Gratis programvara för fjärråtkomst: Faktiska kostnader

Introduktion

Gratis fjärråtkomstprogramvara kan vara ett attraktivt alternativ för att minska IT-utgifter, särskilt när kraven är begränsade och intern expertis finns tillgänglig. Men en licens utan kostnad innebär inte nödvändigtvis en kostnadsfri tjänst. Denna artikel undersöker de olika betydelserna av "gratis", de driftskostnader som är kopplade till fjärråtkomstprogramvara och hur IT-team kan utvärdera den totala kostnaden realistiskt.

Vad betyder det att ha en "gratis" programvara för fjärråtkomst?

Gratis fjärråtkomstprogramvara omfattar ett brett utbud av produkter. Termen "gratis" innefattar en mängd olika licensierings-, distributions- och supportalternativ.

Innan de jämför priser bör IT-team bestämma vad som exakt utgör en gratislösning.

Frasen "remote access" omfattar en rad olika plattformar. En gratis fjärrsupportverktyg som möjliggör tillfällig åtkomst till system är inte detsamma som en slutanvändarlösning för centraliserad Windows-åtkomst och applikationer.

IT-team bör identifiera vad de behöver få tillgång till innan de tittar på kostnader. Fjärrsupport, arbetsstationstillgång och fleranvändarapplikationer eller skrivbord kräver olika infrastrukturalternativ och hanteringsverktyg. En viss lösning kan vara kostnadsfri för ett ändamål men inkompatibel för ett annat.

Gratis modell	Vad är gratis?	Vad kan fortfarande kosta pengar eller tid?
Gratis för personligt bruk	Privata, icke-kommersiella anslutningar	Kommersiell licens när den används för arbete
Freemium	Kärnanslutningsfunktionalitet	Avancerad hantering, användare, enheter eller affärsfunktioner
Öppen källkod	Programvarulicens och ofta åtkomst till källkod	Hosting, distribution, underhåll och support
Inbyggda operativsystemverktyg	Klient- eller OS-funktionalitet	Serverinfrastruktur, nätverk och ytterligare licensiering
Självhostad gratisprogramvara	Kärnserver eller fjärråtkomstapplikation	Hosting, certifikat, säkerhetskopior, uppdateringar och administration

Dessa skillnader är betydande eftersom gratis aldrig kan betyda gratis för kommersiellt bruk, gratis att distribuera eller ens gratis att driva.

En kommersiell leverantör kan erbjuda en gratisversion för privat bruk men ta betalt för en licens om programvaran används för att få åtkomst till ett företagsnätverk eller tillhandahålla kundsupport. En öppen källkodsorganisation kan tillåta affärsanvändning av sin produkt utan en programvarulicens men kräva att organisationen själv hostar och underhåller plattformen.

Kostnaden i båda fallen flyttas till en annan komponent. Den kan antingen bli en driftskostnad eller en kapitalinvestering.

Vad är de faktiska kostnaderna för en gratis programvara för fjärråtkomst?

Ett användbart tillvägagångssätt för att bedöma värdet av lösningar för fjärråtkomst är att överväga kostnader utöver programvaruanskaffningspriset.

Det kan sammanfattas i denna enkla formel:

Verklig kostnad = programvara + IT-arbete + infrastruktur + säkerhet + hantering + support + driftstopp + migrering

Beroende på det valda alternativet kan några av dessa kategorier visa sig vara överraskande billiga. I fallet med en "gratis" lösning kan besparingar på programvarulicensen påverka budgeten för infrastruktur och IT-drift. Poängen är inte att försöka bevisa att gratis programvara inte är billig.

Istället ligger fokus på att förstå vad som förvärvas utan kostnad och vad som fortfarande måste tillhandahållas av företaget som ådrar sig kostnader.

Täckar den kostnadsfria licensen ditt företagsanvändande?

Det första att beakta när man analyserar kostnader är licensiering, eftersom "gratis" kan beskriva tillåten användning snarare än pris.

Vissa varianter av fjärråtkomstprodukter erbjuder en gratisversion för privat eller icke-kommersiellt bruk endast. Arbetsplatsanslutningar, kundsupport eller hanterade IT-tjänster kanske inte kvalificerar.

En tekniskt lämplig lösning kan därför vara kommersiellt olämplig för det avsedda användningsfallet.

Detta är viktigt, eftersom identifiering av begränsningen efter antagande kan medföra oplanerade kostnader. Organisationen kan vara skyldig att köpa kommersiella licenser, byta ut programvaran, omkonfigurera slutpunkter eller utbilda personalen för att använda ett alternativ.

Istället för att fråga:

Kan vi använda detta utan att betala?

IT-team bör fråga:

Är vi berättigade att använda denna programvara för detta specifika affärsändamål utan att betala?

Denna fråga bör ställas innan distribution.

Hur mycket administrativ tid konsumerar "gratis"?

Administratortid är ofta den största utgiften som inte kommer att synas på en programvaru faktura.

En fjärranslutning kan vara enkel, men det finns installationer av slutpunkter, användartilldelning, brandväggsregler, certifikatkedjor, patchning, åtkomstkontroll, felsökning, dokumentation och övervakning som måste utföras för att en fjärråtkomsttjänst ska fungera effektivt.

En erfaren IT-avdelning med automation redan på plats kan behöva lägga ner mycket lite ansträngning för att anpassa sig till dessa uppgifter. Därför kan en självhostad eller öppen källkods-lösning fortfarande vara otroligt kostnadseffektiv.

Det finns en annan beräkning för en slimmad IT-avdelning. Om administratörer spenderar timmar varje vecka på att konfigurera slutpunkter, underhålla infrastruktur eller felsöka problem som programvaran skulle kunna hantera automatiskt, kan det vara dyrare än licensavgifterna.

Måttet som betyder något är inte antalet funktioner som erbjuds gratis.

Det är mängden IT-arbete som behövs för att stödja den erforderliga tjänsten.

Vilken infrastruktur kräver programvaran?

Detta gäller även gratis programvara för fjärråtkomst, som fortfarande kan kräva infrastruktur som inte är gratis.

Beroende på arkitekturen kan fjärråtkomst inkludera servrar, gateways, VPN:er, reläservicer, certifikat, DNS-konfiguration, brandväggsregler eller backupsystem.

Microsoft Remote Desktop Services är ett bra exempel. Att ha en RDP-klient ger dig inte automatiskt en komplett fleranvändarmiljö för fjärråtkomst till Windows Server. En distribution av Remote Desktop Services kräver serverbaserad infrastruktur och lämplig licensiering utöver bara klientapplikationen.

Detsamma gäller för självhostade fjärråtkomstplattformar. Själva applikationen kan vara gratis medan de underliggande serverresurserna, nätverks- och ingenjörsinfrastrukturen som tillhandahålls av organisationen räknas som separata kostnader.

Närvaron av befintlig infrastruktur är en avgörande faktor.

Om de nödvändiga servrarna, nätverken och expertisen redan finns på plats kan den incrementella infrastrukturkostnaden vara obetydlig. Om de måste anskaffas specifikt för fjärråtkomst bör de inkluderas i budgeten.

Vem betalar för säkerhet och åtkomstkontroll?

Säkerhet är ett annat område där användningen av "gratis" skulle kunna innebära att ansvaret kvarstår hos IT.

Fjärråtkomst skapar en ingångspunkt till miljön där applikationer, autentiseringsuppgifter och affärsdata finns. Kontrollerna kring den ingångspunkten blir en del av driftskostnaden.

Detta betyder inte att en gratis programvara för fjärråtkomst nödvändigtvis är mindre säker. Gratis, öppen källkod och kommersiella plattformar kan alla implementeras säkert eller osäkert.

Vad som betyder något är vem som äger och underhåller kontroller som:

• autentisering och auktorisering
• flerfaktorsautentisering där det behövs
• patchning och säkerhetsuppdateringar
• obegränsad åtkomstbehörighet
• användar- och enhetsåtkomstbegränsningar
• session- och säkerhetsloggning
• Skydd av internetansluten infrastruktur
• borttagning av åtkomst när användare eller tekniker lämnar

Om en gratis plattform redan uppfyller organisationens krav kan den extra kostnaden vara försumbar.

Om IT måste implementera flera komplementära kontroller kring programvaran, blir dock den tid som läggs på att konfigurera, underhålla och övervaka dem en del av vad "gratis" kostar.

Varför förändras kostnaden för gratis programvara när du skalar?

Ekonomin för de kostnadsfria fjärråtkomstfunktionerna är starkt beroende av skalan.

Att ställa in fem datorer manuellt kan ta en timme, medan detsamma för 500 slutpunkter är en operation av en annan komplexitetsnivå.

När distributionerna växer börjar deras hantering kräva mer och mer avancerade funktioner, såsom centraliserad användaradministration, grupper, detaljerade behörigheter, inventering av slutpunkter, obevakad åtkomst och dess hantering, sessionsloggning, policy och dess verkställande, samt automatisk distribution.

Mer avancerade och omfattande plattformar kommer att innehålla dessa operationer, medan freeware-versionerna vanligtvis inte gör det.

Inte nödvändigtvis, den betalda utgåvan är alltid ett bättre val, men när man jämför kostnaden för hanteringsmöjligheterna och de motsvarande timmarna av manuellt arbete, rättfärdigar sällan brytpunkten den kostnadsfria utgåvan.

Om administratörerna kan hantera miljön effektivt med de medel som tillhandahålls av den kostnadsfria utgåvan, skulle det fortfarande vara ett gångbart alternativ även i stor skala.

Å andra sidan, om IT-teamet slutar med att manuellt utföra förvaltningsfunktionerna eftersom den kostnadsfria utgåvan inte stöder dem, skulle bristen på licens inte kompensera för timmarna av det manuella arbetet som är involverat.

Är det möjligt att flera gratisverktyg för fjärråtkomst kostar mer än en plattform?

En annan kostnadsfaktor uppstår när organisationer hanterar varje behov av fjärråtkomst med ett annat gratisverktyg.

IT-miljön kan inkludera en agent för anställdåtkomst, en för övervakade helpdesk-sessioner, inbyggd RDP för servrar, en VPN för externa anslutningar och ett öppen källkodsverktyg för obevakade slutpunkter.

Även om varje verktyg kan verka som ett kostnadseffektivt alternativ på egen hand, kräver kombinationen att teamen stöder flera plattformar och lär sig deras unika autentiseringsmetoder, uppdateringspolicyer, slutpunktskonfigurationer, åtkomstkontrollregler, loggningsplatser och felsökningsverktyg.

Tekniker bör också få utbildning om vilka verktyg som gäller för vilka system och användningsfall.

Den totala kostnaden finns därför inte i summan av licensavgifterna.

Det framgår i de operativa kostnaderna för att stödja en fragmenterad infrastruktur för fjärråtkomst.

Detta är anledningen till att konsolidering är ekonomiskt fördelaktigt även när de verktyg som avvecklas inte har några licensavgifter.

Om något går fel, vad är de verkliga kostnaderna för en gratis programvara för fjärråtkomst?

Support är svårt att värdera när allt fungerar.

När din fjärråtkomstprodukt misslyckas blir supporten en del av kostnadsekvationen.

En individuell fjärranslutning som slutar fungera kan vara en mindre olägenhet. Misslyckandet av en fjärråtkomstmiljö som din personal använder för att få tillgång till affärsapplikationer kommer att stoppa verksamheten.

Ett gratis och öppen källkodsprodukt kan ha utmärkt dokumentation och en blomstrande gemenskap av utvecklare. För ett tekniskt kompetent team kan forum, ärendehantering och intern expertis vara tillräckligt för att lösa de flesta problem som uppstår.

Andra företag kan behöva mer omedelbar tillgång till leverantörsstöd eller en specifik eskaleringsväg.

Debatten handlar inte om huruvida samhällsstöd eller kommersiellt stöd är bättre.

Frågan är:

Vem kan identifiera och lösa problemet, och vad förlorar företaget under den tid det tar?

När fjärråtkomst blir mer integrerad i affärsverksamhetens struktur, blir behovet av pålitligt stöd och återställning mer värdefullt.

Hur bör IT-team beräkna den verkliga kostnaden?

En jämförelse kan göras med början från kravet på fjärråtkomst och inte produktkatalogen.

Först, definiera vem som behöver få åtkomst, vilka system de behöver få åtkomst till, om sessionerna är närvarande/inte närvarande och hur kritisk tjänsten är för deras verksamhet.

Jämför lösningarna med kostnadsfaktorerna som är tillämpliga i miljön.

Fråga	Varför det förändrar den verkliga kostnaden
Är kommersiell användning tillåten?	Förhindrar oväntad licensiering eller migrering
Hur många användare och enheter är involverade?	Avgör om manuell hantering förblir praktisk
Vilken infrastruktur krävs?	Lägger till hosting, nätverk och underhåll
Vem installerar och uppdaterar programvaran?	Förbrukar administratörstid
Är centraliserad hantering tillgänglig?	Påverkar den operativa insatsen i stor skala
Är åtkomstkontroller och loggar tillräckliga?	Ändrar säkerhets- och efterlevnadsbelastning
Vem tillhandahåller support?	Bestämmer den interna felsökningsbördan
Vad händer under ett avbrott?	Lägger till kostnaden för driftstopp
Kommer kraven att växa?	Påverkar framtida migrationsrisk
Löser programvaran det rätta användningsfallet?	Förhindrar investeringar i fel arkitektur

IT-team behöver inte tilldela ett ekonomiskt värde till varje arbetsminut.

Poängen är att hitta kostnader som är tillräckligt betydande för att påverka valet.

En gratis produkt som tar två timmar om året att administrera kommer inte att orsaka några allvarliga bekymmer. Något som kräver flera timmars arbete varje vecka bör jämföras med andra alternativ som kan minska bördan.

I vilka fall är gratis fjärråtkomstprogramvara faktiskt kostnadseffektiv?

Gratis fjärråtkomstprogramvara kan vara mycket ekonomiskt om driftsmodellen stämmer överens med slutanvändarens behov. Om det finns få slutpunkter eller sällsynta anslutningar, om kommersiell användning är tillåten, och om den befintliga infrastrukturen redan rymmer de flesta av nätverkskraven, kan en sådan lösning vara mycket tilltalande.

Mjukvaran som är gratis och öppen källkod kan vara mycket ekonomisk om företagets IT-avdelning kan hantera alla operationer, uppdateringar, säkerhet och felsökning som är kopplade till den. Om företaget värdesätter självhosting och kontroll över slutpunkter, att behöva investera extra resurser i att underhålla sådan programvara kanske inte är en oro.

Men brytpunkten mellan gratis och betald programvara definieras inte lätt av antalet användare eller enheter. Ju fler operationer, felsökning och hantering sådana lösningar kräver, desto mer komprometteras deras värdeerbjudande. Om ytterligare infrastruktur måste implementeras för att stödja applikationen, eller om den kräver extra underhåll utöver grundläggande teknisk support, eller om det finns flera sådana applikationer att hantera, gynnar ekonomin en kommersiell lösning.

Slutligen definierar inte antalet användare eller slutpunkter tröskeln där en gratis programvara för fjärråtkomst slutar vara värdefull. Det är inte en kostnadsberäkning per användare eller per slutpunkt. Beroende på komplexiteten i infrastrukturen, omfattningen av verksamheten, den administrativa bördan och tillgången på support kan en kommersiell programvarulicens bli mer ekonomisk även med en relativt liten användarbas.

Letar du efter en kostnadseffektiv plattform för företags fjärråtkomst?

När kravet är kontinuerlig åtkomst till centraliserade Windows-applikationer och skrivbord snarare än tillfällig fjärrkontroll, kan det vara användbart att jämföra gratisverktyg med en plattform som är utformad specifikt för den arbetsbelastningen.

TSplus Remote Access tillhandahåller publicering av Windows-applikationer, fullständiga fjärrskrivbord och HTML5-webbläsartillgång för fleranvändarmiljöer. Istället för att bara jämföra licenspriser kan IT-team jämföra plattformen med den samlade kostnaden för infrastrukturen, administrationen och separata verktyg som behövs för att leverera samma tjänst.

Slutsats

Gratis fjärråtkomstprogramvara kan vara verkligt kostnadseffektiv när licensiering, infrastruktur och administrationskrav förblir blygsamma. Nyckeln är att utvärdera hela driftsmodellen snarare än att bedöma en lösning enbart utifrån licenspriset.

Som ledning, säkerhet, support eller infrastrukturkrav ökar kan ekonomin förändras. Vid den tidpunkten ger en jämförelse av gratis och kommersiella alternativ baserat på totalkostnad IT-team en mer meningsfull grund för beslutsfattande.