Software di Accesso Remoto Gratuito: Costi Reali

Introduzione

Il software di accesso remoto gratuito può essere un'opzione interessante per ridurre le spese IT, soprattutto quando i requisiti sono limitati e sono disponibili competenze interne. Tuttavia, una licenza a costo zero non significa necessariamente un servizio a costo zero. Questo articolo esamina i diversi significati di "gratuito", i costi operativi associati al software di accesso remoto e come i team IT possono valutare realisticamente il costo totale.

Cosa significa avere un software di accesso remoto "gratuito"?

Il software di accesso remoto gratuito copre un'ampia gamma di prodotti. Il termine "gratuito" comprende una varietà di opzioni di licenza, distribuzione e supporto.

Prima di confrontare i prezzi, i team IT dovrebbero determinare cosa costituisce esattamente una soluzione gratuita.

La frase "remote access" copre una gamma di diverse piattaforme. Un gratuito strumento di supporto remoto che consente un accesso occasionale ai sistemi non è la stessa cosa di una soluzione per utenti finali per l'accesso e le applicazioni Windows centralizzate.

I team IT dovrebbero identificare ciò di cui hanno bisogno per accedere prima di considerare i costi. Il supporto remoto, l'accesso alle workstation e le applicazioni o i desktop multi-utente richiedono diverse opzioni infrastrutturali e strumenti di gestione. Una soluzione particolare può essere gratuita per un uso ma incompatibile per un altro.

Modello gratuito	Cosa è gratuito?	Cosa potrebbe ancora costare denaro o tempo?
Gratuito per uso personale	Connessioni private e non commerciali	Licenza commerciale quando utilizzata per lavoro
Freemium	Funzionalità di connessione principale	Gestione avanzata, utenti, dispositivi o funzionalità aziendali
Open source	Licenza software e accesso spesso al codice sorgente	Hosting, distribuzione, manutenzione e supporto
Strumenti di sistema operativi integrati	Funzionalità del client o del sistema operativo	Infrastruttura server, networking e licenze aggiuntive
Software gratuito self-hosted	Server principale o applicazione di accesso remoto	Hosting, certificati, backup, aggiornamenti e amministrazione

Queste differenze sono significative perché gratuito non può mai significare gratuito per uso commerciale, gratuito da implementare o addirittura gratuito da operare.

Un fornitore commerciale può offrire una versione gratuita per uso personale ma addebitare una licenza se il software viene utilizzato per accedere a una rete aziendale o fornire supporto ai clienti. Una fondazione open source può consentire l'uso commerciale del proprio prodotto senza una licenza software ma richiedere all'organizzazione di ospitare e mantenere la piattaforma stessa.

Il costo in entrambi i casi viene trasferito a un componente diverso. Può diventare un costo operativo o un investimento di capitale.

Quali sono i costi effettivi di un software di accesso remoto gratuito?

Un approccio utile per valutare il valore delle soluzioni di accesso remoto è considerare i costi oltre al prezzo di acquisizione del software.

Può essere riassunto in questa semplice formula:

Costo reale = software + lavoro IT + infrastruttura + sicurezza + gestione + supporto + inattività + migrazione

A seconda dell'opzione scelta, alcune di queste categorie possono rivelarsi sorprendentemente economiche. Nel caso di una soluzione "gratuita", il risparmio sulla licenza software può intaccare il budget per l'infrastruttura e le operazioni IT. Il punto non è cercare di dimostrare che il software gratuito non è economico.

Invece, l'attenzione è rivolta a comprendere cosa viene acquisito senza costi e cosa dovrà ancora essere fornito dall'azienda sostenendo spese.

La licenza gratuita copre l'uso aziendale?

La prima considerazione quando si analizzano i costi è la licenza, poiché "gratuito" potrebbe descrivere un utilizzo consentito piuttosto che un prezzo.

Alcune varianti dei prodotti di accesso remoto offrono un'edizione gratuita per uso privato o non commerciale. Le connessioni sul posto di lavoro, il supporto clienti o i servizi IT gestiti potrebbero non qualificarsi.

Una soluzione tecnicamente appropriata potrebbe quindi essere commercialmente inappropriata per il caso d'uso previsto.

Questo è importante, poiché identificare la restrizione dopo l'adozione potrebbe comportare costi imprevisti. L'organizzazione potrebbe essere obbligata ad acquistare licenze commerciali, sostituire il software, riconfigurare gli endpoint o formare il personale per utilizzare un'alternativa.

Invece di chiedere:

Possiamo usare questo senza pagare?

I team IT dovrebbero chiedere:

“Siamo autorizzati a utilizzare questo software per questo specifico scopo commerciale senza pagare?”

Questa domanda dovrebbe essere posta prima del deployment.

Quanto tempo di amministratore consuma "Free"?

Il tempo dell'amministratore è spesso la spesa più grande che non apparirà su una fattura software.

Una connessione remota può essere semplice, ma ci sono installazioni di endpoint, provisioning degli utenti, regole del firewall, catene di certificati, patching, controllo degli accessi, risoluzione dei problemi, documentazione e monitoraggio da eseguire affinché un servizio di accesso remoto funzioni in modo efficace.

Un dipartimento IT esperto con automazione già in atto potrebbe dover impegnarsi molto poco per gestire questi compiti. Pertanto, una soluzione self-hosted o open-source può comunque essere incredibilmente conveniente.

Esiste un calcolo diverso per un dipartimento IT snello. Se gli amministratori trascorrono ore ogni settimana a configurare gli endpoint, mantenere l'infrastruttura o risolvere problemi che il software potrebbe gestire automaticamente, potrebbe risultare più costoso delle spese per le licenze.

La metrica che conta non è il numero di funzionalità offerte gratuitamente.

È la quantità di lavoro IT necessaria per supportare il servizio richiesto.

Quale infrastruttura richiede il software?

Lo stesso vale per il software di accesso remoto gratuito, che può comunque richiedere un'infrastruttura che non è gratuita.

A seconda dell'architettura, l'accesso remoto può includere server, gateway, VPN, servizi di relay, certificati, configurazione DNS, regole del firewall o sistemi di backup.

Servizi Desktop Remoto Microsoft è un buon esempio. Anche se avere un client RDP non ti dà automaticamente un ambiente completo di accesso remoto multi-utente a Windows Server. Un'implementazione dei Servizi Desktop Remoti richiede un'infrastruttura lato server e una licenza appropriata oltre all'applicazione lato client.

Lo stesso vale per le piattaforme di accesso remoto self-hosted. L'applicazione stessa può essere gratuita mentre le risorse server sottostanti, la rete e l'infrastruttura ingegneristica fornite dall'organizzazione sono considerate costi separati.

La presenza di infrastrutture esistenti è un fattore determinante.

Se i server, la rete e le competenze richieste sono già in atto, il costo infrastrutturale incrementale può essere insignificante. Se devono essere acquisiti specificamente per l'accesso remoto, allora dovrebbero essere inclusi nel budget.

Chi paga per la sicurezza e il controllo degli accessi?

La sicurezza è un'altra area in cui l'uso di "gratuito" potrebbe implicare che la responsabilità rimane con l'IT.

L'accesso remoto crea un punto di ingresso nell'ambiente in cui risiedono applicazioni, credenziali e dati aziendali. I controlli attorno a quel punto di ingresso diventano parte del costo operativo.

Non si può dire che un software di accesso remoto gratuito non sia intrinsecamente più sicuro. Piattaforme gratuite, open-source e commerciali possono essere implementate in modo sicuro o insicuro.

Ciò che conta è chi possiede e mantiene i controlli come:

• autenticazione e autorizzazione
• autenticazione multi-fattore dove necessario
• aggiornamenti di sicurezza e patching
• permessi di accesso non presidiato
• restrizioni di accesso per utenti e dispositivi
• registrazione delle sessioni e della sicurezza
• Protezione dell'infrastruttura esposta a Internet
• rimozione dell'accesso quando gli utenti o i tecnici lasciano

Se una piattaforma gratuita soddisfa già i requisiti dell'organizzazione, il costo aggiuntivo potrebbe essere trascurabile.

Se l'IT deve implementare diversi controlli complementari attorno al software, tuttavia, lo sforzo speso per configurarli, mantenerli e monitorarli diventa parte di ciò che costi "gratuiti".

Perché il costo del software gratuito cambia man mano che cresci?

L'economia delle capacità di accesso remoto gratuite dipende fortemente dalla scala.

Impostare manualmente cinque computer potrebbe richiedere un'ora, mentre fare lo stesso per 500 endpoint è un'operazione di un livello di complessità diverso.

Man mano che le distribuzioni crescono, la loro gestione inizia a richiedere capacità sempre più avanzate, come l'amministrazione centralizzata degli utenti, i gruppi, le autorizzazioni granulari, l'inventario degli endpoint, accesso non supervisionato e la sua gestione, registrazione delle sessioni, politica e la sua applicazione, e distribuzione automatica.

Piattaforme più avanzate e complete presenteranno quelle operazioni, mentre le versioni freeware di solito non lo fanno.

Non necessariamente, l'edizione a pagamento è sempre una scelta migliore, ma quando si confrontano i costi delle capacità di gestione e le ore equivalenti di lavoro manuale, il punto di pareggio raramente giustifica l'edizione gratuita.

Se gli amministratori possono gestire l'ambiente in modo efficiente con i mezzi forniti dalla versione gratuita, sarebbe comunque un'opzione valida anche su larga scala.

D'altra parte, se il team IT finisce per eseguire manualmente le funzioni di gestione perché l'edizione gratuita non le supporta, la mancanza della licenza non compenserebbe le ore di lavoro manuale coinvolte.

È possibile che diversi strumenti gratuiti di Remote Access costino più di una piattaforma?

Un altro fattore di costo emerge quando le organizzazioni affrontano ogni esigenza di accesso remoto con uno strumento gratuito diverso.

L'ambiente IT potrebbe includere un agente per l'accesso dei dipendenti, uno per le sessioni di helpdesk assistite, RDP nativo per i server, una VPN per le connessioni esterne e un'utilità open-source per gli endpoint non presidiati.

Sebbene ogni strumento possa sembrare un'opzione a basso costo da solo, la combinazione richiede ai team di supportare più piattaforme e di apprendere i loro metodi di autenticazione unici, le politiche di aggiornamento, le configurazioni degli endpoint, le regole di controllo degli accessi, le posizioni di registrazione e le utilità di risoluzione dei problemi.

I tecnici dovrebbero ricevere anche formazione sugli strumenti che si applicano a quali sistemi e casi d'uso.

Il costo complessivo non si trova quindi nella somma delle spese di licenza.

Emergono nei costi operativi per supportare un'infrastruttura di accesso remoto frammentata.

Questo è il motivo per cui la consolidazione ha senso finanziario anche quando gli strumenti che vengono dismessi non comportano alcun costo di licenza.

Se qualcosa va storto, quali sono i veri costi di un software di accesso remoto gratuito?

Il supporto è difficile da valutare quando tutto funziona.

Quando il tuo prodotto di accesso remoto fallisce, però, il supporto diventa parte dell'equazione dei costi.

Una singola connessione remota che smette di funzionare può essere un inconveniente minore. Il fallimento di un ambiente di accesso remoto che il tuo personale utilizza per accedere alle applicazioni aziendali fermerà le operazioni.

Un prodotto gratuito e open source può avere una documentazione eccellente e una fiorente comunità di sviluppatori. Per un team tecnicamente competente, forum, code di problemi e competenze interne possono essere sufficienti per risolvere la maggior parte dei problemi che si presentano.

Altre aziende potrebbero richiedere un accesso più immediato al supporto del fornitore o un percorso di escalation specifico.

Il dibattito non riguarda se il supporto della comunità o il supporto commerciale sia migliore.

La domanda è:

Chi può identificare e risolvere il problema, e cosa perde l'azienda durante il tempo necessario?

Man mano che l'accesso remoto diventa sempre più integrato nel tessuto delle operazioni aziendali, la necessità di supporto e recupero affidabili diventa sempre più preziosa.

Come dovrebbero i team IT calcolare il costo reale?

Si può fare un confronto partendo dal requisito di accesso remoto e non dal catalogo dei prodotti.

Prima di tutto, definire chi ha bisogno di accedere, quali sistemi devono essere accessibili, se le sessioni sono assistite/non assistite e quanto è critico il servizio per le loro operazioni.

Confronta le soluzioni con i fattori di costo applicabili nell'ambiente.

Domanda	Perché cambia il costo reale
È consentito l'uso commerciale?	Previene licenze o migrazioni inaspettate
Quanti utenti e endpoint sono coinvolti?	Determina se la gestione manuale rimane pratica
Quale infrastruttura è necessaria?	Aggiunge hosting, networking e manutenzione
Chi installa e aggiorna il software?	Consuma tempo dell'amministratore
È disponibile la gestione centralizzata?	Influenza lo sforzo operativo su larga scala
I controlli di accesso e i registri sono sufficienti?	Cambiamenti nel carico di lavoro per la sicurezza e la conformità
Chi fornisce supporto?	Determina il carico interno di risoluzione dei problemi
Cosa succede durante un'interruzione?	Aggiunge il costo aziendale dei tempi di inattività
Le esigenze cresceranno?	Influisce sul rischio di migrazione futura
Il software risolve il caso d'uso corretto?	Previene investimenti nella architettura sbagliata

I team IT non devono assegnare un valore finanziario a ogni minuto di lavoro.

Il punto è trovare costi che siano sufficientemente significativi da influenzare la scelta.

Un prodotto gratuito che richiede due ore all'anno per essere gestito non solleverà preoccupazioni serie. Qualcosa che richiede diverse ore di lavoro ogni settimana dovrebbe essere confrontato con altre opzioni che possono ridurre il carico.

In quali casi un software di Remote Access gratuito è realmente conveniente?

Gratuito software di accesso remoto può essere molto economico se il modello operativo è in linea con le esigenze dell'utente finale. Se ci sono pochi endpoint o connessioni rare, se l'uso commerciale è consentito e se l'infrastruttura esistente soddisfa già la maggior parte delle esigenze di rete, una soluzione del genere potrebbe essere molto allettante.

Il software che è gratuito e open-source può essere molto economico se il dipartimento IT dell'azienda può gestire tutte le operazioni, gli aggiornamenti, la sicurezza e la risoluzione dei problemi ad esso associati. Se l'azienda valuta autohosting e il controllo sugli endpoint, dover investire risorse extra per mantenere tale software potrebbe non essere un problema.

Tuttavia, il punto di pareggio tra software gratuito e a pagamento non è facilmente definito dal numero di utenti o di endpoint. Più operazioni, risoluzione dei problemi e gestione tali soluzioni richiedono, più la loro proposta di valore è compromessa. Se è necessario implementare un'infrastruttura aggiuntiva per supportare l'applicazione, o se richiede una manutenzione extra oltre al supporto tecnico di base, o se ci sono diverse applicazioni da gestire, l'economia favorisce una soluzione commerciale.

Infine, il numero di utenti o endpoint non definisce la soglia oltre la quale un software di accesso remoto gratuito smette di essere utile. Non si tratta di un calcolo dei costi per utente o per endpoint. A seconda della complessità dell'infrastruttura, della scala delle operazioni, del carico amministrativo e della disponibilità di supporto, una licenza software commerciale potrebbe diventare più economica anche con una base utenti relativamente piccola.

Cerchi una piattaforma di accesso remoto aziendale conveniente?

Quando la necessità è l'accesso continuo a applicazioni e desktop Windows centralizzati piuttosto che il controllo remoto occasionale, può essere utile confrontare strumenti gratuiti con una piattaforma progettata specificamente per quel carico di lavoro.

TSplus Remote Access fornisce pubblicazione di applicazioni Windows, desktop remoti completi e accesso tramite browser HTML5 per ambienti aziendali multi-utente. Invece di confrontare solo il prezzo della licenza, i team IT possono confrontare la piattaforma con il costo combinato dell'infrastruttura, dell'amministrazione e degli strumenti separati necessari per fornire lo stesso servizio.

Conclusione

Il software di accesso remoto gratuito può essere davvero conveniente quando i requisiti di licenza, infrastruttura e amministrazione rimangono modesti. La chiave è valutare l'intero modello operativo piuttosto che giudicare una soluzione solo in base al prezzo della licenza.

Man mano che aumentano le esigenze di gestione, sicurezza, supporto o infrastruttura, l'economia potrebbe cambiare. A quel punto, confrontare le opzioni gratuite e commerciali in base al costo totale fornisce ai team IT una base più significativa per prendere decisioni.