Logiciel d'accès à distance gratuit : coûts réels

Introduction

Le logiciel d'accès à distance gratuit peut être une option attrayante pour réduire les dépenses informatiques, surtout lorsque les exigences sont limitées et que l'expertise interne est disponible. Cependant, une licence à coût nul ne signifie pas nécessairement un service à coût nul. Cet article examine les différentes significations de « gratuit », les coûts opérationnels associés aux logiciels d'accès à distance et comment les équipes informatiques peuvent évaluer le coût total de manière réaliste.

Que signifie avoir un logiciel d'accès à distance "gratuit" ?

Le logiciel d'accès à distance gratuit couvre une large gamme de produits. Le terme « gratuit » englobe une variété d'options de licence, de déploiement et de support.

Avant de comparer les prix, les équipes informatiques doivent déterminer ce qui constitue exactement une solution gratuite.

La phrase « accès à distance » couvre une gamme de différentes plateformes. Un gratuit outil de support à distance qui permet un accès occasionnel aux systèmes n'est pas la même chose qu'une solution pour l'utilisateur final pour un accès Windows centralisé et des applications.

Les équipes informatiques doivent identifier ce dont elles ont besoin pour accéder avant de considérer les coûts. Le support à distance, l'accès aux postes de travail et les applications ou bureaux multi-utilisateurs nécessitent différentes options d'infrastructure et outils de gestion. Une solution particulière peut être gratuite pour un usage mais incompatible pour un autre.

Modèle gratuit	Qu'est-ce qui est gratuit ?	Que peut encore coûter de l'argent ou du temps ?
Gratuit pour un usage personnel	Connexions privées et non commerciales	Licence commerciale lorsqu'elle est utilisée pour le travail
Freemium	Fonctionnalité de connexion principale	Gestion avancée, utilisateurs, appareils ou fonctionnalités professionnelles
Open source	Licence de logiciel et souvent accès au code source	Hébergement, déploiement, maintenance et support
Outils intégrés du système d'exploitation	Fonctionnalité client ou système d'exploitation	Infrastructure serveur, mise en réseau et licences supplémentaires
Logiciel libre auto-hébergé	Serveur principal ou application d'accès à distance	Hébergement, certificats, sauvegardes, mises à jour et administration

Ces différences sont significatives car gratuit ne peut jamais signifier gratuit pour un usage commercial, gratuit à déployer ou même gratuit à exploiter.

Un fournisseur commercial peut offrir une version gratuite pour un usage personnel mais facturer une licence si le logiciel est utilisé pour accéder à un réseau d'entreprise ou fournir un support client. Une fondation open source peut autoriser l'utilisation commerciale de son produit sans licence logicielle mais exiger que l'organisation héberge et maintienne la plateforme elle-même.

Le coût dans les deux cas est transféré à un autre composant. Il peut soit devenir un coût opérationnel, soit un investissement en capital.

Quels sont les coûts réels d'un logiciel de Remote Access gratuit ?

Une approche utile pour évaluer la valeur des solutions d'accès à distance est de prendre en compte les coûts au-delà du prix d'acquisition du logiciel.

Cela peut être résumé dans cette formule simple :

Coût réel = logiciel + main-d'œuvre informatique + infrastructure + sécurité + gestion + support + temps d'arrêt + migration

Selon l'option choisie, certaines de ces catégories peuvent s'avérer étonnamment peu coûteuses. Dans le cas d'une solution "gratuite", l'économie sur la licence logicielle peut réduire le budget pour l'infrastructure et les opérations informatiques. L'objectif n'est pas de tenter de prouver que les logiciels gratuits ne sont pas bon marché.

Au lieu de cela, l'accent est mis sur la compréhension de ce qui est acquis sans frais et ce qui devra encore être fourni par l'entreprise entraînant des dépenses.

La licence gratuite couvre-t-elle votre utilisation professionnelle ?

La première considération lors de l'analyse des coûts est la licence, car "gratuit" pourrait décrire une utilisation permise plutôt qu'un prix.

Certaines variantes des produits d'accès à distance offrent une édition gratuite pour un usage privé ou non commercial uniquement. Les connexions au lieu de travail, le support client ou les services informatiques gérés peuvent ne pas être éligibles.

Une solution techniquement appropriée peut donc être commercialement inappropriée pour le cas d'utilisation prévu.

