Πώς να σχεδιάσετε μια ψηφιακή μεταμόρφωση του χώρου εργασίας

Η ψηφιακή μεταμόρφωση του χώρου εργασίας είναι ο συντονισμένος επανασχεδιασμός του τρόπου που οι άνθρωποι χρησιμοποιούν την τεχνολογία, τις πληροφορίες και τις επιχειρηματικές διαδικασίες για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους. Συνδέει την εμπειρία των υπαλλήλων με την πρόσβαση στις εφαρμογές, την ασφάλεια, την υποστήριξη και τις λειτουργίες IT.

Η επιτυχής μεταμόρφωση δεν ξεκινά με έναν κατάλογο προϊόντων. Ξεκινά με την αναγνώριση του πώς θα πρέπει να λειτουργεί η εργασία, πού οι υπάλληλοι συναντούν τριβές και ποιες τεχνικές αλλαγές θα δημιουργήσουν μετρήσιμη επιχειρηματική αξία.

Τι είναι ο ψηφιακός μετασχηματισμός του χώρου εργασίας;

Η ψηφιακή μεταμόρφωση του χώρου εργασίας είναι η ευρεία διαδικασία βελτίωσης του τρόπου με τον οποίο οι υπάλληλοι πρόσβαση σε εφαρμογές και χώρους εργασίας , καθώς και πώς επικοινωνούν, συνεργάζονται, αποκτούν υποστήριξη και ολοκληρώνουν τις επιχειρηματικές ροές εργασίας. Η μεταμόρφωση μπορεί να περιλαμβάνει νέα τεχνολογία, αλλά αλλάζει επίσης πολιτικές, ευθύνες και πρακτικές εργασίας.

Ο στόχος δεν είναι απλώς να ψηφιοποιηθεί μια υπάρχουσα διαδικασία. Ένας μετασχηματισμένος χώρος εργασίας θα πρέπει να διευκολύνει την ολοκλήρωση της εργασίας, να είναι πιο απλός στη διαχείριση και πιο ανθεκτικός όταν οι χρήστες, οι συσκευές ή οι τοποθεσίες αλλάζουν.

Ψηφιακός χώρος εργασίας έναντι ψηφιακού χώρου εργασίας

Ο ψηφιακός χώρος εργασίας είναι το πλήρες οργανωτικό περιβάλλον στο οποίο συμβαίνει η ψηφιακή εργασία. Περιλαμβάνει ανθρώπους, κουλτούρα, πρακτικές διαχείρισης, διαδικασίες, εφαρμογές, υποδομές, πολιτικές ασφάλειας και φυσικές ρυθμίσεις εργασίας.

Ένα ψηφιακός χώρος εργασίας είναι πιο επικεντρωμένο στις πτυχές της πληροφορικής. Είναι το περιβάλλον που βλέπει ο χρήστης μέσω του οποίου οι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση σε εφαρμογές, επιφάνειες εργασίας, δεδομένα και υπηρεσίες.

Η σχέση μπορεί να συνοψιστεί ως εξής:

Οντότητα	Κύρια εστίαση	Τυπικά στοιχεία
Ψηφιακός χώρος εργασίας	Πώς λειτουργεί ο οργανισμός	Άνθρωποι, πολιτισμός, διαδικασίες, πολιτικές και τεχνολογία
Ψηφιακός χώρος εργασίας	Όπου οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε ψηφιακούς πόρους	Εφαρμογές, επιτραπέζιοι υπολογιστές, πύλες, αρχεία και εργαλεία υποστήριξης
Μετασχηματισμός ψηφιακού χώρου εργασίας	Πώς η οργάνωση βελτιώνει τον χώρο εργασίας	Στρατηγική, εκσυγχρονισμός, υιοθέτηση, διακυβέρνηση και μέτρηση

Ο ψηφιακός χώρος εργασίας είναι, επομένως, ένα στοιχείο του ψηφιακού χώρου εργασίας. Η βελτίωση της πύλης πρόσβασης από μόνη της δεν μεταμορφώνει το πλήρες εργασιακό περιβάλλον.

Η μετατροπή του γραφείου σε απομακρυσμένο ή υβριδικό είναι περισσότερη από την ανάπτυξη νέων εργαλείων.

Η αντικατάσταση μιας εφαρμογής με μια άλλη μπορεί να είναι χρήσιμη, αλλά δεν είναι απαραίτητα μετασχηματισμός. Οι οργανισμοί συχνά υιοθετούν νέο λογισμικό ενώ αφήνουν αμετάβλητες τις κατακερματισμένες διαδικασίες έγκρισης, τις διπλές καταχωρίσεις δεδομένων και τους ασυνεπείς κανόνες πρόσβασης.

Μια πραγματική μεταμόρφωση του χώρου εργασίας εξετάζει τη συνολική πορεία του χρήστη. Ρωτά πώς ξεκινά ένας υπάλληλος μια εργασία, βρίσκει πληροφορίες, ανοίγει την απαιτούμενη εφαρμογή, ζητά έγκριση και λαμβάνει τεχνική υποστήριξη .

Αυτή η ευρύτερη προοπτική απελευθερώνει τους οργανισμούς από την αναδημιουργία παλιών προβλημάτων σε νεότερες πλατφόρμες.

Γιατί οι οργανισμοί μετασχηματίζουν τον ψηφιακό χώρο εργασίας;

Η εκσυγχρονισμένη εργασία συχνά καθοδηγείται από πολλές πιέσεις ταυτόχρονα. Οι υπάλληλοι αναμένουν αξιόπιστη πρόσβαση σε διάφορες τοποθεσίες, οι ομάδες IT χρειάζονται ισχυρότερο έλεγχο, οι διευθυντές επιθυμούν μεγαλύτερη επιχειρησιακή ορατότητα και οι εκτελεστικοί χρειάζονται επενδύσεις σε τεχνολογία για να παράγουν μετρήσιμη αξία.

Μια συνεκτική στρατηγική ψηφιακού χώρου εργασίας μπορεί να ευθυγραμμίσει αυτές τις απαιτήσεις αντί να τις αντιμετωπίζει η καθεμία με ένα απομονωμένο εργαλείο.

Μείωση της κατακερματισμού και της λειτουργικής τριβής

Οι ψηφιακοί χώροι εργασίας συχνά αναπτύσσονται σταδιακά. Ένα τμήμα υιοθετεί μια υπηρεσία cloud, ένα άλλο εξαρτάται από μια παλιά εφαρμογή Windows και ένα τρίτο βασίζεται σε υπολογιστικά φύλλα, email και ανεπίσημες λύσεις.

Αυτή η κατακερματισμένη κατάσταση δημιουργεί τριβές για τους χρήστες και τις ομάδες IT. Οι υπάλληλοι μπορεί να χρειάζονται πολλές διαπιστεύσεις, διεπαφές και κανάλια υποστήριξης. Οι διαχειριστές πρέπει να διατηρούν επικαλυπτόμενα συστήματα με διαφορετικές δυνατότητες ασφάλειας και αναφοράς.

Η μεταμόρφωση παρέχει μια ευκαιρία να ορθολογικοποιηθούν η πρόσβαση και οι ροές εργασίας. Ο οργανισμός δεν χρειάζεται απαραίτητα να αντικαταστήσει κάθε σύστημα. Αντίθετα, χρειάζεται ένα πιο σαφές μοντέλο πώς οι χρήστες φτάνουν στα συστήματα που είναι σε εφαρμογή.

Υποστήριξη της εμπειρίας των υπαλλήλων και της ανθεκτικότητας των επιχειρήσεων

Η ψηφιακή εμπειρία των υπαλλήλων περιγράφει πώς οι άνθρωποι αντιλαμβάνονται και χρησιμοποιούν τις τεχνολογίες που απαιτούνται για την εργασία τους. Αργές εφαρμογές, επαναλαμβανόμενη αυθεντικοποίηση, αναξιόπιστη πρόσβαση και συγκεχυμένες διαδικασίες υποστήριξης επηρεάζουν άμεσα αυτή την εμπειρία.

Ως εκ τούτου, η εμπειρία των υπαλλήλων ξεπερνά τις ανησυχίες των ανθρώπινων πόρων. Πράγματι, η επίμονη τριβή στη χρήση μπορεί να αυξήσει τα αιτήματα υποστήριξης, να καθυστερήσει την εξυπηρέτηση πελατών και να μειώσει την αξία των επενδύσεων σε λογισμικό.

Ευτυχώς, ένας καλά σχεδιασμένος χώρος εργασίας βελτιώνει επίσης την ανθεκτικότητα. Σε καλά κατασκευασμένες συνθήκες, οι υπάλληλοι μπορούν συνεχίστε να εργάζεστε όταν μια τοποθεσία γίνει μη διαθέσιμη , οι ομάδες μετακινούνται μεταξύ τοποθεσιών ή ο οργανισμός προσθέτει νέα γραφεία και εξωτερικούς συνεργάτες.

Εκσυγχρονίστε χωρίς να απορρίπτετε χρήσιμα συστήματα

Πολλές οργανώσεις εξαρτώνται από σταθερές εφαρμογές Windows που παραμένουν απαραίτητες για τις λειτουργίες. Η ανακατασκευή κάθε κληρονομημένης εφαρμογής για το διαδίκτυο μπορεί να είναι δαπανηρή, επικίνδυνη ή περιττή.

Η δημοσίευση εφαρμογών και η πρόσβαση μέσω προγράμματος περιήγησης μπορούν να επεκτείνουν τη χρήσιμη ζωή αυτών των συστημάτων. Οι νέες και παλιές εφαρμογές παραμένουν κεντρικά διαχειριζόμενες, ενώ οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες αποκτούν έναν πιο ευέλικτο τρόπο για να τις προσεγγίζουν.

ΜέδιΣολούσιον παρέχει ένα παράδειγμα αυτής της σταδιακής προσέγγισης. Ο προμηθευτής λογισμικού υγειονομικής περίθαλψης χρησιμοποίησε την παράδοση εφαρμογών HTML5 για να ενεργοποιήσει διαδικτυακά τις υπάρχουσες εφαρμογές ενώ προετοιμαζόταν για ευρύτερη υιοθέτηση του cloud. Η μεταμόρφωση υποστήριξε τον εκσυγχρονισμό χωρίς να απαιτεί άμεση αναγραφή ολόκληρου του χαρτοφυλακίου προϊόντων.

Ποια ευρεία βήματα μπορείτε να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε μια στρατηγική ψηφιακού χώρου εργασίας;

Μια στρατηγική ψηφιακού χώρου εργασίας θα πρέπει να καθορίζει τι θέλει η οργάνωση να γίνει η εργασία. Οι επιλογές τεχνολογίας προκύπτουν από αυτόν τον στόχο.

Η στρατηγική θα πρέπει να συνδέει τις επιχειρηματικές προτεραιότητες, τις ανάγκες των υπαλλήλων, την τεχνική αρχιτεκτονική και τις απαιτήσεις ασφάλειας. Χωρίς αυτή την ευθυγράμμιση, τα τμήματα μπορεί να υλοποιήσουν ξεχωριστά έργα που αυξάνουν την πολυπλοκότητα αντί να την μειώνουν.

Αρχίστε με τις ανάγκες των υπαλλήλων και των επιχειρήσεων

Αρχίστε με την αναγνώριση των κύριων ομάδων που χρησιμοποιούν τον χώρο εργασίας. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν υπαλλήλους γραφείου, απομακρυσμένους εργαζόμενους, προσωπικό πρώτης γραμμής, εργολάβους, τεχνικούς, διευθυντές και εξωτερικούς πελάτες.

Κάθε ομάδα μπορεί να απαιτεί διαφορετικό συνδυασμό εφαρμογών, συσκευών και μεθόδων πρόσβασης. Ένας υπάλληλος οικονομικών μπορεί να χρειάζεται πολλές συνδεδεμένες εφαρμογές Windows, ενώ ένας εργολάβος μπορεί να χρειάζεται προσωρινή πρόσβαση σε μία δημοσιευμένη εφαρμογή.

Η έρευνα χρηστών δεν χρειάζεται να γίνει μια χρονοβόρα διαδικασία συμβουλευτικής. Συνεντεύξεις, ανάλυση εισιτηρίων υποστήριξης και παρατήρηση ροής εργασίας μπορούν να αποκαλύψουν κοινά προβλήματα όπως:

• Οι υπάλληλοι δεν μπορούν να βρουν την σωστή εφαρμογή ή έγγραφο.
• Η απομακρυσμένη πρόσβαση λειτουργεί διαφορετικά από την πρόσβαση στο γραφείο.
• Οι νέοι χρήστες περιμένουν πολύ καιρό για λογαριασμούς και άδειες.
• Οι κληρονομημένες εφαρμογές λειτουργούν μόνο σε συγκεκριμένες συσκευές.
• Οι ομάδες υποστήριξης δεν έχουν αρκετές πληροφορίες για να διαγνώσουν προβλήματα.

Αυτά τα ευρήματα βοηθούν τη διοίκηση να διακρίνει τις πραγματικές ανάγκες του χώρου εργασίας από τα αιτήματα για μοντέρνες τεχνολογίες.

Ορίστε την ιδιοκτησία και μετρήσιμα αποτελέσματα

Η ψηφιακή μεταμόρφωση του χώρου εργασίας διασχίζει τα τμήματα. Η πληροφορική μπορεί να διαχειρίζεται την πλατφόρμα, αλλά οι ανθρώπινοι πόροι, η ασφάλεια, τα οικονομικά, οι λειτουργίες και οι διευθυντές τμημάτων επηρεάζουν τον τρόπο που χρησιμοποιείται.

Ο οργανισμός θα πρέπει να καθορίσει σαφή ιδιοκτησία για τις αποφάσεις σχετικά με την πρόσβαση, το σχεδιασμό ροής εργασίας, τη διαχείριση δεδομένων, την επικοινωνία με τους υπαλλήλους και την υποστήριξη.

Πρέπει επίσης να καθορίζει τους επιδιωκόμενους στόχους πριν από την εφαρμογή. Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• μείωση του χρόνου εκκίνησης εφαρμογής,
• σύντομη εκπαίδευση
• μείωση της αποφεύξιμης ζήτησης υποστήριξης ή
• βελτιώνοντας τη διαθεσιμότητα υπηρεσιών.

Οι σαφείς αποτελέσματα προστατεύουν το έργο από το να γίνει μια αόριστη ανανέωση τεχνολογίας.

Επιλέξτε ένα μοντέλο σταδιακής μετασχηματισμού

Ολόκληρος ο χώρος εργασίας δεν χρειάζεται να αλλάξει ταυτόχρονα. Η μαζική αντικατάσταση μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο μετανάστευσης, να κατακλύσει τις ομάδες IT και τους χρήστες και να καταναλώσει πόρους πριν η οργάνωση επικυρώσει το σχέδιο.

Ένα σταδιακό μοντέλο επιτρέπει στις ομάδες να ξεκινήσουν με μια περίπτωση χρήσης υψηλής αξίας. Ο οργανισμός μπορεί να εκσυγχρονίσει την πρόσβαση σε μια κρίσιμη εφαρμογή, να βελτιώσει μια ροή εργασίας ένταξης ή παρέχετε έναν συνεπή χώρο εργασίας σε ένα τμήμα .

Τα διδάγματα από τον πιλότο ή την απόδειξη της έννοιας (POC) θα διαμορφώσουν στη συνέχεια την επόμενη φάση. Αυτή η προσέγγιση μετατρέπει τη μεταμόρφωση σε ένα ελεγχόμενο πρόγραμμα βελτίωσης αντί για ένα μεμονωμένο διαταρακτικό γεγονός.

Πώς μπορείτε να εκσυγχρονίσετε την παράδοση εφαρμογών και επιτραπέζιων υπολογιστών;

Η πρόσβαση στις εφαρμογές είναι ένα κεντρικό μέρος του ψηφιακού χώρου εργασίας. Οι υπάλληλοι δεν μπορούν να επωφεληθούν από νέα εργαλεία συνεργασίας ή αυτοματοποίησης αν οι βασικές επιχειρηματικές εφαρμογές παραμένουν δύσκολες στην πρόσβαση.

Η αρχιτεκτονική θα πρέπει να υποστηρίζει σύγχρονες υπηρεσίες cloud και καθιερωμένες εφαρμογές Windows χωρίς να αναγκάζει κάθε φόρτο εργασίας να εντάσσεται στο ίδιο μοντέλο παράδοσης.

Αξιολογήστε το υπάρχον χαρτοφυλάκιο εφαρμογών

Μια καταγραφή εφαρμογών θα πρέπει να προσδιορίζει ποιος χρησιμοποιεί κάθε εφαρμογή, πού εκτελείται, πόσο ευαίσθητα είναι τα δεδομένα της και σε ποια συστήματα εξαρτάται.

Η αξιολόγηση θα πρέπει να διαχωρίζει τις εφαρμογές σε πρακτικές κατηγορίες:

• Σύννεφο και εφαρμογές λογισμικού ως υπηρεσία
• Εσωτερικές διαδικτυακές εφαρμογές
• Δημοσιευμένες εφαρμογές Windows
• Εφαρμογές που απαιτούν πλήρη απομακρυσμένο επιτραπέζιο υπολογιστή
• Εγκατεστημένες τοπικές εφαρμογές σε διαχειριζόμενες συσκευές
• Κληρονομημένα συστήματα αναμονή για αντικατάσταση ή εκσυγχρονισμό

Αυτή η κατηγοριοποίηση βοηθά τις ομάδες IT να επιλέξουν μια κατάλληλη μέθοδο πρόσβασης για κάθε φόρτο εργασίας.

Ταιριάξτε τις μεθόδους παράδοσης με τους χρήστες και τις εφαρμογές

Ένας ψηφιακός χώρος εργασίας μπορεί να συνδυάζει αρκετά μοντέλα παράδοσης.

Η δημοσίευση εφαρμογών δίνει στους χρήστες πρόσβαση σε επιλεγμένες εφαρμογές Windows χωρίς να εκθέτει έναν πλήρη επιτραπέζιο υπολογιστή. Ταιριάζει σε υπαλλήλους που χρειάζονται ένα στοχευμένο σύνολο επιχειρηματικών εργαλείων.

Ένας απομακρυσμένος υπολογιστής παρέχει ένα κεντρικό περιβάλλον Windows. Μπορεί να είναι κατάλληλος για ρόλους που χρησιμοποιούν πολλές συνδεδεμένες εφαρμογές, αρχεία και ρυθμίσεις.

Η πρόσβαση μέσω προγράμματος περιήγησης μειώνει την εξάρτηση από ένα συγκεκριμένο λειτουργικό σύστημα τερματικού. Μπορεί να υποστηρίξει υπαλλήλους που χρησιμοποιούν προσωπικές συσκευές, προσωρινό εξοπλισμό ή συσκευές στις οποίες η τοπική εγκατάσταση είναι μη πρακτική.

Ο σωστός σχεδιασμός δεν μεγιστοποιεί τον αριθμό των διαθέσιμων χαρακτηριστικών. Δίνει σε κάθε χρήστη αρκετή πρόσβαση για να ολοκληρώσει τον ρόλο χωρίς περιττή πολυπλοκότητα ή προνόμιο. TSplus Remote Access σας επιτρέπει να επιλέξετε από αυτές τις επιλογές σύμφωνα με την απαιτούμενη διαμόρφωσή σας.

Κάντε την ασφαλή πρόσβαση συνεπή σε όλες τις τοποθεσίες

Οι υπάλληλοι δεν θα πρέπει να χρειάζεται να ξαναμάθουν τον χώρο εργασίας κάθε φορά που μετακινούνται μεταξύ γραφείου, σπιτιού ή χώρου πελάτη. Οι εφαρμογές, οι άδειες και η διαδρομή υποστήριξης θα πρέπει να παραμένουν αναγνωρίσιμες.

Η συνέπεια δεν σημαίνει ότι αγνοούμε το πλαίσιο. Οι ομάδες ασφαλείας μπορεί να εφαρμόσουν ισχυρότερη επαλήθευση σε άγνωστες συσκευές, ασυνήθιστες τοποθεσίες ή προνομιούχους πόρους. Ο ορατός ροή εργασίας θα πρέπει ωστόσο να παραμένει κατανοητός.

Λυκείο Longdendale illustrates this need for consistency. The school replaced fragmented access methods with centralized application and resource delivery for staff and students. Different user groups received access suited to their roles while the IT team retained centralized control.

Γιατί να περιμένετε να εκσυγχρονίσετε την πρόσβαση σε υπάρχουσες εφαρμογές Windows χωρίς να ξαναχτίσετε ολόκληρο το IT περιβάλλον σας.

Τι καθιστά την ασφάλεια και τη διακυβέρνηση μέρος του σχεδιασμού;

Η ασφάλεια θα πρέπει να διαμορφώνει την αρχιτεκτονική του ψηφιακού χώρου εργασίας από την αρχή. Η προσθήκη ελέγχων μετά την ανάπτυξη συχνά δημιουργεί κενά, επαναλαμβανόμενα εργαλεία και μια απογοητευτική εμπειρία χρήστη.

Ένας ασφαλής χώρος εργασίας καθορίζει πώς αλληλεπιδρούν η ταυτότητα, οι συσκευές, οι εφαρμογές και τα δεδομένα υπό καθορισμένες πολιτικές.

Εφαρμόστε ελέγχους πρόσβασης με βάση την ταυτότητα

Η πολυπαραγοντική αυθεντικοποίηση θα πρέπει να προστατεύει ευαίσθητα δεδομένα και την απομακρυσμένη πρόσβαση. Μια μόνο κωδικός πρόσβασης δεν θα πρέπει να παρέχει πρόσβαση σε κρίσιμες εφαρμογές ή διοικητικές λειτουργίες.

Ελάχιστη προνόμια περιορίζει τους χρήστες στις εφαρμογές και τους πόρους που απαιτούνται για τους ρόλους τους. Οι αναθέσεις με βάση τις ομάδες μπορούν να απλοποιήσουν τη διαχείριση και να διευκολύνουν την ανασκόπηση της πρόσβασης.

Οι αρχές του Zero Trust προσθέτουν συνεχή συμφραζόμενα στην απόφαση. Ο οργανισμός επαληθεύει τον χρήστη, τη συσκευή και τον ζητούμενο πόρο αντί να υποθέτει ότι μια σύνδεση είναι αξιόπιστη επειδή προέρχεται από ένα εσωτερικό δίκτυο.

Αρχιτεκτονική Μηδενικής Εμπιστοσύνης υποστηρίζει εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε εφαρμογές, υπηρεσίες και δεδομένα σε τοπικά και cloud περιβάλλοντα σύμφωνα με την οργανωτική πολιτική.

Προστασία συσκευών, συνεδριών και επιχειρηματικών δεδομένων

Οι απαιτήσεις συσκευών θα πρέπει να αντικατοπτρίζουν την ευαισθησία της εργασίας. Ορισμένοι χρήστες μπορεί να εργάζονται με ασφάλεια μέσω ενός προγράμματος περιήγησης σε μια εγκεκριμένη προσωπική συσκευή, ενώ οι ρυθμιζόμενοι ή προνομιούχοι ρόλοι μπορεί να απαιτούν διαχειριζόμενες από τον οργανισμό συσκευές.

Οι διαχειριστές θα πρέπει επίσης να ελέγξουν:

• Ενημερώσεις λειτουργικού συστήματος και εφαρμογών
• Endpoint protection
• Κρυπτογράφηση συνεδρίας
• Άδειες για το πρόχειρο και τη μεταφορά αρχείων
• Εκτύπωση και ανακατεύθυνση τοπικών δίσκων
• Σύνδεση και αρχεία καταγραφής συνεδρίας
• Απαιτήσεις διατήρησης δεδομένων και ιδιωτικότητας

Η κεντρική παράδοση εφαρμογών μπορεί να μειώσει την τοπική αποθήκευση δεδομένων, αλλά δεν αφαιρεί την ανάγκη για ελέγχους ταυτότητας και σημείων πρόσβασης.

Δημιουργήστε κατευθυντήριες γραμμές που μπορούν να ακολουθήσουν οι υπάλληλοι.

Η διακυβέρνηση καθορίζει ποιος μπορεί να εγκρίνει την πρόσβαση, πώς εισάγονται οι εφαρμογές, ποια δεδομένα μπορεί να κοινοποιηθούν και πώς διαχειρίζονται οι εξαιρέσεις.

Οι πολιτικές θα πρέπει να είναι αρκετά συνοπτικές ώστε οι υπάλληλοι και οι διευθυντές να κατανοούν. Ένας κανόνας που είναι τεχνικά πλήρης αλλά λειτουργικά αδύνατος μπορεί να ενθαρρύνει τους χρήστες να βρουν μη εγκεκριμένες εναλλακτικές λύσεις.

Οι ομάδες IT και ασφάλειας θα πρέπει επομένως να δοκιμάσουν τις πολιτικές σε πραγματικές ροές εργασίας. Η ισχυρή διακυβέρνηση θα πρέπει να καθιστά τη εγκεκριμένη μέθοδο πιο σαφή και ευκολότερη από την εναλλακτική λύση.

Πώς μπορείτε να προετοιμάσετε τους ανθρώπους για τον εκσυγχρονισμό του χώρου εργασίας;

Η αξιοποίηση της συμμετοχής των υπαλλήλων και άλλων χρηστών μπορεί να καθορίσει την επιτυχία ή την αποτυχία της αλλαγής:

Οι υπάλληλοι θα βιώσουν αυτή τη μεταμόρφωση μέσω αλλαγμένων διεπαφών, διαδικασιών και προσδοκιών. Ακόμη και μια τεχνικά επιτυχής ανάπτυξη μπορεί να αποτύχει επειδή οι χρήστες δεν κατανοούν γιατί εισήχθη ή πώς τους βοηθά.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η διαχείριση αλλαγών θα πρέπει να ξεκινά κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού και όχι λίγο πριν από την εκκίνηση και γιατί η δοκιμή beta μπορεί να αξίζει περισσότερο από οποιοδήποτε άλλο μέσο.

Εμπλέξτε τους χρήστες πριν από την ανάπτυξη

Αντιπρόσωποι από τους επηρεαζόμενους ρόλους θα πρέπει να δοκιμάσουν πρώιμες εκδόσεις του ψηφιακού χώρου εργασίας. Η ανατροφοδότησή τους μπορεί να αποκαλύψει ελλείπουσες εφαρμογές, ασαφή ορολογία και υποθέσεις ροής εργασίας που οι τεχνικές ομάδες ενδέχεται να μην παρατηρήσουν.

Η συμμετοχή των χρηστών βελτιώνει επίσης την αποδοχή. Οι υπάλληλοι είναι πιο πιθανό να υιοθετήσουν μια νέα διαδικασία όταν μπορούν να δουν πώς η ανατροφοδότησή τους επηρέασε το αποτέλεσμα.

Η ομάδα έργου θα πρέπει να διατηρεί σαφή όρια. Η διαβούλευση με τους χρήστες ενημερώνει το σχεδιασμό, αλλά οι απαιτήσεις ασφάλειας, συμμόρφωσης και λειτουργίας παραμένουν υποχρεωτικές.

Υποστήριξη υιοθέτησης με εκπαίδευση και βοήθεια

Η εκπαίδευση θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τα καθήκοντα που εκτελούν οι υπάλληλοι. Οι γενικές επιδείξεις πλατφόρμας σπάνια προετοιμάζουν τους χρήστες για πραγματική εργασία.

Η σύντομη καθοδήγηση με βάση τον ρόλο μπορεί να δείξει στους υπαλλήλους πώς να συνδεθούν, να ανοίξουν εφαρμογές, να αποθηκεύσουν αρχεία, να ζητήσουν πρόσβαση και να επικοινωνήσουν με την υποστήριξη. Οι διευθυντές μπορεί να χρειαστούν επιπλέον καθοδήγηση σχετικά με τις εγκρίσεις, την αναφορά και τις διαδικασίες της ομάδας.

Η απομακρυσμένη υποστήριξη θα πρέπει να ενσωματωθεί στον μετασχηματισμένο χώρο εργασίας. Στις φάσεις προετοιμασίας του έργου, είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για εκπαίδευση και ανταλλαγή γνώσεων. Για την υλοποίηση και την ανάπτυξη, οι ομάδες σας θα απολαύσουν τα χαρακτηριστικά και την ευελιξία του. Τέλος, έχετε υπόψη σας TSplus Remote Support , τεχνικοί με έναν ασφαλή τρόπο να βλέπουν προβλήματα, να καθοδηγούν χρήστες και να διατηρούν εγκεκριμένες συσκευές ανεξαρτήτως τοποθεσίας.

Επανασχεδίαση πρακτικών και διαδικασιών διαχείρισης

Η ψηφιακή μεταμόρφωση μπορεί να εκθέσει διαδικασίες που εξαρτώνται από φυσική εγγύτητα ή άτυπη γνώση. Οι εγκρίσεις μπορεί να καθυστερήσουν επειδή ένας διευθυντής δεν είναι διαθέσιμος, ενώ οι νέοι υπάλληλοι μπορεί να δυσκολεύονται να εντοπίσουν τον σωστό υπεύθυνο μιας εργασίας.

Ο οργανισμός θα πρέπει να τεκμηριώσει τις ευθύνες, να αντικαταστήσει τις περιττές χειροκίνητες μεταφορές και να αποφασίσει πού αποθηκεύεται η σημαντική πληροφορία.

Επιπλέον, οι διευθυντές θα πρέπει να αξιολογούν τα αποτελέσματα αντί για την online ορατότητα. Η ψηφιακή μεταρρύθμιση του χώρου εργασίας θα πρέπει να βελτιώσει τον τρόπο ροής της εργασίας, όχι να εισάγει υπερβολική παρακολούθηση της δραστηριότητας των υπαλλήλων.

Τι θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε στον πρακτικό χάρτη πορείας ψηφιακού μετασχηματισμού σας;

Ένας δομημένος χάρτης πορείας βοηθά τις οργανώσεις να μετακινηθούν από τη στρατηγική στην εφαρμογή, ελέγχοντας ταυτόχρονα το κόστος και τον κίνδυνο.

1. Αξιολογήστε τον τρέχοντα χώρο εργασίας

Καταγράψτε τις εφαρμογές, την υποδομή, τις μεθόδους πρόσβασης, τις ομάδες χρηστών, τις διαδικασίες υποστήριξης και τυχόν επαναλαμβανόμενα προβλήματα. Καθιερώστε μια βάση αναφοράς για την απόδοση και την εμπειρία.

2. Ορίστε τον στόχο εργασίας

Περιγράψτε πώς οι χρήστες θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στους πόρους, πώς θα επαληθεύεται η ταυτότητα και ποιες διαδικασίες θα πρέπει να αλλάξουν. Συνδέστε κάθε προτεινόμενη ικανότητα με ένα επιχειρηματικό αποτέλεσμα.

3. Δώστε προτεραιότητα σε περιπτώσεις χρήσης υψηλής αξίας

Επιλέξτε έργα που συνδυάζουν ορατό όφελος για τον χρήστη με διαχειρίσιμο τεχνικό πεδίο. Η πρόσβαση σε κληρονομημένες εφαρμογές μέσω διαδικτύου, η τυποποιημένη εκπαίδευση ή η κεντρική απομακρυσμένη υποστήριξη μπορούν να προσφέρουν πρακτικά σημεία εκκίνησης.

4. Πιλοτική εφαρμογή με αντιπροσωπευτικούς χρήστες

Συμπεριλάβετε διαφορετικούς ρόλους, συσκευές και τοποθεσίες. Δοκιμάστε την απόδοση, τους κανόνες πρόσβασης, τις διαδικασίες υποστήριξης και την καθοδήγηση των υπαλλήλων υπό ρεαλιστικές συνθήκες.

5. Αναπτύξτε σε ελεγχόμενες φάσεις

Επεκτείνετε την απόδειξη της έννοιας κατά τμήμα, τοποθεσία ή ομάδα εφαρμογών. Διατηρήστε τις διαδικασίες επαναφοράς και επικοινωνήστε τις αλλαγές πριν από κάθε φάση.

6. Μετρήστε και βελτιώστε

Συγκρίνετε τα αποτελέσματα με την αρχική βάση. Επίλυση επαναλαμβανόμενης τριβής, ενημέρωση πολιτικών και χρήση επιχειρησιακών δεδομένων για τον προσδιορισμό της επόμενης προτεραιότητας μετασχηματισμού.

Αυτή η οδικός χάρτης δημιουργεί έναν κύκλο συνεχούς βελτίωσης. Επιτρέπει επίσης στον οργανισμό να σταματήσει να επενδύει σε πρωτοβουλίες που δεν παράγουν επαρκή αξία.

Μετρήστε τη Ψηφιακή Μεταμόρφωση του Χώρου Εργασίας

Η μεταμόρφωση θα πρέπει να μετρηθεί σε όλη την εμπειρία των υπαλλήλων, τις λειτουργίες, την ασφάλεια και την οικονομική αξία. Ένας μόνο αριθμός υιοθέτησης δεν μπορεί να δείξει αν ο χώρος εργασίας είναι αποτελεσματικός.

Χρήσιμοι δείκτες μπορεί να περιλαμβάνουν:

Περιοχή	Παραδείγματα μέτρων
Εμπειρία υπαλλήλου	Επιτυχία πρόσβασης, χρόνος εκκίνησης εφαρμογής, ικανοποίηση και ολοκλήρωση εκπαίδευσης
Λειτουργίες IT	Υποστήριξη όγκου, χρόνος επίλυσης, διαθεσιμότητα υπηρεσίας και χωρητικότητα
Ασφάλεια	Αποτυχημένες συνδέσεις, αποκλεισμένες επιθέσεις, αναθεωρήσεις προνομιακής πρόσβασης και εξαιρέσεις πολιτικής
Επιχειρηματική αξία	Χρόνος ολοκλήρωσης διαδικασίας, κόστος ανά χρήστη, συνέχεια και επέκταση κύκλου ζωής εφαρμογής

Τα μέτρα θα πρέπει να εξηγούν εάν η εργασία βελτιώνεται. Η συλλογή δεδομένων δραστηριότητας χωρίς σαφή απόφαση ή όφελος δημιουργεί επιπλέον φόρτο αναφοράς και μπορεί να εγείρει ανησυχίες σχετικά με την ιδιωτικότητα.

Microsoft’s καθοδήγηση ωριμότητας εμπειρίας εργαζομένων συνδέει την απόδοση του χώρου εργασίας με τη στρατηγική, την ηγεσία, τους στόχους, την επικοινωνία και τον πολιτισμό. Αυτό ενισχύει την ανάγκη να αξιολογηθεί η οργανωτική αλλαγή παράλληλα με την τεχνική απόδοση.

Πώς υποστηρίζει το TSplus την πρακτική μεταμόρφωση του χώρου εργασίας;

Η ψηφιακή μεταμόρφωση του χώρου εργασίας δεν απαιτεί πάντα μια πλήρη μετάβαση σε υπολογιστές νέφους ή μια μεγάλη σουίτα χώρου εργασίας για επιχειρήσεις. Πολλές οργανώσεις μπορούν να κάνουν σημαντική πρόοδο βελτιώνοντας τον τρόπο με τον οποίο παραδίδονται, ασφαλίζονται και υποστηρίζονται οι υπάρχουσες εφαρμογές και επιφάνειες εργασίας Windows.

TSplus Remote Access επιτρέπει στις ομάδες IT να δημοσιεύουν επιλεγμένες εφαρμογές Windows, να παρέχουν πλήρεις απομακρυσμένους επιτραπέζιους υπολογιστές και να προσφέρουν πρόσβαση μέσω προγράμματος περιήγησης μέσω ενός διαδικτυακού πύλης HTML5. Οι οργανισμοί μπορούν να διατηρήσουν τις υπάρχουσες εφαρμογές ενώ δημιουργούν μια πιο συνεπή εμπειρία πρόσβασης.

Η ευρύτερη σουίτα προϊόντων TSplus καλύπτει πρόσθετες απαιτήσεις μετασχηματισμού:

• TSplus Remote Support βοηθά τους τεχνικούς να υποστηρίζουν τους χρήστες και να διατηρούν απομακρυσμένες συσκευές.
• TSplus Advanced Security προσθέτει προστασία και ελέγχους πρόσβασης για περιβάλλοντα Windows Server.
• TSplus Server Monitoring παρακολουθεί την απόδοση του διακομιστή, της εφαρμογής, της ιστοσελίδας και των συνεδριών.

Αυτή η αρθρωτή προσέγγιση επιτρέπει στις οργανώσεις να εκσυγχρονίζονται σταδιακά. Οι ομάδες IT μπορούν να αντιμετωπίσουν ένα άμεσο πρόβλημα πρόσβασης, να επικυρώσουν τα αποτελέσματα και να επεκτείνουν την αρχιτεκτονική καθώς αναπτύσσονται οι απαιτήσεις.

Το μοντέλο αποδεικνύεται ιδιαίτερα χρήσιμο για μικρές και μεσαίες οργανώσεις, αλλά και για προμηθευτές λογισμικού, παρόχους διαχειριζόμενων υπηρεσιών και ομάδες IT που χρειάζονται ασφαλή κλιμακούμενη παράδοση εφαρμογών ενώ αποφεύγοντας την περιττή πολυπλοκότητα της επιχείρησης .

Συμπέρασμα

Η ψηφιακή μεταμόρφωση του χώρου εργασίας επανασχεδιάζει τον τρόπο που οι άνθρωποι, η τεχνολογία και οι επιχειρηματικές διαδικασίες συνεργάζονται. Η μεταμόρφωση θα πρέπει να μειώσει την τριβή, να ενισχύσει την ασφάλεια και να καταστήσει τον οργανισμό πιο προσαρμόσιμο.

Τα πιο ισχυρά προγράμματα ξεκινούν με τις ανάγκες των εργαζομένων και των επιχειρήσεων, εκσυγχρονίζουν την πρόσβαση σε ελεγχόμενες φάσεις και μετρούν αν η εργασία έχει πραγματικά βελτιωθεί. Η τεχνολογία παραμένει απαραίτητη, αλλά τα διαρκή αποτελέσματα εξαρτώνται εξίσου από τη διακυβέρνηση, τη διαχείριση, την υποστήριξη και την υιοθέτηση από τους χρήστες.

Για πολλές οργανώσεις, η μεταμόρφωση μπορεί να ξεκινήσει με ένα πρακτικό βήμα: να καταστεί μια βασική εφαρμογή πιο εύκολα προσβάσιμη, υποστηρίξιμη και ασφαλής. Αυτή η πρώτη βελτίωση μπορεί να προσφέρει τη βάση για έναν ευρύτερο και πιο συνεκτικό ψηφιακό χώρο εργασίας.

Δημιουργήστε έναν πρακτικό ψηφιακό χώρο εργασίας γύρω από τις εφαρμογές και την υποδομή που ήδη χρησιμοποιεί ο οργανισμός σας. Δοκιμάστε το TSplus Remote Access ή μιλήστε με έναν ειδικό της TSplus: