Безплатен софтуер за отдалечен достъп: действителни разходи

Въведение

Безплатният софтуер за отдалечен достъп може да бъде привлекателна опция за намаляване на ИТ разходите, особено когато изискванията са ограничени и вътрешната експертиза е налична. Въпреки това, лиценз с нулева цена не означава непременно услуга с нулева цена. Тази статия разглежда различните значения на "безплатно", оперативните разходи, свързани с софтуера за отдалечен достъп, и как ИТ екипите могат да оценят общата цена реалистично.

Какво означава да имате "безплатен" софтуер за отдалечен достъп?

Безплатният софтуер за отдалечен достъп обхваща широк спектър от продукти. Терминът "безплатен" включва различни опции за лицензиране, внедряване и поддръжка.

Преди да сравняват цените, ИТ екипите трябва да определят какво точно представлява безплатно решение.

Фразата "remote access" обхваща редица различни платформи. Безплатен инструмент за дистанционна поддръжка което позволява случайен достъп до системи, не е същото като решение за крайни потребители за централизираен достъп до Windows и приложения.

ИТ екипите трябва да определят какво им е необходимо за достъп, преди да разгледат разходите. Отдалечената поддръжка, достъпът до работни станции и многофункционалните приложения или десктопи изискват различни инфраструктурни опции и инструменти за управление. Определено решение може да бъде безплатно за една цел, но несъвместимо за друга.

Безплатен модел	Какво е безплатно?	Какво все още може да струва пари или време?
Безплатно за лична употреба	Частни, некомерсиални връзки	Търговска лицензия при използване за работа
Фриймиум	Основна свързаност функционалност	Разширено управление, потребители, устройства или бизнес функции
Отворен код	Лиценз за софтуер и често достъп до изходен код	Хостинг, внедряване, поддръжка и обслужване
Вградени инструменти на операционната система	Клиент или функционалност на ОС	Сървърна инфраструктура, мрежови технологии и допълнителни лицензионни права
Самостоятелно хостван софтуер с отворен код	Сървърно ядро или приложение за отдалечен достъп	Хостинг, сертификати, резервни копия, актуализации и администриране

Тези разлики са значителни, защото безплатно никога не може да означава безплатно за търговска употреба, безплатно за внедряване или дори безплатно за работа.

Търговският доставчик може да предложи безплатна версия за лична употреба, но да таксува за лиценз, ако софтуерът се използва за достъп до корпоративна мрежа или предоставяне на клиентска поддръжка. Фондация с отворен код може да разреши бизнес употреба на продукта си без софтуерен лиценз, но да изисква организацията да хоства и поддържа самата платформа.

Разходът в двата случая се прехвърля на различен компонент. Той може да стане оперативен разход или капиталова инвестиция.

Какви са действителните разходи за безплатен софтуер за отдалечен достъп?

Полезен подход за оценка на стойността на решенията за дистанционен достъп е да се вземат предвид разходите извън цената на придобиване на софтуера.

Може да се обобщи в тази проста формула:

Реална цена = софтуер + ИТ труд + инфраструктура + сигурност + управление + поддръжка + време на неработоспособност + миграция

В зависимост от избраната опция, някои от тези категории могат да се окажат изненадващо евтини. В случая на "безплатно" решение, спестяването от лиценза за софтуер може да намали бюджета за инфраструктура и ИТ операции. Става въпрос не да се опитваме да докажем, че безплатният софтуер не е евтин.

Вместо това акцентът е върху разбирането на това какво се придобива безплатно и какво все още ще трябва да бъде предоставено от компанията, което ще доведе до разходи.

Покрива ли безплатната лицензия вашето бизнес използване?

Първото съображение при анализа на разходите е лицензиране, тъй като "безплатно" може да опише допустимо използване, а не цена.

Някои варианти на продукти за отдалечен достъп предлагат безплатна версия само за лична или некомерсиална употреба. Работни връзки, клиентска поддръжка или управлявани ИТ услуги може да не отговарят на условията.

Технически подходящото решение може следователно да бъде търговски неуместно за предвиденото приложение.

Това е важно, тъй като идентифицирането на ограничението след приемането може да доведе до непланирани разходи. Организацията може да бъде задължена да закупи търговски лицензи, да замени софтуера, да пренастрои крайни точки или да обучи персонала да използва алтернатива.

Вместо да питате:

Можем ли да използваме това без да плащаме?

IT екипите трябва да питат:

Имаме ли право да използваме този софтуер за тази конкретна бизнес цел без заплащане?

Този въпрос трябва да бъде зададен преди внедряването.

Колко време на администратора консумира "безплатно"?

Администраторското време често е най-голямото разходно перо, което няма да се появи в фактурата за софтуер.

Отдалечената връзка може да бъде проста, но има инсталации на крайни точки, предоставяне на потребители, правила за защитна стена, вериги от сертификати, актуализации, контрол на достъпа, отстраняване на проблеми, документация и мониторинг, които трябва да бъдат извършени, за да функционира ефективно услуга за отдалечен достъп.

Опитен ИТ отдел с вече внедрена автоматизация може да трябва да положи много малко усилия, за да се справи с тези задачи. Така че, самообслужвана или с отворен код решение все още може да бъде изключително икономически изгодно.

Има различно изчисление за lean IT отдел. Ако администраторите прекарват часове всяка седмица в конфигуриране на крайни устройства, поддържане на инфраструктура или отстраняване на проблеми, които софтуерът може да реши автоматично, това може да бъде по-скъпо от лицензионните такси.

Метриката, която има значение, не е броят на функциите, предлагани безплатно.

Това е количеството ИТ работа, необходимо за поддържане на изискваната услуга.

Каква инфраструктура изисква софтуерът?

Същото важи и за безплатния софтуер за отдалечен достъп, който все още може да изисква инфраструктура, която не е безплатна.

В зависимост от архитектурата, отдалеченият достъп може да включва сървъри, шлюзове, VPN, релейни услуги, сертификати, конфигурация на DNS, правила за защитна стена или системи за резервно копие.

Microsoft Remote Desktop Services е добър пример. Докато наличието на RDP клиент не ви дава автоматично пълна среда за отдалечен достъп до Windows Server с множество потребители. Разгръщането на Remote Desktop Services изисква инфраструктура на сървъра и подходящо лицензиране, освен само клиентското приложение.

Същото важи и за платформите за отдалечен достъп, хоствани от самите потребители. Самото приложение може да бъде безплатно, докато ресурсите на сървъра, мрежовата и инженерната инфраструктура, предоставени от организацията, се считат за отделни разходи.

Наличието на съществуваща инфраструктура е определящ фактор.

Ако необходимите сървъри, мрежова инфраструктура и експертиза вече са на разположение, допълнителната инфраструктурна цена може да бъде незначителна. Ако те трябва да бъдат набавени специално за отдалечен достъп, тогава те трябва да бъдат включени в бюджета.

Кой плаща за сигурността и контрола на достъпа?

Сигурността е друга област, в която използването на "безплатно" може да означава, че отговорността остава при ИТ.

Дистанционният достъп създава входна точка в средата, където се намират приложения, удостоверения и бизнес данни. Контролите около тази входна точка стават част от оперативните разходи.

Не е вярно, че безплатният софтуер за отдалечен достъп не е по-сигурен по природа. Безплатните, с отворен код и търговски платформи могат да бъдат реализирани както сигурно, така и несигурно.

Какво има значение е кой притежава и поддържа контроли като:

• автентикация и авторизация
• многофакторна автентикация където е необходимо
• поправки и актуализации на сигурността
• права за достъп без надзор
• ограничения за достъп на потребители и устройства
• сесия и регистрация на сигурността
• Защита на инфраструктурата, достъпна от интернет
• премахване на достъпа, когато потребителите или техниците напуснат

Ако безплатна платформа вече удовлетворява изискванията на организацията, допълнителната цена може да бъде незначителна.

Ако ИТ трябва да внедри няколко допълнителни контроли около софтуера, обаче, усилието, вложено в конфигурирането, поддържането и наблюдението им, става част от това, което "безплатно" струва.

Защо цената на безплатния софтуер се променя с увеличаването на мащаба?

Икономиката на безплатните възможности за отдалечен достъп е силно зависима от мащаба.

Настройването на пет компютъра ръчно може да отнеме час, докато правенето на същото за 500 крайни точки е операция с различно ниво на сложност.

С нарастването на внедряванията, управлението им започва да изисква все по-напреднали възможности, като централизирана администрация на потребители, групи, детайлни разрешения, инвентаризация на крайни точки, непрекъснат достъп и неговото управление, запис на сесии, политика и нейното прилагане, и автоматично разгръщане.

По-напредналите и всеобхватни платформи ще предлагат тези операции, докато безплатните версии обикновено не го правят.

Не непременно, платената версия винаги е по-добър избор, но когато сравняваме разходите за управленските възможности и еквивалентните часове ръчен труд, точката на безубитие рядко оправдава безплатната версия.

Ако администраторите могат да управляват средата ефективно с средствата, предоставени от безплатната версия, тя все пак би била жизнеспособна опция дори и в значителен мащаб.

От друга страна, ако ИТ екипът в крайна сметка извършва ръчно управленските функции, защото безплатната версия не ги поддържа, липсата на лиценз няма да компенсира часовете на ръчния труд, свързан с това.

Възможно ли е няколко безплатни инструмента за отдалечен достъп да струват повече от една платформа?

Друг фактор на разходите възниква, когато организациите се справят с всяка нужда от отдалечен достъп с различен безплатен инструмент.

IT средата може да включва агент за достъп на служители, един за присъствени сесии на помощния център, нативен RDP за сървъри, VPN за външни връзки и отворен код за неуправляеми крайни точки.

Докато всеки инструмент може да изглежда като нискобюджетна опция сам по себе си, комбинацията изисква екипите да поддържат множество платформи и да научат техните уникални методи за удостоверяване, политики за актуализация, конфигурации на крайни точки, правила за контрол на достъпа, места за запис и инструменти за отстраняване на неизправности.

Техниците също трябва да получат обучение относно кои инструменти се прилагат за кои системи и случаи на употреба.

Общата цена следователно не се намира в сумата на лицензионните такси.

Това се отразява на оперативните разходи за поддържане на фрагментирана инфраструктура за отдалечен достъп.

Това е причината, поради която консолидацията има финансов смисъл, дори когато инструментите, които са изключени от експлоатация, не носят никакви лицензионни такси.

Ако нещо се обърка, какви са истинските разходи на безплатен софтуер за отдалечен достъп?

Поддръжката е трудна за оценка, когато всичко работи.

Когато вашият продукт за дистанционен достъп не работи, обаче, поддръжката става част от разходната формула.

Индивидуалната дистанционна връзка, която спира да работи, може да бъде малко неудобство. Провалът на среда за дистанционен достъп, която вашият персонал използва за достъп до бизнес приложения, ще спре операциите.

Безплатен и с отворен код продукт може да има отлична документация и процъфтяваща общност от разработчици. За технически компетентен екип форумите, опашките за проблеми и вътрешната експертиза може да са достатъчни, за да решат повечето проблеми, които възникват.

Други компании може да изискват по-бърз достъп до поддръжка от доставчика или конкретен път за ескалация.

Дебатът не е за това дали общностната поддръжка или търговската поддръжка е по-добра.

Въпросът е:

Кой може да идентифицира и разреши проблема и какво губи бизнесът през времето, което отнема?

Със задълбочаването на отдалечения достъп в структурата на бизнес операциите, нуждата от надеждна поддръжка и възстановяване става все по-ценна.

Как ИТ екипите трябва да изчисляват реалната цена?

Може да се направи сравнение, започвайки с изискването за отдалечен достъп, а не с каталога на продуктите.

Първо, определете кой трябва да има достъп, до какви системи трябва да има достъп, дали сесиите са присъствени/неприсъствени и колко критична е услугата за техните операции.

Сравнете решенията с разходните фактори, приложими в средата.

