Software de Acesso Remoto Gratuito: Custos Reais

Introdução

Software de acesso remoto gratuito pode ser uma opção atraente para reduzir despesas de TI, especialmente quando os requisitos são limitados e a expertise interna está disponível. No entanto, uma licença sem custo não significa necessariamente um serviço sem custo. Este artigo examina os diferentes significados de "gratuito", os custos operacionais associados ao software de acesso remoto e como as equipes de TI podem avaliar o custo total de forma realista.

O que significa ter um software de acesso remoto "gratuito"?

Software de acesso remoto gratuito abrange uma ampla gama de produtos. O termo "gratuito" incorpora uma variedade de opções de licenciamento, implantação e suporte.

Antes de comparar preços, as equipes de TI devem determinar o que exatamente constitui uma solução gratuita.

A frase "remote access" abrange uma variedade de plataformas diferentes. Um grátis ferramenta de suporte remoto que permite o acesso ocasional a sistemas não é o mesmo que uma solução para o usuário final para acesso centralizado ao Windows e aplicativos.

As equipes de TI devem identificar o que precisam acessar antes de analisar os custos. O suporte remoto, o acesso a estações de trabalho e as aplicações ou desktops multiusuário exigem diferentes opções de infraestrutura e ferramentas de gerenciamento. Uma solução específica pode ser gratuita para um propósito, mas incompatível para outro.

Modelo gratuito	O que é grátis?	O que ainda pode custar dinheiro ou tempo?
Gratuito para uso pessoal	Conexões privadas e não comerciais	Licença comercial quando utilizada para trabalho
Freemium	Funcionalidade de conexão principal	Gerenciamento avançado, usuários, dispositivos ou recursos empresariais
Código aberto	Licença de software e acesso ao código-fonte frequentemente	Hospedagem, implantação, manutenção e suporte
Ferramentas de sistema operacional integradas	Funcionalidade do cliente ou do sistema operacional	Infraestrutura de servidor, rede e licenciamento adicional
Software livre auto-hospedado	Servidor central ou aplicativo de acesso remoto	Hospedagem, certificados, backups, atualizações e administração

Essas diferenças são significativas porque gratuito nunca pode significar livre para uso comercial, livre para implantar ou mesmo livre para operar.

Um fornecedor comercial pode oferecer uma versão gratuita para uso pessoal, mas cobrar por uma licença se o software for usado para acessar uma rede corporativa ou fornecer suporte ao cliente. Uma fundação de código aberto pode permitir o uso comercial de seu produto sem uma licença de software, mas exigir que a organização hospede e mantenha a plataforma por conta própria.

O custo em ambas as instâncias é transferido para um componente diferente. Ele pode se tornar um custo operacional ou um investimento de capital.

Quais são os custos reais de um software de acesso remoto gratuito?

Uma abordagem útil para avaliar o valor das soluções de acesso remoto é considerar os custos além do preço de aquisição do software.

Pode ser resumido nesta fórmula simples:

Custo real = software + mão de obra de TI + infraestrutura + segurança + gerenciamento + suporte + tempo de inatividade + migração

Dependendo da opção escolhida, algumas dessas categorias podem se revelar surpreendentemente baratas. No caso de uma solução "gratuita", a economia na licença de software pode comprometer o orçamento para infraestrutura e operações de TI. O ponto não é tentar provar que software gratuito não é barato.

Em vez disso, o foco está em entender o que está sendo adquirido sem custo e o que ainda terá que ser fornecido pela empresa, incorrendo em despesas.

A Licença Gratuita Cobre o Uso da Sua Empresa?

A primeira consideração ao analisar custos é a licença, já que "gratuito" pode descrever o uso permitido em vez do preço.

Algumas variantes de produtos de acesso remoto oferecem uma edição gratuita para uso privado ou não comercial apenas. Conexões de trabalho, suporte ao cliente ou serviços de TI gerenciados podem não se qualificar.

Uma solução tecnicamente apropriada pode, portanto, ser comercialmente inadequada para o caso de uso pretendido.

Isso é importante, pois identificar a restrição após a adoção pode gerar custos não planejados. A organização pode ser obrigada a adquirir licenças comerciais, substituir o software, reconfigurar os endpoints ou treinar a equipe para usar uma alternativa.

Em vez de perguntar:

Podemos usar isso sem pagar?

As equipes de TI devem perguntar:

“Temos o direito de usar este software para este propósito comercial específico sem pagar?”

Esta pergunta deve ser feita antes da implantação.

Quanto tempo de administrador o "Gratuito" consome?

O tempo do administrador é frequentemente o maior gasto que não aparecerá em uma fatura de software.

Uma conexão remota pode ser simples, mas há instalações de endpoint, provisionamento de usuários, regras de firewall, cadeias de certificados, atualizações, controle de acesso, solução de problemas, documentação e monitoramento a serem realizados para que um serviço de acesso remoto funcione efetivamente.

Um departamento de TI experiente com automação já implementada pode ter que fazer muito pouco esforço para acomodar essas tarefas. Assim, uma solução auto-hospedada ou de código aberto ainda pode ser incrivelmente econômica.

Há um cálculo diferente para um departamento de TI enxuto. Se os administradores gastam horas toda semana configurando endpoints, mantendo a infraestrutura ou solucionando problemas que o software poderia resolver automaticamente, pode ser mais caro do que as taxas de licença.

A métrica que importa não é o número de recursos oferecidos gratuitamente.

É a quantidade de trabalho de TI necessária para suportar o serviço requerido.

Que infraestrutura o software requer?

O mesmo se aplica ao software de acesso remoto gratuito, que ainda pode exigir uma infraestrutura que não é gratuita.

Dependendo da arquitetura, o acesso remoto pode incluir servidores, gateways, VPNs, serviços de retransmissão, certificados, configuração de DNS, regras de firewall ou sistemas de backup.

Serviços de Área de Trabalho Remota da Microsoft é um bom exemplo. Embora ter um cliente RDP não lhe dê automaticamente um ambiente completo de acesso remoto multiusuário do Windows Server. Uma implantação de Serviços de Área de Trabalho Remota requer infraestrutura do lado do servidor e licenciamento apropriado além do aplicativo do lado do cliente.

O mesmo vale para plataformas de acesso remoto auto-hospedadas. O aplicativo em si pode ser gratuito, enquanto os recursos de servidor subjacentes, rede e infraestrutura de engenharia fornecidos pela organização contam como custos separados.

A presença de infraestrutura existente é um fator determinante.

Se os servidores, a rede e a experiência necessários já estiverem em vigor, o custo incremental da infraestrutura pode ser insignificante. Se eles precisarem ser adquiridos especificamente para acesso remoto, então devem ser incluídos no orçamento.

Quem Paga pela Segurança e Controle de Acesso?

A segurança é outra área onde o uso de "grátis" poderia implicar que a responsabilidade permanece com a TI.

O acesso remoto cria um ponto de entrada no ambiente onde residem aplicativos, credenciais e dados de negócios. Os controles em torno desse ponto de entrada tornam-se parte do custo operacional.

Isso não quer dizer que um software de acesso remoto gratuito não seja inerentemente mais seguro. Plataformas gratuitas, de código aberto e comerciais podem ser implementadas de forma segura ou insegura.

O que importa é quem possui e mantém controles como:

• autenticação e autorização
• autenticação multifatorial onde necessário
• atualizações de segurança e correções
• permissões de acesso não supervisionado
• restrições de acesso de usuários e dispositivos
• registro de sessão e segurança
• Proteção da infraestrutura voltada para a Internet
• remover o acesso quando usuários ou técnicos saem

Se uma plataforma gratuita já satisfaz os requisitos da organização, o custo adicional pode ser insignificante.

Se a TI tiver que implementar vários controles complementares em torno do software, no entanto, o esforço gasto na configuração, manutenção e monitoramento deles se torna parte do que os custos "gratuitos".

Por que o custo do software gratuito muda à medida que você escala?

A economia das capacidades de acesso remoto gratuito depende fortemente da escala.

Configurar cinco computadores manualmente pode levar uma hora, enquanto fazer o mesmo para 500 endpoints é uma operação de um nível de complexidade diferente.

À medida que as implantações crescem, sua gestão começa a exigir capacidades cada vez mais avançadas, como administração centralizada de usuários, grupos, permissões granulares, inventário de endpoints, acesso não supervisionado e sua gestão, registro de sessões, política e sua aplicação, e implantação automática.

Plataformas mais avançadas e abrangentes apresentarão essas operações, enquanto as versões gratuitas normalmente não o fazem.

Não necessariamente, a edição paga é sempre uma escolha melhor, mas ao comparar o custo das capacidades de gerenciamento e as horas equivalentes de trabalho manual, o ponto de equilíbrio raramente justifica a edição gratuita.

Se os administradores puderem gerenciar o ambiente de forma eficiente com os recursos fornecidos pela edição gratuita, ainda seria uma opção viável, mesmo em grande escala.

Por outro lado, se a equipe de TI acabar realizando manualmente as funções de gerenciamento porque a edição gratuita não as suporta, a falta da licença não compensaria as horas do trabalho manual envolvido.

É possível que várias ferramentas gratuitas de acesso remoto custem mais do que uma plataforma?

Um outro fator de custo surge quando as organizações atendem a cada necessidade de acesso remoto com uma ferramenta gratuita diferente.

O ambiente de TI pode incluir um agente para acesso de funcionários, um para sessões de helpdesk atendidas, RDP nativo para servidores, uma VPN para conexões externas e uma ferramenta de código aberto para endpoints não atendidos.

Embora cada ferramenta possa parecer uma opção de baixo custo por si só, a combinação exige que as equipes suportem várias plataformas e aprendam seus métodos de autenticação exclusivos, políticas de atualização, configurações de endpoint, regras de controle de acesso, locais de registro e utilitários de solução de problemas.

Os técnicos também devem receber treinamento sobre quais ferramentas se aplicam a quais sistemas e casos de uso.

O custo total, portanto, não é encontrado na soma das taxas de licenciamento.

Ele surge no custo operacional de suportar uma infraestrutura de acesso remoto fragmentada.

É por isso que a consolidação faz sentido financeiro, mesmo quando as ferramentas que são descontinuadas não têm taxas de licença.

Se algo der errado, quais são os verdadeiros custos de um software de acesso remoto gratuito?

O suporte é difícil de valorizar quando tudo está funcionando.

Quando seu produto de acesso remoto falha, no entanto, o suporte se torna parte da equação de custo.

Uma conexão remota individual que para de funcionar pode ser um pequeno inconveniente. A falha de um ambiente de acesso remoto que sua equipe usa para acessar aplicativos de negócios interromperá as operações.

Um produto gratuito e de código aberto pode ter uma excelente documentação e uma comunidade de desenvolvedores ativa. Para uma equipe tecnicamente proficiente, fóruns, filas de problemas e expertise interna podem ser suficientes para resolver a maioria dos problemas que surgem.

Outras empresas podem exigir acesso mais imediato ao suporte do fornecedor ou um caminho de escalonamento específico.

O debate não é sobre se o suporte comunitário ou o suporte comercial é melhor.

A pergunta é:

Quem pode identificar e resolver o problema, e o que a empresa perde durante o tempo que leva?

À medida que o acesso remoto se torna mais integrado na estrutura das operações comerciais, a necessidade de suporte e recuperação confiáveis se torna mais valiosa.

Como as equipes de TI devem calcular o custo real?

Uma comparação pode ser feita começando com a necessidade de acesso remoto e não com o catálogo de produtos.

Primeiro, defina quem precisa acessar, quais sistemas eles precisam acessar, se as sessões são assistidas/ não assistidas e quão crítico é o serviço para suas operações.

Compare as soluções com os fatores de custo aplicáveis no ambiente.

Pergunta	Por que isso muda o custo real
É permitida a utilização comercial?	Previne licenciamento ou migração inesperados
Quantos usuários e endpoints estão envolvidos?	Determina se a gestão manual continua sendo prática
Que infraestrutura é necessária?	Adiciona hospedagem, rede e manutenção
Quem instala e atualiza o software?	Consome tempo do administrador
A gestão centralizada está disponível?	Afeta o esforço operacional em grande escala
Os controles de acesso e os registros são suficientes?	Mudanças na carga de trabalho de segurança e conformidade
Quem fornece suporte?	Determina a carga interna de resolução de problemas
O que acontece durante uma interrupção?	Adiciona o custo empresarial do tempo de inatividade
As exigências crescerão?	Afeta o risco de migração futura
O software resolve o caso de uso correto?	Previne investimento na arquitetura errada

As equipes de TI não precisam atribuir um valor financeiro a cada minuto de trabalho.

O ponto é encontrar custos que sejam significativos o suficiente para influenciar a escolha.

Um produto gratuito que leva duas horas por ano para administrar não causará preocupações sérias. Algo que requer várias horas de trabalho a cada semana deve ser comparado a outras opções que podem reduzir a carga.

Em Quais Casos Um Software Gratuito de Acesso Remoto É Realmente Rentável?

Grátis software de acesso remoto pode ser muito econômico se o modelo de operação estiver alinhado com as necessidades do usuário final. Se houver poucos endpoints ou conexões infrequentes, se o uso comercial for permitido e se a infraestrutura existente já acomodar a maior parte das demandas de rede, uma solução assim pode ser muito atraente.

O software que é gratuito e de código aberto pode ser muito econômico se o departamento de TI da empresa puder lidar com todas as operações, atualizações, segurança e resolução de problemas associados a ele. Se a empresa valoriza auto-hospedagem e controle sobre os endpoints, ter que investir recursos extras na manutenção de tal software pode não ser uma preocupação.

No entanto, o ponto de equilíbrio entre software gratuito e pago não é facilmente definido pelo número de usuários ou endpoints. Quanto mais operações, solução de problemas e gerenciamento essas soluções exigem, mais comprometida fica sua proposta de valor. Se uma infraestrutura adicional precisar ser implantada para suportar a aplicação, ou se exigir manutenção extra além do suporte técnico básico, ou se houver várias dessas aplicações para gerenciar, a economia favorece uma solução comercial.

Finalmente, o número de usuários ou endpoints não define o limite além do qual um software de acesso remoto gratuito deixa de ser valioso. Não se trata de um cálculo de custo por usuário ou por endpoint. Dependendo da complexidade da infraestrutura, da escala das operações, da carga administrativa e da disponibilidade de suporte, uma licença de software comercial pode se tornar mais econômica mesmo com uma base de usuários relativamente pequena.

Procurando uma Plataforma de Acesso Remoto para Negócios Custo-Efetiva?

Quando a necessidade é o acesso contínuo a aplicativos e desktops Windows centralizados, em vez de controle remoto ocasional, pode ser útil comparar ferramentas gratuitas com uma plataforma projetada especificamente para essa carga de trabalho.

TSplus Acesso Remoto fornece publicação de aplicativos Windows, desktops remotos completos e acesso via navegador HTML5 para ambientes de negócios multiusuário. Em vez de comparar apenas o preço da licença, as equipes de TI podem comparar a plataforma com o custo combinado da infraestrutura, administração e ferramentas separadas necessárias para fornecer o mesmo serviço.

Conclusão

O software de acesso remoto gratuito pode ser genuinamente econômico quando os requisitos de licenciamento, infraestrutura e administração permanecem modestos. A chave é avaliar o modelo operacional completo em vez de julgar uma solução apenas pelo preço da licença.

À medida que as demandas de gerenciamento, segurança, suporte ou infraestrutura aumentam, a economia pode mudar. Nesse ponto, comparar opções gratuitas e comerciais pelo custo total oferece às equipes de TI uma base mais significativa para a tomada de decisões.