Cách Lập Kế Hoạch Chuyển Đổi Nơi Làm Việc Kỹ Thuật Số

Chuyển đổi môi trường làm việc số là việc thiết kế lại có phối hợp cách mà mọi người sử dụng công nghệ, thông tin và quy trình kinh doanh để hoàn thành công việc của họ. Nó kết nối trải nghiệm của nhân viên với quyền truy cập ứng dụng, bảo mật, hỗ trợ và hoạt động CNTT.

Sự chuyển đổi thành công không bắt đầu bằng một danh mục sản phẩm. Nó bắt đầu bằng việc xác định cách thức công việc nên hoạt động, nơi nhân viên gặp phải sự cản trở và những thay đổi kỹ thuật nào sẽ tạo ra giá trị kinh doanh có thể đo lường.

Chuyển đổi Nơi làm việc Kỹ thuật số là gì?

Chuyển đổi môi trường làm việc số là quá trình rộng lớn nhằm cải thiện cách thức nhân viên tiếp cận các ứng dụng và không gian làm việc , cũng như cách họ giao tiếp, hợp tác, nhận hỗ trợ và hoàn thành quy trình kinh doanh. Sự chuyển đổi có thể liên quan đến công nghệ mới, nhưng nó cũng thay đổi các chính sách, trách nhiệm và phương thức làm việc.

Mục tiêu không chỉ đơn thuần là số hóa một quy trình hiện có. Một nơi làm việc đã được chuyển đổi nên giúp công việc dễ hoàn thành hơn, đơn giản hơn để quản lý và linh hoạt hơn khi người dùng, thiết bị hoặc địa điểm thay đổi.

Nơi làm việc kỹ thuật số so với không gian làm việc kỹ thuật số

Nơi làm việc kỹ thuật số là môi trường tổ chức hoàn chỉnh trong đó công việc kỹ thuật số diễn ra. Nó bao gồm con người, văn hóa, thực tiễn quản lý, quy trình, ứng dụng, cơ sở hạ tầng, chính sách bảo mật và các sắp xếp làm việc vật lý.

[A] Một không gian làm việc kỹ thuật số có trọng tâm hơn vào các khía cạnh CNTT. Đây là môi trường hướng tới người dùng mà qua đó nhân viên truy cập vào các ứng dụng, máy tính để bàn, dữ liệu và dịch vụ.

Mối quan hệ có thể được tóm tắt như sau:

Thực thể	Trọng tâm chính	Các yếu tố điển hình
Nơi làm việc kỹ thuật số	Cách tổ chức hoạt động	Con người, văn hóa, quy trình, chính sách và công nghệ
Không gian làm việc kỹ thuật số	Nơi người dùng truy cập tài nguyên kỹ thuật số	Các ứng dụng, máy tính để bàn, cổng thông tin, tệp và công cụ hỗ trợ
Chuyển đổi nơi làm việc số	Cách tổ chức cải thiện nơi làm việc	Chiến lược, hiện đại hóa, áp dụng, quản trị và đo lường

Không gian làm việc kỹ thuật số do đó là một thành phần của nơi làm việc kỹ thuật số. Cải thiện cổng truy cập một mình không biến đổi hoàn toàn môi trường làm việc.

Chuyển đổi từ văn phòng sang làm việc từ xa hoặc kết hợp không chỉ là triển khai các công cụ mới

Thay thế một ứng dụng bằng một ứng dụng khác có thể hữu ích, nhưng không nhất thiết là sự chuyển đổi. Các tổ chức thường áp dụng phần mềm mới trong khi để nguyên các quy trình phê duyệt phân mảnh, các mục dữ liệu trùng lặp và các quy tắc truy cập không nhất quán.

Một sự chuyển đổi thực sự tại nơi làm việc xem xét toàn bộ hành trình của người dùng. Nó đặt ra câu hỏi về cách một nhân viên bắt đầu một nhiệm vụ, tìm kiếm thông tin, mở ứng dụng cần thiết, yêu cầu phê duyệt và nhận hỗ trợ kỹ thuật .

Cái nhìn rộng hơn này giải phóng các tổ chức khỏi việc tái tạo các vấn đề cũ trên các nền tảng mới hơn.

Tại sao các tổ chức lại chuyển đổi nơi làm việc số?

Hiện đại hóa nơi làm việc thường bị thúc đẩy bởi nhiều áp lực cùng một lúc. Nhân viên mong đợi có quyền truy cập đáng tin cậy ở nhiều địa điểm, các nhóm CNTT cần kiểm soát mạnh mẽ hơn, các nhà quản lý muốn có cái nhìn rõ ràng hơn về hoạt động, và các giám đốc điều hành cần các khoản đầu tư công nghệ để tạo ra giá trị có thể đo lường được.

Một chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số đồng bộ có thể phù hợp với những yêu cầu này thay vì giải quyết từng yêu cầu bằng một công cụ riêng lẻ.

Giảm phân mảnh và ma sát trong hoạt động

Nơi làm việc kỹ thuật số thường phát triển dần dần. Một bộ phận áp dụng dịch vụ đám mây, một bộ phận khác phụ thuộc vào ứng dụng Windows cũ và một bộ phận thứ ba dựa vào bảng tính, email và các giải pháp tạm thời không chính thức.

Sự phân mảnh như vậy tạo ra sự cản trở cho người dùng và các nhóm CNTT. Nhân viên có thể cần nhiều thông tin xác thực, giao diện và kênh hỗ trợ khác nhau. Các quản trị viên phải duy trì các hệ thống chồng chéo với các khả năng bảo mật và báo cáo khác nhau.

Chuyển đổi cung cấp cơ hội để hợp lý hóa quyền truy cập và quy trình làm việc. Tổ chức không nhất thiết phải thay thế mọi hệ thống. Thay vào đó, nó cần một mô hình rõ ràng hơn để người dùng tiếp cận các hệ thống đã được thiết lập.

Hỗ trợ trải nghiệm nhân viên và khả năng phục hồi doanh nghiệp

Trải nghiệm nhân viên kỹ thuật số mô tả cách mọi người nhận thức và sử dụng các công nghệ cần thiết cho công việc của họ. Các ứng dụng chậm, xác thực lặp đi lặp lại, quyền truy cập không đáng tin cậy và các quy trình hỗ trợ gây nhầm lẫn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm đó.

Do đó, trải nghiệm của nhân viên vượt ra ngoài những mối quan tâm về nguồn nhân lực. Thực tế, sự cản trở trong việc sử dụng liên tục có thể làm tăng yêu cầu hỗ trợ, trì hoãn dịch vụ khách hàng và giảm giá trị của các khoản đầu tư vào phần mềm.

May mắn thay, một nơi làm việc được thiết kế tốt cũng cải thiện khả năng phục hồi. Trong những điều kiện được xây dựng tốt, nhân viên có thể tiếp tục làm việc khi một trang web trở nên không khả dụng các đội di chuyển giữa các địa điểm hoặc tổ chức thêm văn phòng mới và các đối tác bên ngoài.

Hiện đại hóa mà không loại bỏ các hệ thống hữu ích

Nhiều tổ chức phụ thuộc vào các ứng dụng Windows ổn định mà vẫn thiết yếu cho hoạt động. Việc xây dựng lại mỗi ứng dụng kế thừa cho web có thể tốn kém, rủi ro hoặc không cần thiết.

Xuất bản ứng dụng và truy cập dựa trên trình duyệt có thể kéo dài tuổi thọ hữu ích của các hệ thống này. Các ứng dụng mới và cũ vẫn được quản lý tập trung, trong khi người dùng được ủy quyền có được cách linh hoạt hơn để tiếp cận chúng.

