет внутреннюю нагрузку по устранению неполадок
Что происходит во время сбоя?	Добавляет бизнес-стоимость простоя
Вырастут ли требования?	Влияет на риск будущей миграции
Решает ли программное обеспечение правильный случай использования?	Предотвращает инвестиции в неправильную архитектуру

ИТ-команды не обязаны присваивать финансовую ценность каждой минуте работы.

Суть заключается в том, чтобы найти затраты, которые достаточно значительны, чтобы повлиять на выбор.

Бесплатный продукт, который требует два часа в год на администрирование, не вызовет серьезных опасений. Что-то, что требует нескольких часов работы каждую неделю, следует сравнить с другими вариантами, которые могут снизить нагрузку.

В каких случаях бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа на самом деле является экономически эффективным?

Бесплатно программное обеспечение для удаленного доступа может быть очень экономичным, если модель эксплуатации соответствует потребностям конечного пользователя. Если имеется немного конечных устройств или редкие подключения, если коммерческое использование разрешено и если существующая инфраструктура уже удовлетворяет большинству сетевых требований, такое решение может быть очень привлекательным.

Программное обеспечение, которое является бесплатным и с открытым исходным кодом, может быть очень экономичным, если ИТ-отдел компании может справляться со всеми операциями, обновлениями, безопасностью и устранением неполадок, связанных с ним. Если компания ценит самостоятельный хостинг и контроль над конечными точками, необходимость инвестировать дополнительные ресурсы в поддержку такого программного обеспечения может не вызывать беспокойства.

Однако точка безубыточности между бесплатным и платным программным обеспечением не может быть легко определена по количеству пользователей или конечных точек. Чем больше операций, устранения неполадок и управления требуют такие решения, тем больше их ценностное предложение оказывается под угрозой. Если необходимо развернуть дополнительную инфраструктуру для поддержки приложения, или оно требует дополнительного обслуживания сверх базовой технической поддержки, или если необходимо управлять несколькими такими приложениями, экономические соображения склоняются в пользу коммерческого решения.

Наконец, количество пользователей или конечных точек не определяет порог, за которым бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа перестает быть ценным. Это не расчет стоимости на пользователя или на конечную точку. В зависимости от сложности инфраструктуры, масштаба операций, административной нагрузки и доступности поддержки, лицензия на коммерческое программное обеспечение может стать более экономически выгодной даже при относительно небольшой базе пользователей.

Ищете экономически эффективную платформу для удаленного доступа к бизнесу?

Когда требуется постоянный доступ к централизованным приложениям и рабочим столам Windows, а не случайный удаленный контроль, может быть полезно сравнить бесплатные инструменты с платформой, разработанной специально для этой нагрузки.

TSplus Удаленный доступ предоставляет публикацию приложений Windows, полные удаленные рабочие столы и доступ через браузер HTML5 для многопользовательских бизнес-сред. Вместо того чтобы сравнивать только цену лицензии, ИТ-команды могут сравнить платформу с совокупной стоимостью инфраструктуры, администрирования и отдельных инструментов, необходимых для предоставления той же услуги.

Заключение

Бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа может быть действительно экономически эффективным, когда требования к лицензированию, инфраструктуре и администрированию остаются скромными. Ключевым моментом является оценка полной операционной модели, а не оценка решения только по цене лицензии.

По мере увеличения требований к управлению, безопасности, поддержке или инфраструктуре экономика может измениться. В этот момент сравнение бесплатных и коммерческих вариантов по общей стоимости предоставляет ИТ-командам более значимую основу для принятия решений.