Kako sigurno i učinkovito omogućiti radnu snagu na daljinu

Omogućavanje udaljenog radnog mjesta znači pružiti ljudima pristup, podršku, politike i radne uvjete koji su im potrebni za učinkovito obavljanje posla izvan tradicionalnog ureda. Uspjeh ovisi o više od same povezanosti. Da bi se postigao uspjeh, organizacije moraju uskladiti iskustvo zaposlenika, infrastrukturu za udaljeni rad, sigurnost i upravljačke prakse oko jasnog operativnog modela.

Što znači omogućiti radnu snagu na daljinu?

Daljinska radna snaga uključuje zaposlenike, izvođače, menadžere i tehničare koji obavljaju dio ili sav svoj rad izvan središnje poslovne lokacije. Neki ljudi rade trajno od kuće, dok drugi dijele svoje vrijeme između ureda, lokacija kupaca i udaljenih mjesta.

Omogućavanje da radna snaga može izgledati kao zagonetka. To znači osigurati da svaki ovlašteni korisnik može pristupiti pravim aplikacijama, radnim površinama, datotekama i uslugama podrške s odobrenog uređaja i lokacije. U isto vrijeme, pristup mora ostati pouzdan i siguran bez prisiljavanja zaposlenika da sami rješavaju tehničke probleme.

Daljinski pristup je samo početna točka

Postavljanje softvera za daljinski pristup samo po sebi ne stvara funkcionalno radno mjesto na daljinu. Zaposlenici također trebaju prilagođene rutine, jasne procese, odgovarajuće uređaje, brzu podršku, učinkovitu komunikaciju i realna očekivanja o dostupnosti.

Razlikovanje je važno. Pristup zaposlenicima na daljinu odgovara na pitanje: “Može li se ova osoba povezati?”. Omogućavanje radne snage na daljinu postavlja pitanje: “Može li ova osoba sigurno, dosljedno i bez nepotrebnih prepreka obaviti posao?”. Menadžeri, vođe timova i HR, u međuvremenu, pitaju: “Hoće li moja radna snaga ostati motivirana, produktivna i kohezivna? I kako?”.

Četiri temelja osnaživanja radne snage

Održiv model povezuje četiri međusobno ovisna područja:

Osnova	Osnovno pitanje
Ljudi	Mogu li zaposlenici raditi produktivno i održavati zdrave granice?
Upravljanje	Jesu li odgovornosti, metode komunikacije i očekivani ishodi jasni i koherentni?
Tehnologija	Mogu li korisnici pristupiti aplikacijama i resursima potrebnim za njihove uloge?
Sigurnost	Jesu li identiteti, uređaji, sesije i poslovni podaci odgovarajuće zaštićeni?

Nadzor ili neravnoteža u jednoj osnovi neizbježno utječe na druga područja. Na primjer: snažna tehnologija ne može nadoknaditi nejasne politike ili obrnuto, dok stroge kontrole koje otežavaju normalan rad mogu potaknuti zaposlenike da koriste nesankcionirane alate.

Zašto je omogućavanje rada na daljinu poslovna strategija?

Remote i hibridni rad utječu na zapošljavanje, operativne troškove, kontinuitet poslovanja i iskustvo zaposlenika. Stoga bi menadžerski timovi trebali tretirati osnaživanje radne snage kao poslovnu odluku koju podržava IT, a ne kao izolirani infrastrukturni projekt.

Fleksibilnost, produktivnost i iskustvo zaposlenika

Smanjite putovanje do posla

Fleksibilnost lokacije može smanjiti vrijeme putovanja i pomoći zaposlenicima da organiziraju fokusirani rad oko osobnih obaveza. Također može proširiti pristup ulogama za ljude koji žive daleko od ureda ili zahtijevaju prilagodljivije radne aranžmane.

Profesionalna postavka i jasni ciljevi

Međutim, fleksibilnost ne poboljšava automatski produktivnost. Zaposlenici i dalje trebaju pouzdan pristup, odgovarajuću opremu, upravljive radne opterećenja i mogućnosti za komunikaciju. Menadžeri bi stoga trebali procijeniti uklanjaju li udaljeni procesi trenje ili samo prenose administrativne i tehničke terete na korisnike.

Granice i komunikacija

Zdrav daljinski rad također zahtijeva granice. Organizacije bi trebale razjasniti takve stavke kao što su normalni radni dani i osnovna radna vremena, očekivani rezultati, rutine komunikacije, postupci eskalacije i očekivanja za vrijeme odgovora. Primjer: menadžeri koji stalnu online prisutnost smatraju dokazom produktivnosti mogu povećati prekide i oslabiti fleksibilnost koju je politika trebala pružiti.

Kontinuitet poslovanja i pristup talentima

Organizacija spremna za rad na daljinu može nastaviti s radom kada ured, transportna mreža ili lokalni objekt postanu nedostupni. Dodatno, centralizirane aplikacije i sigurni pristupni putevi omogućuju odobrenom osoblju da radi na daljinu i prelazi između lokacija bez ponovnog izgradnje svog radnog okruženja.

Mogućnost rada na daljinu također može proširiti zapošljavanje izvan udaljenosti putovanja. Širi bazen talenata može pomoći organizacijama da popune specijalizirane uloge, podrže globalne kupce ili dodaju sezonske kapacitete. Ipak, korist ovisi o tome mogu li se uvođenje, komunikacija, sigurnost i podrška prilagoditi radnoj snazi.

Kako možete izgraditi okvir za ljude i upravljanje?

Tehnologija bi trebala podržavati radni model koji je organizacija odabrala. Prije odabira alata, menadžment, ljudski resursi, sigurnosni i IT timovi trebaju definirati tko može raditi na daljinu, što svaka uloga zahtijeva, kako će zaposlenici biti podržani i kako će sigurnost biti održavana.

Postavite jasna očekivanja za hibridne timove

Politike udaljenog rada trebaju obuhvatiti pogodnost lokacije, odobrene uređaje, rukovanje podacima, radno vrijeme i komunikacijske kanale. Politike trebaju razlikovati uloge s potpuno udaljenim potencijalom i uloge koje zahtijevaju fizičku prisutnost za specifične zadatke.

Timovi također trebaju praktične radne dogovore. Ovi mogu odrediti koje rasprave zahtijevaju sastanke, kada je asinkrona komunikacija poželjna i gdje su odluke dokumentirane. Dosljedne prakse pomažu zaposlenicima na daljinu da izbjegnu propuštanje informacija koje se neformalno razmjenjuju u uredu.

Menadžeri se mogu usredotočiti na ciljeve, kvalitetu usluge i dovršeni rad umjesto na fizičku ili digitalnu vidljivost. Ovaj pristup temeljen na ishodu podržava povjerenje dok istovremeno očuva odgovornost.

Dizajnirajte onboardanje i podršku oko udaljenih korisnika

Udaljeno uvođenje treba omogućiti novim zaposlenicima pristup ljudima kao i sustavima. Račun za prijavu i prijenosno računalo nisu dovoljni kada zaposlenik ne zna gdje pronaći procedure, tko odobrava pristup ili kako zatražiti pomoć. Društvena interakcija također može biti dio slike jer doprinosi dobrom moralu, koheziji tima i učinkovitoj suradnji.

Korisni proces uvođenja uključuje:

1. Provisioniranje potrebnog računa, uređaja i aplikacija prije datuma početka.
2. Objašnjavanje sigurnosnih odgovornosti i politika prihvatljive upotrebe.
3. Testiranje pristupa resursima kritičnim za poslovanje.
4. Predstavljanje komunikacijskih i podržavajućih kanala.
5. Planiranje ranih prijava s menadžerom i timom.

Proces bi trebao završiti jednostavnom potvrdom da zaposlenik može raditi samostalno i zna gdje može dobiti pomoć.

Upravljajte ishodima bez stvaranja nadzora

Ishodi i produktivnost

Praćenje performansi treba mjeriti rade li usluge i radni procesi, a ne pretvarati obične aktivnosti zaposlenika u intruzivno promatranje. Prekomjerno nadgledanje može narušiti povjerenje i potaknuti ljude da optimiziraju vidljive aktivnosti umjesto korisnih rezultata.

