Kako planirati transformaciju digitalnog radnog mjesta

Transformacija digitalnog radnog mjesta je koordinirani redizajn načina na koji ljudi koriste tehnologiju, informacije i poslovne procese za obavljanje svog posla. Povezuje iskustvo zaposlenika s pristupom aplikacijama, sigurnošću, podrškom i IT operacijama.

Uspješna transformacija ne počinje s katalogom proizvoda. Počinje identificiranjem kako bi rad trebao funkcionirati, gdje zaposlenici nailaze na prepreke i koje tehničke promjene će stvoriti mjerljivu poslovnu vrijednost.

Što je transformacija digitalnog radnog mjesta?

Transformacija digitalnog radnog mjesta je širok proces poboljšanja načina na koji zaposlenici doći do aplikacija i radnih prostora , kao i način na koji komuniciraju, surađuju, dobivaju podršku i dovršavaju poslovne radne tokove. Transformacija može uključivati novu tehnologiju, ali također mijenja politike, odgovornosti i radne prakse.

Cilj nije samo digitalizirati postojeći proces. Transformirano radno mjesto trebalo bi olakšati dovršavanje posla, pojednostaviti upravljanje i biti otpornije kada se korisnici, uređaji ili lokacije promijene.

Digitalno radno mjesto naspram digitalnog radnog prostora

Digitalno radno mjesto je cjelovito organizacijsko okruženje u kojem se odvija digitalni rad. Uključuje ljude, kulturu, upravljačke prakse, procese, aplikacije, infrastrukturu, sigurnosne politike i fizičke radne aranžmane.

[A] A digitalni radni prostor je više usmjeren na IT aspekte. To je okruženje s korisničkim sučeljem kroz koje zaposlenici pristupaju aplikacijama, radnim površinama, podacima i uslugama.

Odnos se može sažeti na sljedeći način:

Entitet	Primarni fokus	Tipični elementi
Digitalno radno mjesto	Kako organizacija djeluje	Ljudi, kultura, procesi, politike i tehnologija
Digitalno radno okruženje	Gdje korisnici pristupaju digitalnim resursima	Aplikacije, radne površine, portali, datoteke i alati za podršku
Transformacija digitalnog radnog mjesta	Kako organizacija poboljšava radno mjesto	Strategija, modernizacija, usvajanje, upravljanje i mjerenje

Digitalni radni prostor stoga je jedna komponenta digitalnog radnog mjesta. Poboljšanje pristupnog portala samo po sebi ne transformira cjelokupno radno okruženje.

Transformacija iz ureda u udaljeni ili hibridni rad je više od implementacije novih alata

Zamjena jedne aplikacije drugom može biti korisna, ali to nužno nije transformacija. Organizacije često usvajaju novi softver dok ostavljaju nepromijenjenim svoje fragmentirane procese odobravanja, duplicirane unose podataka i nekonzistentna pravila pristupa.

Prava transformacija radnog mjesta ispituje cjelokupno korisničko putovanje. Pita se kako zaposlenik započinje zadatak, pronalazi informacije, otvara potrebnu aplikaciju, traži odobrenje i prima tehničku podršku .

Ova šira perspektiva oslobađa organizacije od ponovnog stvaranja starih problema na novijim platformama.

Zašto organizacije transformiraju digitalno radno mjesto?

Modernizacija radnog mjesta često je potaknuta nekoliko pritisaka odjednom. Zaposlenici očekuju pouzdan pristup na različitim lokacijama, IT timovi trebaju jaču kontrolu, menadžeri žele veću operativnu vidljivost, a izvršni direktori trebaju tehnološke investicije koje će donijeti mjerljivu vrijednost.

Koherentna strategija digitalnog radnog mjesta može uskladiti ove zahtjeve umjesto da se svaki od njih rješava izoliranim alatom.

Smanjite fragmentaciju i operativnu trenja

Digitalna radna mjesta često se razvijaju postupno. Jedan odjel usvaja uslugu u oblaku, drugi ovisi o naslijeđenoj Windows aplikaciji, a treći se oslanja na proračunske tablice, e-poštu i neformalne alternative.

Takva fragmentacija stvara trenje za korisnike i IT timove. Zaposlenici mogu trebati nekoliko vjerodajnica, sučelja i kanala podrške. Administratori moraju održavati preklapajuće sustave s različitim sigurnosnim i izvještajnim mogućnostima.

Transformacija pruža priliku za racionalizaciju pristupa i radnih tokova. Organizacija ne mora nužno zamijeniti svaki sustav. Umjesto toga, potrebno je jasniji model kako korisnici dolaze do sustava koji su na raspolaganju.

Podrška zaposlenicima i otpornosti poslovanja

Digitalno iskustvo zaposlenika opisuje kako ljudi percipiraju i koriste tehnologije potrebne za njihov rad. Spore aplikacije, ponovljena autentifikacija, nepouzdani pristup i zbunjujući procesi podrške izravno utječu na to iskustvo.

Stoga, iskustvo zaposlenika nadilazi brige o ljudskim resursima. Naime, trajna trenutačna trenja mogu povećati zahtjeve za podršku, odgoditi korisničku uslugu i smanjiti vrijednost ulaganja u softver.

Na sreću, dobro dizajnirano radno mjesto također poboljšava otpornost. U dobro izgrađenim uvjetima, zaposlenici mogu nastavite raditi kada stranica postane nedostupna timovi se kreću između lokacija ili organizacija dodaje nove urede i vanjske partnere.

Modernizirajte bez odbacivanja korisnih sustava

Mnoge organizacije ovise o stabilnim Windows aplikacijama koje su neophodne za poslovanje. Obnova svake naslijeđene aplikacije za web može biti skupa, rizična ili nepotrebna.

Objavljivanje aplikacija i pristup putem preglednika mogu produžiti korisni vijek trajanja ovih sustava. Nove i stare aplikacije ostaju centralno upravljane, dok ovlašteni korisnici dobivaju fleksibilniji način pristupa njima.

MédiSolution prikazuje primjer ovog postupnog pristupa. Pružatelj softvera za zdravstvenu skrb koristio je HTML5 isporuku aplikacija za web-omogućavanje postojećih aplikacija dok se pripremao za širu usvajanje oblaka. Transformacija je podržala modernizaciju bez potrebe za trenutnim prepisivanjem cijelog portfelja proizvoda.

Koje široke korake možete poduzeti za izradu strategije digitalnog radnog mjesta?

Strategija digitalnog radnog mjesta trebala bi definirati što organizacija želi da rad postane. Tehnološki izbori proizlaze iz tog cilja.

Strategija bi trebala povezati poslovne prioritete, potrebe zaposlenika, tehničku arhitekturu i sigurnosne zahtjeve. Bez ovog usklađivanja, odjeli mogu provoditi odvojene projekte koji povećavaju složenost umjesto da je smanjuju.

Započnite s potrebama zaposlenika i poslovanja

Započnite identificiranjem glavnih grupa koje koriste radno mjesto. To mogu uključivati uredske zaposlenike, radnike na daljinu, osoblje na prvoj liniji, izvođače, tehničare, menadžere i vanjske kupce.

Svaka grupa može zahtijevati različitu kombinaciju aplikacija, uređaja i metoda pristupa. Financijski zaposlenik može trebati nekoliko povezanih Windows aplikacija, dok bi izvođač mogao trebati privremeni pristup jednoj objavljenoj aplikaciji.

Istraživanje korisnika ne mora postati dugotrajna konzultantska vježba. Intervjui, analiza podrške i promatranje radnog toka mogu otkriti uobičajene probleme kao što su:

• Zaposlenici ne mogu pronaći ispravnu aplikaciju ili dokument.
• Daljinski pristup se razlikuje od pristupa s ureda.
• Novi korisnici predugo čekaju na račune i dozvole.
• Nasljedne aplikacije rade samo na specifičnim uređajima.
• Podrška timovi nemaju dovoljno informacija za dijagnosticiranje problema.

Ovi nalazi pomažu upravi da razlikuje stvarne potrebe na radnom mjestu od zahtjeva za modernom tehnologijom.

Definirajte vlasništvo i mjerljive rezultate

Transformacija digitalnog radnog mjesta prelazi odjele. IT može upravljati platformom, ali ljudski resursi, sigurnost, financije, operacije i voditelji odjela utječu na to kako se koristi.

Organizacija bi trebala uspostaviti jasnu odgovornost za odluke o pristupu, dizajnu radnog toka, rukovanju podacima, komunikaciji s zaposlenicima i podršci.

Također bi trebala definirati očekivane rezultate prije implementacije. Primjeri uključuju:

• smanjenje vremena pokretanja aplikacije,
• skraćivanje onboardinga
• smanjenje izbjegive potražnje za podrškom ili
• poboljšanje dostupnosti usluge.

Jasni rezultati štite projekt od postajanja neodređenim osvježavanjem tehnologije.

Odaberite model postupne transformacije

Cijelo radno mjesto ne mora se promijeniti odjednom. Velika zamjena može stvoriti rizik od migracije, preopteretiti IT timove i korisnike te potrošiti resurse prije nego što organizacija potvrdi dizajn.

Fazni model omogućuje timovima da započnu s slučajem korištenja visoke vrijednosti. Organizacija može modernizirati pristup kritičnoj aplikaciji, poboljšati jedan proces uvođenja ili osigurati dosljedan radni prostor jednom odjelu .

Lekcije iz pilota ili dokaza koncepta (POC) oblikovat će sljedeću fazu. Ovaj pristup pretvara transformaciju u kontrolirani program poboljšanja umjesto u jedan disruptivni događaj.

Kako možete modernizirati isporuku aplikacija i radnih površina?

Pristup aplikacijama je središnji dio digitalnog radnog mjesta. Zaposlenici ne mogu imati koristi od novih alata za suradnju ili automatizaciju ako su osnovne poslovne aplikacije i dalje teške za pristupiti.

Arhitektura bi trebala podržavati moderne cloud usluge i etablirane Windows aplikacije bez prisiljavanja svakog radnog opterećenja u isti model isporuke.

Procijenite postojeći portfelj aplikacija

Inventar aplikacija trebao bi identificirati tko koristi svaku aplikaciju, gdje se pokreće, koliko su osjetljivi njezini podaci i na kojim sustavima ovisi.

Procjena bi trebala razdvojiti aplikacije u praktične kategorije:

• Oblak i aplikacije softvera kao usluge
• Internetske web aplikacije
• Objavljene Windows aplikacije
• Aplikacije koje zahtijevaju potpuno udaljeno radno površje
• Lokalne aplikacije instalirane na upravljanim uređajima
• Nasljedni sustavi čekajući zamjenu ili modernizaciju

Ova klasifikacija pomaže IT timovima da odaberu odgovarajuću metodu pristupa za svaki radni teret.

Uskladite metode isporuke s korisnicima i aplikacijama

Digitalno radno mjesto može kombinirati nekoliko modela isporuke.

Objavljivanje aplikacija omogućuje korisnicima pristup odabranim Windows aplikacijama bez izlaganja cijelog radnog okruženja. Odgovara zaposlenicima koji trebaju usredotočen skup poslovnih alata.

Udaljena radna površina pruža centralizirano Windows okruženje. Može biti prikladna za uloge koje koriste nekoliko povezanih aplikacija, datoteka i postavki.

Pristup putem preglednika smanjuje ovisnost o specifičnom operativnom sustavu krajnje točke. Može podržati zaposlenike koji koriste osobne uređaje, privremenu opremu ili uređaje na kojima je lokalna instalacija nepraktična.

Ispravan dizajn ne maksimizira broj dostupnih značajki. Daje svakom korisniku dovoljno pristupa za obavljanje uloge bez nepotrebne složenosti ili privilegija. TSplus Remote Access omogućuje vam da odaberete između ovih opcija prema vašoj potrebnoj konfiguraciji.

Osigurajte dosljedan pristup na svim lokacijama

Zaposlenici ne bi trebali ponovno učiti radno mjesto svaki put kada se presele između ureda, doma ili lokacije kupca. Aplikacije, dozvole i put podrške trebali bi ostati prepoznatljivi.

Dosljednost ne znači ignoriranje konteksta. Timovi za sigurnost mogu primijeniti jaču provjeru na nepoznatim uređajima, neobičnim lokacijama ili privilegiranim resursima. Vidljiv radni tijek ipak bi trebao ostati razumljiv.

Longdendale High School ilustrira ovu potrebu za dosljednošću. Škola je zamijenila fragmentirane metode pristupa s centraliziranom isporukom aplikacija i resursa za osoblje i studente. Različite korisničke grupe dobile su pristup prilagođen njihovim ulogama dok je IT tim zadržao centraliziranu kontrolu.

Zašto čekati na modernizaciju pristupa postojećim Windows aplikacijama bez ponovnog izgradnje cijelog vašeg IT okruženja.

Što čini sigurnost i upravljanje dijelom dizajna?

Sigurnost bi trebala oblikovati arhitekturu digitalnog radnog mjesta od samog početka. Dodavanje kontrola nakon implementacije često stvara praznine, duplicirane alate i frustrirajuće korisničko iskustvo.

Sigurno radno mjesto utvrđuje kako identitet, uređaji, aplikacije i podaci međusobno djeluju prema definiranim politikama.

Primijenite kontrole pristupa temeljene na identitetu

Višefaktorska autentifikacija trebala bi zaštititi osjetljive i daljinske pristupe. Sama lozinka ne bi trebala omogućiti pristup kritičnim aplikacijama ili administrativnim funkcijama.

Najmanje privilegije ograničava korisnike na aplikacije i resurse potrebne za njihove uloge. Dodijele temeljene na grupama mogu pojednostaviti administraciju i olakšati pregled pristupa.

Načela Zero Trust dodaju kontinuirani kontekst odluci. Organizacija provjerava korisnika, uređaj i zatraženi resurs umjesto da pretpostavlja da je veza pouzdana samo zato što potječe iz unutarnje mreže.

Arhitektura nulte povjerenja podržava autorizirani pristup aplikacijama, uslugama i podacima u lokalnim i cloud okruženjima prema organizacijskoj politici.

Zaštitite uređaje, sesije i poslovne podatke

Zahtjevi za uređaje trebaju odražavati osjetljivost posla. Neki korisnici mogu raditi sigurno putem preglednika na odobrenom osobnom uređaju, dok regulirane ili privilegirane uloge mogu zahtijevati organizacijom upravljane krajnje točke.

Administratori bi također trebali pregledati:

• Ažuriranja operativnog sustava i aplikacija
• Endpoint protection
• Šifriranje sesije
• Dozvole za međuspremnik i prijenos datoteka
• Ispisivanje i preusmjeravanje lokalnog diska
• Prijava i evidencija sesija
• Zahtjevi za zadržavanje podataka i privatnost

Centralizirana isporuka aplikacija može smanjiti lokalno pohranjivanje podataka, ali ne uklanja potrebu za kontrolama krajnjih točaka i identiteta.

Stvorite smjernice koje zaposlenici mogu slijediti

Upravljanje definira tko može odobriti pristup, kako se aplikacije uvode, koje se podatke može dijeliti i kako se rješavaju iznimke.

Politike bi trebale biti dovoljno sažete da ih zaposlenici i menadžeri mogu razumjeti. Pravilo koje je tehnički potpuno, ali operativno nemoguće, može potaknuti korisnike da pronađu nesankcionirane alternative.

IT i sigurnosni timovi stoga trebaju testirati politike protiv stvarnih radnih tokova. Snažno upravljanje trebalo bi učiniti odobrenu metodu jasnijom i lakšom od zaobilaznog rješenja.

Kako možete pripremiti ljude za modernizaciju radnog mjesta?

Iskorištavanje sudjelovanja zaposlenika i drugih korisnika može odrediti uspjeh ili neuspjeh promjene:

Zaposlenici će doživjeti ovu transformaciju kroz promijenjene sučelje, procese i očekivanja. Čak i tehnički uspješna implementacija može propasti jer korisnici ne razumiju zašto je uvedena ili kako im pomaže.

Zato bi upravljanje promjenama trebalo započeti tijekom dizajna, a ne neposredno prije lansiranja, i zašto beta testiranje može biti vrijednije od bilo kojeg drugog sredstva.

Uključite korisnike prije implementacije

Predstavnici pogođenih uloga trebali bi testirati rane verzije digitalnog radnog prostora. Njihove povratne informacije mogu otkriti nedostajuće aplikacije, nejasnu terminologiju i pretpostavke o radnom toku koje tehnički timovi možda neće primijetiti.

Uključenost korisnika također poboljšava prihvaćanje. Zaposlenici su skloniji usvajanju novog procesa kada mogu vidjeti kako je njihova povratna informacija utjecala na rezultat.

Projektni tim trebao bi i dalje održavati jasne granice. Savjetovanje korisnika informira dizajn, ali sigurnosni, usklađenost i operativni zahtjevi ostaju obvezni.

Podrška usvajanju uz obuku i pomoć

Obuka bi trebala odražavati zadatke koje zaposlenici obavljaju. Opće demonstracije platforme rijetko pripremaju korisnike za stvarni rad.

Kratke smjernice temeljene na ulozi mogu pokazati zaposlenicima kako se prijaviti, otvoriti aplikacije, spremiti datoteke, zatražiti pristup i kontaktirati podršku. Menadžerima mogu biti potrebne dodatne smjernice o odobrenjima, izvještavanju i procesima tima.

Daljinska podrška trebala bi biti integrirana u transformirano radno mjesto. U fazama pripreme projekta, to je izvrstan alat za obuku i dijeljenje znanja. Za implementaciju i uvođenje, vaši timovi će uživati u njegovim značajkama i upravljivosti. Na kraju, imajte na umu TSplus Remote Support tehničarima siguran način za pregled problema, vođenje korisnika i održavanje odobrenih uređaja bez obzira na lokaciju.

Redizajn upravljačkih praksi i procesa

Digitalna transformacija može otkriti procese koji ovise o fizičkoj blizini ili neformalnom znanju. Odobrenja mogu zastati jer menadžer nije dostupan, dok se novi zaposlenici mogu boriti da identificiraju pravog vlasnika zadatka.

Organizacija bi trebala dokumentirati odgovornosti, zamijeniti nepotrebne ručne prijenose i odlučiti gdje se pohranjuju važne informacije.

Osim toga, menadžeri bi trebali ocjenjivati rezultate umjesto online vidljivosti. Transformacija digitalnog radnog mjesta trebala bi poboljšati način na koji će rad teći, a ne uvesti pretjerano nadgledanje aktivnosti zaposlenika.

Što biste mogli uključiti u svoj praktični plan digitalne transformacije?

Strukturirana mapa puta pomaže organizacijama da pređu od strategije do implementacije uz kontrolu troškova i rizika.

1. Procijenite trenutno radno mjesto

Dokumentirajte aplikacije, infrastrukturu, metode pristupa, korisničke grupe, procese podrške i sve ponavljajuće probleme. Uspostavite osnovnu liniju za performanse i iskustvo.

2. Definirajte ciljno radno mjesto

Opišite kako korisnici trebaju pristupiti resursima, kako će se identitet provjeravati i koji bi se procesi trebali promijeniti. Povežite svaku predloženu sposobnost s poslovnim ishodom.

3. Prioritizirajte slučajeve upotrebe visoke vrijednosti

Odaberite projekte koji kombiniraju vidljive korisničke koristi s upravljivim tehničkim opsegom. Pristup webu naslijeđenim aplikacijama, standardizirano uvođenje ili centralizirana daljinska podrška mogu pružiti praktične početne točke.

4. Pilot s reprezentativnim korisnicima

Uključite različite uloge, uređaje i lokacije. Testirajte performanse, pravila pristupa, procedure podrške i smjernice za zaposlenike pod realnim uvjetima.

5. Implementirati u kontroliranim fazama

Proširite dokaz koncepta prema odjelu, lokaciji ili grupi aplikacija. Održavajte postupke vraćanja i komunicirajte promjene prije svake faze.

6. Mjerite i poboljšajte

Usporedite rezultate s izvornom osnovicom. Riješite ponavljajuće trenje, ažurirajte politike i koristite operativne podatke za određivanje sljedeće prioritetne transformacije.

Ova mapa puta stvara ciklus kontinuiranog poboljšanja. Također omogućuje organizaciji da prestane ulagati u inicijative koje ne donose dovoljnu vrijednost.

Mjerenje transformacije digitalnog radnog mjesta

Transformacija bi se trebala mjeriti kroz iskustvo zaposlenika, operacije, sigurnost i financijsku vrijednost. Jedan broj usvajanja ne može pokazati je li radno mjesto učinkovito.

Korisni indikatori mogu uključivati:

Područje	Primjeri mjera
Iskustvo zaposlenika	Uspjeh pristupa, vrijeme pokretanja aplikacije, zadovoljstvo i završetak uvođenja
IT operacije	Podrška volumena, vrijeme rješavanja, dostupnost usluge i kapacitet
Sigurnost	Neuspjeli prijavi, blokirani napadi, pregledi privilegiranog pristupa i iznimke politike
Poslovna vrijednost	Vrijeme dovršetka procesa, trošak po korisniku, kontinuitet i produženje životnog ciklusa aplikacije

Mjere bi trebale objasniti poboljšava li se rad. Prikupljanje podataka o aktivnostima bez jasne odluke ili koristi stvara dodatne troškove izvještavanja i može izazvati zabrinutost zbog privatnosti.

Microsoftova smjernice za zrelost iskustva zaposlenika povezuje radnu učinkovitost s strategijom, vodstvom, ciljevima, komunikacijom i kulturom. To pojačava potrebu za procjenom organizacijske promjene uz tehničku učinkovitost.

Kako TSplus podržava praktičnu transformaciju radnog mjesta?

Transformacija digitalnog radnog mjesta ne zahtijeva uvijek potpuni prijelaz na cloud radne površine ili veliki paket radnog prostora za poduzeća. Mnoge organizacije mogu postići značajan napredak poboljšanjem načina na koji se postojeće Windows aplikacije i radne površine isporučuju, osiguravaju i podržavaju.

TSplus Remote Access omogućuje IT timovima da objave odabrane Windows aplikacije, pruže potpune udaljene radne površine i ponude pristup putem preglednika putem HTML5 web portala. Organizacije mogu zadržati postojeće aplikacije dok stvaraju dosljednije iskustvo pristupa.

Širi TSplus paket proizvoda zadovoljava dodatne zahtjeve za transformaciju:

• TSplus Remote Support pomaže tehničarima da pomažu korisnicima i održavaju udaljene uređaje.
• TSplus Advanced Security dodaje zaštitu i kontrole pristupa za Windows Server okruženja.
• TSplus Server Monitoring prati performanse poslužitelja, aplikacija, web stranica i sesija.

Ovaj modularni pristup omogućuje organizacijama da se moderniziraju postupno. IT timovi mogu riješiti trenutni problem pristupa, potvrditi rezultate i proširiti arhitekturu kako se zahtjevi razvijaju.

Model se pokazuje posebno korisnim za mala i srednja poduzeća, ali i za dobavljače softvera, pružatelje upravljanih usluga i lean IT timove koji trebaju sigurnu i skalabilnu isporuku aplikacija dok izbjegavanje nepotrebne složenosti poduzeća .

Zaključak

Transformacija digitalnog radnog mjesta redizajnira način na koji ljudi, tehnologija i poslovni procesi surađuju. Transformacija bi trebala smanjiti trenje, ojačati sigurnost i učiniti organizaciju prilagodljivijom.

Najjači programi počinju s potrebama zaposlenika i poslovanja, moderniziraju pristup u kontroliranim fazama i mjere je li rad doista poboljšan. Tehnologija ostaje bitna, ali trajni rezultati jednako ovise o upravljanju, menadžmentu, podršci i usvajanju od strane korisnika.

Za mnoge organizacije, transformacija može započeti praktičnim korakom: olakšavanjem pristupa, podrške i sigurnosti osnovnoj aplikaciji. To prvo poboljšanje može pružiti temelj za šire i koherentnije digitalno radno mjesto.

Izgradite praktično digitalno radno mjesto oko aplikacija i infrastrukture koje vaša organizacija već koristi. Isprobajte TSplus Remote Access ili razgovarajte sa TSplus stručnjakom: