Как да планирате трансформация на цифрово работно място

Цифровата трансформация на работното място е координираното преосмисляне на начина, по който хората използват технологии, информация и бизнес процеси, за да завършат своята работа. Тя свързва опита на служителите с достъпа до приложения, сигурността, поддръжката и ИТ операциите.

Успешната трансформация не започва с каталог на продукти. Тя започва с идентифициране на начина, по който работата трябва да функционира, къде служителите срещат затруднения и какви технически промени ще създадат измерима бизнес стойност.

Какво е трансформация на цифровото работно място?

Цифровата трансформация на работното място е широк процес на подобряване на начина, по който служителите достигнете приложения и работни пространства как комуникират, сътрудничат, получават поддръжка и завършват бизнес процеси. Преходът може да включва нови технологии, но също така променя политики, отговорности и работни практики.

Целта не е просто да се дигитализира съществуващ процес. Преобразуваното работно място трябва да улесни завършването на работата, да бъде по-просто за управление и по-устойчиво, когато потребителите, устройствата или местоположенията се променят.

Цифрово работно място срещу цифрово работно пространство

Цифровото работно място е цялостната организационна среда, в която се извършва цифрова работа. То включва хора, култура, управленски практики, процеси, приложения, инфраструктура, политики за сигурност и физически работни условия.

A цифрово работно пространство е по-фокусиран върху ИТ аспектите. Това е средата, с която потребителите взаимодействат, за да получат достъп до приложения, работни станции, данни и услуги.

Връзката може да бъде обобщена, както следва:

Субект	Основен фокус	Типични елементи
Цифрово работно място	Как функционира организацията	Хора, култура, процеси, политики и технологии
Цифрово работно пространство	Където потребителите получават достъп до цифрови ресурси	Приложения, настолни компютри, портали, файлове и инструменти за поддръжка
Трансформация на цифровото работно място	Как организацията подобрява работната среда	Стратегия, модернизация, приемане, управление и измерване

Цифровото работно пространство е следователно един компонент на цифровото работно място. Подобряването на портала за достъп само по себе си не трансформира цялостната работна среда.

Преходът от офисна работа към дистанционна или хибридна работа е повече от внедряване на нови инструменти.

Замяната на едно приложение с друго може да бъде полезна, но не е непременно трансформация. Организациите често приемат нов софтуер, докато оставят непроменени своите фрагментирани процеси на одобрение, дублирани данни и несъответстващи правила за достъп.

Истинската трансформация на работното място разглежда цялостното потребителско пътуване. Тя пита как служителят започва задача, намира информация, отваря необходимото приложение, иска одобрение и получава техническа поддръжка .

Тази по-широка перспектива освобождава организациите от повторното създаване на стари проблеми на по-нови платформи.

Защо организациите трансформират цифровото работно място?

Модернизацията на работното място често се движи от няколко натиска едновременно. Служителите очакват надежден достъп на различни места, ИТ екипите се нуждаят от по-силен контрол, мениджърите искат по-голяма оперативна видимост, а ръководителите се нуждаят от инвестиции в технологии, които да произвеждат измерима стойност.

Съгласуваната стратегия за цифрово работно място може да съчетае тези изисквания, вместо да се справя с всяко от тях с изолирана услуга.

Намалете фрагментацията и оперативното триене

Цифровите работни места често се развиват постепенно. Едно отделение приема облачна услуга, друго разчита на наследствено Windows приложение, а трето се опира на електронни таблици, имейли и неформални обходни решения.

Тази фрагментация създава триене за потребителите и ИТ екипите. Служителите може да се нуждаят от няколко удостоверения, интерфейса и канали за поддръжка. Администраторите трябва да поддържат припокриващи се системи с различни възможности за сигурност и отчитане.

Трансформацията предоставя възможност за рационализиране на достъпа и работните потоци. Организацията не е задължително да заменя всяка система. Вместо това, тя трябва по-ясен модел как потребителите достигат до наличните системи.

Подкрепа на опита на служителите и устойчивостта на бизнеса

Цифровото служебно изживяване описва как хората възприемат и използват технологиите, необходими за тяхната работа. Бавни приложения, повторна автентикация, ненадежден достъп и объркващи процеси на поддръжка влияят директно на това изживяване.

Следователно, опитът на служителите надхвърля притесненията на човешките ресурси. Всъщност, постоянното триене при използването може да увеличи заявките за поддръжка, да забави обслужването на клиентите и да намали стойността на инвестициите в софтуер.

За щастие, добре проектираната работна среда също подобрява устойчивостта. При добре изградени условия служителите могат продължете да работите, когато сайтът стане недостъпен , екипите се преместят между локации или организацията добавя нови офиси и външни партньори.

Модернизирайте, без да изхвърляте полезни системи

Много организации разчитат на стабилни Windows приложения, които остават съществени за операциите. Пренаписването на всяко наследствено приложение за уеб може да бъде скъпо, рисковано или ненужно.

Публикуването на приложения и достъпът чрез браузър могат да удължат полезния живот на тези системи. Новите и старите приложения остават централизирано управлявани, докато упълномощените потребители получават по-гъвкав начин да ги достигнат.

МедиСолюшън предоставя пример за този постепенен подход. Доставчикът на софтуер за здравеопазване използва доставката на приложения с HTML5, за да уеб-активира съществуващите приложения, докато се подготвя за по-широко приемане на облака. Преобразуването подкрепя модернизацията, без да изисква незабавно пренаписване на целия продуктов портфейл.

Кои основни стъпки можете да предприемете, за да изградите стратегия за цифрово работно място?

Стратегията за цифрово работно място трябва да определи какво иска организацията да стане работата. Технологичните избори произтичат от тази цел.

Стратегията трябва да свързва бизнес приоритетите, нуждите на служителите, техническата архитектура и изискванията за сигурност. Без това съгласуване, отделите могат да реализират отделни проекти, които увеличават сложността вместо да я намаляват.

Започнете с нуждите на служителите и бизнеса

Започнете, като идентифицирате основните групи, които използват работното място. Те могат да включват офис служители, дистанционни работници, фронтлайн персонал, изпълнители, техници, мениджъри и външни клиенти.

Всяка група може да изисква различна комбинация от приложения, устройства и методи за достъп. Финансов служител може да се нуждае от няколко свързани Windows приложения, докато изпълнител може да се нуждае от временно достъп до едно публикувано приложение.

Потребителското проучване не трябва да се превръща в дълга консултантска практика. Интервюта, анализ на тикети за поддръжка и наблюдение на работния процес могат да разкрият общи проблеми, като:

• Служителите не могат да намерят правилното приложение или документ.
• Дистанционният достъп работи по различен начин от офис достъпа.
• Новите потребители чакат твърде дълго за акаунти и разрешения.
• Наследените приложения работят само на специфични устройства.
• Поддържащите екипи нямат достатъчно информация, за да диагностицират проблеми.

Тези открития помагат на управлението да различава истинските нужди на работното място от исканията за модерна технология.

Определете собственост и измерими резултати

Трансформацията на цифровото работно място преминава през границите на отделите. ИТ може да управлява платформата, но човешките ресурси, сигурността, финансите, операциите и мениджърите на отдели влияят на начина, по който тя се използва.

Организацията трябва да установи ясна собственост върху решенията относно достъпа, дизайна на работния процес, обработката на данни, комуникацията с служителите и поддръжката.

Трябва също да определи желаните резултати преди внедряването. Примери включват:

• намаляване на времето за стартиране на приложението,
• съкращаване на въвеждането
• намаляване на избягващото търсене на поддръжка или
• подобряване на наличността на услугата.

Ясните резултати защитават проекта от превръщането му в неопределено обновление на технологията.

Изберете модел на поетапна трансформация

Цялото работно място не е необходимо да се променя наведнъж. Масовата подмяна може да създаде риск от миграция, да натовари ИТ екипите и потребителите и да изразходва ресурси, преди организацията да е валидирала дизайна.

Фазовият модел позволява на екипите да започнат с високостойностен случай на употреба. Организацията може да модернизира достъпа до критично приложение, да подобри един работен поток за въвеждане или осигурете последователно работно пространство за един отдел .

Уроците от пилота или доказателството за концепция (POC) след това ще оформят следващата фаза. Този подход превръща трансформацията в контролирана програма за подобрение, а не в едно единствено разрушително събитие.

Как можете да модернизирате доставката на приложения и десктоп?

Достъпът до приложения е централна част от дигиталното работно място. Служителите не могат да се възползват от нови инструменти за сътрудничество или автоматизация, ако основните бизнес приложения остават трудни за достъп.

Архитектурата трябва да поддържа съвременни облачни услуги и утвърдени Windows приложения, без да налага всяко натоварване в същия модел на доставка.

Оценете съществуващото портфолио на приложенията

Инвентаризация на приложенията трябва да идентифицира кой използва всяко приложение, къде работи, колко чувствителни са данните му и на кои системи разчита.

Оценката трябва да раздели приложенията на практични категории:

• Облачни и приложения за софтуер като услуга
• Вътрешни уеб приложения
• Публикувани Windows приложения
• Приложения, изискващи пълен отдалечен работен плот
• Локални приложения, инсталирани на управлявани устройства
• Наследствени системи в очакване на подмяна или модернизация

Тази класификация помага на ИТ екипите да изберат подходящ метод за достъп за всяко натоварване.

Съответствайте методите за доставка на потребителите и приложенията

Цифровото работно място може да комбинира няколко модела на доставка.

Публикуването на приложения дава на потребителите достъп до избрани Windows приложения, без да се излага цялото работно пространство. То е подходящо за служители, които се нуждаят от фокусиран набор от бизнес инструменти.

Отдалеченото работно място предоставя централизирана Windows среда. То може да бъде подходящо за роли, които използват няколко свързани приложения, файлове и настройки.

Достъпът през браузър намалява зависимостта от конкретна операционна система на крайното устройство. Той може да поддържа служители, използващи лични устройства, временно оборудване или устройства, на които локалната инсталация е непрактична.

Правилният дизайн не максимизира броя на наличните функции. Той дава на всеки потребител достатъчен достъп, за да изпълни ролята си без ненужна сложност или привилегии. TSplus Remote Access ви позволява да изберете от тези опции в зависимост от необходимата ви конфигурация.

Направете сигурния достъп последователен на различни места

Служителите не трябва да се налага да учат отново работното място всеки път, когато преминават между офис, дом или клиентска локация. Приложенията, разрешенията и пътят за поддръжка трябва да останат разпознаваеми.

Последователността не означава игнориране на контекста. Екипите по сигурността могат да прилагат по-силна проверка на неизвестни устройства, необичайни местоположения или привилегировани ресурси. Въпреки това видимият работен процес трябва да остане разбираем.

Longdendale High School илюстрира тази необходимост от последователност. Училището замени фрагментираните методи за достъп с централизирана доставка на приложения и ресурси за персонала и учениците. Различните потребителски групи получиха достъп, съобразен с техните роли, докато ИТ екипът запази централизирания контрол.

Защо да чакате да модернизирате достъпа до съществуващите Windows приложения, без да изграждате отново цялата си ИТ среда?

Какво прави сигурността и управлението част от дизайна?

Сигурността трябва да формира архитектурата на цифровото работно място от самото начало. Добавянето на контроли след внедряване често създава пропуски, дублирани инструменти и разочароващо потребителско изживяване.

Сигурното работно място определя как идентичността, устройствата, приложенията и данните взаимодействат според определени политики.

Приложете контрол на достъпа, основан на идентичност.

Многофакторната автентикация трябва да защитава чувствителен и отдалечен достъп. Само паролата не трябва да предоставя достъп до критични приложения или административни функции.

Най-малко привилегии ограничава потребителите до приложенията и ресурсите, необходими за техните роли. Назначенията на базата на групи могат да опростят администрирането и да улеснят прегледа на достъпа.

Принципите на Zero Trust добавят непрекъснат контекст към решението. Организацията проверява потребителя, устройството и искания ресурс, вместо да предполага, че връзката е надеждна, защото произхожда от вътрешна мрежа.

Нулева доверителна архитектура поддържа упълномощен достъп до приложения, услуги и данни в локални и облачни среди в съответствие с организационната политика.

Защита на устройства, сесии и бизнес данни

Изискванията за устройства трябва да отразяват чувствителността на работата. Някои потребители могат да работят безопасно чрез браузър на одобрено лично устройство, докато регулираните или привилегировани роли може да изискват крайни точки, управлявани от организацията.

Администраторите също трябва да прегледат:

• Актуализации на операционната система и приложенията
• Endpoint protection
• Шифроване на сесията
• Разрешения за копиране в клипборда и прехвърляне на файлове
• Печатане и пренасочване на локални дискове
• Вход и сесийни журнали
• Изисквания за запазване на данни и поверителност

Централизираното предоставяне на приложения може да намали локалното съхранение на данни, но не премахва необходимостта от контрол на крайни точки и идентичност.

Създайте управление, което служителите могат да следват

Управлението определя кой може да одобри достъпа, как се въвеждат приложенията, какви данни могат да се споделят и как се обработват изключенията.

Политиките трябва да бъдат достатъчно кратки, за да могат служителите и мениджърите да ги разберат. Правило, което е технически завършено, но оперативно невъзможно, може да насърчи потребителите да търсят несанкционирани алтернативи.

ИТ и екипите по сигурността следователно трябва да тестват политиките спрямо реални работни потоци. Силното управление трябва да направи одобрената методология по-ясна и по-лесна от обходния вариант.

Как можете да подготвите хората за модернизация на работното място?

Използването на участието на служителите и други потребители може да направи или разруши промяната:

Служителите ще изпитат тази трансформация чрез променени интерфейси, процеси и очаквания. Дори технически успешното внедряване може да се провали, защото потребителите не разбират защо е било въведено или как им помага.

Това е причината, поради която управлението на промените трябва да започне по време на проектирането, а не малко преди старта, и защо бета тестването може да бъде по-ценно от всяко друго средство.

Включете потребителите преди внедряване

Представителите от засегнатите роли трябва да тестват ранни версии на цифровото работно пространство. Техният отзив може да разкрие липсващи приложения, неясна терминология и предположения за работния процес, които техническите екипи може да не забележат.

Участието на потребителите също подобрява приемането. Служителите е по-вероятно да приемат нов процес, когато могат да видят как обратната им връзка е повлияла на резултата.

Проектният екип все още трябва да поддържа ясни граници. Консултацията с потребителите информира дизайна, но изискванията за сигурност, съответствие и оперативни нужди остават задължителни.

Подкрепете приемането с обучение и помощ

Обучението трябва да отразява задачите, които служителите изпълняват. Генеричните демонстрации на платформата рядко подготвят потребителите за реална работа.

Кратките указания на базата на роля могат да покажат на служителите как да влязат, да отворят приложения, да запазят файлове, да поискат достъп и да се свържат с поддръжката. Мениджърите може да се нуждаят от допълнителни указания относно одобренията, отчетността и процесите в екипа.

Отдалечената поддръжка трябва да бъде интегрирана в трансформираното работно място. В етапите на подготовка на проекта, това е отличен инструмент за обучение и споделяне на знания. За внедряване и разгръщане, вашите екипи ще се насладят на неговите функции и маневреност. Накрая, имайте предвид TSplus Remote Support техниците сигурен начин да виждат проблеми, да напътстват потребителите и да поддържат одобрени устройства независимо от местоположението.

Преосмислете управленските практики и процеси

Цифровата трансформация може да изложи процеси, които зависят от физическа близост или неформални знания. Одобренията могат да се забавят, защото мениджърът не е на разположение, докато новите служители може да имат затруднения да идентифицират правилния собственик на задача.

Организацията трябва да документира отговорностите, да замени ненужните ръчни предавания и да реши къде се съхранява важната информация.

Допълнително, мениджърите трябва да оценяват резултатите, а не онлайн видимостта. Трансформацията на цифровото работно място трябва да подобри начина, по който ще протича работата, а не да въвежда прекомерно наблюдение на дейността на служителите.

Какво може да включите в своя практически план за цифрова трансформация?

Структурирана пътна карта помага на организациите да преминат от стратегия към внедряване, като същевременно контролират разходите и риска.

1. Оценете текущото работно място

Документирайте приложения, инфраструктура, методи за достъп, потребителски групи, процеси на поддръжка и всякакви повтарящи се проблеми. Установете основна линия за производителност и опит.

2. Определете целевото работно място

Опишете как потребителите трябва да получават достъп до ресурси, как ще бъде проверена идентичността и кои процеси трябва да се променят. Свържете всяка предложена способност с бизнес резултат.

3. Приоритизирайте случаи на употреба с висока стойност

Изберете проекти, които съчетават видима полза за потребителя с управляем технически обхват. Уеб достъп до наследствени приложения, стандартизирано въвеждане или централизирана дистанционна поддръжка могат да предоставят практични отправни точки.

4. Пилот с представителни потребители

Включете различни роли, устройства и местоположения. Тествайте производителността, правилата за достъп, процедурите за поддръжка и насоките за служителите при реалистични условия.

5. Разгръщане в контролирани фази

Разширете доказателството за концепция по отдел, местоположение или група приложения. Поддържайте процедури за възстановяване и комуникирайте промените преди всяка фаза.

6. Измерете и подобрете

Сравнете резултатите с оригиналната основа. Решавайте повтарящите се проблеми, актуализирайте политиките и използвайте оперативни данни, за да определите следващия приоритет за трансформация.

Тази пътна карта създава цикъл на непрекъснато подобрение. Тя също така позволява на организацията да спре да инвестира в инициативи, които не произвеждат достатъчна стойност.

Измерване на трансформацията на цифровото работно място

Трансформацията трябва да се измерва в контекста на опит на служителите, операции, сигурност и финансова стойност. Една единствена цифра за приемане не може да покаже дали работното място е ефективно.

Полезните индикатори могат да включват:

Област	Примерни мерки
Опит на служителите	Успех на достъпа, време за стартиране на приложението, удовлетвореност и завършване на обучението
ИТ операции	Обем на поддръжка, време за разрешаване, наличност на услуги и капацитет
Сигурност	Неуспешни входове, блокирани атаки, прегледи на привилегирован достъп и изключения от политиката
Бизнес стойност	Време за завършване на процеса, цена на потребител, непрекъснатост и удължаване на жизнения цикъл на приложението

Мерките трябва да обясняват дали работата се подобрява. Събирането на данни за активността без ясна преценка или полза създава допълнителна отчетност и може да повдигне въпроси за конфиденциалността.

Microsoft’s насоки за зрялост на опита на служителите свързва производителността на работното място със стратегия, лидерство, цели, комуникация и култура. Това подсилва необходимостта от оценка на организационната промяна заедно с техническата производителност.

Как TSplus подкрепя практическата трансформация на работното място?

Трансформацията на цифровото работно място не винаги изисква пълно преминаване към облачни десктопи или голям пакет за работно пространство за предприятия. Много организации могат да постигнат значителен напредък, като подобрят начина, по който се предоставят, защитават и поддържат съществуващите Windows приложения и десктопи.

TSplus Remote Access позволява на ИТ екипите да публикуват избрани Windows приложения, да предоставят пълни отдалечени работни плотове и да предлагат достъп чрез браузър през HTML5 уеб портал. Организациите могат да запазят съществуващите приложения, докато създават по-последователно изживяване при достъпа.

По-широкият набор от продукти на TSplus отговаря на допълнителни изисквания за трансформация:

• TSplus Remote Support помага на техниците да асистират на потребителите и да поддържат отдалечени устройства.
• TSplus Advanced Security добавя защита и контрол на достъпа за среди на Windows Server.
• TSplus Server Monitoring проследява производителността на сървъри, приложения, уебсайтове и сесии.

Този модулен подход позволява на организациите да модернизират постепенно. ИТ екипите могат да се справят с непосредствен проблем с достъпа, да валидират резултатите и да разширят архитектурата, докато изискванията се развиват.

Моделът се оказва особено полезен за малки и средни организации, но също и за доставчици на софтуер, управлявани услуги и Lean IT екипи, които се нуждаят от сигурна и мащабируема доставка на приложения, докато избягване на ненужна сложност в предприятието .

Заключение

Цифровата трансформация на работното място преразглежда как хората, технологиите и бизнес процесите работят заедно. Трансформацията трябва да намали триенето, да укрепи сигурността и да направи организацията по-гъвкава.

Най-силните програми започват с нуждите на служителите и бизнеса, модернизират достъпа в контролирани фази и измерват дали работата наистина е подобрена. Технологията остава съществена, но трайните резултати зависят в равна степен от управление, мениджмънт, поддръжка и приемане от потребителите.

За много организации трансформацията може да започне с практическа стъпка: улесняване на достъпа, поддръжката и сигурността на основно приложение. Това първо подобрение може да осигури основата за по-широко и по-съгласувано цифрово работно място.

Създайте практично цифрово работно място около приложенията и инфраструктурата, които вашата организация вече използва. Изпробвайте TSplus Remote Access или говорете с TSplus специалист: