Software gratuit de acces de la distanță: Costuri actuale

Introducere

Software-ul gratuit de acces de la distanță poate fi o opțiune atractivă pentru reducerea cheltuielilor IT, mai ales când cerințele sunt limitate și expertiza internă este disponibilă. Cu toate acestea, o licență fără costuri nu înseamnă neapărat un serviciu fără costuri. Acest articol examinează diferitele semnificații ale „gratuit”, costurile operaționale asociate software-ului de acces de la distanță și cum echipele IT pot evalua costul total în mod realist.

Ce înseamnă să ai un software de acces de la distanță „gratuit”?

Software-ul gratuit de acces de la distanță acoperă o gamă largă de produse. Termenul „gratuit” include o varietate de opțiuni de licențiere, implementare și suport.

Înainte de a compara prețurile, echipele IT ar trebui să determine ce anume constituie o soluție gratuită.

Expresia „remote access” acoperă o gamă de platforme diferite. Un gratuit instrument de suport la distanță care permite accesul ocazional la sisteme nu este același lucru cu o soluție pentru utilizatorii finali pentru acces centralizat la Windows și aplicații.

Echipele IT ar trebui să identifice ce au nevoie pentru a accesa înainte de a analiza costurile. Suportul la distanță, accesul la stații de lucru și aplicațiile sau desktopurile multi-utilizator necesită opțiuni de infrastructură și instrumente de management diferite. O soluție particulară poate fi gratuită pentru un scop, dar incompatibilă pentru altul.

Model gratuit	Ce este gratuit?	Ce ar putea costa în continuare bani sau timp?
Gratuit pentru uz personal	Conexiuni private, non-comerciale	Licență comercială atunci când este utilizată pentru muncă
Freemium	Funcționalitate de conectare de bază	Gestionare avansată, utilizatori, dispozitive sau funcții de afaceri
Sursă deschisă	Licență software și adesea acces la codul sursă	Găzduire, implementare, întreținere și suport
Instrumente de sistem de operare încorporate	Funcționalitate client sau sistem de operare	Infrastructura serverului, rețelistică și licențiere suplimentară
Software gratuit auto-găzduit	Server de bază sau aplicație de acces de la distanță	Găzduire, certificate, backup-uri, actualizări și administrare

Aceste diferențe sunt semnificative deoarece gratuit nu poate însemna niciodată gratuit pentru utilizare comercială, gratuit pentru implementare sau chiar gratuit pentru operare.

Un furnizor comercial poate oferi o versiune gratuită pentru utilizare personală, dar poate percepe o taxă pentru o licență dacă software-ul este utilizat pentru a accesa o rețea corporativă sau pentru a oferi suport clienților. O fundație open source poate permite utilizarea comercială a produsului său fără o licență software, dar poate solicita organizației să găzduiască și să întrețină platforma în sine.

Costul în ambele cazuri este transferat către un alt component. Poate deveni fie un cost operațional, fie o investiție de capital.

Care sunt costurile reale ale unui software gratuit de acces de la distanță?

O abordare utilă pentru evaluarea valorii soluțiilor de acces de la distanță este să se ia în considerare costurile dincolo de prețul de achiziție al software-ului.

Se poate rezuma în această formulă simplă:

Costul real = software + muncă IT + infrastructură + securitate + management + suport + timp de nefuncționare + migrare

În funcție de opțiunea aleasă, unele dintre aceste categorii se pot dovedi surprinzător de ieftine. În cazul unei soluții „gratuite”, economisirea pe licența software-ului poate afecta bugetul pentru infrastructură și operațiuni IT. Ideea nu este de a încerca să dovedim că software-ul gratuit nu este ieftin.

În schimb, accentul se pune pe înțelegerea a ceea ce este achiziționat fără costuri și ce va trebui în continuare să fie furnizat de companie, generând cheltuieli.

Acoperă Licența Gratuită Utilizarea Ta în Afaceri?

Prima considerație atunci când se analizează costurile este licențierea, deoarece „gratuit” ar putea descrie utilizarea permisă mai degrabă decât prețul.

Unele variante de produse de acces de la distanță oferă o ediție gratuită pentru utilizare privată sau necomercială. Conexiunile de lucru, suportul pentru clienți sau serviciile IT gestionate pot să nu fie eligibile.

O soluție tehnic adecvată poate fi, prin urmare, comercial inadecvată pentru cazul de utilizare intenționat.

Acest lucru este important, deoarece identificarea restricției după adoptare poate genera costuri neplanificate. Organizația poate fi obligată să achiziționeze licențe comerciale, să înlocuiască software-ul, să reconfigureze punctele finale sau să instruiască personalul pentru a utiliza o alternativă.

În loc să întrebi:

„Putem folosi asta fără a plăti?”

IT echipele ar trebui să întrebe:

„Suntem îndreptățiți să folosim acest software pentru acest scop de afaceri specific fără a plăti?”

Această întrebare ar trebui să fie pusă înainte de implementare.

Cât timp de administrator consumă „Gratuit”?

Timpul administratorului este adesea cea mai mare cheltuială care nu va apărea pe o factură de software.

O conexiune la distanță poate fi simplă, dar există instalări de puncte finale, provisionarea utilizatorilor, reguli de firewall, lanțuri de certificate, actualizări, controlul accesului, depanare, documentație și monitorizare care trebuie efectuate pentru ca un serviciu de acces la distanță să funcționeze eficient.

O echipă IT experimentată, cu automatizare deja implementată, poate necesita foarte puțin efort pentru a se adapta la aceste sarcini. Astfel, o soluție auto-găzduită sau open-source poate fi în continuare extrem de rentabilă.

Există un calcul diferit pentru un departament IT eficient. Dacă administratorii petrec ore în fiecare săptămână configurând punctele finale, întreținând infrastructura sau rezolvând probleme pe care software-ul le-ar putea gestiona automat, ar putea fi mai costisitor decât taxele de licență.

Metrica care contează nu este numărul de funcții oferite gratuit.

Este suma de muncă IT necesară pentru a susține serviciul solicitat.

Ce infrastructură necesită software-ul?

Același lucru se aplică software-ului gratuit de acces de la distanță, care poate necesita în continuare o infrastructură care nu este gratuită.

În funcție de arhitectură, accesul la distanță poate include servere, gateway-uri, VPN-uri, servicii de releu, certificate, configurarea DNS, reguli de firewall sau sisteme de backup.

Serviciile de Desktop la Distanță Microsoft este un bun exemplu. Deși deținerea unui client RDP nu îți oferă automat un mediu complet de acces la distanță multi-utilizator pentru Windows Server. O implementare a Serviciilor Desktop la Distanță necesită infrastructură pe partea serverului și licențe adecvate dincolo de aplicația de client.

Același lucru este valabil și pentru platformele de acces la distanță auto-găzduite. Aplicația în sine poate fi gratuită, în timp ce resursele serverului de bază, rețelele și infrastructura de inginerie furnizate de organizație sunt considerate costuri separate.

Prezența infrastructurii existente este un factor determinant.

Dacă serverele, rețelele și expertiza necesare sunt deja disponibile, costul incremental al infrastructurii poate fi nesemnificativ. Dacă trebuie achiziționate specific pentru accesul la distanță, atunci ar trebui incluse în buget.

Cine plătește pentru securitate și controlul accesului?

Securitatea este o altă arie în care utilizarea termenului „gratuit” ar putea implica că responsabilitatea rămâne la IT.

Accesul la distanță creează un punct de intrare în mediu unde se află aplicațiile, acreditivele și datele de afaceri. Controalele din jurul acelui punct de intrare devin parte din costul operațional.

Asta nu înseamnă că un software gratuit de acces de la distanță nu este în mod inerent mai sigur. Platformele gratuite, open-source și comerciale pot fi implementate în mod sigur sau nesigur.

Ceea ce contează este cine deține și menține controalele, cum ar fi:

• autentificare și autorizare
• autentificare multifactorială unde este necesar
• actualizări de securitate și corecturi
• permisiuni de acces neasistat
• restricții de acces pentru utilizatori și dispozitive
• înregistrarea sesiunii și a securității
• Protecția infrastructurii expuse la internet
• eliminarea accesului atunci când utilizatorii sau tehnicienii pleacă

Dacă o platformă gratuită deja satisface cerințele organizației, costul suplimentar poate fi neglijabil.

Dacă IT-ul trebuie să implementeze mai multe controale complementare în jurul software-ului, totuși, efortul depus pentru configurarea, întreținerea și monitorizarea acestora devine parte din ceea ce costă „gratuit”.

De ce se schimbă costul software-ului gratuit pe măsură ce te extinzi?

Economia capacităților gratuite de acces de la distanță depinde în mare măsură de scară.

Configurarea manuală a cinci computere ar putea dura o oră, în timp ce realizarea aceleași operațiuni pentru 500 de puncte finale este o operațiune de un nivel de complexitate diferit.

Pe măsură ce desfășurările cresc, gestionarea acestora începe să necesite din ce în ce mai multe capacități avansate, cum ar fi administrarea centralizată a utilizatorilor, grupuri, permisiuni granulate, inventarierea punctelor finale, acces neasistat și gestionarea sa, înregistrarea sesiunilor, politica și aplicarea acesteia, și implementarea automată.

Platformele mai avansate și cuprinzătoare vor include aceste operațiuni, în timp ce versiunile freeware de obicei nu le includ.

Nu neapărat, ediția plătită este întotdeauna o alegere mai bună, dar atunci când compari costul capacităților de management și orele echivalente de muncă manuală, punctul de echilibru rareori justifică ediția gratuită.

Dacă administratorii pot gestiona eficient mediul cu mijloacele oferite de ediția gratuită, ar fi totuși o opțiune viabilă chiar și la o scară semnificativă.

Pe de altă parte, dacă echipa IT ajunge să efectueze manual funcțiile de management deoarece ediția gratuită nu le suportă, lipsa licenței nu ar compensa orele de muncă manuală implicate.

Este posibil ca mai multe instrumente gratuite de Remote Access să coste mai mult decât o platformă?

Un alt factor de cost apare atunci când organizațiile abordează fiecare nevoie de acces de la distanță cu un instrument gratuit diferit.

Mediul IT ar putea include un agent pentru accesul angajaților, unul pentru sesiuni de asistență ajutată, RDP nativ pentru servere, un VPN pentru conexiuni externe și un utilitar open-source pentru puncte finale neasistate.

Deși fiecare instrument poate părea o opțiune cu costuri reduse pe cont propriu, combinația necesită echipe care să susțină mai multe platforme și să învețe metodele lor unice de autentificare, politicile de actualizare, configurațiile endpoint-urilor, regulile de control al accesului, locațiile de înregistrare și utilitarele de depanare.

Tehnicienii ar trebui să primească, de asemenea, instruire cu privire la ce instrumente se aplică pentru ce sisteme și cazuri de utilizare.

Costul total nu se regăsește, așadar, în suma taxelor de licențiere.

Se evidențiază în costul operațional al susținerii unei infrastructuri de acces de la distanță fragmentate.

De aceea, consolidarea are sens financiar chiar și atunci când uneltele care sunt scoase din uz nu implică taxe de licență.

Dacă ceva merge prost, care sunt costurile reale ale unui software gratuit de Remote Access?

Suportul este greu de evaluat când totul funcționează.

Când produsul tău de acces de la distanță eșuează, totuși, suportul devine parte din ecuația costului.

O conexiune remote individuală care încetează să funcționeze poate fi un inconvenient minor. Eșecul unui mediu de acces remote pe care personalul dumneavoastră îl folosește pentru a accesa aplicațiile de afaceri va opri operațiunile.

Un produs gratuit și open source poate avea o documentație excelentă și o comunitate prosperă de dezvoltatori. Pentru o echipă tehnică competentă, forumurile, listele de probleme și expertiza internă pot fi suficiente pentru a rezolva cele mai multe probleme care apar.

Alte companii pot necesita un acces mai imediat la suportul furnizorului sau un traseu specific de escaladare.

Dezbaterea nu este despre dacă suportul comunității sau suportul comercial este mai bun.

Întrebarea este:

Cine poate identifica și rezolva problema și ce pierde afacerea în timpul necesar?

Pe măsură ce accesul de la distanță devine mai integrat în structura operațiunilor de afaceri, nevoia de suport și recuperare fiabile devine mai valoroasă.

Cum ar trebui echipele IT să calculeze costul real?

Se poate face o comparație începând cu cerința de acces de la distanță și nu cu catalogul de produse.

În primul rând, definește cine are nevoie de acces, la ce sisteme trebuie să aibă acces, dacă sesiunile sunt asistate/neasistate și cât de critic este serviciul pentru operațiunile lor.

Compară soluțiile cu factorii de cost aplicabili în mediu.

Întrebare	De ce schimbă costul real
Este permisă utilizarea comercială?	Previne licențierea sau migrarea neașteptată
Câți utilizatori și puncte finale sunt implicate?	Determină dacă gestionarea manuală rămâne practică
Ce infrastructură este necesară?	Adaugă găzduire, rețelistică și întreținere
Cine instalează și actualizează software-ul?	Consumă timpul administratorului
Este disponibilă gestionarea centralizată?	Afectează efortul operațional la scară
Sunt suficiente controalele de acces și jurnalele?	Schimbă sarcina de lucru în materie de securitate și conformitate
Cine oferă suport?	Determină povara internă de depanare
Ce se întâmplă în timpul unei întreruperi?	Adaugă costul de afaceri al timpului de nefuncționare
Vor crește cerințele?	Afectează riscul de migrare viitoare
Rezolvă software-ul cazul de utilizare corect?	Previne investiția în arhitectura greșită

Echipele IT nu trebuie să aloce o valoare financiară fiecărei minute de muncă.

Punctul este de a găsi costuri care sunt suficient de semnificative pentru a influența alegerea.

Un produs gratuit care necesită două ore pe an pentru administrare nu va cauza îngrijorări serioase. Ceva care necesită mai multe ore de muncă în fiecare săptămână ar trebui comparat cu alte opțiuni care pot reduce povara.

În ce cazuri un software gratuit de Remote Access este de fapt rentabil?

Gratuit software de acces de la distanță poate fi foarte economic dacă modelul de operare se aliniază cu nevoile utilizatorului final. Dacă există puține puncte finale sau conexiuni rare, dacă utilizarea comercială este permisă și dacă infrastructura existentă acomodează deja majoritatea cerințelor de rețea, o astfel de soluție ar putea fi foarte atrăgătoare.

Software-ul care este gratuit și open-source poate fi foarte economic dacă departamentul IT al companiei poate gestiona toate operațiunile, actualizările, securitatea și depanarea asociate cu acesta. Dacă compania apreciază auto-găzduire și control asupra punctelor finale, fiind necesar să investești resurse suplimentare în menținerea unui astfel de software ar putea să nu fie o problemă.

Cu toate acestea, punctul de echilibru între software-ul gratuit și cel plătit nu este definit ușor de numărul de utilizatori sau de puncte finale. Cu cât soluțiile necesită mai multe operațiuni, depanare și gestionare, cu atât mai mult este compromisă propunerea lor de valoare. Dacă trebuie să fie desfășurată o infrastructură suplimentară pentru a susține aplicația, sau dacă necesită întreținere suplimentară dincolo de suportul tehnic de bază, sau dacă există mai multe astfel de aplicații de gestionat, economia favorizează o soluție comercială.

În cele din urmă, numărul de utilizatori sau de puncte finale nu definește pragul dincolo de care un software de acces la distanță gratuit își pierde valoarea. Nu este o calculare a costului pe utilizator sau pe punct final. În funcție de complexitatea infrastructurii, de amploarea operațiunilor, de povara administrativă și de disponibilitatea suportului, o licență de software comercial ar putea deveni mai economică chiar și cu o bază de utilizatori relativ mică.

Cauti o platformă de acces la distanță pentru afaceri rentabilă?

Când cerința este accesul continuu la aplicații și desktopuri Windows centralizate, mai degrabă decât controlul de la distanță ocazional, poate fi util să compari instrumentele gratuite cu o platformă concepută special pentru această sarcină.

TSplus Remote Access oferă publicarea aplicațiilor Windows, desktopuri complete la distanță și acces prin browser HTML5 pentru medii de afaceri multi-utilizator. În loc să compare doar prețul licenței, echipele IT pot compara platforma cu costul combinat al infrastructurii, administrării și instrumentelor separate necesare pentru a oferi aceeași serviciu.

Concluzie

Software-ul gratuit de acces de la distanță poate fi cu adevărat rentabil atunci când cerințele de licențiere, infrastructură și administrare rămân modeste. Cheia este să evaluăm întregul model operațional, mai degrabă decât să judecăm o soluție doar pe baza prețului licenței.

Pe măsură ce cerințele de management, securitate, suport sau infrastructură cresc, economia poate suferi modificări. În acel moment, compararea opțiunilor gratuite și comerciale în funcție de costul total oferă echipelor IT o bază mai semnificativă pentru luarea deciziilor.