Въпрос	Защо променя реалната цена
Позволена ли е търговска употреба?	Предотвратява неочаквано лицензиране или миграция
Колко потребители и крайни точки са включени?	Определя дали ръчното управление остава практично
Каква инфраструктура е необходима?	Добавя хостинг, мрежови услуги и поддръжка
Кой инсталира и актуализира софтуера?	Изразходва време на администратора
Достъпно ли е централизираното управление?	Влияе на оперативните усилия в мащаб.
Достатъчни ли са контролите за достъп и логовете?	Промени в натоварването по сигурността и съответствието
Кой предоставя поддръжка?	Определя вътрешната тежест на отстраняване на проблеми
Какво се случва по време на прекъсване?	Добавя бизнес разходите за престой
Ще нараснат ли изискванията?	Влияе на риска от бъдеща миграция
Решава ли софтуерът правилния случай на употреба?	Предотвратява инвестиции в грешна архитектура

IT екипите не трябва да определят финансова стойност на всяка минута работа.

Целта е да се намерят разходи, които са достатъчно значителни, за да повлияят на избора.

Безплатен продукт, който изисква два часа годишно за администриране, няма да предизвика сериозни притеснения. Нещо, което изисква няколко часа работа всяка седмица, трябва да се сравни с други опции, които могат да намалят натоварването.

В кои случаи безплатен софтуер за отдалечен достъп всъщност е икономически изгоден?

Безплатно софтуер за отдален достъп може да бъде много икономично, ако моделът на работа съвпада с нуждите на крайния потребител. Ако има малко крайни точки или рядки връзки, ако търговската употреба е разрешена и ако съществуващата инфраструктура вече отговаря на повечето от мрежовите изисквания, такава решение може да бъде много привлекателно.

Софтуерът, който е безплатен и с отворен код, може да бъде много икономичен, ако ИТ отделът на компанията може да се справи с всички операции, актуализации, сигурност и отстраняване на проблеми, свързани с него. Ако компанията цени самостоятелно хостване и контрол върху крайни точки, инвестирането на допълнителни ресурси за поддържане на такъв софтуер може да не е проблем.

Въпреки това, точката на безубитие между безплатния и платения софтуер не може лесно да бъде определена от броя на потребителите или крайни точки. Колкото повече операции, отстраняване на проблеми и управление изискват такива решения, толкова повече тяхната стойност е компрометирана. Ако трябва да бъде внедрена допълнителна инфраструктура, за да се поддържа приложението, или изисква допълнителна поддръжка извън основната техническа поддръжка, или ако има няколко такива приложения за управление, икономиката favor търговско решение.

Накрая, броят на потребителите или крайните точки не определя прага, над който безплатният софтуер за отдалечен достъп спира да бъде ценен. Това не е изчисление на разходите на потребител или крайна точка. В зависимост от сложността на инфраструктурата, мащаба на операциите, административната тежест и наличността на поддръжка, търговската софтуерна лицензия може да стане по-икономична дори с относително малка потребителска база.

Търсите ли икономически ефективна платформа за отдалечен достъп за бизнес?

Когато изискването е за постоянен достъп до централизирани Windows приложения и работни станции, а не за случайно дистанционно управление, може да бъде полезно да се сравнят безплатни инструменти с платформа, проектирана специално за тази работа.

TSplus Remote Access осигурява публикуване на Windows приложения, пълни отдалечени десктопи и достъп чрез HTML5 браузър за много потребителски бизнес среди. Вместо да сравняват само цената на лиценза, ИТ екипите могат да сравнят платформата с комбинираната цена на инфраструктурата, администрирането и отделните инструменти, необходими за предоставяне на същата услуга.

Заключение

Безплатният софтуер за отдалечен достъп може да бъде наистина икономически ефективен, когато изискванията за лицензиране, инфраструктура и администриране остават скромни. Ключът е да се оцени целият оперативен модел, а не да се оценява решение само по цената на лиценза.

С увеличаването на изискванията за управление, сигурност, поддръжка или инфраструктура, икономиката може да се промени. В този момент сравнението на безплатни и търговски опции по обща цена предоставя на ИТ екипите по-смислена основа за вземане на решения.