MédiSolution cung cấp một ví dụ về cách tiếp cận dần dần này. Nhà cung cấp phần mềm chăm sóc sức khỏe đã sử dụng việc cung cấp ứng dụng HTML5 để web hóa các ứng dụng hiện có trong khi chuẩn bị cho việc áp dụng đám mây rộng rãi hơn. Sự chuyển đổi này hỗ trợ hiện đại hóa mà không cần phải viết lại ngay lập tức toàn bộ danh mục sản phẩm.

Các bước chính nào bạn có thể thực hiện để xây dựng chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số?

Một chiến lược nơi làm việc kỹ thuật số nên xác định những gì tổ chức muốn công việc trở thành. Các lựa chọn công nghệ theo sau mục tiêu đó.

Chiến lược nên kết nối các ưu tiên kinh doanh, nhu cầu của nhân viên, kiến trúc kỹ thuật và yêu cầu bảo mật. Nếu không có sự đồng bộ này, các phòng ban có thể thực hiện các dự án riêng lẻ, điều này làm tăng độ phức tạp thay vì giảm bớt nó.

Bắt đầu với nhu cầu của nhân viên và doanh nghiệp

Bắt đầu bằng cách xác định các nhóm chính sử dụng nơi làm việc. Những nhóm này có thể bao gồm nhân viên văn phòng, nhân viên làm việc từ xa, nhân viên tuyến đầu, nhà thầu, kỹ thuật viên, quản lý và khách hàng bên ngoài.

Mỗi nhóm có thể yêu cầu một sự kết hợp khác nhau của các ứng dụng, thiết bị và phương thức truy cập. Một nhân viên tài chính có thể cần nhiều ứng dụng Windows kết nối, trong khi một nhà thầu có thể cần truy cập tạm thời vào một ứng dụng đã được xuất bản.

Nghiên cứu người dùng không cần trở thành một bài tập tư vấn dài dòng. Phỏng vấn, phân tích vé hỗ trợ và quan sát quy trình làm việc có thể tiết lộ những vấn đề phổ biến như:

• Nhân viên không thể tìm thấy ứng dụng hoặc tài liệu chính xác.
• Truy cập từ xa hoạt động khác với truy cập văn phòng.
• Người dùng mới chờ quá lâu để có tài khoản và quyền truy cập.
• Các ứng dụng kế thừa chỉ hoạt động trên các thiết bị cụ thể.
• Các đội hỗ trợ thiếu thông tin cần thiết để chẩn đoán vấn đề.

Những phát hiện này giúp ban quản lý phân biệt nhu cầu thực sự của nơi làm việc với các yêu cầu về công nghệ thời thượng.

Xác định quyền sở hữu và kết quả có thể đo lường

Chuyển đổi nơi làm việc kỹ thuật số vượt qua ranh giới phòng ban. CNTT có thể vận hành nền tảng, nhưng nhân sự, an ninh, tài chính, hoạt động và các quản lý phòng ban ảnh hưởng đến cách nó được sử dụng.

Tổ chức nên thiết lập quyền sở hữu rõ ràng cho các quyết định về quyền truy cập, thiết kế quy trình làm việc, xử lý dữ liệu, giao tiếp và hỗ trợ nhân viên.

Nó cũng nên xác định các kết quả dự kiến trước khi triển khai. Ví dụ bao gồm:

• giảm thời gian khởi động ứng dụng,
• rút ngắn quá trình onboarding,
• giảm nhu cầu hỗ trợ có thể tránh được hoặc
• cải thiện khả năng sẵn có của dịch vụ.

Kết quả rõ ràng bảo vệ dự án khỏi việc trở thành một sự làm mới công nghệ không xác định.

Chọn một mô hình chuyển đổi theo từng giai đoạn

Toàn bộ nơi làm việc không cần phải thay đổi ngay lập tức. Việc thay thế quy mô lớn có thể tạo ra rủi ro di cư, làm cho các nhóm CNTT và người dùng quá tải và tiêu tốn tài nguyên trước khi tổ chức xác nhận thiết kế.

Một mô hình theo từng giai đoạn cho phép các nhóm bắt đầu với một trường hợp sử dụng có giá trị cao. Tổ chức có thể hiện đại hóa quyền truy cập vào một ứng dụng quan trọng, cải thiện một quy trình onboarding hoặc cung cấp một không gian làm việc nhất quán cho một phòng ban .

Bài học từ giai đoạn thử nghiệm hoặc bằng chứng về khái niệm (POC) sẽ định hình giai đoạn tiếp theo. Cách tiếp cận này biến đổi thành một chương trình cải tiến có kiểm soát thay vì một sự kiện gây rối loạn đơn lẻ.

Làm thế nào bạn có thể hiện đại hóa việc cung cấp ứng dụng và máy tính để bàn?

Truy cập ứng dụng là một phần trung tâm của nơi làm việc kỹ thuật số. Nhân viên không thể hưởng lợi từ các công cụ hợp tác hoặc tự động hóa mới nếu các ứng dụng kinh doanh thiết yếu vẫn khó tiếp cận.

Kiến trúc nên hỗ trợ các dịch vụ đám mây hiện đại và các ứng dụng Windows đã được thiết lập mà không ép buộc mọi khối lượng công việc vào cùng một mô hình phân phối.

Đánh giá danh mục ứng dụng hiện có

Một danh sách ứng dụng nên xác định ai sử dụng từng ứng dụng, nơi nó chạy, mức độ nhạy cảm của dữ liệu và các hệ thống mà nó phụ thuộc vào.

Đánh giá nên phân loại các ứng dụng thành các danh mục thực tiễn:

• Điện toán đám mây và các ứng dụng Phần mềm như một Dịch vụ
• Các ứng dụng web nội bộ
• Các ứng dụng Windows đã được xuất bản
• Các ứng dụng yêu cầu một máy tính để bàn từ xa đầy đủ
• Các ứng dụng cục bộ được cài đặt trên các thiết bị được quản lý
• Hệ thống kế thừa đang chờ thay thế hoặc hiện đại hóa

Phân loại này giúp các nhóm CNTT chọn phương pháp truy cập phù hợp cho từng khối lượng công việc.

Phương thức giao hàng phù hợp với người dùng và ứng dụng

Một nơi làm việc kỹ thuật số có thể kết hợp nhiều mô hình cung cấp khác nhau.

Công bố ứng dụng cho phép người dùng truy cập vào các ứng dụng Windows đã chọn mà không cần hiển thị toàn bộ màn hình máy tính. Nó phù hợp với những nhân viên cần một bộ công cụ kinh doanh tập trung.

Một máy tính để bàn từ xa cung cấp một môi trường Windows tập trung. Nó có thể phù hợp cho các vai trò sử dụng nhiều ứng dụng, tệp và cài đặt được kết nối.

Truy cập qua trình duyệt giảm sự phụ thuộc vào một hệ điều hành điểm cuối cụ thể. Nó có thể hỗ trợ nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân, thiết bị tạm thời hoặc thiết bị mà việc cài đặt cục bộ là không thực tế.

Thiết kế đúng không tối đa hóa số lượng tính năng có sẵn. Nó cung cấp cho mỗi người dùng đủ quyền truy cập để hoàn thành vai trò mà không có sự phức tạp hoặc đặc quyền không cần thiết. TSplus Remote Access cho phép bạn chọn từ những tùy chọn này theo cấu hình bạn cần.

Đảm bảo truy cập an toàn nhất quán trên các địa điểm

Nhân viên không nên cần phải học lại nơi làm việc mỗi khi họ di chuyển giữa văn phòng, nhà hoặc địa điểm khách hàng. Các ứng dụng, quyền truy cập và đường dẫn hỗ trợ nên giữ nguyên sự nhận diện.

Tính nhất quán không có nghĩa là bỏ qua ngữ cảnh. Các nhóm bảo mật có thể áp dụng xác minh mạnh mẽ hơn cho các thiết bị không xác định, vị trí bất thường hoặc tài nguyên được cấp quyền. Quy trình làm việc rõ ràng vẫn nên dễ hiểu.

Trường Trung học Longdendale minh họa nhu cầu về tính nhất quán này. Trường học đã thay thế các phương pháp truy cập phân mảnh bằng việc cung cấp ứng dụng và tài nguyên tập trung cho nhân viên và sinh viên. Các nhóm người dùng khác nhau nhận được quyền truy cập phù hợp với vai trò của họ trong khi đội ngũ IT giữ quyền kiểm soát tập trung.

Tại sao phải chờ đợi để hiện đại hóa quyền truy cập vào các ứng dụng Windows hiện có mà không cần xây dựng lại toàn bộ môi trường CNTT của bạn.

Những gì làm cho Bảo mật và Quản trị trở thành một phần của thiết kế?

Bảo mật nên định hình kiến trúc nơi làm việc kỹ thuật số ngay từ đầu. Việc thêm các biện pháp kiểm soát sau khi triển khai thường tạo ra những khoảng trống, công cụ bị trùng lặp và trải nghiệm người dùng gây thất vọng.

Một nơi làm việc an toàn thiết lập cách thức mà danh tính, thiết bị, ứng dụng và dữ liệu tương tác theo các chính sách đã được xác định.

Áp dụng các biện pháp kiểm soát truy cập dựa trên danh tính

Xác thực đa yếu tố nên bảo vệ thông tin nhạy cảm và truy cập từ xa. Chỉ một mật khẩu không nên cung cấp quyền truy cập vào các ứng dụng quan trọng hoặc chức năng quản trị.

Quyền tối thiểu giới hạn người dùng đối với các ứng dụng và tài nguyên cần thiết cho vai trò của họ. Các phân công dựa trên nhóm có thể đơn giản hóa việc quản lý và làm cho việc truy cập dễ dàng hơn để xem xét.

Nguyên tắc Zero Trust thêm ngữ cảnh liên tục vào quyết định. Tổ chức xác minh người dùng, thiết bị và tài nguyên được yêu cầu thay vì giả định rằng một kết nối là đáng tin cậy chỉ vì nó xuất phát từ một mạng nội bộ.

Kiến trúc Zero Trust hỗ trợ truy cập được ủy quyền vào các ứng dụng, dịch vụ và dữ liệu trên các môi trường tại chỗ và đám mây theo chính sách tổ chức.

Bảo vệ thiết bị, phiên làm việc và dữ liệu doanh nghiệp

Yêu cầu thiết bị nên phản ánh độ nhạy cảm của công việc. Một số người dùng có thể làm việc an toàn qua trình duyệt trên một thiết bị cá nhân được phê duyệt, trong khi các vai trò được quản lý hoặc có quyền hạn có thể yêu cầu các điểm cuối được tổ chức quản lý.

Các quản trị viên cũng nên xem xét:

• Cập nhật hệ điều hành và ứng dụng
• Endpoint protection
• Mã hóa phiên
• Quyền truy cập clipboard và chuyển file
• In ấn và chuyển hướng ổ đĩa cục bộ
• Đăng nhập và nhật ký phiên
• Yêu cầu về lưu trữ dữ liệu và quyền riêng tư

Việc phân phối ứng dụng tập trung có thể giảm lưu trữ dữ liệu cục bộ, nhưng không loại bỏ nhu cầu về kiểm soát điểm cuối và danh tính.

Tạo ra các quy định mà nhân viên có thể tuân theo

Quản trị xác định ai có thể phê duyệt quyền truy cập, cách các ứng dụng được giới thiệu, dữ liệu nào có thể được chia sẻ và cách xử lý các ngoại lệ.

