Besplatni softver za daljinski pristup: stvarni troškovi

Uvod

Besplatni softver za daljinski pristup može biti atraktivna opcija za smanjenje IT troškova, posebno kada su zahtjevi ograničeni i dostupna je unutarnja stručnost. Međutim, licenca bez troškova ne znači nužno uslugu bez troškova. Ovaj članak ispituje različita značenja "besplatno", operativne troškove koji se odnose na softver za daljinski pristup i kako IT timovi mogu realno procijeniti ukupne troškove.

Što znači imati "besplatan" softver za daljinski pristup?

Besplatni softver za daljinski pristup pokriva širok spektar proizvoda. Pojam "besplatno" obuhvaća razne opcije licenciranja, implementacije i podrške.

Prije usporedbe cijena, IT timovi trebaju odrediti što točno čini besplatno rješenje.

Izraz "remote access" obuhvaća niz različitih platformi. Besplatno alat za daljinsku podršku koji omogućuje povremeni pristup sustavima nije isto što i rješenje za krajnje korisnike za centralizirani pristup Windowsu i aplikacijama.

IT timovi trebaju identificirati što im je potrebno za pristup prije nego što razmatraju troškove. Remote support, pristup radnoj stanici i višekorisničke aplikacije ili radne površine zahtijevaju različite opcije infrastrukture i alate za upravljanje. Određeno rješenje može biti besplatno za jednu svrhu, ali nekompatibilno za drugu.

Besplatni model	Što je besplatno?	Što bi još moglo koštati novac ili vrijeme?
Besplatno za osobnu upotrebu	Privatne, nekomercijalne veze	Komercijalna licenca kada se koristi za rad
Freemium	Osnovna funkcionalnost veze	Napredno upravljanje, korisnici, uređaji ili poslovne značajke
Otvoreni izvor	Licenca za softver i često pristup izvornoj šifri	Hosting, implementacija, održavanje i podrška
Ugrađeni alati operativnog sustava	Funkcionalnost klijenta ili operativnog sustava	Infrastruktura poslužitelja, umrežavanje i dodatno licenciranje
Samostalno hostani besplatni softver	Glavni poslužitelj ili aplikacija za daljinski pristup	Hosting, certifikati, sigurnosne kopije, ažuriranja i administracija

Ove razlike su značajne jer besplatno nikada ne može značiti besplatno za komercijalnu upotrebu, besplatno za implementaciju ili čak besplatno za rad.

Komercijalni dobavljač može ponuditi besversion za osobnu upotrebu, ali naplatiti licencu ako se softver koristi za pristup korporativnoj mreži ili pružanje korisničke podrške. Osnovna organizacija otvorenog koda može dopustiti poslovnu upotrebu svog proizvoda bez softverske licence, ali zahtijevati od organizacije da sama hosta i održava platformu.

Trošak u oba slučaja prebačen je na drugu komponentu. Može postati operativni trošak ili kapitalna investicija.

Koji su stvarni troškovi besplatnog softvera za daljinski pristup?

Korisni pristup procjeni vrijednosti rješenja za daljinski pristup je razmotriti troškove izvan cijene nabave softvera.

Može se sažeti u ovoj jednostavnoj formuli:

Stvarna cijena = softver + IT rad + infrastruktura + sigurnost + upravljanje + podrška + vrijeme zastoja + migracija

Ovisno o odabranoj opciji, neke od ovih kategorija mogu se pokazati iznenađujuće jeftinima. U slučaju "besplatnog" rješenja, ušteda na licenci za softver može smanjiti proračun za infrastrukturu i IT operacije. Poanta nije pokušati dokazati da besplatan softver nije jeftin.

Umjesto toga, fokus je na razumijevanju što se stječe bez troškova i što će još uvijek morati osigurati tvrtka koja snosi troškove.

Pokriva li besplatna licenca vašu poslovnu upotrebu?

Prva razmatranja prilikom analize troškova su licenciranje, jer "besplatno" može opisivati dopuštenu upotrebu umjesto cijene.

Neke varijante proizvoda za daljinski pristup nude besplatnu verziju samo za privatnu ili nekomercijalnu upotrebu. Povezivanje s radnim mjestima, korisnička podrška ili upravljane IT usluge možda neće biti kvalificirane.

Tehnički prikladno rješenje može stoga biti komercijalno neprikladno za predviđenu upotrebu.

To je važno, jer identificiranje ograničenja nakon usvajanja može uzrokovati neplanirane troškove. Organizacija može biti obvezna kupiti komercijalne licence, zamijeniti softver, rekonfigurirati krajnje točke ili obučiti osoblje za korištenje alternative.

Umjesto da pitate:

Možemo li to koristiti bez plaćanja?

IT timovi trebaju pitati:

“Imamo li pravo koristiti ovaj softver za ovu specifičnu poslovnu svrhu bez plaćanja?”

Ovo pitanje treba postaviti prije implementacije.

Koliko vremena administratora "besplatno" troši?

Administratorsko vrijeme često je najveći trošak koji se neće prikazati na računu za softver.

Udaljena veza može biti jednostavna, ali postoje instalacije na krajnjim točkama, dodjela korisnika, pravila vatrozida, lanci certifikata, zakrpe, kontrola pristupa, rješavanje problema, dokumentacija i praćenje koje treba obaviti kako bi usluga udaljenog pristupa učinkovito radila.

Iskusni IT odjel s automatizacijom već na mjestu možda će morati uložiti vrlo malo truda da prilagodi ove zadatke. Tako, samostalno hostano ili rješenje otvorenog koda može biti izuzetno isplativo.

Postoji drugačija kalkulacija za lean IT odjel. Ako administratori provode sate svaki tjedan konfigurirajući krajnje točke, održavajući infrastrukturu ili rješavajući probleme koje bi softver mogao automatski riješiti, to može biti skuplje od troškova licenci.

Mjerilo koje je važno nije broj značajki koje se nude besplatno.

To je količina IT rada potrebna za podršku potrebnoj usluzi.

Koju infrastrukturu softver zahtijeva?

Isto vrijedi i za besplatni softver za daljinski pristup, koji još uvijek može zahtijevati infrastrukturu koja nije besplatna.

Ovisno o arhitekturi, daljinski pristup može uključivati poslužitelje, pristupne točke, VPN-ove, usluge preusmjeravanja, certifikate, DNS konfiguraciju, pravila vatrozida ili sustave sigurnosne kopije.

Microsoft Remote Desktop Services je dobar primjer. Iako posjedovanje RDP klijenta ne daje automatski potpunu višekorisničku Windows Server udaljenu pristupnu okolinu. Implementacija Usluga udaljenog radnog stola zahtijeva infrastrukturu na strani poslužitelja i odgovarajuće licenciranje osim samo klijentske aplikacije.

Isto vrijedi i za samostalno hostane platforme za daljinski pristup. Sama aplikacija može biti besplatna, dok se resursi poslužitelja, mreža i inženjerska infrastruktura koje pruža organizacija smatraju zasebnim troškovima.

Prisutnost postojeće infrastrukture je odlučujući faktor.

Ako su potrebni poslužitelji, umrežavanje i stručnost već na raspolaganju, dodatni trošak infrastrukture može biti neznatan. Ako se moraju posebno nabaviti za daljinski pristup, tada bi trebali biti uključeni u proračun.

Tko plaća za sigurnost i kontrolu pristupa?

Sigurnost je još jedno područje gdje bi korištenje "besplatnog" moglo implicirati da odgovornost ostaje na IT-u.

Daljinski pristup stvara ulaznu točku u okruženje gdje se nalaze aplikacije, vjerodajnice i poslovni podaci. Kontrole oko te ulazne točke postaju dio operativnih troškova.

To ne znači da besplatni softver za daljinski pristup nije inherentno sigurniji. Besplatne, otvorene i komercijalne platforme mogu se sve implementirati sigurno ili nesigurno.

Što je važno je tko posjeduje i održava kontrole kao što su:

• autentifikacija i autorizacija
• višefaktorska autentifikacija gdje je potrebno
• zakrpe i sigurnosna ažuriranja
• dozvole za neovisni pristup
• ograničenja pristupa korisnika i uređaja
• evidencija sesija i sigurnosti
• Zaštita infrastrukture koja je izložena internetu
• uklanjanje pristupa kada korisnici ili tehničari napuste

Ako besplatna platforma već zadovoljava zahtjeve organizacije, dodatni trošak može biti zanemariv.

Ako IT mora implementirati nekoliko komplementarnih kontrola oko softvera, međutim, trud uložen u konfiguriranje, održavanje i praćenje njih postaje dio onoga što "besplatno" košta.

Zašto se trošak besplatnog softvera mijenja kako se povećavate?

Ekonomija besplatnih mogućnosti daljinskog pristupa uvelike ovisi o razmjeru.

Postavljanje pet računala ručno može potrajati sat vremena, dok je isto za 500 krajnjih točaka operacija drugačije razine složenosti.

Kako se implementacije povećavaju, njihovo upravljanje počinje zahtijevati sve naprednije mogućnosti, kao što su centralizirana administracija korisnika, grupe, granularne dozvole, inventar krajnjih točaka, neprisutni pristup i njegovo upravljanje, evidentiranje sesija, politika i njeno provođenje, te automatsko implementiranje.

Naprednije i sveobuhvatnije platforme imat će te operacije, dok verzije besplatnog softvera obično nemaju.

Nije nužno, plaćena edicija je uvijek bolji izbor, ali kada se uspoređuje trošak upravljačkih mogućnosti i ekvivalentnih sati ručnog rada, točka rentabilnosti rijetko opravdava besplatnu ediciju.

Ako administratori mogu učinkovito upravljati okruženjem s sredstvima koja pruža besplatna verzija, to bi i dalje bila održiva opcija čak i na značajnoj razini.

S druge strane, ako IT tim na kraju ručno obavlja funkcije upravljanja jer besplatna verzija ne podržava te funkcije, nedostatak licence ne bi nadoknadio sate ručnog rada koji su uključeni.

Je li moguće da nekoliko besplatnih alata za daljinski pristup košta više od jedne platforme?

Pojavljuje se još jedan troškovni faktor kada organizacije svaku potrebu za daljinskim pristupom rješavaju različitim besplatnim alatima.

IT okruženje može uključivati agenta za pristup zaposlenika, jednog za prisustvovane helpdesk sesije, nativni RDP za poslužitelje, VPN za vanjske veze i open-source alat za nepovezane krajnje točke.

Iako se svaki alat može činiti kao opcija niske cijene sam po sebi, kombinacija zahtijeva od timova da podržavaju više platformi i nauče njihove jedinstvene metode autentifikacije, politike ažuriranja, konfiguracije krajnjih točaka, pravila kontrole pristupa, lokacije zapisivanja i alate za rješavanje problema.

Tehničari bi također trebali primiti obuku o tome koji alati se primjenjuju na koje sustave i slučajeve upotrebe.

Ukupni trošak stoga nije pronađen u zbroju licenci.

Pojavljuje se u operativnim troškovima podrške fragmentiranoj infrastrukturi za daljinski pristup.

Zato konsolidacija ima financijski smisao čak i kada alati koji se povlače ne nose nikakve troškove licenci.

Ako nešto pođe po zlu, koji su pravi troškovi besplatnog softvera za daljinski pristup?

Podrška je teška za ocijeniti kada sve radi.

Kada vaš proizvod za daljinski pristup ne uspije, podrška postaje dio troškovne jednadžbe.

Jedna pojedinačna udaljena veza koja prestane raditi može biti manji neugodnost. Neuspjeh okruženja za udaljeni pristup koje vaši zaposlenici koriste za pristup poslovnim aplikacijama zaustavit će operacije.

Besplatan i otvoren izvorni proizvod može imati izvrsnu dokumentaciju i uspješnu zajednicu programera. Za tehnički sposobni tim, forumi, liste problema i unutarnja stručnost mogu biti dovoljni za rješavanje većine problema koji se javljaju.

Druge tvrtke mogu zahtijevati brži pristup podršci dobavljača ili specifičnu putanju eskalacije.

Rasprava nije o tome je li podrška zajednice ili komercijalna podrška bolja.

Pitanje je:

Tko može identificirati i riješiti problem, i što tvrtka gubi tijekom vremena koje je potrebno?

Kako daljinski pristup postaje sve više ugrađen u strukturu poslovnih operacija, potreba za pouzdanom podrškom i oporavkom postaje sve vrednija.

Kako bi IT timovi trebali izračunati stvarne troškove?

Može se napraviti usporedba počevši od zahtjeva za daljinskim pristupom, a ne od kataloga proizvoda.

Prvo, definirajte tko treba pristupiti, kojim sustavima trebaju pristupiti, jesu li sesije prisutne/ neprisutne i koliko je usluga kritična za njihovo poslovanje.

Usporedite rješenja s troškovnim faktorima koji se primjenjuju u okruženju.

Pitanje	Zašto mijenja stvarne troškove
Je li komercijalna upotreba dopuštena?	Sprječava neočekivano licenciranje ili migraciju
Koliko korisnika i krajnjih točaka je uključeno?	Određuje hoće li ručno upravljanje ostati praktično
Koja infrastruktura je potrebna?	Dodaje hosting, umrežavanje i održavanje
Tko instalira i ažurira softver?	Troši vrijeme administratora
Je li dostupno centralizirano upravljanje?	Utječe na operativni napor na velikoj skali
Jesu li kontrole pristupa i dnevnici dovoljni?	Promjene sigurnosnog i usklađenosti opterećenja
Tko pruža podršku?	Određuje unutarnje opterećenje rješavanja problema
Što se događa tijekom prekida?	Dodaje troškove poslovanja zbog zastoja
Hoće li zahtjevi rasti?	Utječe na rizik buduće migracije
Rješava li softver ispravan slučaj upotrebe?	Sprječava ulaganje u pogrešnu arhitekturu

IT timovi ne moraju dodjeljivati financijsku vrijednost svakoj minuti rada.

Cilj je pronaći troškove koji su dovoljno značajni da utječu na izbor.

Besplatan proizvod koji zahtijeva dva sata godišnje za upravljanje neće izazvati ozbiljne brige. Nešto što zahtijeva nekoliko sati rada svaki tjedan treba usporediti s drugim opcijama koje mogu smanjiti opterećenje.

U kojim slučajevima je besplatni softver za daljinski pristup zapravo isplativ?

Besplatno softver za daljinski pristup može biti vrlo ekonomično ako se model rada uskladi s potrebama krajnjeg korisnika. Ako ima malo krajnjih točaka ili rijetkih veza, ako je komercijalna upotreba dopuštena i ako postojeća infrastruktura već zadovoljava većinu mrežnih zahtjeva, takvo rješenje moglo bi biti vrlo privlačno.

Softver koji je besplatan i otvorenog koda može biti vrlo ekonomičan ako IT odjel tvrtke može upravljati svim operacijama, ažuriranjima, sigurnošću i rješavanjem problema povezanih s njim. Ako tvrtka cijeni samo-ugostiteljstvo i kontrola nad krajnjim točkama, ulaganje dodatnih resursa u održavanje takvog softvera možda neće biti briga.

Međutim, točka rentabilnosti između besplatnog i plaćenog softvera nije lako definirana brojem korisnika ili krajnjih točaka. Što više operacija, rješavanja problema i upravljanja takva rješenja zahtijevaju, to je više njihova vrijednost kompromitirana. Ako je potrebno implementirati dodatnu infrastrukturu za podršku aplikaciji, ili zahtijeva dodatno održavanje izvan osnovne tehničke podrške, ili ako postoji nekoliko takvih aplikacija za upravljanje, ekonomija favorizira komercijalno rješenje.

Na kraju, broj korisnika ili krajnjih točaka ne definira prag iznad kojeg besplatni softver za daljinski pristup prestaje biti vrijedan. To nije izračun troškova po korisniku ili po krajnjoj točki. Ovisno o složenosti infrastrukture, razmjeru operacija, administrativnom opterećenju i dostupnosti podrške, komercijalna licenca softvera može postati ekonomičnija čak i s relativno malom korisničkom bazom.

Tražite li isplativu poslovnu platformu za daljinski pristup?

Kada je zahtjev za stalnim pristupom centraliziranim Windows aplikacijama i radnim površinama umjesto povremenog daljinskog upravljanja, može biti korisno usporediti besplatne alate s platformom dizajniranom posebno za tu vrstu opterećenja.

TSplus Remote Access nudi objavljivanje Windows aplikacija, potpune udaljene radne površine i HTML5 pristup pregledniku za višekorisničke poslovne okruženja. Umjesto da uspoređuju samo cijenu licence, IT timovi mogu usporediti platformu s kombiniranim troškom infrastrukture, administracije i odvojenih alata potrebnih za pružanje iste usluge.

Zaključak

Besplatni softver za daljinski pristup može biti zaista isplativ kada su zahtjevi za licenciranjem, infrastrukturom i administracijom skromni. Ključ je procijeniti cjelokupni operativni model umjesto da se rješenje ocjenjuje samo prema cijeni licence.

Kako se povećavaju zahtjevi za upravljanjem, sigurnošću, podrškom ili infrastrukturom, ekonomija se može promijeniti. U tom trenutku, usporedba besplatnih i komercijalnih opcija prema ukupnim troškovima daje IT timovima značajniju osnovu za donošenje odluka.