如何规划数字化工作场所转型

数字化工作场所转型是对人们如何使用技术、信息和业务流程以完成工作的协调重新设计。它将员工体验与应用访问、安全、支持和IT运营连接起来。

成功的转型并不是从产品目录开始的。它始于识别工作应该如何运作，员工在哪些地方遇到摩擦，以及哪些技术变更将创造可衡量的商业价值。

数字化工作场所转型是什么？

数字化工作场所转型是改善员工工作方式的广泛过程 访问应用程序和工作区 以及他们如何沟通、协作、获取支持和完成业务工作流程。转型可能涉及新技术，但它也会改变政策、职责和工作实践。

目标不仅仅是数字化现有的流程。一个转型的工作场所应该使工作更容易完成，更易于管理，并在用户、设备或位置发生变化时更具弹性。

数字工作场所与数字工作空间

数字化工作场所是数字化工作发生的完整组织环境。它包括人员、文化、管理实践、流程、应用程序、基础设施、安全政策和物理工作安排。

A 数字工作区 更专注于IT方面。这是用户界面，员工通过它访问应用程序、桌面、数据和服务。

该关系可以总结如下：

实体	主要关注	典型元素
数字化工作场所	组织如何运作	人、文化、流程、政策和技术
数字工作区	用户访问数字资源的地方	应用程序、桌面、门户、文件和支持工具
数字化工作场所转型	组织如何改善工作场所	战略、现代化、采用、治理和测量

数字工作空间因此是数字工作场所的一个组成部分。单独改善访问门户并不能改变整个工作环境。

将办公室转变为远程或混合工作不仅仅是部署新工具

用一个应用程序替换另一个应用程序可能是有用的，但这不一定是转型。组织通常在采用新软件的同时，仍然保持其碎片化的审批流程、重复的数据录入和不一致的访问规则不变。

真正的工作场所转型考察完整的用户旅程。它询问员工如何开始任务、查找信息、打开所需的应用程序、请求批准和 接收技术支持 .

这种更广泛的视角使组织免于在新平台上重现旧问题。

为什么组织要转型数字化工作场所？

工作场所现代化通常受到多重压力的推动。员工期望在不同地点获得可靠的访问，IT团队需要更强的控制，管理者希望获得更大的运营可见性，而高管需要技术投资以产生可衡量的价值。

一个连贯的数字化工作场所战略可以协调这些需求，而不是用孤立的工具来解决每一个问题。

减少碎片化和操作摩擦

数字化工作场所通常是逐步发展的。一个部门采用云服务，另一个依赖于传统的Windows应用程序，第三个则依靠电子表格、电子邮件和非正式的变通方法。

这种碎片化给用户和IT团队带来了摩擦。员工可能需要多个凭证、接口和支持渠道。管理员必须维护具有不同安全性和报告能力的重叠系统。

转型提供了合理化访问和工作流程的机会。组织不一定需要替换每个系统。相反，它需要 更清晰的模型 用户如何访问现有系统。

支持员工体验和业务韧性

数字员工体验描述了人们如何感知和使用他们工作所需的技术。缓慢的应用程序、重复的身份验证、不可靠的访问和混乱的支持流程直接影响这种体验。

因此，员工体验超越了人力资源的关注点。实际上，持续的使用摩擦可能会增加支持请求，延迟客户服务并降低软件投资的价值。

幸运的是，一个设计良好的工作场所也能提高韧性。在良好的条件下，员工可以 当网站变得不可用时继续工作 团队在不同地点之间移动，或者组织增加新的办公室和外部合作伙伴。

现代化而不丢弃有用的系统

许多组织依赖于稳定的Windows应用程序，这些应用程序对运营至关重要。将每个遗留应用程序重建为Web可能会很昂贵、风险很大或不必要。

应用程序发布和基于浏览器的访问可以延长这些系统的使用寿命。新旧应用程序保持集中管理，而授权用户则获得更灵活的访问方式。

MédiSolution 提供了这种渐进方法的一个例子。该医疗软件供应商使用HTML5应用程序交付将现有应用程序网络化，同时为更广泛的云采用做准备。这一转型支持了现代化，而无需立即重写整个产品组合。

您可以采取哪些广泛步骤来建立数字化工作场所战略？

数字化工作场所战略应定义组织希望工作变成什么。技术选择应基于这一目标。

战略应将业务优先事项、员工需求、技术架构和安全要求联系起来。如果没有这种对齐，各部门可能会实施独立的项目，从而增加复杂性而不是减少复杂性。

从员工和业务需求开始

首先确定使用工作场所的主要群体。这些可能包括办公室员工、远程工作人员、一线员工、承包商、技术人员、经理和外部客户。

每个组可能需要不同组合的应用程序、设备和访问方法。财务员工可能需要多个连接的Windows应用程序，而承包商可能需要临时访问一个发布的应用程序。

用户研究不需要变成一项冗长的咨询工作。访谈、支持票据分析和工作流程观察可以揭示一些常见问题，例如：

• 员工无法找到正确的应用程序或文档。
• 远程访问与办公室访问的表现不同。
• 新用户等待账户和权限的时间太长。
• 遗留应用程序仅在特定设备上运行。
• 支持团队缺乏足够的信息来诊断问题。

这些发现帮助管理层区分真正的工作场所需求与对时尚技术的请求。

定义所有权和可衡量的结果

数字化工作场所转型跨越部门界限。IT 可能负责平台的运营，但人力资源、安全、财务、运营和部门经理会影响其使用方式。

组织应明确决策的所有权，包括访问、工作流程设计、数据处理、员工沟通和支持。

它还应在实施之前定义预期结果。示例包括：

• 减少应用程序启动时间，
• 缩短入职培训，
• 降低可避免的支持需求或
• 提高服务可用性。

明确的结果可以保护项目不变成无期限的技术更新。

选择分阶段转型模型

整个工作场所不需要一次性改变。大规模替换可能会带来迁移风险，给IT团队和用户带来压力，并在组织验证设计之前消耗资源。

分阶段模型允许团队从高价值的用例开始。组织可以现代化对关键应用程序的访问，改善一个入职工作流程或 为一个部门提供一个一致的工作空间 .

试点或概念验证（POC）的经验教训将塑造下一阶段。这种方法将转型变成一个受控的改进计划，而不是一次单一的破坏性事件。

如何现代化应用程序和桌面交付？

应用程序访问是数字工作场所的核心部分。如果重要的业务应用程序难以访问，员工将无法从新的协作或自动化工具中受益。

架构应支持现代云服务和已建立的Windows应用程序，而不强制将每个工作负载放入相同的交付模型中。

评估现有的应用程序组合

应用程序清单应识别每个应用程序的使用者、运行位置、数据的敏感性以及依赖的系统。

评估应将应用程序分为实用类别：

• 云和软件即服务应用程序
• 内部网络应用程序
• 发布的Windows应用程序
• 需要完整远程桌面的应用程序
• 在管理设备上安装的本地应用程序
• 遗留系统 等待更换或现代化

此分类帮助IT团队为每个工作负载选择合适的访问方法。

将交付方式与用户和应用程序匹配

数字化工作场所可以结合多种交付模型。

应用程序发布使用户能够访问选定的Windows应用程序，而无需暴露完整的桌面。这适合需要一套专注的业务工具的员工。

远程桌面提供了一个集中管理的Windows环境。它可能适合使用多个连接的应用程序、文件和设置的角色。

浏览器访问减少了对特定终端操作系统的依赖。它可以支持员工使用个人设备、临时设备或在本地安装不切实际的设备。

正确的设计并不最大化可用功能的数量。它为每个用户提供足够的访问权限，以完成角色，而不增加不必要的复杂性或特权。TSplus Remote Access 让您根据所需的配置选择这些选项。

确保各地点的安全访问一致性

员工在办公室、家中或客户现场之间移动时，不应需要重新学习工作场所。应用程序、权限和支持路径应保持可识别。

一致性并不意味着忽视上下文。安全团队可能会对未知设备、异常位置或特权资源应用更强的验证。然而，可见的工作流程仍应保持可理解性。

朗登代尔高中 说明了对一致性的需求。学校用集中式应用程序和资源交付替代了分散的访问方法，为员工和学生提供服务。不同的用户组获得了适合其角色的访问权限，而IT团队则保持了集中控制。

为什么要等待在不重建整个IT环境的情况下现代化对现有Windows应用程序的访问。

安全和治理为何成为设计的一部分？

安全应该从一开始就塑造数字工作场所的架构。在部署后添加控制措施往往会造成漏洞、工具重复和令人沮丧的用户体验。

一个安全的工作场所建立了身份、设备、应用程序和数据在定义的政策下如何互动。

应用基于身份的访问控制

多因素身份验证应保护敏感和远程访问。仅凭密码不应提供对关键应用程序或管理功能的访问。

最小权限 限制用户仅访问其角色所需的应用程序和资源。基于组的分配可以简化管理，并使访问更易于审查。

零信任原则为决策增加了持续的上下文。组织验证用户、设备和请求的资源，而不是假设连接是可信的，因为它来自内部网络。

零信任架构 支持根据组织政策对本地和云环境中的应用程序、服务和数据进行授权访问。

保护设备、会话和业务数据

设备要求应反映工作的敏感性。一些用户可以通过经批准的个人设备安全地使用浏览器，而受监管或特权角色可能需要组织管理的终端。

管理员还应审查：

• 操作系统和应用程序更新
• Endpoint protection
• 会话加密
• 剪贴板和文件传输权限
• 打印和本地驱动器重定向
• 登录和会话日志
• 数据保留和隐私要求

集中应用交付可以减少本地数据存储，但并不消除对端点和身份控制的需求。

创建治理员工可以遵循

治理定义了谁可以批准访问，如何引入应用程序，哪些数据可以共享以及如何处理例外情况。

政策应简明扼要，以便员工和管理者理解。一个在技术上完整但在操作上不可能的规则可能会鼓励用户寻找未经授权的替代方案。

因此，IT和安全团队应针对实际工作流程测试政策。强有力的治理应使批准的方法比变通方案更清晰、更容易。

如何为工作场所现代化做好人员准备？

利用员工和其他用户的参与可以决定变革的成败：

员工将通过改变的界面、流程和期望体验这一转变。即使是技术上成功的部署也可能失败，因为用户不理解为什么要引入它或它如何帮助他们。

这就是为什么变更管理应该在设计阶段开始，而不是在发布前不久，以及为什么 beta 测试可能比其他任何杠杆更有价值。

在部署之前让用户参与

受影响角色的代表应测试数字工作区的早期版本。他们的反馈可以揭示缺失的应用程序、不清晰的术语和技术团队可能未注意到的工作流程假设。

用户参与也提高了接受度。当员工能够看到他们的反馈如何影响结果时，他们更有可能采用新流程。

项目团队仍应保持明确的界限。用户咨询会影响设计，但安全、合规和运营要求仍然是强制性的。

支持采用培训和协助

培训应反映员工执行的任务。通用平台演示很少能为用户的实际工作做好准备。

简短的基于角色的指导可以向员工展示如何登录、打开应用程序、保存文件、请求访问和联系支持。管理者可能需要关于审批、报告和团队流程的额外指导。

远程支持应集成到转型后的工作场所。在项目准备阶段，它是培训和知识共享的绝佳工具。在实施和部署过程中，您的团队将享受其功能和灵活性。最后，拥有 TSplus 远程支持 技术人员以安全的方式查看问题、指导用户并维护已批准的设备，无论其位置如何。

重新设计管理实践和流程

数字化转型可能会暴露依赖于物理接近或非正式知识的流程。由于经理无法接触，审批可能会停滞，而新员工可能会难以识别任务的正确负责人。

组织应记录职责，替换不必要的手动交接，并决定重要信息的存储位置。

此外，管理者应评估结果而非在线可见性。数字化工作场所转型应改善工作流程，而不是对员工活动进行过度监控。

您可能在实际数字化转型路线图中包含什么？

一个结构化的路线图帮助组织从战略到部署，同时控制成本和风险。

1. 评估当前工作场所

文档应用程序、基础设施、访问方法、用户组、支持流程和任何重复出现的问题。建立性能和体验的基准。

2. 定义目标工作场所

描述用户应如何访问资源，如何验证身份以及哪些流程应进行更改。将每个提议的能力与业务结果联系起来。

优先考虑高价值用例

选择结合可见用户利益和可管理技术范围的项目。遗留应用程序的网络访问、标准化的入职流程或集中式远程支持可以提供实际的起点。

4. 与代表性用户进行试点

包括不同的角色、设备和位置。在现实条件下测试性能、访问规则、支持程序和员工指导。

5. 在受控阶段部署

按部门、地点或应用组扩展概念验证。维护回滚程序，并在每个阶段之前沟通变更。

6. 测量和改进

比较结果与原始基线。解决重复的摩擦，更新政策，并使用操作数据来确定下一个转型优先级。

这条路线图创建了一个持续改进的循环。它还允许组织停止对那些没有产生足够价值的倡议进行投资。

测量数字化工作场所转型

转型应在员工体验、运营、安全和财务价值方面进行衡量。单一的采用数字无法显示工作场所是否有效。

有用的指标可能包括：

区域	示例措施
员工体验	访问成功，应用程序启动时间，满意度和入职完成
IT运营	支持量、响应时间、服务可用性和容量
安全性	失败的登录、阻止的攻击、特权访问审查和政策例外
商业价值	处理完成时间、每用户成本、连续性和应用程序生命周期延长

措施应说明工作是否在改善。收集活动数据而没有明确的决策或好处会增加报告负担，并可能引发隐私问题。

微软的 员工体验成熟度指导 将工作场所绩效与战略、领导力、目标、沟通和文化相结合。这强调了在评估技术绩效的同时评估组织变革的必要性。

TSplus如何支持实际工作场所转型？

数字化工作场所转型并不总是需要完全迁移到云桌面或大型企业工作区套件。许多组织可以通过改善现有Windows应用程序和桌面的交付、安全和支持方式来取得实质性进展。

TSplus Remote Access 允许 IT 团队发布选定的 Windows 应用程序，提供完整的远程桌面，并通过 HTML5 网络门户提供基于浏览器的访问。组织可以保留现有应用程序，同时创建更一致的访问体验。

更广泛的TSplus产品套件满足额外的转型需求：

• TSplus Remote Support 帮助技术人员协助用户并维护远程设备。
• TSplus Advanced Security 增加了对 Windows Server 环境的保护和访问控制。
• TSplus Server Monitoring 跟踪服务器、应用程序、网站和会话性能。

这种模块化的方法使组织能够逐步实现现代化。IT团队可以解决即时访问问题，验证结果，并随着需求的发展扩展架构。

该模型对中小型组织特别有帮助，同时也适用于需要安全可扩展应用交付的软件供应商、托管服务提供商和精益IT团队。 避免不必要的企业复杂性 .

结论

数字化工作场所转型重新设计了人、技术和业务流程如何协同工作。转型应减少摩擦，加强安全性，使组织更具适应性。

最强大的程序始于员工和业务需求，以受控的阶段现代化访问，并衡量工作是否真正改善。技术仍然是必不可少的，但持久的结果同样依赖于治理、管理、支持和用户采纳。

对于许多组织来说，转型可以从一个实际的步骤开始：使一个重要的应用程序更容易访问、支持和安全。这个初步的改进可以为更广泛和更连贯的数字化工作场所奠定基础。

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