Các chính sách nên đủ ngắn gọn để nhân viên và quản lý có thể hiểu. Một quy tắc về mặt kỹ thuật hoàn chỉnh nhưng không thể thực hiện được có thể khuyến khích người dùng tìm kiếm các lựa chọn không được chấp thuận.

Các đội ngũ IT và bảo mật do đó nên kiểm tra các chính sách dựa trên quy trình thực tế. Quản trị mạnh mẽ nên làm cho phương pháp được phê duyệt rõ ràng và dễ dàng hơn so với cách làm tạm thời.

Làm thế nào để bạn chuẩn bị cho mọi người cho việc hiện đại hóa nơi làm việc?

Tận dụng sự tham gia của nhân viên và người dùng khác có thể quyết định sự thành công hoặc thất bại của sự thay đổi:

Nhân viên sẽ trải nghiệm sự chuyển đổi này thông qua các giao diện, quy trình và kỳ vọng thay đổi. Ngay cả một triển khai kỹ thuật thành công cũng có thể thất bại vì người dùng không hiểu tại sao nó được giới thiệu hoặc nó giúp họ như thế nào.

Đây là lý do tại sao quản lý thay đổi nên bắt đầu trong quá trình thiết kế thay vì ngay trước khi ra mắt và tại sao thử nghiệm beta có thể có giá trị hơn bất kỳ công cụ nào khác.

Tham gia người dùng trước khi triển khai

Các đại diện từ các vai trò bị ảnh hưởng nên thử nghiệm các phiên bản sớm của không gian làm việc kỹ thuật số. Phản hồi của họ có thể tiết lộ các ứng dụng bị thiếu, thuật ngữ không rõ ràng và các giả định về quy trình làm việc mà các nhóm kỹ thuật có thể không nhận thấy.

Sự tham gia của người dùng cũng cải thiện sự chấp nhận. Nhân viên có khả năng cao hơn trong việc áp dụng một quy trình mới khi họ có thể thấy phản hồi của họ đã ảnh hưởng đến kết quả như thế nào.

Nhóm dự án vẫn nên duy trì ranh giới rõ ràng. Sự tư vấn của người dùng thông báo cho thiết kế, nhưng các yêu cầu về bảo mật, tuân thủ và vận hành vẫn là bắt buộc.

Hỗ trợ việc áp dụng với đào tạo và trợ giúp

Đào tạo nên phản ánh các nhiệm vụ mà nhân viên thực hiện. Các buổi trình diễn nền tảng chung hiếm khi chuẩn bị cho người dùng cho công việc thực tế.

Hướng dẫn ngắn gọn dựa trên vai trò có thể chỉ cho nhân viên cách đăng nhập, mở ứng dụng, lưu tệp, yêu cầu truy cập và liên hệ hỗ trợ. Các quản lý có thể cần hướng dẫn bổ sung về phê duyệt, báo cáo và quy trình nhóm.

Hỗ trợ từ xa nên được tích hợp vào nơi làm việc đã được chuyển đổi. Trong các giai đoạn chuẩn bị dự án, đây là một công cụ tuyệt vời cho việc đào tạo và chia sẻ kiến thức. Đối với việc triển khai và thực hiện, các đội của bạn sẽ tận hưởng các tính năng và khả năng điều khiển của nó. Cuối cùng, hãy có trong TSplus Remote Support cách an toàn để xem các vấn đề, hướng dẫn người dùng và duy trì các thiết bị được phê duyệt bất kể vị trí.

Thiết kế lại các thực tiễn và quy trình quản lý

Chuyển đổi số có thể làm lộ ra các quy trình phụ thuộc vào sự gần gũi về mặt vật lý hoặc kiến thức không chính thức. Việc phê duyệt có thể bị trì hoãn vì một quản lý không có mặt, trong khi những nhân viên mới có thể gặp khó khăn trong việc xác định chủ sở hữu đúng của một nhiệm vụ.

Tổ chức nên ghi chép trách nhiệm, thay thế các chuyển giao thủ công không cần thiết và quyết định nơi lưu trữ thông tin quan trọng.

Ngoài ra, các nhà quản lý nên đánh giá kết quả thay vì sự hiện diện trực tuyến. Chuyển đổi nơi làm việc kỹ thuật số nên cải thiện cách thức công việc sẽ diễn ra, chứ không phải giới thiệu sự giám sát quá mức đối với hoạt động của nhân viên.

Bạn có thể bao gồm gì trong lộ trình chuyển đổi số thực tiễn của mình?

Một lộ trình có cấu trúc giúp các tổ chức chuyển từ chiến lược sang triển khai trong khi kiểm soát chi phí và rủi ro.

1. Đánh giá nơi làm việc hiện tại

Tài liệu ứng dụng, hạ tầng, phương thức truy cập, nhóm người dùng, quy trình hỗ trợ và bất kỳ vấn đề nào lặp đi lặp lại. Thiết lập một tiêu chuẩn cho hiệu suất và trải nghiệm.

2. Xác định nơi làm việc mục tiêu

Mô tả cách người dùng nên truy cập tài nguyên, cách xác minh danh tính và các quy trình nào nên thay đổi. Kết nối mỗi khả năng đề xuất với một kết quả kinh doanh.

3. Ưu tiên các trường hợp sử dụng có giá trị cao

Chọn các dự án kết hợp lợi ích người dùng rõ ràng với phạm vi kỹ thuật có thể quản lý. Truy cập web ứng dụng kế thừa, quy trình onboarding tiêu chuẩn hóa hoặc hỗ trợ từ xa tập trung có thể cung cấp các điểm khởi đầu thực tiễn.

4. Thí điểm với người dùng đại diện

Bao gồm các vai trò, thiết bị và địa điểm khác nhau. Kiểm tra hiệu suất, quy tắc truy cập, quy trình hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên trong các điều kiện thực tế.

5. Triển khai theo các giai đoạn kiểm soát

Mở rộng bằng chứng khái niệm theo phòng ban, vị trí hoặc nhóm ứng dụng. Duy trì quy trình khôi phục và thông báo thay đổi trước mỗi giai đoạn.

6. Đo lường và cải thiện

So sánh kết quả với cơ sở gốc. Giải quyết những điểm mâu thuẫn lặp đi lặp lại, cập nhật các chính sách và sử dụng dữ liệu hoạt động để xác định ưu tiên chuyển đổi tiếp theo.

Lộ trình này tạo ra một chu trình cải tiến liên tục. Nó cũng cho phép tổ chức ngừng đầu tư vào các sáng kiến không mang lại giá trị đủ.

Đo lường sự chuyển đổi nơi làm việc kỹ thuật số

Chuyển đổi nên được đo lường trên trải nghiệm của nhân viên, hoạt động, an ninh và giá trị tài chính. Một con số áp dụng đơn lẻ không thể cho thấy liệu nơi làm việc có hiệu quả hay không.

Các chỉ số hữu ích có thể bao gồm:

Khu vực	Các biện pháp ví dụ
Trải nghiệm nhân viên	Thành công truy cập, thời gian khởi động ứng dụng, sự hài lòng và hoàn thành onboarding
Hoạt động CNTT	Hỗ trợ khối lượng, thời gian giải quyết, khả năng phục vụ và công suất
Bảo mật	Đăng nhập không thành công, tấn công bị chặn, đánh giá quyền truy cập đặc quyền và ngoại lệ chính sách
Giá trị doanh nghiệp	Thời gian hoàn thành quy trình, chi phí mỗi người dùng, tính liên tục và gia hạn vòng đời ứng dụng

Các biện pháp nên giải thích liệu công việc có đang cải thiện hay không. Việc thu thập dữ liệu hoạt động mà không có quyết định hoặc lợi ích rõ ràng tạo ra gánh nặng báo cáo và có thể gây ra lo ngại về quyền riêng tư.