C'est important, car identifier la restriction après l'adoption peut entraîner des coûts imprévus. L'organisation peut être obligée d'acheter des licences commerciales, de remplacer le logiciel, de reconfigurer les points de terminaison ou de former le personnel à utiliser une alternative.

Au lieu de demander :

Pouvons-nous utiliser cela sans payer ?

Les équipes informatiques devraient demander :

Sommes-nous autorisés à utiliser ce logiciel pour ce but commercial spécifique sans payer ?

Cette question devrait être posée avant le déploiement.

Combien de temps d'administrateur "gratuit" consomme-t-il ?

Le temps de l'administrateur est souvent la plus grande dépense qui ne figurera pas sur une facture de logiciel.

Une connexion à distance peut être simple, mais il y a des installations de points de terminaison, la provision des utilisateurs, des règles de pare-feu, des chaînes de certificats, des mises à jour, le contrôle d'accès, le dépannage, la documentation et la surveillance à réaliser pour qu'un service d'accès à distance fonctionne efficacement.

Un département informatique expérimenté avec une automatisation déjà en place peut avoir à fournir très peu d'efforts pour s'adapter à ces tâches. Ainsi, une solution auto-hébergée ou open-source peut rester incroyablement rentable.

Il existe un calcul différent pour un département informatique allégé. Si les administrateurs passent des heures chaque semaine à configurer des points de terminaison, à maintenir l'infrastructure ou à résoudre des problèmes que le logiciel pourrait gérer automatiquement, cela peut coûter plus cher que les frais de licence.

La métrique qui compte n'est pas le nombre de fonctionnalités offertes gratuitement.

C'est le montant de travail informatique nécessaire pour soutenir le service requis.

Quelle infrastructure le logiciel nécessite-t-il ?

Le même principe s'applique aux logiciels d'accès à distance gratuits, qui peuvent néanmoins nécessiter une infrastructure qui n'est pas gratuite.

Selon l'architecture, l'accès à distance peut inclure des serveurs, des passerelles, des VPN, des services de relais, des certificats, la configuration DNS, des règles de pare-feu ou des systèmes de sauvegarde.

Services de bureau à distance Microsoft est un bon exemple. Bien qu'avoir un client RDP ne vous donne pas automatiquement un environnement d'accès à distance Windows Server multi-utilisateur complet. Un déploiement de Services Bureau à distance nécessite une infrastructure côté serveur et une licence appropriée au-delà de l'application côté client.

Il en va de même pour les plateformes d'accès à distance auto-hébergées. L'application elle-même peut être gratuite tandis que les ressources serveur sous-jacentes, le réseau et l'infrastructure technique fournis par l'organisation sont considérés comme des coûts séparés.

La présence d'une infrastructure existante est un facteur déterminant.

Si les serveurs, le réseau et l'expertise nécessaires sont déjà en place, le coût d'infrastructure supplémentaire peut être insignifiant. S'ils doivent être acquis spécifiquement pour l'accès à distance, alors ils doivent être inclus dans le budget.

Qui paie pour la sécurité et le contrôle d'accès ?

La sécurité est un autre domaine où l'utilisation de « gratuit » pourrait impliquer que la responsabilité reste avec l'informatique.

L'accès à distance crée un point d'entrée dans l'environnement où résident les applications, les identifiants et les données commerciales. Les contrôles autour de ce point d'entrée deviennent une partie du coût d'exploitation.

Cela ne veut pas dire qu'un logiciel d'accès à distance gratuit n'est pas intrinsèquement plus sécurisé. Les plateformes gratuites, open-source et commerciales peuvent toutes être mises en œuvre de manière sécurisée ou non sécurisée.

Ce qui compte, c'est qui possède et maintient des contrôles tels que :

• authentification et autorisation
• authentification multi-facteurs où nécessaire
• mise à jour et correctifs de sécurité
• permissions d'accès sans surveillance
• restrictions d'accès utilisateur et appareil
• journalisation des sessions et de la sécurité
• Protection de l'infrastructure exposée à Internet
• suppression d'accès lorsque les utilisateurs ou les techniciens partent

Si une plateforme gratuite satisfait déjà les exigences de l'organisation, le coût supplémentaire peut être négligeable.

Si le service informatique doit mettre en œuvre plusieurs contrôles complémentaires autour du logiciel, l'effort consacré à leur configuration, leur maintenance et leur surveillance devient une partie de ce que coûte le "gratuit".

Pourquoi le coût des logiciels gratuits change-t-il à mesure que vous évoluez ?

L'économie des capacités d'accès à distance gratuites dépend fortement de l'échelle.

Configurer manuellement cinq ordinateurs peut prendre une heure, tandis que faire de même pour 500 points de terminaison est une opération d'un niveau de complexité différent.

À mesure que les déploiements se développent, leur gestion commence à nécessiter des capacités de plus en plus avancées, telles que l'administration centralisée des utilisateurs, les groupes, les autorisations granulaires, l'inventaire des points de terminaison, accès sans surveillance et sa gestion, journalisation des sessions, politique et son application, et déploiement automatique.

Des plateformes plus avancées et complètes proposeront ces opérations, tandis que les versions gratuites ne le font généralement pas.

Pas nécessairement, l'édition payante est toujours un meilleur choix, mais lorsqu'on compare le coût des capacités de gestion et les heures équivalentes de travail manuel, le point d'équilibre justifie rarement l'édition gratuite.

Si les administrateurs peuvent gérer l'environnement efficacement avec les moyens fournis par l'édition gratuite, ce serait tout de même une option viable même à grande échelle.

D'autre part, si l'équipe informatique finit par effectuer manuellement les fonctions de gestion parce que l'édition gratuite ne les prend pas en charge, le manque de licence ne compenserait pas les heures de travail manuel impliquées.

Est-il possible que plusieurs outils gratuits d'accès à distance coûtent plus qu'une seule plateforme ?

Un autre facteur de coût émerge lorsque les organisations répondent à chaque besoin d'accès à distance avec un outil gratuit différent.

L'environnement informatique peut inclure un agent pour l'accès des employés, un pour les sessions d'assistance technique assistées, RDP natif pour les serveurs, un VPN pour les connexions externes et un utilitaire open-source pour les points de terminaison non surveillés.

Bien que chaque outil puisse sembler être une option à faible coût à lui seul, la combinaison nécessite que les équipes prennent en charge plusieurs plateformes et apprennent leurs méthodes d'authentification uniques, mettent à jour les politiques, les configurations des points de terminaison, les règles de contrôle d'accès, les emplacements de journalisation et les utilitaires de dépannage.

Les techniciens devraient également recevoir une formation sur les outils qui s'appliquent à quels systèmes et cas d'utilisation.

Le coût global ne se trouve donc pas dans la somme des frais de licence.

Il en ressort dans le coût opérationnel de soutien à une infrastructure d'accès à distance fragmentée.

C'est pourquoi la consolidation a un sens financier même lorsque les outils qui sont désactivés n'entraînent aucun frais de licence.

Si quelque chose ne va pas, quels sont les véritables coûts d'un logiciel de Remote Access gratuit ?

Le support est difficile à évaluer lorsque tout fonctionne.

Lorsque votre produit d'accès à distance échoue, le support devient cependant une partie de l'équation des coûts.

Une connexion distante individuelle qui cesse de fonctionner peut être un inconvénient mineur. La défaillance d'un environnement d'accès à distance que votre personnel utilise pour accéder aux applications professionnelles interrompra les opérations.

Un produit gratuit et open source peut avoir une excellente documentation et une communauté de développeurs florissante. Pour une équipe techniquement compétente, les forums, les files d'attente de problèmes et l'expertise interne peuvent suffire à résoudre la plupart des problèmes qui surviennent.

D'autres entreprises peuvent nécessiter un accès plus immédiat au support du fournisseur ou un chemin d'escalade spécifique.

Le débat ne porte pas sur la question de savoir si le support communautaire ou le support commercial est meilleur.

La question est :

Qui peut identifier et résoudre le problème, et que perd l'entreprise pendant le temps que cela prend ?

À mesure que l'accès à distance s'intègre davantage dans le tissu des opérations commerciales, le besoin de support et de récupération fiables devient plus précieux.

Comment les équipes informatiques devraient-elles calculer le coût réel ?

Une comparaison peut être faite en commençant par l'exigence d'accès à distance et non par le catalogue de produits.

Tout d'abord, définissez qui doit accéder, quels systèmes ils doivent accéder, si les sessions sont assistées / non assistées et à quel point le service est critique pour leurs opérations.

Comparez les solutions avec les facteurs de coût applicables dans l'environnement.

Question	Pourquoi cela change le coût réel
L'utilisation commerciale est-elle autorisée ?	Prévenir les problèmes de licence ou de migration inattendus
Combien d'utilisateurs et de points de terminaison sont impliqués ?	Détermine si la gestion manuelle reste pratique
Quelle infrastructure est requise ?	Ajoute l'hébergement, le réseau et la maintenance
Qui installe et met à jour le logiciel ?	Consomme du temps d'administrateur
La gestion centralisée est-elle disponible ?	Affecte l'effort opérationnel à grande échelle
Les contrôles d'accès et les journaux sont-ils suffisants ?	Modifications de la charge de travail en matière de sécurité et de conformité
Qui fournit le support ?	Détermine le fardeau interne de dépannage
Que se passe-t-il pendant une panne ?	Ajoute le coût commercial des temps d'arrêt
Les exigences vont-elles croître ?	Affecte le risque de migration future
Le logiciel résout-il le bon cas d'utilisation ?	Empêche d'investir dans la mauvaise architecture

Les équipes informatiques n'ont pas à attribuer une valeur financière à chaque minute de travail.

Le but est de trouver des coûts suffisamment significatifs pour influencer le choix.

Un produit gratuit qui nécessite deux heures par an pour être administré ne posera pas de préoccupations sérieuses. Quelque chose qui nécessite plusieurs heures de travail chaque semaine devrait être comparé à d'autres options qui peuvent réduire la charge.

Dans quels cas un logiciel de Remote Access gratuit est-il réellement rentable ?

Gratuit logiciel d'accès à distance peut être très économique si le modèle opérationnel est en adéquation avec les besoins de l'utilisateur final. S'il y a peu de points de terminaison ou des connexions peu fréquentes, si l'utilisation commerciale est autorisée, et si l'infrastructure existante répond déjà à la plupart des exigences réseau, une telle solution pourrait être très attrayante.

Le logiciel qui est gratuit et open-source peut être très économique si le service informatique de l'entreprise peut gérer toutes les opérations, mises à jour, sécurité et dépannage associés. Si l'entreprise valorise auto-hébergement et le contrôle des points de terminaison, devoir investir des ressources supplémentaires pour maintenir un tel logiciel ne devrait pas être une préoccupation.

Cependant, le point d'équilibre entre les logiciels gratuits et payants n'est pas facilement défini par le nombre d'utilisateurs ou de points de terminaison. Plus ces solutions nécessitent d'opérations, de dépannage et de gestion, plus leur proposition de valeur est compromise. Si une infrastructure supplémentaire doit être déployée pour soutenir l'application, ou si elle nécessite un entretien supplémentaire au-delà du support technique de base, ou s'il y a plusieurs applications de ce type à gérer, l'économie favorise une solution commerciale.

Enfin, le nombre d'utilisateurs ou de points de terminaison ne définit pas le seuil au-delà duquel un logiciel d'accès à distance gratuit cesse d'être précieux. Ce n'est pas un calcul de coût par utilisateur ou par point de terminaison. En fonction de la complexité de l'infrastructure, de l'échelle des opérations, de la charge administrative et de la disponibilité du support, une licence de logiciel commercial peut devenir plus économique même avec une base d'utilisateurs relativement petite.

À la recherche d'une plateforme d'accès à distance pour les entreprises rentable ?

Lorsque le besoin est un accès continu à des applications et des bureaux Windows centralisés plutôt qu'un contrôle à distance occasionnel, il peut être utile de comparer des outils gratuits à une plateforme conçue spécifiquement pour cette charge de travail.

TSplus Remote Access fournit la publication d'applications Windows, des bureaux à distance complets et un accès via navigateur HTML5 pour des environnements d'affaires multi-utilisateurs. Au lieu de comparer uniquement le prix de la licence, les équipes informatiques peuvent comparer la plateforme avec le coût combiné de l'infrastructure, de l'administration et des outils séparés nécessaires pour fournir le même service.

Conclusion

Le logiciel d'accès à distance gratuit peut être véritablement rentable lorsque les exigences en matière de licence, d'infrastructure et d'administration restent modestes. La clé est d'évaluer l'ensemble du modèle opérationnel plutôt que de juger une solution uniquement par le prix de la licence.

À mesure que les exigences en matière de gestion, de sécurité, de support ou d'infrastructure augmentent, l'économie peut évoluer. À ce moment-là, comparer les options gratuites et commerciales en fonction du coût total offre aux équipes informatiques une base plus significative pour la prise de décision.