Postavljanje ciljeva i zadataka

Menadžeri mogu umjesto toga pratiti dogovorene isporuke, standarde odgovora, napredak projekta i rezultate usluga. IT timovi trebaju pratiti dostupnost aplikacija, performanse sesija, kapacitet poslužitelja i potražnju za podrškom. Ova razlika podržava sigurno upravljanje radnom snagom bez miješanja tehničke vidljivosti s upravljanjem zaposlenicima.

Uravnoteženje očekivanja, povjerenja, produktivnosti i dobrobiti

Smjernice WHO-a i Međunarodne organizacije rada također naglašavaju da siguran telerad uključuje fizičko i mentalno blagostanje. Sigurnost, produktivnost i zdravlje zaposlenika trebaju se smatrati povezanim operativnim pitanjima.

Što pomaže uspostaviti pravu infrastrukturu za rad na daljinu?

Infrastruktura za rad na daljinu je kombinacija poslužitelja, mreža, usluga pristupa, aplikacija, sustava identiteta i uređaja na kraju mreže koji podržavaju rad izvan ureda. Prava arhitektura ovisi o tome što vaša tvrtka i njezini korisnici trebaju za pristup i gdje bi poslovni podaci trebali ostati.

Uravnotežite objavljivanje aplikacija i udaljenih radnih površina

Puni udaljeni desktop

Puni udaljeni desktop pruža korisniku centralizirano Windows okruženje koje sadrži aplikacije, datoteke i postavke. Ovaj model odgovara zaposlenicima koji trebaju nekoliko povezanih alata ili dosljedno iskustvo radne površine.

Objavljivanje aplikacija

Objavljivanje aplikacija isporučuje samo aplikacije dodijeljene korisniku. Može pojednostaviti sučelje, smanjiti nepotreban pristup i pomoći organizacijama da web-omoguće postojeći Windows softver bez zamjene.

Jednostavno, prilagođeno i uravnoteženo

Odabir bi trebao slijediti ulogu. Administratoru može biti potrebna potpuna radna površina, dok zaposleniku u financijama može biti potrebna samo njihova računovodstvena i aplikacija za upravljanje dokumentima. Dizajn s najmanjim privilegijama ostaje lakši dugoročno kada IT timovi objavljuju samo resurse koji su potrebni svakom korisniku. Ako slojevi kompliciraju vidljivost, administracija sustava će biti preopterećena.

Podržava preglednike, upravljane uređaje i BYOD

Pristup putem preglednika može olakšati rješenja digitalnog radnog mjesta iz različitih operativnih sustava i uređaja. Također može smanjiti lokalne zahtjeve za instalaciju za zaposlenike, izvođače i povremene korisnike.

BYOD ili temeljeno na pregledniku

Donesi vlastiti uređaj, ili BYOD, zahtijeva dodatne odluke. Uprava mora odrediti koji su osobni uređaji dopušteni, koje podatke se može pristupiti i je li potrebna provjera ili upravljanje uređajem. Visoko osjetljive uloge mogu zahtijevati organizacijom upravljane krajnje točke, dok bi pristup putem preglednika mogao biti prikladan za scenarije s nižim rizikom.

Scenariji povezivanja

Metoda povezivanja trebala bi odgovarati uređaju, aplikaciji i klasifikaciji podataka umjesto da se primjenjuje jedna politika na svakog korisnika.

Naši TSplus klijentski i partnerski studiji slučaja ilustriraju ove različite zahtjeve:

• Longdendale High School koristio je centralizirani pristup za podršku osoblju i studentima na devet poslužitelja i do 450 istovremenih korisnika.
• MédiSolution je koristio HTML5 isporuku za web omogućavanje zdravstvenih aplikacija, počevši s 45 korisnika i pripremajući se za daljnje skaliranje.

Trebate jednostavno objavljivanje aplikacija i sigurne udaljene radne površine bez složenog poslovnog paketa? Započnite besplatno probno razdoblje TSplus Remote Access.

Uključite daljinsku podršku u dizajn

Daljinski korisnici će se susresti s problemima s lozinkama, problemima s uređajima, greškama u prikazu i nepoznatim softverom. Bez kanala za daljinsku podršku, mali problemi mogu ostaviti zaposlenike nesposobnima za rad ili ih navesti na nesigurna rješenja.