Microsoft’s hướng dẫn trưởng thành trải nghiệm nhân viên kết nối hiệu suất nơi làm việc với chiến lược, lãnh đạo, mục tiêu, giao tiếp và văn hóa. Điều này củng cố nhu cầu đánh giá sự thay đổi tổ chức song song với hiệu suất kỹ thuật.

TSplus hỗ trợ chuyển đổi nơi làm việc thực tiễn như thế nào?

Chuyển đổi nơi làm việc kỹ thuật số không nhất thiết phải yêu cầu một sự chuyển đổi hoàn toàn sang các máy tính để bàn đám mây hoặc một bộ không gian làm việc lớn cho doanh nghiệp. Nhiều tổ chức có thể đạt được tiến bộ đáng kể bằng cách cải thiện cách thức các ứng dụng và máy tính để bàn Windows hiện có được cung cấp, bảo mật và hỗ trợ.

TSplus Remote Access cho phép các nhóm CNTT công bố các ứng dụng Windows đã chọn, cung cấp máy tính để bàn từ xa đầy đủ và cung cấp quyền truy cập dựa trên trình duyệt thông qua một cổng web HTML5. Các tổ chức có thể giữ lại các ứng dụng hiện có trong khi tạo ra một trải nghiệm truy cập nhất quán hơn.

Bộ sản phẩm TSplus rộng hơn đáp ứng các yêu cầu chuyển đổi bổ sung:

• TSplus Remote Support giúp kỹ thuật viên hỗ trợ người dùng và duy trì các thiết bị từ xa.
• TSplus Advanced Security thêm bảo vệ và kiểm soát truy cập cho các môi trường Windows Server.
• TSplus Server Monitoring theo dõi hiệu suất của máy chủ, ứng dụng, trang web và phiên làm việc.

Cách tiếp cận mô-đun này cho phép các tổ chức hiện đại hóa một cách dần dần. Các nhóm CNTT có thể giải quyết một vấn đề truy cập ngay lập tức, xác nhận kết quả và mở rộng kiến trúc khi các yêu cầu phát triển.

Mô hình này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức nhỏ và vừa, nhưng cũng cho các nhà cung cấp phần mềm, nhà cung cấp dịch vụ quản lý và các nhóm IT tinh gọn cần cung cấp ứng dụng an toàn và có thể mở rộng trong khi tránh sự phức tạp không cần thiết của doanh nghiệp .

Kết luận

Chuyển đổi nơi làm việc kỹ thuật số thiết kế lại cách mà con người, công nghệ và quy trình kinh doanh làm việc cùng nhau. Sự chuyển đổi này nên giảm bớt ma sát, tăng cường bảo mật và làm cho tổ chức trở nên linh hoạt hơn.

Các chương trình mạnh mẽ nhất bắt đầu từ nhu cầu của nhân viên và doanh nghiệp, hiện đại hóa quyền truy cập theo các giai đoạn được kiểm soát và đo lường xem liệu công việc có thực sự được cải thiện hay không. Công nghệ vẫn là điều cần thiết, nhưng kết quả bền vững phụ thuộc ngang nhau vào quản trị, quản lý, hỗ trợ và sự chấp nhận của người dùng.

Đối với nhiều tổ chức, sự chuyển đổi có thể bắt đầu bằng một bước thực tiễn: làm cho một ứng dụng thiết yếu dễ tiếp cận, hỗ trợ và bảo mật hơn. Cải tiến đầu tiên đó có thể cung cấp nền tảng cho một nơi làm việc kỹ thuật số rộng lớn và đồng bộ hơn.

Xây dựng một nơi làm việc kỹ thuật số thực tiễn xung quanh các ứng dụng và hạ tầng mà tổ chức của bạn đã sử dụng. Hãy thử TSplus Remote Access hoặc nói chuyện với một chuyên gia của TSplus: