Darmowe oprogramowanie do zdalnego dostępu: rzeczywiste koszty

Wprowadzenie

Darmowe oprogramowanie do zdalnego dostępu może być atrakcyjną opcją na zmniejszenie wydatków IT, szczególnie gdy wymagania są ograniczone, a wewnętrzna wiedza jest dostępna. Jednak licencja bez kosztów niekoniecznie oznacza usługę bez kosztów. Artykuł ten bada różne znaczenia „darmowego”, koszty operacyjne związane z oprogramowaniem do zdalnego dostępu oraz jak zespoły IT mogą realistycznie ocenić całkowity koszt.

Co to znaczy mieć "darmowe" oprogramowanie do zdalnego dostępu?

Darmowe oprogramowanie do zdalnego dostępu obejmuje szeroki zakres produktów. Termin „darmowy” obejmuje różnorodne opcje licencjonowania, wdrażania i wsparcia.

Zanim porównają ceny, zespoły IT powinny określić, co dokładnie stanowi darmowe rozwiązanie.

Termin „zdalny dostęp” obejmuje szereg różnych platform. Darmowy narzędzie wsparcia zdalnego które umożliwia okazjonalny dostęp do systemów, nie jest tym samym co rozwiązanie dla użytkowników końcowych do centralnego dostępu do systemów Windows i aplikacji.

Zespoły IT powinny zidentyfikować, czego potrzebują do uzyskania dostępu, zanim zaczną rozważać koszty. Wsparcie zdalne, dostęp do stacji roboczych oraz aplikacje lub pulpity wieloużytkownikowe wymagają różnych opcji infrastruktury i narzędzi zarządzających. Konkretne rozwiązanie może być bezpłatne w jednym celu, ale niekompatybilne w innym.

Model darmowy	Co jest za darmo?	Co może wciąż kosztować pieniądze lub czas?
Darmowe do użytku osobistego	Prywatne, niekomercyjne połączenia	Licencja komercyjna używana do pracy
Freemium	Funkcjonalność podstawowego połączenia	Zaawansowane zarządzanie, użytkownicy, urządzenia lub funkcje biznesowe
Oprogramowanie open source	Licencja oprogramowania i często dostęp do kodu źródłowego	Hosting, wdrażanie, konserwacja i wsparcie
Wbudowane narzędzia systemu operacyjnego	Funkcjonalność klienta lub systemu operacyjnego	Infrastruktura serwerowa, sieciowanie i dodatkowe licencjonowanie
Oprogramowanie typu self-hosted za darmo	Serwer główny lub aplikacja zdalnego dostępu	Hosting, certyfikaty, kopie zapasowe, aktualizacje i administracja

Te różnice są istotne, ponieważ darmowe nigdy nie może oznaczać wolnego do użytku komercyjnego, wolnego do wdrożenia ani nawet wolnego do działania.

Dostawca komercyjny może oferować darmową wersję do użytku osobistego, ale pobierać opłatę za licencję, jeśli oprogramowanie jest używane do uzyskiwania dostępu do sieci korporacyjnej lub świadczenia wsparcia dla klientów. Fundacja open source może zezwalać na użycie swojego produktu w celach biznesowych bez licencji na oprogramowanie, ale wymagać, aby organizacja sama hostowała i utrzymywała platformę.

Koszt w obu przypadkach jest przenoszony na inny komponent. Może stać się kosztem operacyjnym lub inwestycją kapitałową.

Jakie są rzeczywiste koszty darmowego oprogramowania do zdalnego dostępu?

Przydatnym podejściem do oceny wartości rozwiązań zdalnego dostępu jest uwzględnienie kosztów wykraczających poza cenę zakupu oprogramowania.

Można to podsumować w tej prostej formule:

Rzeczywisty koszt = oprogramowanie + praca IT + infrastruktura + bezpieczeństwo + zarządzanie + wsparcie + przestoje + migracja

W zależności od wybranej opcji, niektóre z tych kategorii mogą okazać się zaskakująco niedrogie. W przypadku rozwiązania "darmowego" oszczędności na licencji oprogramowania mogą wpłynąć na budżet na infrastrukturę i operacje IT. Chodzi o to, aby nie próbować udowodnić, że darmowe oprogramowanie nie jest tanie.

Zamiast tego, skupiono się na zrozumieniu, co jest nabywane bez kosztów i co nadal będzie musiało być zapewnione przez firmę ponoszącą wydatki.

Czy bezpłatna licencja obejmuje użycie w Twojej firmie?

Pierwszym rozważanym aspektem przy analizie kosztów jest licencjonowanie, ponieważ „darmowy” może opisywać dozwolone użytkowanie, a nie cenę.

Niektóre warianty produktów zdalnego dostępu oferują bezpłatną edycję wyłącznie do użytku prywatnego lub niekomercyjnego. Połączenia w miejscu pracy, wsparcie klienta lub zarządzane usługi IT mogą nie kwalifikować się.

Technicznie odpowiednie rozwiązanie może zatem być komercyjnie nieodpowiednie dla zamierzonego przypadku użycia.

To ważne, ponieważ zidentyfikowanie ograniczenia po przyjęciu może wiązać się z nieplanowanymi kosztami. Organizacja może być zobowiązana do zakupu licencji komercyjnych, wymiany oprogramowania, ponownej konfiguracji punktów końcowych lub przeszkolenia personelu w korzystaniu z alternatywy.

Zamiast pytać:

Czy możemy z tego korzystać bez płacenia?

Zespoły IT powinny zapytać:

„Czy mamy prawo używać tego oprogramowania do tego konkretnego celu biznesowego bez opłat?”

To pytanie powinno być zadane przed wdrożeniem.

Ile czasu administratora zajmuje "darmowy" dostęp?

Czas administratora jest często największym wydatkiem, który nie pojawi się na fakturze za oprogramowanie.

Połączenie zdalne może być proste, ale należy wykonać instalacje punktów końcowych, przydzielanie użytkowników, zasady zapory, łańcuchy certyfikatów, aktualizacje, kontrolę dostępu, rozwiązywanie problemów, dokumentację i monitorowanie, aby usługa zdalnego dostępu działała skutecznie.

Doświadczony dział IT z już wdrożoną automatyzacją może wymagać bardzo małego wysiłku, aby dostosować się do tych zadań. Dlatego samodzielnie hostowane lub otwarte rozwiązanie może być nadal niezwykle opłacalne.

Istnieje inny sposób obliczania dla zwinnego działu IT. Jeśli administratorzy spędzają godziny co tydzień na konfigurowaniu punktów końcowych, utrzymywaniu infrastruktury lub rozwiązywaniu problemów, które oprogramowanie mogłoby obsłużyć automatycznie, może to być droższe niż opłaty licencyjne.

Miara, która ma znaczenie, to nie liczba funkcji oferowanych za darmo.

To jest ilość pracy IT potrzebnej do wsparcia wymaganej usługi.

Jaką infrastrukturę wymaga oprogramowanie?

To samo dotyczy darmowego oprogramowania do zdalnego dostępu, które wciąż może wymagać infrastruktury, która nie jest darmowa.

W zależności od architektury, zdalny dostęp może obejmować serwery, bramy, VPN-y, usługi przekaźnikowe, certyfikaty, konfigurację DNS, zasady zapory ogniowej lub systemy kopii zapasowych.

Usługi zdalnego pulpitu Microsoft jest dobrym przykładem. Posiadanie klienta RDP nie daje automatycznie pełnego środowiska zdalnego dostępu do systemu Windows Server dla wielu użytkowników. Wdrożenie usług pulpitu zdalnego wymaga infrastruktury po stronie serwera oraz odpowiednich licencji, które wykraczają poza samą aplikację po stronie klienta.

To samo dotyczy samodzielnie hostowanych platform zdalnego dostępu. Sama aplikacja może być darmowa, podczas gdy zasoby serwera, sieci i infrastruktura inżynieryjna dostarczane przez organizację są traktowane jako osobne koszty.

Obecność istniejącej infrastruktury jest czynnikiem decydującym.

Jeśli wymagane serwery, sieci i wiedza są już dostępne, koszt infrastruktury dodatkowej może być nieznaczny. Jeśli muszą być pozyskane specjalnie do zdalnego dostępu, powinny być uwzględnione w budżecie.

Kto płaci za bezpieczeństwo i kontrolę dostępu?

Bezpieczeństwo to kolejny obszar, w którym użycie „darmowego” może sugerować, że odpowiedzialność pozostaje po stronie IT.

Zdalny dostęp tworzy punkt wejścia do środowiska, w którym znajdują się aplikacje, dane uwierzytelniające i dane biznesowe. Kontrole wokół tego punktu wejścia stają się częścią kosztów operacyjnych.

To nie znaczy, że darmowe oprogramowanie do zdalnego dostępu nie jest z natury bardziej bezpieczne. Darmowe, open-source'owe i komercyjne platformy mogą być wdrażane zarówno w sposób bezpieczny, jak i niebezpieczny.

Co ma znaczenie, to kto posiada i utrzymuje kontrole, takie jak:

• uwierzytelnianie i autoryzacja
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe gdzie wymagane
• łatanie i aktualizacje zabezpieczeń
• uprawnienia dostępu bez nadzoru
• ograniczenia dostępu użytkowników i urządzeń
• rejestrowanie sesji i bezpieczeństwa
• Ochrona infrastruktury wystawionej na Internet
• usunięcie dostępu, gdy użytkownicy lub technicy odchodzą

Jeśli darmowa platforma już spełnia wymagania organizacji, dodatkowy koszt może być nieznaczny.

Jeśli IT musi wdrożyć kilka uzupełniających kontroli wokół oprogramowania, jednak wysiłek poświęcony na ich konfigurowanie, utrzymywanie i monitorowanie staje się częścią tego, co kosztuje „za darmo”.

Dlaczego koszt darmowego oprogramowania zmienia się w miarę rozwoju?

Ekonomia darmowych możliwości zdalnego dostępu jest w dużej mierze uzależniona od skali.

Ręczne skonfigurowanie pięciu komputerów może zająć godzinę, podczas gdy zrobienie tego samego dla 500 punktów końcowych to operacja o innym poziomie złożoności.

W miarę jak wdrożenia rosną, ich zarządzanie zaczyna wymagać coraz bardziej zaawansowanych możliwości, takich jak centralna administracja użytkownikami, grupy, szczegółowe uprawnienia, inwentaryzacja punktów końcowych, dostęp bez nadzoru i jego zarządzanie, rejestrowanie sesji, polityka i jej egzekwowanie oraz automatyczne wdrażanie.

Bardziej zaawansowane i kompleksowe platformy będą oferować te operacje, podczas gdy wersje freeware zazwyczaj ich nie mają.

Nie zawsze płatna edycja jest lepszym wyborem, ale porównując koszty możliwości zarządzania i równoważne godziny pracy ręcznej, punkt rentowności rzadko uzasadnia bezpłatną edycję.

Jeśli administratorzy mogą efektywnie zarządzać środowiskiem za pomocą środków dostarczonych przez edycję darmową, nadal byłaby to opłacalna opcja nawet na znaczną skalę.

Z drugiej strony, jeśli zespół IT ostatecznie ręcznie wykonuje funkcje zarządzania, ponieważ darmowa edycja ich nie obsługuje, brak licencji nie zrekompensuje godzin ręcznej pracy związanej z tym.

Czy możliwe jest, że kilka darmowych narzędzi do zdalnego dostępu kosztuje więcej niż jedna platforma?

Kolejnym czynnikiem kosztowym jest to, że organizacje zaspokajają każdą potrzebę zdalnego dostępu różnymi darmowymi narzędziami.

Środowisko IT może obejmować agenta do dostępu pracowników, jeden do sesji pomocy technicznej z obsługą, natywne RDP dla serwerów, VPN do połączeń zewnętrznych oraz narzędzie open-source do nieobserwowanych punktów końcowych.

Chociaż każde narzędzie może wydawać się niskokosztową opcją samodzielnie, połączenie wymaga od zespołów wsparcia wielu platform oraz nauki ich unikalnych metod uwierzytelniania, polityk aktualizacji, konfiguracji punktów końcowych, zasad kontroli dostępu, lokalizacji logowania i narzędzi do rozwiązywania problemów.

Technicy powinni również otrzymać szkolenie na temat tego, które narzędzia stosują się do których systemów i przypadków użycia.

Całkowity koszt nie znajduje się zatem w sumie opłat licencyjnych.

Wynika to z kosztów operacyjnych związanych z utrzymywaniem fragmentarycznej infrastruktury zdalnego dostępu.

To dlatego konsolidacja ma sens finansowy, nawet gdy narzędzia, które są wycofywane, nie wiążą się z żadnymi opłatami licencyjnymi.

Jeśli coś pójdzie nie tak, jakie są prawdziwe koszty darmowego oprogramowania do zdalnego dostępu?

Wsparcie jest trudne do wyceny, gdy wszystko działa.

Kiedy twój produkt do zdalnego dostępu zawiedzie, wsparcie staje się częścią równania kosztów.

Indywidualne połączenie zdalne, które przestaje działać, może być drobną niedogodnością. Awaria środowiska zdalnego dostępu, z którego korzysta Twoja kadra do uzyskiwania dostępu do aplikacji biznesowych, wstrzyma operacje.

Darmowy i otwarty produkt może mieć doskonałą dokumentację oraz prężnie działającą społeczność deweloperów. Dla technicznie biegłego zespołu fora, kolejki zgłoszeń i wewnętrzna wiedza mogą być wystarczające do rozwiązania większości problemów, które się pojawiają.

Inne firmy mogą wymagać bardziej natychmiastowego dostępu do wsparcia dostawcy lub konkretnej ścieżki eskalacji.

Debata nie dotyczy tego, czy wsparcie społecznościowe, czy wsparcie komercyjne jest lepsze.

Pytanie brzmi:

Kto może zidentyfikować i rozwiązać problem, a co traci firma w czasie, który to zajmuje?

W miarę jak zdalny dostęp staje się coraz bardziej integralną częścią działalności biznesowej, potrzeba niezawodnego wsparcia i odzyskiwania staje się coraz cenniejsza.

Jak zespoły IT powinny obliczać rzeczywisty koszt?

Można przeprowadzić porównanie, zaczynając od wymogu zdalnego dostępu, a nie od katalogu produktów.

Najpierw zdefiniuj, kto potrzebuje dostępu, do jakich systemów muszą mieć dostęp, czy sesje są obsługiwane/nieobsługiwane oraz jak krytyczna jest usługa dla ich operacji.

Porównaj rozwiązania z czynnikami kosztowymi obowiązującymi w środowisku.

Pytanie	Dlaczego zmienia to rzeczywisty koszt
Czy dozwolone jest użycie komercyjne?	Zapobiega nieoczekiwanym problemom z licencjonowaniem lub migracją
Ile użytkowników i punktów końcowych jest zaangażowanych?	Określa, czy ręczne zarządzanie pozostaje praktyczne
Jakie infrastruktury są wymagane?	Dodaje hosting, sieci i konserwację
Kto instaluje i aktualizuje oprogramowanie?	Zużywa czas administratora
Czy dostępne jest zarządzanie centralne?	Wpływa na wysiłek operacyjny w skali
Czy kontrole dostępu i logi są wystarczające?	Zmiany w obciążeniu związanym z bezpieczeństwem i zgodnością
Kto zapewnia wsparcie?	Określa wewnętrzne obciążenie związane z rozwiązywaniem problemów
Co się dzieje podczas awarii?	Dodaje koszty przestojów w działalności.
Czy wymagania będą rosły?	Wpływa na ryzyko przyszłej migracji
Czy oprogramowanie rozwiązuje odpowiedni przypadek użycia?	Zapobiega inwestycjom w niewłaściwą architekturę

Zespoły IT nie muszą przypisywać wartości finansowej każdej minucie pracy.

Celem jest znalezienie kosztów, które są na tyle istotne, aby wpłynąć na wybór.

Darmowy produkt, który wymaga dwóch godzin rocznie na zarządzanie, nie powinien budzić poważnych obaw. Coś, co wymaga kilku godzin pracy każdego tygodnia, powinno być porównane z innymi opcjami, które mogą zmniejszyć obciążenie.

W jakich przypadkach darmowe oprogramowanie do zdalnego dostępu jest rzeczywiście opłacalne?

Darmowy oprogramowanie do zdalnego dostępu może być bardzo ekonomiczne, jeśli model operacyjny jest zgodny z potrzebami użytkownika końcowego. Jeśli jest niewiele punktów końcowych lub rzadkie połączenia, jeśli dozwolone jest użycie komercyjne, a istniejąca infrastruktura już spełnia większość wymagań sieciowych, takie rozwiązanie może być bardzo atrakcyjne.

Oprogramowanie, które jest bezpłatne i open-source, może być bardzo ekonomiczne, jeśli dział IT firmy potrafi obsługiwać wszystkie operacje, aktualizacje, bezpieczeństwo i rozwiązywanie problemów związane z nim. Jeśli firma ceni samo-hosting i kontrola nad punktami końcowymi, konieczność inwestowania dodatkowych zasobów w utrzymanie takiego oprogramowania może nie stanowić problemu.

Jednak punkt rentowności między darmowym a płatnym oprogramowaniem nie jest łatwo definiowany przez liczbę użytkowników lub punktów końcowych. Im więcej operacji, rozwiązywania problemów i zarządzania wymagają takie rozwiązania, tym bardziej ich propozycja wartości jest zagrożona. Jeśli dodatkowa infrastruktura musi zostać wdrożona, aby wspierać aplikację, lub wymaga ona dodatkowej konserwacji poza podstawowym wsparciem technicznym, lub jeśli istnieje kilka takich aplikacji do zarządzania, ekonomia sprzyja rozwiązaniu komercyjnemu.

Ostatecznie liczba użytkowników lub punktów końcowych nie definiuje progu, powyżej którego darmowe oprogramowanie do zdalnego dostępu przestaje być wartościowe. Nie jest to kalkulacja kosztów na użytkownika lub na punkt końcowy. W zależności od złożoności infrastruktury, skali operacji, obciążenia administracyjnego i dostępności wsparcia, licencja na oprogramowanie komercyjne może stać się bardziej opłacalna nawet przy stosunkowo małej bazie użytkowników.

Szukasz opłacalnej platformy zdalnego dostępu dla firm?

Gdy wymagane jest stałe uzyskiwanie dostępu do scentralizowanych aplikacji i pulpitów systemu Windows, a nie okazjonalne zdalne sterowanie, może być przydatne porównanie darmowych narzędzi z platformą zaprojektowaną specjalnie do tego obciążenia.

TSplus Zdalny Dostęp oferuje publikację aplikacji Windows, pełne pulpity zdalne oraz dostęp przez przeglądarkę HTML5 dla wieloosobowych środowisk biznesowych. Zamiast porównywać tylko cenę licencji, zespoły IT mogą porównać platformę z łącznym kosztem infrastruktury, administracji i oddzielnych narzędzi potrzebnych do świadczenia tej samej usługi.

Wniosek

Darmowe oprogramowanie do zdalnego dostępu może być naprawdę opłacalne, gdy wymagania dotyczące licencjonowania, infrastruktury i administracji pozostają skromne. Kluczem jest ocena pełnego modelu operacyjnego, a nie ocenianie rozwiązania tylko na podstawie ceny licencji.

W miarę jak rosną wymagania dotyczące zarządzania, bezpieczeństwa, wsparcia lub infrastruktury, ekonomia może się zmienić. W tym momencie porównanie opcji darmowych i komercyjnych pod względem całkowitych kosztów daje zespołom IT bardziej znaczącą podstawę do podejmowania decyzji.