Software de Acceso Remoto Gratuito: Costos Actuales

Introducción

El software de acceso remoto gratuito puede ser una opción atractiva para reducir el gasto en TI, especialmente cuando los requisitos son limitados y hay experiencia interna disponible. Sin embargo, una licencia sin costo no significa necesariamente un servicio sin costo. Este artículo examina los diferentes significados de "gratis", los costos operativos que rodean al software de acceso remoto y cómo los equipos de TI pueden evaluar el costo total de manera realista.

¿Qué significa tener un software de acceso remoto "gratuito"?

El software de acceso remoto gratuito abarca una amplia gama de productos. El término "gratuito" incorpora una variedad de opciones de licencia, implementación y soporte.

Antes de comparar precios, los equipos de TI deben determinar qué constituye exactamente una solución gratuita.

La frase “remote access” abarca una variedad de plataformas diferentes. Un gratis herramienta de soporte remoto que permite el acceso ocasional a los sistemas no es lo mismo que una solución para el usuario final para el acceso y las aplicaciones de Windows centralizadas.

Los equipos de TI deben identificar lo que necesitan acceder antes de considerar los costos. El soporte remoto, el acceso a estaciones de trabajo y las aplicaciones o escritorios multiusuario requieren diferentes opciones de infraestructura y herramientas de gestión. Una solución particular puede ser gratuita para un propósito pero incompatible para otro.

Modelo gratuito	¿Qué es gratis?	¿Qué puede seguir costando dinero o tiempo?
Gratis para uso personal	Conexiones privadas y no comerciales	Licencia comercial cuando se utiliza para trabajo
Freemium	Funcionalidad de conexión principal	Gestión avanzada, usuarios, dispositivos o características empresariales
Código abierto	Licencia de software y acceso frecuente al código fuente	Alojamiento, implementación, mantenimiento y soporte
Herramientas del sistema operativo integradas	Funcionalidad del cliente o del sistema operativo	Infraestructura de servidor, redes y licencias adicionales
Software libre autohospedado	Servidor central o aplicación de acceso remoto	Alojamiento, certificados, copias de seguridad, actualizaciones y administración

Estas diferencias son significativas porque gratuito nunca puede significar libre para uso comercial, libre para implementar o incluso libre para operar.

Un proveedor comercial puede ofrecer una versión gratuita para uso personal, pero cobrar por una licencia si el software se utiliza para acceder a una red corporativa o proporcionar soporte al cliente. Una fundación de código abierto puede permitir el uso comercial de su producto sin una licencia de software, pero requerir que la organización aloje y mantenga la plataforma por sí misma.

El costo en ambos casos se traslada a un componente diferente. Puede convertirse en un costo operativo o en una inversión de capital.

¿Cuáles son los costos reales de un software de acceso remoto gratuito?

Un enfoque útil para evaluar el valor de las soluciones de acceso remoto es considerar los costos más allá del precio de adquisición del software.

Se puede resumir en esta fórmula simple:

Costo real = software + mano de obra de TI + infraestructura + seguridad + gestión + soporte + tiempo de inactividad + migración

Dependiendo de la opción elegida, algunas de estas categorías pueden resultar sorprendentemente económicas. En el caso de una solución "gratuita", el ahorro en la licencia de software puede afectar el presupuesto para infraestructura y operaciones de TI. El objetivo no es intentar demostrar que el software gratuito no es barato.

En cambio, el enfoque está en entender qué se está adquiriendo sin costo y qué aún tendrá que ser proporcionado por la empresa incurriendo en gastos.

¿La licencia gratuita cubre el uso de su negocio?

La primera consideración al analizar costos es la licencia, ya que "gratis" podría describir el uso permitido en lugar del precio.

Algunas variantes de productos de acceso remoto ofrecen una edición gratuita para uso privado o no comercial únicamente. Las conexiones de trabajo, el soporte al cliente o los servicios de TI gestionados pueden no calificar.

Una solución técnicamente adecuada puede, por lo tanto, ser comercialmente inapropiada para el caso de uso previsto.

