如何規劃數位工作場所轉型

數位工作場所轉型是協調重新設計人們如何使用技術、資訊和商業流程來完成工作的過程。它將員工體驗與應用程式訪問、安全性、支援和IT運營相連接。

成功的轉型並不始於產品目錄。它始於確定工作應如何運作、員工在哪裡遇到摩擦以及哪些技術變更將創造可衡量的商業價值。

數位工作場所轉型是什麼？

數位工作場所轉型是改善員工工作方式的廣泛過程 接觸應用程式和工作空間 以及他們如何溝通、協作、獲得支持和完成業務工作流程。這一轉型可能涉及新技術，但它也改變了政策、責任和工作實踐。

目標不僅僅是數位化現有的流程。轉型的工作場所應該使工作更容易完成，更簡單管理，並在用戶、設備或位置變更時更具韌性。

數位工作場所與數位工作空間

數位工作場所是數位工作發生的完整組織環境。它包括人員、文化、管理實踐、流程、應用程式、基礎設施、安全政策和實體工作安排。

A 數位工作空間 更專注於IT方面。這是用戶面對的環境，員工通過該環境訪問應用程序、桌面、數據和服務。

這個關係可以總結如下：

實體	主要焦點	典型元素
數位工作場所	組織如何運作	人員、文化、流程、政策和技術
數位工作空間	用戶訪問數字資源的地方	應用程式、桌面、入口網站、檔案和支援工具
數位工作場所轉型	如何改善工作場所	策略、現代化、採用、治理和衡量

數位工作空間因此是數位工作場所的一個組成部分。僅改善訪問入口並不會改變整個工作環境。

將辦公室轉型為遠程或混合工作不僅僅是部署新工具

替換一個應用程式為另一個可能是有用的，但不一定是轉型。組織經常在不改變其零散的批准流程、重複的數據條目和不一致的訪問規則的情況下採用新軟體。

真正的工作場所轉型檢視完整的用戶旅程。它詢問員工如何開始任務、尋找資訊、打開所需的應用程式、請求批准和 接收技術支援 .

這種更廣泛的視野使組織免於在新平台上重複舊問題。

為什麼組織要轉型數位工作場所？

工作場所現代化通常是由多種壓力同時驅動的。員工期望在不同地點獲得可靠的訪問，IT 團隊需要更強的控制，管理者希望獲得更大的運營可見性，而高層則需要技術投資來產生可衡量的價值。

一個連貫的數位工作場所策略可以使這些需求保持一致，而不是用孤立的工具來解決每一個需求。

減少碎片化和操作摩擦

數位工作場所通常是逐步發展的。一個部門採用雲服務，另一個依賴於舊版的 Windows 應用程式，第三個則依賴於電子表格、電子郵件和非正式的變通方法。

這種碎片化會給用戶和IT團隊帶來摩擦。員工可能需要多個憑證、介面和支持渠道。管理員必須維護具有不同安全性和報告能力的重疊系統。

轉型提供了一個合理化訪問和工作流程的機會。組織不一定需要更換每個系統。相反，它需要 更清晰的模型 用戶如何訪問現有系統。

支持員工體驗和業務韌性

數位員工體驗描述了人們如何感知和使用其工作所需的技術。緩慢的應用程式、重複的身份驗證、不可靠的訪問和混亂的支持流程直接影響該體驗。

因此，員工體驗超越了人力資源的關注。事實上，持續的使用摩擦可能會增加支持請求，延遲客戶服務並降低軟體投資的價值。

感謝的是，設計良好的工作場所也能提高韌性。在良好的條件下，員工可以 當網站無法使用時繼續工作 ，團隊在不同地點之間移動，或者組織增加新的辦公室和外部合作夥伴。

現代化而不丟棄有用的系統

許多組織依賴穩定的 Windows 應用程式，這些應用程式對業務運作至關重要。將每個舊有應用程式重建為網頁應用程式可能會昂貴、風險高或不必要。

應用程式發布和基於瀏覽器的訪問可以延長這些系統的使用壽命。新舊應用程式保持集中管理，而授權用戶則獲得更靈活的方式來訪問它們。

MédiSolution 提供了這種漸進式方法的範例。這家醫療保健軟體供應商使用 HTML5 應用程式交付來網路啟用現有應用程式，同時為更廣泛的雲端採用做準備。這一轉型支持現代化，而不需要立即重寫整個產品組合。

您可以採取哪些廣泛步驟來建立數位工作場所策略？

數位工作場所策略應該定義組織希望工作成為什麼樣子。技術選擇應該基於這一目標。

該策略應該連接業務優先事項、員工需求、技術架構和安全要求。沒有這種對齊，各部門可能會實施單獨的項目，這會增加複雜性而不是減少它。

從員工和業務需求開始

首先識別使用工作場所的主要群體。這些可能包括辦公室員工、遠程工作者、一線員工、承包商、技術人員、經理和外部客戶。

每個組別可能需要不同組合的應用程式、設備和訪問方法。一名財務員工可能需要幾個連接的 Windows 應用程式，而一名承包商可能需要對一個已發布應用程式的臨時訪問。

用戶研究不需要變成一個冗長的諮詢過程。訪談、支持票據分析和工作流程觀察可以揭示一些常見問題，例如：

• 員工無法找到正確的應用程式或文件。
• 遠端存取的表現與辦公室存取不同。
• 新用戶等待帳戶和權限的時間過長。
• 舊版應用程式僅在特定設備上運行。
• 支援團隊缺乏足夠的信息來診斷問題。

這些發現幫助管理層區分真正的工作場所需求與對時尚技術的請求。

定義所有權和可衡量的結果

數位工作場所轉型跨越部門界限。資訊科技可能運營該平台，但人力資源、安全、財務、運營和部門經理影響其使用方式。

該組織應建立對於訪問、工作流程設計、數據處理、員工溝通和支持的決策明確擁有權。

它還應在實施之前定義預期的結果。示例包括：

• 縮短應用程式啟動時間，
• 縮短上線時間，
• 降低可避免的支持需求或
• 改善服務可用性。

清晰的結果保護項目不會變成無限期的技術更新。

選擇分階段轉型模型

整個工作場所不需要一次性改變。大規模的替換可能會造成遷移風險，壓倒IT團隊和用戶，並在組織尚未驗證設計之前消耗資源。

分階段的模型允許團隊從高價值的使用案例開始。組織可以現代化對關鍵應用程序的訪問，改善一個入職工作流程或 提供一致的工作空間給一個部門 .

從試點或概念驗證（POC）中獲得的經驗教訓將塑造下一階段。這種方法將轉型變成一個受控的改進計劃，而不是一次單一的破壞性事件。

如何現代化應用程式和桌面交付？

應用程式訪問是數位工作場所的核心部分。如果重要的業務應用程式仍然難以訪問，員工將無法從新的協作或自動化工具中受益。

架構應該支持現代雲服務和已建立的Windows應用程序，而不必將每個工作負載強制納入相同的交付模型。

評估現有的應用程式組合

應用程式清單應該識別每個應用程式的使用者、運行位置、數據的敏感性以及依賴的系統。

評估應將應用程序分為實用類別：

• 雲端和軟體即服務應用程式
• 內部網頁應用程式
• 發佈的 Windows 應用程式
• 需要完整遠端桌面的應用程式
• 在管理設備上安裝的本地應用程式
• 舊系統 等待更換或現代化

這個分類幫助IT團隊為每個工作負載選擇合適的訪問方法。

將交付方式與用戶和應用程序匹配

數位工作場所可能結合幾種交付模式。

應用程式發布讓用戶可以訪問選定的 Windows 應用程式，而不必暴露完整的桌面。這適合需要專注於一組商業工具的員工。

遠端桌面提供一個集中式的 Windows 環境。這可能適合使用多個連接的應用程式、檔案和設定的角色。

瀏覽器訪問減少對特定端點操作系統的依賴。它可以支持使用個人設備、臨時設備或在本地安裝不切實際的設備的員工。

正確的設計並不會最大化可用功能的數量。它為每個用戶提供足夠的訪問權限，以完成角色，而不會增加不必要的複雜性或特權。TSplus Remote Access 讓您根據所需的配置選擇這些選項。

確保各地點的安全訪問一致性

員工在辦公室、家中或客戶現場之間移動時，應不需要每次都重新學習工作場所。應用程式、權限和支援路徑應保持可識別。

一致性並不意味著忽視上下文。安全團隊可能會對未知設備、不尋常的位置或特權資源應用更強的驗證。然而，顯示的工作流程仍應保持可理解性。

朗登代爾高中 這顯示了對一致性的需求。學校用集中式的應用程式和資源交付取代了分散的訪問方法，為教職員和學生提供服務。不同的用戶群體獲得了適合其角色的訪問權限，而IT團隊則保持了集中控制。

為什麼要等著現代化對現有 Windows 應用程式的訪問，而不重建整個 IT 環境。

安全與治理為何成為設計的一部分？

安全應該從一開始就塑造數位工作場所的架構。部署後添加控制措施通常會產生漏洞、重複的工具和令人沮喪的用戶體驗。

安全的工作場所確定身份、設備、應用程序和數據在明確政策下的互動方式。

應用基於身份的訪問控制

多重身份驗證應該保護敏感和遠端訪問。僅僅依賴密碼不應該提供對關鍵應用程序或管理功能的訪問。

最小權限 限制用戶僅訪問其角色所需的應用程序和資源。基於群組的分配可以簡化管理並使訪問更易於審查。

零信任原則為決策增添持續的背景。組織驗證用戶、設備和請求的資源，而不是假設由於連接來自內部網絡，因此是可信的。

零信任架構 支持根據組織政策對應用程序、服務和數據在本地和雲環境中的授權訪問。

保護設備、會話和業務數據

設備要求應反映工作的敏感性。一些用戶可能可以在經批准的個人設備上通過瀏覽器安全地工作，而受監管或特權角色可能需要組織管理的端點。

管理員還應該檢查：

• 操作系統和應用程式更新
• Endpoint protection
• 會話加密
• 剪貼簿和檔案傳輸權限
• 列印和本地磁碟重定向
• 登入和會話日誌
• 數據保留和隱私要求

集中式應用程式交付可以減少本地數據存儲，但並不消除對端點和身份控制的需求。

創建治理員工可以遵循

治理定義了誰可以批准訪問、如何引入應用程序、可以共享哪些數據以及如何處理例外情況。

政策應該簡明扼要，以便員工和管理者能夠理解。一條在技術上完整但在操作上不可能的規則可能會鼓勵用戶尋找未經授權的替代方案。

因此，IT 和安全團隊應該根據實際工作流程測試政策。強有力的治理應使批准的方法比變通方案更清晰、更容易。

如何為工作場所現代化做好準備？

利用員工和其他用戶的參與可以決定變革的成敗：

員工將通過改變的界面、流程和期望來體驗這一轉變。即使是技術上成功的部署也可能失敗，因為用戶不理解為什麼要引入它或它如何幫助他們。

這就是為什麼變更管理應該在設計階段開始，而不是在推出前不久，以及為什麼測試版測試的價值可能超過其他任何手段。

在部署之前讓用戶參與

受影響角色的代表應該測試數位工作空間的早期版本。他們的反饋可以揭示缺失的應用程式、不清晰的術語和技術團隊可能未注意到的工作流程假設。

用戶參與也能提高接受度。當員工能夠看到他們的反饋如何影響結果時，他們更有可能採用新流程。

專案團隊仍應保持明確的界限。用戶諮詢會影響設計，但安全性、合規性和操作要求仍然是強制性的。

支持採用培訓和協助

培訓應該反映員工執行的任務。一般平台演示很少能讓用戶為實際工作做好準備。

簡短的角色導向指導可以向員工展示如何登錄、打開應用程序、保存文件、請求訪問和聯繫支持。經理可能需要有關批准、報告和團隊流程的額外指導。

遠端支援應該整合進轉型的工作場所。在專案準備階段，它是一個很好的培訓和知識分享工具。對於實施和部署，您的團隊將享受其功能和靈活性。最後，請擁有 TSplus 遠端支援 技術人員以安全的方式查看問題、指導用戶並維護經批准的設備，無論其位置如何。

重新設計管理實踐和流程

數位轉型可能會暴露依賴於物理接近或非正式知識的流程。因為經理無法使用，批准可能會停滯，而新員工可能會難以識別任務的正確負責人。

該組織應該記錄責任，取代不必要的手動交接，並決定重要信息的存儲位置。

此外，管理者應該評估結果，而不是在線可見性。數位工作場所轉型應該改善工作流程，而不是引入過度監控員工活動。

您可能在實用的數位轉型路線圖中包含什麼？

一個結構化的路線圖幫助組織從策略轉向部署，同時控制成本和風險。

1. 評估當前的工作場所

文件應用程序、基礎設施、訪問方法、用戶組、支持流程及任何重複出現的問題。建立性能和體驗的基準。

2. 定義目標工作場所

描述用戶應如何訪問資源、如何驗證身份以及哪些流程應該改變。將每個提議的能力與業務結果聯繫起來。

3. 優先考慮高價值的使用案例

選擇結合可見用戶利益與可管理技術範疇的項目。舊版應用程序的網絡訪問、標準化的入職流程或集中式遠程支持可以提供實用的起點。

4. 與代表性用戶進行試點

包括不同的角色、設備和地點。在現實條件下測試性能、訪問規則、支持程序和員工指導。

5. 在受控階段部署

擴展概念驗證，按部門、地點或應用程序組進行。維護回滾程序並在每個階段之前通報變更。

6. 測量和改進

比較結果與原始基準。解決重複的摩擦，更新政策並使用操作數據來確定下一個轉型優先事項。

這個路線圖創造了一個持續改進的循環。它還允許組織停止對那些未能產生足夠價值的倡議進行投資。

測量數位工作場所轉型

轉型應該在員工體驗、運營、安全和財務價值方面進行衡量。單一的採用數字無法顯示工作場所是否有效。

有用的指標可能包括：

區域	範例措施
員工體驗	訪問成功、應用啟動時間、滿意度和上線完成
IT 操作	支援量、解決時間、服務可用性和容量
安全性	失敗的登錄、阻擋的攻擊、特權訪問審查和政策例外
商業價值	處理完成時間、每位用戶的成本、連續性和應用程序生命周期延長

措施應該解釋工作是否在改善。收集活動數據而沒有明確的決策或好處會產生報告負擔，並可能引發隱私問題。

微軟的 員工體驗成熟度指導 將工作場所的表現與策略、領導力、目標、溝通和文化相連接。這強調了在技術表現的同時評估組織變革的必要性。

TSplus 如何支持實際的工作場所轉型？

數位工作場所轉型並不總是需要完全轉移到雲端桌面或大型企業工作區套件。許多組織可以通過改善現有 Windows 應用程式和桌面的交付、安全性和支援方式來取得實質進展。

TSplus Remote Access 允許 IT 團隊發佈選定的 Windows 應用程式，提供完整的遠端桌面，並通過 HTML5 網頁入口提供基於瀏覽器的訪問。組織可以保留現有的應用程式，同時創建更一致的訪問體驗。

更廣泛的TSplus產品套件滿足額外的轉型需求：

• TSplus Remote Support 幫助技術人員協助用戶並維護遠程設備。
• TSplus Advanced Security 增加了對 Windows Server 環境的保護和訪問控制。
• TSplus Server Monitoring 追蹤伺服器、應用程式、網站和會話性能。

這種模組化的方法使組織能夠逐步現代化。IT 團隊可以解決當前的訪問問題，驗證結果，並隨著需求的發展擴展架構。

該模型對於中小型組織特別有幫助，但也適用於需要安全可擴展應用交付的軟體供應商、管理服務提供商和精簡的IT團隊。 避免不必要的企業複雜性 .

結論

數位工作場所轉型重新設計人員、技術和商業流程之間的協作方式。轉型應該減少摩擦、加強安全性並使組織更具適應性。

最強的計劃始於員工和業務需求，分階段現代化訪問並衡量工作是否真正改善。技術仍然是必不可少的，但持久的結果同樣依賴於治理、管理、支持和用戶採用。

對於許多組織來說，轉型可以從一個實際的步驟開始：使一個基本應用程序更容易訪問、支持和保護。這第一個改進可以為更廣泛和更一致的數字工作場所奠定基礎。

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