Bezplatný software pro vzdálený přístup: Skutečné náklady

Úvod

Bezplatný software pro vzdálený přístup může být atraktivní možností pro snížení výdajů na IT, zejména když jsou požadavky omezené a interní odborné znalosti jsou k dispozici. Nicméně licence bez nákladů neznamená nutně službu bez nákladů. Tento článek zkoumá různé významy „bezplatného“, provozní náklady spojené se softwarem pro vzdálený přístup a jak mohou IT týmy realisticky vyhodnotit celkové náklady.

Co to znamená mít „bezplatný“ software pro vzdálený přístup?

Bezplatný software pro vzdálený přístup pokrývá širokou škálu produktů. Termín „bezplatný“ zahrnuje různé možnosti licencování, nasazení a podpory.

Než porovnají ceny, IT týmy by měly určit, co přesně představuje bezplatné řešení.

Fráze „remote access“ pokrývá řadu různých platforem. Bezplatný nástroj pro vzdálenou podporu který umožňuje občasný přístup k systémům, není totéž jako řešení pro koncové uživatele pro centralizovaný přístup k Windows a aplikacím.

IT týmy by měly zjistit, co potřebují k přístupu, než se podívají na náklady. Remote support, přístup k pracovním stanicím a vícero uživatelské aplikace nebo pracovní plochy vyžadují různé možnosti infrastruktury a nástroje pro správu. Konkrétní řešení může být bezplatné pro jeden účel, ale nekompatibilní pro jiný.

Bezplatný model	Co je zdarma?	Co může stále stát peníze nebo čas?
Zdarma pro osobní použití	Soukromé, nekomerční připojení	Komerční licence při použití pro práci
Freemium	Jádrová funkčnost připojení	Pokročilé řízení, uživatelé, zařízení nebo obchodní funkce
Otevřený zdroj	Licenční software a často přístup ke zdrojovému kódu	Hosting, nasazení, údržba a podpora
Vestavěné nástroje operačního systému	Funkčnost klienta nebo operačního systému	Serverová infrastruktura, síťování a další licencování
Self-hostovaný bezplatný software	Jádrový server nebo aplikace pro vzdálený přístup	Hosting, certifikáty, zálohy, aktualizace a správa

Tyto rozdíly jsou významné, protože zdarma nikdy nemůže znamenat zdarma pro komerční použití, zdarma k nasazení nebo dokonce zdarma k provozu.

Komerční dodavatel může nabídnout bezplatnou verzi pro osobní použití, ale účtovat licenci, pokud je software používán k přístupu do firemní sítě nebo poskytování zákaznické podpory. Otevřená zdrojová nadace může povolit obchodní použití svého produktu bez softwarové licence, ale vyžadovat, aby organizace platformu sama hostila a udržovala.

Náklady v obou případech jsou přesunuty na jinou složku. Může se buď stát provozním nákladem, nebo kapitálovou investicí.

Jaké jsou skutečné náklady na bezplatný software pro vzdálený přístup?

Užitečný přístup k hodnocení hodnoty řešení pro vzdálený přístup je zvážit náklady nad rámec ceny pořízení softwaru.

Lze to shrnout v tomto jednoduchém vzorci:

Skutečné náklady = software + IT práce + infrastruktura + bezpečnost + management + podpora + prostoje + migrace

V závislosti na zvolené možnosti se některé z těchto kategorií mohou ukázat jako překvapivě levné. V případě „bezplatného“ řešení může úspora na licencích softwaru snížit rozpočet na infrastrukturu a IT operace. Cílem není pokoušet se dokázat, že bezplatný software není levný.

Místo toho se zaměřuje na pochopení toho, co je získáváno bez nákladů a co bude stále muset být poskytnuto společností, která nese výdaje.

Pokrývá bezplatná licence vaše obchodní použití?

Prvním faktorem při analýze nákladů je licencování, protože „zdarma“ může popisovat povolené použití spíše než cenu.

Některé varianty produktů pro vzdálený přístup nabízejí bezplatnou edici pouze pro soukromé nebo nekomerční použití. Připojení na pracoviště, zákaznická podpora nebo spravované IT služby nemusí splňovat podmínky.

Technicky vhodné řešení může být proto komerčně nevhodné pro zamýšlený případ použití.

To je důležité, protože identifikace omezení po přijetí může způsobit neplánované náklady. Organizace může být povinna zakoupit komerční licence, vyměnit software, znovu nakonfigurovat koncové body nebo školit zaměstnance k používání alternativy.

Místo toho, abyste se ptali:

“Můžeme to používat bez placení?”

IT týmy by se měly ptát:

„Máme právo používat tento software pro tento konkrétní obchodní účel bez placení?“

Tato otázka by měla být položena před nasazením.

Kolik času administrátora spotřebovává „zdarma“?

Administrátorský čas je často největší výdaj, který se neobjeví na faktuře za software.

Vzdálené připojení může být jednoduché, ale je třeba provést instalace na koncových bodech, zajištění uživatelů, pravidla firewallu, řetězce certifikátů, opravy, řízení přístupu, odstraňování problémů, dokumentaci a monitorování, aby služba vzdáleného přístupu fungovala efektivně.

Zkušené IT oddělení s již zavedenou automatizací může mít velmi malou námahu na přizpůsobení těchto úkolů. Takže řešení hostované na vlastním serveru nebo open-source může být stále neuvěřitelně nákladově efektivní.

Existuje jiný výpočet pro štíhlé IT oddělení. Pokud administrátoři tráví hodiny každý týden konfigurací koncových zařízení, údržbou infrastruktury nebo řešením problémů, které by software mohl automaticky vyřešit, může to být dražší než licenční poplatky.

Metrika, která je důležitá, není počet funkcí nabízených zdarma.

Je to množství IT práce potřebné k podpoře požadované služby.

Jakou infrastrukturu software vyžaduje?

To stejné platí pro bezplatný software pro vzdálený přístup, který stále může vyžadovat infrastrukturu, která není zdarma.

V závislosti na architektuře může vzdálený přístup zahrnovat servery, brány, VPN, reléové služby, certifikáty, konfiguraci DNS, pravidla firewallu nebo zálohovací systémy.

Microsoft Remote Desktop Services je dobrým příkladem. I když mít RDP klienta automaticky nezajišťuje kompletní víceuživatelské prostředí vzdáleného přístupu k Windows Serveru. Nasazení služeb vzdálené plochy vyžaduje infrastrukturu na straně serveru a odpovídající licencování nad rámec pouze aplikace na straně klienta.

To samé platí pro platformy pro vzdálený přístup s vlastním hostováním. Aplikace sama o sobě může být zdarma, zatímco základní serverové zdroje, síťová a inženýrská infrastruktura poskytovaná organizací se počítají jako samostatné náklady.

Přítomnost stávající infrastruktury je určujícím faktorem.

Pokud jsou požadované servery, síťové prvky a odborné znalosti již k dispozici, může být dodatečný náklad na infrastrukturu zanedbatelný. Pokud je třeba je pořídit speciálně pro vzdálený přístup, měly by být zahrnuty do rozpočtu.

Kdo platí za zabezpečení a kontrolu přístupu?

Bezpečnost je další oblast, kde použití „zdarma“ může naznačovat, že odpovědnost zůstává na IT.

Remote access vytváří vstupní bod do prostředí, kde se nacházejí aplikace, přihlašovací údaje a obchodní data. Opatření kolem tohoto vstupního bodu se stávají součástí provozních nákladů.

To neznamená, že bezplatný software pro vzdálený přístup není inherentně bezpečnější. Bezplatné, open-source a komerční platformy mohou být všechny implementovány bezpečně nebo nebezpečně.

Co je důležité, je to, kdo vlastní a udržuje kontroly, jako jsou:

• autentizace a autorizace
• vícefaktorová autentizace kde je to nutné
• záplaty a bezpečnostní aktualizace
• povolení pro neobsluhovaný přístup
• omezení přístupu uživatelů a zařízení
• sledování relací a zabezpečení
• Ochrana infrastruktury vystavené internetu
• odstranění přístupu, když uživatelé nebo technici odcházejí

Pokud bezplatná platforma již splňuje požadavky organizace, dodatečné náklady mohou být zanedbatelné.

Pokud musí IT implementovat několik doplňkových kontrol kolem softwaru, úsilí vynaložené na jejich konfiguraci, údržbu a monitorování se stává součástí toho, co „zdarma“ stojí.

Proč se náklady na bezplatný software mění, když se rozšiřujete?

Ekonomika bezplatných možností vzdáleného přístupu je silně závislá na měřítku.

Nastavení pěti počítačů ručně může trvat hodinu, zatímco provedení stejného úkolu pro 500 koncových bodů je operací jiné úrovně složitosti.

Jak se nasazení rozrůstá, jejich správa začíná vyžadovat stále pokročilejší funkce, jako je centralizovaná správa uživatelů, skupiny, podrobné oprávnění, inventář koncových bodů, nepřetržitý přístup a jeho správa, protokolování relací, politika a její prosazení, a automatické nasazení.

Pokročilejší a komplexnější platformy budou obsahovat tyto operace, zatímco verze freeware obvykle ne.

Není to nutně pravda, placená edice je vždy lepší volba, ale při porovnávání nákladů na možnosti správy a ekvivalentní hodiny ruční práce se bod zvratu zřídka ospravedlňuje bezplatnou edici.

Pokud mohou administrátoři efektivně spravovat prostředí s prostředky poskytovanými bezplatnou edicí, stále by to byla životaschopná možnost i při významném měřítku.

Na druhou stranu, pokud IT tým nakonec provádí funkce správy ručně, protože bezplatná edice je nepodporuje, nedostatek licence by nevyvážil hodiny ruční práce, která je zapojená.

Je možné, že několik bezplatných nástrojů pro vzdálený přístup bude stát více než jedna platforma?

Další nákladový faktor se objevuje, když organizace řeší každou potřebu vzdáleného přístupu s jiným bezplatným nástrojem.

IT prostředí může zahrnovat agenta pro přístup zaměstnanců, jednoho pro asistované helpdesk relace, nativní RDP pro servery, VPN pro externí připojení a open-source utilitu pro neobsluhované koncové body.

Zatímco se každý nástroj může zdát jako levná možnost sám o sobě, kombinace vyžaduje, aby týmy podporovaly více platforem a naučily se jejich jedinečné metody ověřování, aktualizační politiky, konfigurace koncových bodů, pravidla řízení přístupu, místa pro protokolování a nástroje pro odstraňování problémů.

Technici by měli také absolvovat školení o tom, které nástroje se vztahují k jakým systémům a případům použití.

Celkové náklady se tedy nenacházejí v součtu licenčních poplatků.

Objevuje se v provozních nákladech na podporu fragmentované infrastruktury pro vzdálený přístup.

Toto je důvod, proč konsolidace dává finanční smysl, i když nástroje, které jsou vyřazeny, nenesou žádné licenční poplatky.

Pokud něco selže, jaké jsou skutečné náklady na bezplatný software pro vzdálený přístup?

Podpora se těžko hodnotí, když vše funguje.

Když váš produkt pro vzdálený přístup selže, podpora se však stává součástí nákladové rovnice.

Jednotlivé vzdálené připojení, které přestane fungovat, může být drobnou nepříjemností. Selhání prostředí vzdáleného přístupu, které váš personál používá k přístupu k obchodním aplikacím, zastaví provoz.

Bezplatný a otevřený zdrojový produkt může mít vynikající dokumentaci a prosperující komunitu vývojářů. Pro technicky zdatný tým mohou být fóra, fronty problémů a interní odborné znalosti dostatečné k vyřešení většiny problémů, které se vyskytnou.

Jiné společnosti mohou vyžadovat okamžitější přístup k podpoře dodavatele nebo konkrétní cestu eskalace.

Debata není o tom, zda je lepší komunitní podpora nebo komerční podpora.

Otázka je:

Kdo může identifikovat a vyřešit problém, a co podnik ztrácí během doby, kterou to zabere?

Jak se vzdálený přístup stává stále více součástí podnikových operací, potřeba spolehlivé podpory a obnovy se stává cennější.

Jak by měly IT týmy vypočítat skutečné náklady?

Lze provést srovnání začínající požadavkem na vzdálený přístup a nikoli katalogem produktů.

Nejprve definujte, kdo potřebuje přístup, k jakým systémům potřebují přístup, zda jsou relace přítomné/ nepřítomné a jak kritická je služba pro jejich operace.

Porovnejte řešení s nákladovými faktory platnými v prostředí.

Otázka	Proč to mění skutečné náklady
Je povoleno komerční použití?	Zabraňuje neočekávanému licencování nebo migraci
Kolik uživatelů a koncových bodů je zapojeno?	Určuje, zda zůstává manuální správa praktická
Jaká infrastruktura je potřebná?	Přidává hosting, síťování a údržbu
Kdo instaluje a aktualizuje software?	Spotřebovává čas administrátora
Je k dispozici centralizované řízení?	Ovlivňuje provozní úsilí v měřítku
Jsou přístupové kontroly a protokoly dostatečné?	Změny v zátěži zabezpečení a souladu
Kdo poskytuje podporu?	Určuje vnitřní zátěž při odstraňování problémů
Co se stane během výpadku?	Zahrnuje náklady na výpadky podnikání
Porostou požadavky?	Ovlivňuje riziko budoucí migrace
Řeší software správný případ použití?	Zabraňuje investicím do nesprávné architektury

IT týmy nemusí přiřazovat finanční hodnotu každé minutě práce.

Cílem je najít náklady, které jsou dostatečně významné na to, aby ovlivnily výběr.

Bezplatný produkt, který vyžaduje dvě hodiny ročně na správu, nezpůsobí žádné vážné obavy. Něco, co vyžaduje několik hodin práce každý týden, by mělo být porovnáno s jinými možnostmi, které mohou snížit zátěž.

V jakých případech je bezplatný software pro vzdálený přístup skutečně nákladově efektivní?

Zdarma software pro vzdálený přístup může být velmi ekonomické, pokud model provozu odpovídá potřebám koncového uživatele. Pokud je málo koncových bodů nebo zřídka dochází k připojením, pokud je povoleno komerční použití a pokud stávající infrastruktura již vyhovuje většině požadavků na síť, takové řešení by mohlo být velmi atraktivní.

Software, který je zdarma a open-source, může být velmi ekonomický, pokud si IT oddělení společnosti dokáže poradit se všemi operacemi, aktualizacemi, zabezpečením a řešením problémů s ním spojenými. Pokud si společnost cení samo-hosting a kontrola nad koncovými body, investice dalších zdrojů do údržby takového softwaru nemusí být problém.

Nicméně, bod zvratu mezi bezplatným a placeným softwarem není snadno definovatelný počtem uživatelů nebo koncových bodů. Čím více operací, odstraňování problémů a správy taková řešení vyžadují, tím více je ohrožena jejich hodnota. Pokud je nutné nasadit další infrastrukturu na podporu aplikace, nebo vyžaduje dodatečnou údržbu nad rámec základní technické podpory, nebo pokud je třeba spravovat několik takových aplikací, ekonomika upřednostňuje komerční řešení.

Nakonec počet uživatelů nebo koncových bodů nedefinuje práh, za kterým bezplatný software pro vzdálený přístup přestává být cenný. Nejedná se o výpočet nákladů na uživatele nebo na koncový bod. V závislosti na složitosti infrastruktury, rozsahu operací, administrativní zátěži a dostupnosti podpory může komerční softwarová licence stát ekonomičtější i při relativně malém počtu uživatelů.

Hledáte cenově efektivní platformu pro vzdálený přístup k podnikání?

Když je požadavek na trvalý přístup k centralizovaným aplikacím a desktopům Windows spíše než na příležitostnou vzdálenou kontrolu, může být užitečné porovnat bezplatné nástroje s platformou navrženou speciálně pro tuto zátěž.

TSplus Remote Access poskytuje publikaci aplikací pro Windows, plné vzdálené plochy a přístup přes prohlížeč HTML5 pro vícero uživatelské obchodní prostředí. Místo porovnávání pouze ceny licence mohou IT týmy porovnat platformu s celkovými náklady na infrastrukturu, správu a samostatné nástroje potřebné k poskytování stejné služby.

Závěr

Bezplatný software pro vzdálený přístup může být skutečně nákladově efektivní, když požadavky na licencování, infrastrukturu a správu zůstávají skromné. Klíčem je posoudit celý provozní model, spíše než hodnotit řešení pouze podle ceny licence.

Jak se zvyšují požadavky na řízení, bezpečnost, podporu nebo infrastrukturu, mohou se ekonomické podmínky změnit. V tu chvíli porovnání bezplatných a komerčních možností podle celkových nákladů poskytuje IT týmům smysluplnější základ pro rozhodování.