Esto es importante, ya que identificar la restricción después de la adopción puede incurrir en costos no planificados. La organización puede verse obligada a comprar licencias comerciales, reemplazar el software, reconfigurar los puntos finales o capacitar al personal para usar una alternativa.

En lugar de preguntar:

¿Podemos usar esto sin pagar?

Los equipos de TI deberían preguntar:

¿Tenemos derecho a usar este software para este propósito comercial específico sin pagar?

Esta pregunta debe hacerse antes de la implementación.

¿Cuánto tiempo de administrador consume "gratis"?

El tiempo del administrador es frecuentemente el mayor gasto que no aparecerá en una factura de software.

Una conexión remota puede ser sencilla, pero hay instalaciones de endpoint, aprovisionamiento de usuarios, reglas de firewall, cadenas de certificados, parches, control de acceso, solución de problemas, documentación y monitoreo que deben realizarse para que un servicio de acceso remoto funcione de manera efectiva.

Un departamento de TI experimentado con automatización ya implementada puede tener que hacer muy poco esfuerzo para acomodar estas tareas. Por lo tanto, una solución autohospedada o de código abierto puede seguir siendo increíblemente rentable.

Hay un cálculo diferente para un departamento de TI ágil. Si los administradores pasan horas cada semana configurando puntos finales, manteniendo la infraestructura o resolviendo problemas que el software podría manejar automáticamente, puede ser más costoso que las tarifas de licencia.

La métrica que importa no es el número de funciones ofrecidas de forma gratuita.

Es la cantidad de trabajo de TI necesario para soportar el servicio requerido.

¿Qué infraestructura requiere el software?

Lo mismo se aplica al software de acceso remoto gratuito, que aún puede requerir infraestructura que no es gratuita.

Dependiendo de la arquitectura, el acceso remoto puede incluir servidores, puertas de enlace, VPN, servicios de retransmisión, certificados, configuración de DNS, reglas de firewall o sistemas de respaldo.

Servicios de Escritorio Remoto de Microsoft es un buen ejemplo. Si bien tener un cliente RDP no te da automáticamente un entorno completo de acceso remoto multiusuario de Windows Server. Un despliegue de Servicios de Escritorio Remoto requiere infraestructura del lado del servidor y licencias apropiadas más allá de solo la aplicación del lado del cliente.

Lo mismo ocurre con las plataformas de acceso remoto autoalojadas. La aplicación en sí puede ser gratuita, mientras que los recursos del servidor subyacente, la red y la infraestructura de ingeniería proporcionados por la organización se consideran costos separados.

La presencia de infraestructura existente es un factor determinante.

Si los servidores, la red y la experiencia requeridos ya están en su lugar, el costo incremental de infraestructura puede ser insignificante. Si tienen que ser adquiridos específicamente para el acceso remoto, entonces deben incluirse en el presupuesto.

¿Quién paga por la seguridad y el control de acceso?

La seguridad es otra área donde el uso de "gratis" podría implicar que la responsabilidad recae en TI.

El acceso remoto crea un punto de entrada en el entorno donde residen las aplicaciones, credenciales y datos comerciales. Los controles alrededor de ese punto de entrada se convierten en parte del costo operativo.

Eso no quiere decir que un software de acceso remoto gratuito no sea inherentemente más seguro. Las plataformas gratuitas, de código abierto y comerciales pueden implementarse de manera segura o insegura.

Lo que importa es quién posee y mantiene controles como:

• autenticación y autorización
• autenticación multifactor donde sea necesario
• parches y actualizaciones de seguridad
• permisos de acceso desatendido
• restricciones de acceso de usuarios y dispositivos
• registro de sesión y seguridad
• Protección de infraestructura expuesta a Internet
• eliminación de acceso cuando los usuarios o técnicos se van

Si una plataforma gratuita ya satisface los requisitos de la organización, el costo adicional puede ser insignificante.

Si el departamento de TI tiene que implementar varios controles complementarios alrededor del software, sin embargo, el esfuerzo dedicado a configurarlos, mantenerlos y monitorearlos se convierte en parte de lo que cuesta "gratis".

¿Por qué cambia el costo del software gratuito a medida que escalas?

La economía de las capacidades de acceso remoto gratuito depende en gran medida de la escala.

Configurar cinco computadoras manualmente puede llevar una hora, mientras que hacer lo mismo para 500 puntos finales es una operación de un nivel de complejidad diferente.

A medida que las implementaciones crecen, su gestión comienza a requerir capacidades cada vez más avanzadas, como administración centralizada de usuarios, grupos, permisos granulares, inventario de puntos finales, acceso desatendido y su gestión, registro de sesiones, política y su aplicación, y despliegue automático.

Las plataformas más avanzadas y completas contarán con esas operaciones, mientras que las versiones gratuitas típicamente no lo hacen.

No necesariamente, la edición de pago siempre es una mejor opción, pero al comparar el costo de las capacidades de gestión y las horas equivalentes de trabajo manual, el punto de equilibrio rara vez justifica la edición gratuita.

Si los administradores pueden gestionar el entorno de manera eficiente con los medios proporcionados por la edición gratuita, seguiría siendo una opción viable incluso a gran escala.

Por otro lado, si el equipo de TI termina realizando manualmente las funciones de gestión porque la edición gratuita no las soporta, la falta de la licencia no compensaría las horas del trabajo manual involucrado.

¿Es posible que varias herramientas gratuitas de acceso remoto cuesten más que una plataforma?

Otro factor de costo surge cuando las organizaciones abordan cada necesidad de acceso remoto con una herramienta gratuita diferente.

El entorno de TI podría incluir un agente para el acceso de empleados, uno para sesiones de helpdesk atendidas, RDP nativo para servidores, una VPN para conexiones externas y una utilidad de código abierto para puntos finales desatendidos.

Mientras que cada herramienta puede parecer una opción de bajo costo por sí sola, la combinación requiere que los equipos apoyen múltiples plataformas y aprendan sus métodos de autenticación únicos, políticas de actualización, configuraciones de endpoint, reglas de control de acceso, ubicaciones de registro y utilidades de solución de problemas.

Los técnicos también deben recibir capacitación sobre qué herramientas se aplican a qué sistemas y casos de uso.

El costo total, por lo tanto, no se encuentra en la suma de las tarifas de licencia.

Surge en el costo operativo de mantener una infraestructura de acceso remoto fragmentada.

Esta es la razón por la que la consolidación tiene sentido financiero incluso cuando las herramientas que se desactivan no tienen costos de licencia.

Si algo sale mal, ¿cuáles son los verdaderos costos de un software de acceso remoto gratuito?

El soporte es difícil de valorar cuando todo está funcionando.

Cuando su producto de acceso remoto falla, sin embargo, el soporte se convierte en parte de la ecuación de costos.

Una conexión remota individual que deja de funcionar puede ser un inconveniente menor. La falla de un entorno de acceso remoto que su personal utiliza para acceder a aplicaciones comerciales detendrá las operaciones.

Un producto gratuito y de código abierto puede tener una excelente documentación y una próspera comunidad de desarrolladores. Para un equipo técnicamente competente, los foros, las colas de problemas y la experiencia interna pueden ser suficientes para resolver la mayoría de los problemas que surgen.

Otras empresas pueden requerir un acceso más inmediato al soporte del proveedor o un camino de escalación específico.

El debate no es sobre si el soporte comunitario o el soporte comercial es mejor.

La pregunta es:

¿Quién puede identificar y resolver el problema, y qué pierde la empresa durante el tiempo que tarda?

A medida que el acceso remoto se integra más en el tejido de las operaciones comerciales, la necesidad de un soporte y recuperación confiables se vuelve más valiosa.

¿Cómo deben los equipos de TI calcular el costo real?

Se puede hacer una comparación comenzando con el requisito de acceso remoto y no con el catálogo de productos.

Primero, define quién necesita acceder, qué sistemas necesitan acceder, si las sesiones son atendidas/no atendidas y cuán crítico es el servicio para sus operaciones.

Compara las soluciones con los factores de costo aplicables en el entorno.

Pregunta	Por qué cambia el costo real
¿Se permite el uso comercial?	Previene licencias o migraciones inesperadas
¿Cuántos usuarios y puntos finales están involucrados?	Determina si la gestión manual sigue siendo práctica
¿Qué infraestructura se requiere?	Agrega alojamiento, redes y mantenimiento
¿Quién instala y actualiza el software?	Consume tiempo del administrador
¿Está disponible la gestión centralizada?	Afecta el esfuerzo operativo a gran escala
¿Son suficientes los controles de acceso y los registros?	Cambios en la carga de trabajo de seguridad y cumplimiento
¿Quién proporciona soporte?	Determina la carga interna de resolución de problemas
¿Qué sucede durante una interrupción?	Agrega el costo empresarial del tiempo de inactividad
¿Aumentarán los requisitos?	Afecta el riesgo de migración futura
¿El software resuelve el caso de uso correcto?	Previene la inversión en la arquitectura incorrecta

Los equipos de TI no tienen que asignar un valor financiero a cada minuto de trabajo.

El objetivo es encontrar costos que sean lo suficientemente significativos como para influir en la elección.

Un producto gratuito que requiere dos horas al año para administrar no causará preocupaciones serias. Algo que requiere varias horas de trabajo cada semana debería compararse con otras opciones que pueden reducir la carga.

¿En qué casos un software de acceso remoto gratuito es realmente rentable?

Gratis software de acceso remoto puede ser muy económico si el modelo de operación se alinea con las necesidades del usuario final. Si hay pocos puntos finales o conexiones poco frecuentes, si se permite el uso comercial y si la infraestructura existente ya acomoda la mayoría de las demandas de red, una solución así podría ser muy atractiva.

El software que es gratuito y de código abierto puede ser muy económico si el departamento de TI de la empresa puede manejar todas las operaciones, actualizaciones, seguridad y solución de problemas asociados con él. Si la empresa valora autoalojamiento y el control sobre los puntos finales, tener que invertir recursos adicionales en el mantenimiento de dicho software podría no ser una preocupación.

Sin embargo, el punto de equilibrio entre el software gratuito y el de pago no se define fácilmente por el número de usuarios o puntos finales. Cuantas más operaciones, resolución de problemas y gestión requieran tales soluciones, más se compromete su propuesta de valor. Si se debe implementar infraestructura adicional para soportar la aplicación, o si requiere un mantenimiento extra más allá del soporte técnico básico, o si hay varias aplicaciones de este tipo para gestionar, la economía favorece una solución comercial.

Finalmente, el número de usuarios o puntos finales no define el umbral más allá del cual un software de acceso remoto gratuito deja de ser valioso. No se trata de un cálculo de costo por usuario o por punto final. Dependiendo de la complejidad de la infraestructura, la escala de las operaciones, la carga administrativa y la disponibilidad de soporte, una licencia de software comercial podría volverse más económica incluso con una base de usuarios relativamente pequeña.

¿Buscando una plataforma de acceso remoto empresarial rentable?

Cuando el requisito es el acceso continuo a aplicaciones y escritorios de Windows centralizados en lugar de un control remoto ocasional, puede ser útil comparar herramientas gratuitas con una plataforma diseñada específicamente para esa carga de trabajo.

TSplus Acceso Remoto ofrece publicación de aplicaciones de Windows, escritorios remotos completos y acceso a través de navegador HTML5 para entornos empresariales multiusuario. En lugar de comparar solo el precio de la licencia, los equipos de TI pueden comparar la plataforma con el costo combinado de la infraestructura, la administración y las herramientas separadas necesarias para ofrecer el mismo servicio.

Conclusión

El software de acceso remoto gratuito puede ser realmente rentable cuando los requisitos de licencia, infraestructura y administración se mantienen modestos. La clave es evaluar el modelo operativo completo en lugar de juzgar una solución solo por el precio de la licencia.

A medida que aumentan las demandas de gestión, seguridad, soporte o infraestructura, la economía puede cambiar. En ese momento, comparar opciones gratuitas y comerciales por el costo total brinda a los equipos de TI una base más significativa para la toma de decisiones.