Ilmainen etäyhteysohjelmisto: Todelliset kustannukset

Johdanto

Ilmainen etäyhteysohjelmisto voi olla houkutteleva vaihtoehto IT-kustannusten vähentämiseksi, erityisesti kun vaatimukset ovat rajalliset ja sisäistä asiantuntemusta on saatavilla. Kuitenkin nollakustannusten lisenssi ei välttämättä tarkoita nollakustannusten palvelua. Tämä artikkeli tarkastelee "ilmainen" -termin eri merkityksiä, etäyhteysohjelmiston ympärillä olevia toimintakustannuksia ja kuinka IT-tiimit voivat arvioida kokonaiskustannuksia realistisesti.

Mitä tarkoittaa omistaa "ilmainen" etäyhteysohjelmisto?

Ilmainen etäyhteysohjelmisto kattaa laajan valikoiman tuotteita. Termi "ilmainen" sisältää erilaisia lisensointi-, käyttöönotto- ja tukivaihtoehtoja.

Ennen hintojen vertailua IT-tiimien tulisi määrittää, mitä tarkalleen ottaen tarkoittaa ilmainen ratkaisu.

Ilmaus "etäyhteys" kattaa useita erilaisia alustoja. Ilmainen etä tukityökalu joka mahdollistaa satunnaisen pääsyn järjestelmiin ei ole sama kuin loppukäyttäjäratkaisu keskitettyyn Windows-pääsyyn ja sovelluksiin.

IT-tiimien tulisi tunnistaa, mitä he tarvitsevat pääsyyn ennen kustannusten tarkastelua. Etätuki, työaseman pääsy ja monikäyttäjäohjelmat tai työpöydät vaativat erilaisia infrastruktuurivaihtoehtoja ja hallintatyökaluja. Tietty ratkaisu voi olla maksuton yhdelle tarkoitukselle, mutta yhteensopimaton toiselle.

Ilmainen malli	Mikä on ilmainen?	Mikä saattaa edelleen maksaa rahaa tai aikaa?
Ilmainen henkilökohtaiseen käyttöön	Yksityiset, ei-kaupalliset yhteydet	Kaupallinen lisenssi, kun sitä käytetään työssä
Freemium	Ydintoiminnallisuus	Edistynyt hallinta, käyttäjät, laitteet tai liiketoimintatoiminnot
Avoin lähdekoodi	Ohjelmistolisenssi ja usein lähdekoodin pääsy	Hosting, käyttöönotto, ylläpito ja tuki
Sisäänrakennetut käyttöjärjestelmätyökalut	Asiakkaan tai käyttöjärjestelmän toiminnallisuus	Palvelin infrastruktuuri, verkottuminen ja lisensointi
Itse isännöity ilmainen ohjelmisto	Ydinpalvelin tai etäyhteyssovellus	Hosting, sertifikaatit, varmuuskopiot, päivitykset ja hallinta

Nämä erot ovat merkittäviä, koska ilmainen ei koskaan voi tarkoittaa ilmaista kaupalliseen käyttöön, ilmaista käyttöönottoa tai jopa ilmaista toimintaa.

Kaupallinen myyjä voi tarjota ilmaisen version henkilökohtaiseen käyttöön, mutta veloittaa lisenssin, jos ohjelmistoa käytetään yritysverkon käyttöön tai asiakastuen tarjoamiseen. Avoimen lähdekoodin säätiö voi sallia tuotteen liiketoimintakäytön ilman ohjelmistolisenssiä, mutta vaatia organisaatiota isännöimään ja ylläpitämään alustaa itse.

Kustannus molemmissa tapauksissa siirtyy eri komponenttiin. Se voi joko muuttua käyttökustannukseksi tai pääomasijoitukseksi.

Mitkä ovat ilmaisohjelmiston todelliset kustannukset etäyhteyksille?

Hyödyllinen lähestymistapa etäyhteysratkaisujen arvon arvioimiseen on ottaa huomioon kustannukset ohjelmistohankintahinnan lisäksi.

Se voidaan tiivistää tähän yksinkertaiseen kaavaan:

Todellinen kustannus = ohjelmisto + IT-työvoima + infrastruktuuri + turvallisuus + hallinta + tuki + käyttökatkokset + siirto

Valitusta vaihtoehdosta riippuen jotkin näistä kategorioista voivat osoittautua yllättävän edullisiksi. "Ilmaisen" ratkaisun tapauksessa ohjelmistolisenssistä säästäminen voi syödä budjettia infrastruktuuriin ja IT-toimintoihin. Tavoitteena ei ole yrittää todistaa, että ilmainen ohjelmisto ei ole halpaa.

Sen sijaan keskitytään ymmärtämään, mitä hankitaan ilman kustannuksia ja mitä yhä on toimitettava yritykseltä, joka aiheuttaa kuluja.

Kattaa ilmainen lisenssi liiketoimintakäyttösi?

Ensimmäinen huomio kustannuksia analysoitaessa on lisensointi, sillä "ilmainen" saattaa kuvata sallittua käyttöä eikä hintaa.

Jotkut etäyhteysratkaisujen variantit tarjoavat ilmaisen version vain yksityiseen tai ei-kaupalliseen käyttöön. Työpaikan yhteydet, asiakastuki tai hallinnoidut IT-palvelut eivät välttämättä kelpaa.

Teknisesti sopiva ratkaisu saattaa siten olla kaupallisesti sopimaton tarkoitetulle käyttötapaukselle.

Tämä on tärkeää, sillä rajoituksen tunnistaminen hyväksymisen jälkeen saattaa aiheuttaa suunnittelemattomia kustannuksia. Organisaation saattaa olla pakko ostaa kaupallisia lisenssejä, korvata ohjelmisto, konfiguroida päätelaitteet uudelleen tai kouluttaa henkilökuntaa käyttämään vaihtoehtoista ratkaisua.

Sen sijaan, että kysyisit:

Voimmeko käyttää tätä maksamatta?

IT-tiimien tulisi kysyä:

“Olemmeko oikeutettuja käyttämään tätä ohjelmistoa tähän erityiseen liiketoimintatarkoitukseen maksamatta?”

Tämä kysymys tulisi esittää ennen käyttöönottoa.

Kuinka paljon ylläpitäjän aikaa "ilmainen" vie?

Ylläpitäjän aika on usein suurin menoerä, joka ei näy ohjelmistolaskussa.

Etäyhteys voi olla yksinkertainen, mutta etäpisteasennuksia, käyttäjien hallintaa, palomuurisääntöjä, sertifikaattiliityntöjä, päivityksiä, pääsynhallintaa, vianetsintää, dokumentaatiota ja valvontaa on suoritettava, jotta etäyhteyspalvelu toimii tehokkaasti.

Kokenut IT-osasto, jolla on jo automaatio käytössä, saattaa joutua tekemään hyvin vähän työtä näiden tehtävien hoitamiseksi. Näin ollen itse isännöity tai avoimen lähdekoodin ratkaisu voi silti olla uskomattoman kustannustehokas.

IT-osastolle on erilainen laskentatapa. Jos järjestelmänvalvojat käyttävät tunteja joka viikko päätepisteiden konfiguroimiseen, infrastruktuurin ylläpitämiseen tai ongelmien ratkaisemiseen, jotka ohjelmisto voisi hoitaa automaattisesti, se saattaa olla kalliimpaa kuin lisenssimaksut.

Merkittävä mittari ei ole ilmaiseksi tarjottujen ominaisuuksien määrä.

Se on IT-työn määrä, joka tarvitaan vaaditun palvelun tukemiseen.

Mitä infrastruktuuria ohjelmisto vaatii?

Sama pätee ilmaiseksi etäyhteysohjelmistoon, joka voi silti vaatia infrastruktuuria, joka ei ole ilmainen.

Riippuen arkkitehtuurista, etäyhteys voi sisältää palvelimia, portteja, VPN:itä, välityspalveluja, sertifikaatteja, DNS-konfiguraatiota, palomuurisääntöjä tai varajärjestelmiä.

Microsoft Remote Desktop Services on hyvä esimerkki. Vaikka RDP-asiakkaan omistaminen ei automaattisesti anna sinulle täydellistä monikäyttäjä Windows Serverin etäkäyttöympäristöä. Etätyöpöytäpalveluiden käyttöönotto vaatii palvelinpuolen infrastruktuurin ja asianmukaiset lisenssit pelkän asiakaspuolen sovelluksen lisäksi.

Sama pätee itse isännöityihin etäyhteysalustoihin. Sovellus itsessään voi olla ilmainen, kun taas organisaation tarjoamat taustapalvelinresurssit, verkko ja insinöörirakenteet lasketaan erillisiksi kustannuksiksi.

Olemassa olevan infrastruktuurin läsnäolo on ratkaiseva tekijä.

Jos tarvittavat palvelimet, verkko ja asiantuntemus ovat jo paikalla, infrastruktuurin lisäkustannus voi olla merkityksetön. Jos ne on hankittava erityisesti etäyhteyttä varten, ne tulisi sisällyttää budjettiin.

Kuka maksaa turvallisuudesta ja pääsynhallinnasta?

Turvallisuus on toinen alue, jossa "ilmaisen" käyttö voisi viitata siihen, että vastuu pysyy IT:llä.

Etäyhteys luo pääsyn ympäristöön, jossa sovellukset, tunnistetiedot ja liiketoimintatiedot sijaitsevat. Tämän pääsyn ympärillä olevat hallintatoimenpiteet tulevat osaksi käyttökustannuksia.

Se ei tarkoita, että ilmainen etäyhteysohjelmisto olisi luontaisesti turvallisempi. Ilmaisia, avoimen lähdekoodin ja kaupallisia alustoja voidaan toteuttaa sekä turvallisesti että epävarmasti.

Mikä on tärkeää, on se, kuka omistaa ja ylläpitää hallintaa, kuten:

• todennus ja valtuutus
• monivaiheinen todennus missä tarvitaan
• korjaus ja tietoturvapäivitykset
• valvomattoman pääsyn oikeudet
• käyttäjä- ja laitepääsyn rajoitukset
• istunto- ja turvallisuuslokitus
• Internetin kautta näkyvän infrastruktuurin suojaus
• pääsyn poistaminen, kun käyttäjät tai tekniset asiantuntijat lähtevät

Jos ilmainen alusta jo täyttää organisaation vaatimukset, lisäkustannus voi olla vähäinen.

Jos IT:n on toteutettava useita täydentäviä kontrollitoimia ohjelmiston ympärillä, kuitenkin, niiden konfiguroimiseen, ylläpitoon ja valvontaan käytetty vaiva tulee osaksi sitä, mitä "ilmainen" maksaa.

Miksi ilmaisohjelmiston hinta muuttuu, kun laajennat?

Ilmaisten etäyhteysmahdollisuuksien talous riippuu voimakkaasti mittakaavasta.

Viiden tietokoneen manuaalinen asettaminen saattaa viedä tunnin, kun taas 500 päätepisteen asettaminen on eri monimutkaisuuden tason operaatio.

Kun käyttöönotot kasvavat, niiden hallinta alkaa vaatia yhä kehittyneempiä ominaisuuksia, kuten keskitettyä käyttäjähallintoa, ryhmiä, hienojakoisia käyttöoikeuksia, päätelaitteiden inventaariota, valvottu pääsy ja sen hallinta, istuntolokitus, politiikka ja sen täytäntöönpano, sekä automaattinen käyttöönotto.

Edistyneemmät ja kattavammat alustat tarjoavat näitä toimintoja, kun taas ilmaisversiot eivät tyypillisesti sisällä niitä.

Ei välttämättä, maksettu versio on aina parempi valinta, mutta verrattaessa hallintakykyjen kustannuksia ja vastaavia manuaalisen työn tunteja, kannattavuuspiste harvoin oikeuttaa ilmaista versiota.

Jos järjestelmänvalvojat voivat hallita ympäristöä tehokkaasti ilmaisversion tarjoamilla keinoilla, se olisi silti toimiva vaihtoehto jopa merkittävällä mittakaavalla.

Toisaalta, jos IT-tiimi päätyy suorittamaan hallintotehtävät manuaalisesti, koska ilmainen versio ei tue niitä, lisenssin puute ei kompensoi manuaalisen työn tunteja.

Onko mahdollista, että useat ilmaiset etäyhteystyökalut maksavat enemmän kuin yksi alusta?

Toinen kustannustekijä nousee esiin, kun organisaatiot käsittelevät jokaista etäyhteyden tarvetta eri ilmaisilla työkaluilla.

IT-ympäristöön saattaa kuulua agentti työntekijöiden pääsyä varten, yksi avustettuihin helpdesk-istuntoihin, natiivi RDP palvelimille, VPN ulkoisia yhteyksiä varten ja avoimen lähdekoodin työkalu valvomattomille päätepisteille.

Vaikka jokainen työkalu saattaa vaikuttaa edulliselta vaihtoehdolta erikseen, yhdistelmä vaatii tiimeiltä useiden alustojen tukemista ja niiden ainutlaatuisten todennusmenetelmien, päivityskäytäntöjen, päätepistekonfiguraatioiden, pääsynhallintakäytäntöjen, lokitustietojen ja vianetsintätyökalujen oppimista.

Teknikoiden tulisi myös saada koulutusta siitä, mitkä työkalut soveltuvat mihin järjestelmiin ja käyttötapauksiin.

Kokonaiskustannusta ei siten löydy lisenssimaksujen summasta.

Se ilmenee hajautetun etäyhteysinfrastruktuurin tukemisen toimintakustannuksissa.

Tämä on syy, miksi yhdistäminen on taloudellisesti järkevää, vaikka poistettavat työkalut eivät aiheuta lisenssimaksuja.

Jos jokin menee pieleen, mitkä ovat ilmaisohjelmiston todelliset kustannukset etäyhteyksille?

Tuki on vaikeaa arvostaa, kun kaikki toimii.

Kun etäyhteys tuote epäonnistuu, tuki tulee kuitenkin osaksi kustannuslaskentaa.

Yksittäinen etäyhteys, joka lakkaa toimimasta, voi olla pieni vaiva. Etäyhteysympäristön, jota henkilöstösi käyttää liiketoimintasovellusten käyttämiseen, epäonnistuminen keskeyttää toiminnot.

Ilmainen ja avoimen lähdekoodin tuote voi sisältää erinomaisen dokumentaation ja kukoistavan kehittäjäyhteisön. Teknisesti taitavalle tiimille foorumit, ongelmajono ja sisäinen asiantuntemus voivat riittää ratkaisemaan suurimman osan esiintyvistä ongelmista.

Muut yritykset saattavat tarvita välittömämpää pääsyä myyjän tukeen tai erityistä eskalaatiopolkua.

Keskustelu ei ole siitä, onko yhteisön tuki vai kaupallinen tuki parempaa.

Kysymys on:

Kuka voi tunnistaa ja ratkaista ongelman, ja mitä liiketoiminta menettää sen ajan kuluessa?

Kun etäyhteydestä tulee yhä keskeisempi osa liiketoimintaprosesseja, luotettavan tuen ja palautumisen tarve kasvaa arvokkaammaksi.

Miten IT-tiimien tulisi laskea todellinen kustannus?

Voidaan tehdä vertailu aloittamalla etäyhteysvaatimuksesta eikä tuotekatalogista.

Ensinnäkin määrittele, kuka tarvitsee pääsyn, mihin järjestelmiin heidän on päästävä, ovatko istunnot läsnä/ei läsnä ja kuinka kriittinen palvelu on heidän toiminnoilleen.

Vertaa ratkaisuja ympäristössä sovellettaviin kustannustekijöihin.

Kysymys	Miksi se muuttaa todellista kustannusta
Onko kaupallinen käyttö sallittua?	Estää odottamattomat lisenssi- tai siirtotilanteet
Kuinka monta käyttäjää ja päätettä on mukana?	Määrittää, onko manuaalinen hallinta edelleen käytännöllistä
Mitä infrastruktuuria tarvitaan?	Lisää isännöinti, verkottuminen ja ylläpito
Kuka asentaa ja päivittää ohjelmiston?	Kuluttaa järjestelmänvalvojan aikaa
Onko keskitetty hallinta saatavilla?	Vaikuttaa operatiiviseen vaivannäköön suuressa mittakaavassa
Onko pääsynhallinta ja lokit riittäviä?	Muutokset turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuskuormituksessa
Kuka tarjoaa tukea?	Määrittää sisäisen vianetsinnän kuormituksen
Mitä tapahtuu katkoksen aikana?	Lisää liiketoiminnan kustannukset seisokista
Kasvaako vaatimukset?	Vaikuttaa tulevaan siirtoriskiin
Ratkaiseeko ohjelmisto oikean käyttötapauksen?	Estää investoinnin väärään arkkitehtuuriin

IT-tiimien ei tarvitse määrittää taloudellista arvoa jokaiselle työminuutille.

Tavoitteena on löytää kustannuksia, jotka ovat riittävän merkittäviä vaikuttamaan valintaan.

Ilmainen tuote, jonka hallintaan kuluu kaksi tuntia vuodessa, ei aiheuta vakavia huolia. Jotain, joka vaatii useita työtunteja viikossa, tulisi verrata muihin vaihtoehtoihin, jotka voivat vähentää taakkaa.

Missä tapauksissa ilmainen etäyhteysohjelmisto on oikeasti kustannustehokas?

Ilmainen etäyhteysohjelmisto voi olla erittäin taloudellinen, jos toimintamalli vastaa loppukäyttäjän tarpeita. Jos päätepisteitä on vähän tai yhteydet ovat harvinaisia, jos kaupallinen käyttö on sallittua ja jos olemassa oleva infrastruktuuri jo täyttää suurimman osan verkko- vaatimuksista, tällainen ratkaisu voisi olla erittäin houkutteleva.

Ilmainen ja avoimen lähdekoodin ohjelmisto voi olla erittäin taloudellinen, jos yrityksen IT-osasto pystyy hoitamaan kaikki siihen liittyvät toiminnot, päivitykset, turvallisuuden ja vianetsinnän. Jos yritys arvostaa itseisännöinti ja hallinta päätepisteistä, ylimääräisten resurssien sijoittaminen tällaisten ohjelmistojen ylläpitoon ei välttämättä ole huolenaihe.

Kuitenkin, maksuttoman ja maksullisen ohjelmiston kannattavuuspiste ei ole helposti määriteltävissä käyttäjien tai päätelaitteiden määrän perusteella. Mitä enemmän toimintoja, vianetsintää ja hallintoa tällaiset ratkaisut vaativat, sitä enemmän niiden arvolupaus heikkenee. Jos sovelluksen tukemiseksi on otettava käyttöön lisäinfrastruktuuria, tai se vaatii ylimääräistä ylläpitoa perus teknisen tuen lisäksi, tai jos hallittavia sovelluksia on useita, taloudelliset näkökohdat suosivat kaupallista ratkaisua.

Lopuksi käyttäjien tai päätepisteiden määrä ei määritä rajaa, jonka yli ilmainen etäyhteysohjelmisto lakkaa olemasta arvokas. Se ei ole käyttäjä- tai päätepistekohtainen kustannuslaskelma. Infrastruktuurin monimutkaisuudesta, toimintojen laajuudesta, hallinnollisesta kuormasta ja tuen saatavuudesta riippuen kaupallinen ohjelmistolisenssi voi tulla taloudellisesti kannattavammaksi jopa suhteellisen pienen käyttäjäkannan kanssa.

Etsitkö kustannustehokasta liiketoiminnan etäyhteysalustaa?

Kun vaatimuksena on jatkuva pääsy keskitettyihin Windows-sovelluksiin ja työpöytiin sen sijaan, että käytetään satunnaista etäohjausta, voi olla hyödyllistä verrata ilmaisia työkaluja alustaan, joka on suunniteltu erityisesti tätä kuormitusta varten.

TSplus Etäyhteys tarjoaa Windows-sovellusten julkaisemisen, täydelliset etätyöpöydät ja HTML5-selaimen pääsyn monikäyttäjäliiketoimintaympäristöille. Sen sijaan, että IT-tiimit vertaavat vain lisenssihintaa, ne voivat verrata alustaa infrastruktuurin, hallinnan ja erillisten työkalujen yhdistettyyn kustannukseen, joita tarvitaan saman palvelun tarjoamiseen.

Päätelmä

Ilmainen etäyhteysohjelmisto voi olla aidosti kustannustehokasta, kun lisensointi-, infrastruktuuri- ja hallintavaatimukset pysyvät kohtuullisina. Avain on arvioida koko toimintamalli sen sijaan, että arvioitaisiin ratkaisua pelkästään lisenssihinnan perusteella.

Kun hallinta-, turvallisuus-, tuki- tai infrastruktuurivaatimukset kasvavat, taloudelliset näkökohdat saattavat muuttua. Tällöin ilmaisia ja kaupallisia vaihtoehtoja vertaamalla kokonaiskustannuksia IT-tiimeille annetaan merkityksellisempi perusta päätöksenteolle.