Softver za daljinsku podršku omogućuje tehničarima da pomažu korisnicima, rješavaju probleme s uređajima i obavljaju odobreno održavanje bez fizičkog pristupa. Podrška uz prisustvo odgovara pomoći uživo korisnicima, dok daljinski pristup može podržati upravljano održavanje kada vlasnik uređaja nije dostupan.

[NB:]Važno Podrška timovi trebaju dokumentirati pristanak, autentifikaciju, snimanje sesija i dozvole tehničara prema organizacijskim zahtjevima.

Zašto osigurati udaljeni pristup zaposlenicima od samog početka? I kako?

Distribuirana radna snaga povećava broj uređaja, lokacija i mreža uključenih u poslovne aktivnosti. Kontrole sigurnosti stoga moraju štititi identitete, sesije i podatke bez pretpostavke da svaka veza potječe iz pouzdane uredske mreže.

The Nacionalni institut za standarde i tehnologiju (NIST) preporučuje definiranje koje metode daljinskog pristupa, vrste uređaja i razine pristupa organizacija dopušta. Ovaj pristup temeljen na politici sprječava da sigurnost postane skup nepovezanih tehničkih postavki.

Ojačajte kontrolu identiteta i pristupa

Višefaktorska autentifikacija (MFA)

MFA bi trebao zaštita udaljenih računa , posebno privilegiran i administratorski pristup. Uk stolen lozinka ne bi trebala biti dovoljna za otvaranje sesije za poslovne sustave.

Najmanje privilegije

Pristup bi također trebao slijediti načelo minimalnih privilegija. Zaposlenici bi trebali primati samo aplikacije, datoteke i administrativna prava potrebna za njihove odgovornosti. Dodijeljivanje uloga olakšava pregled pristupa kada korisnik promijeni poziciju ili napusti organizaciju.

Nulta povjerenja

Principi Zero Trust dodaju koristan način razmišljanja: provjerite korisnika, uređaj i kontekst umjesto da vjerujete vezi samo zato što je došla do unutarnje mreže. Zero Trust je arhitektura i operativni model, a ne jedna značajka ili proizvod.

Zaštitite uređaje, aplikacije i podatke

Ažuriranje i zakrpa

Idealno, IT timovi trebali bi održavati podržane operativne sustave, sigurnosne nadogradnje, zaštitu krajnjih točaka i enkripciju gdje je to prikladno. Organizacije koje koriste osobne uređaje trebale bi definirati minimalne sigurnosne zahtjeve i postupke za izgubljenu, kompromitiranu ili dijeljenu opremu.

Centralizirajte aplikacije

Centralizirana isporuka aplikacija može smanjiti količinu poslovnih podataka pohranjenih na krajnjim točkama jer obrada ostaje na poslužitelju. Međutim, administratori još uvijek moraju pregledati korištenje međuspremnika, pristup datotekama i prijenos, ispis, preuzimanja i preusmjeravanje lokalnog diska prema osjetljivosti informacija.

Zaključavanje ID-ova, uređaja, vremena i još mnogo toga

Praćenje i upozoravanje pomažu IT timovima da identificiraju ponovljene neuspjehe prijave, neobične lokacije i probleme sa servisom. Evidencije bi trebale podržavati sigurnost i rješavanje problema bez prikupljanja više osobnih informacija nego što organizacija stvarno treba.

Uravnotežite sigurnost s upotrebljivošću

Kontrole koje su teške za razumjeti ili neprekidno ometaju legitimni rad mogu dovesti do izbjegavanja. Korisnici mogu nesigurno spremati lozinke, prenositi datoteke putem osobnih usluga ili odgađati potrebne poslove.

Sigurnosni timovi trebaju testirati cjelokupno korisničko putovanje, uključujući prijavu, višefaktorsku autentifikaciju, pokretanje aplikacije i eskalaciju podrške. Jasne smjernice i predvidljive kontrole poboljšavaju usklađenost jer zaposlenici znaju što se očekuje.

Upravljajte, nadgledajte i skalirajte udaljenu radnu snagu

Implementacija rada na daljinu nije završena kada se prvi korisnici povežu. IT i menadžerski timovi trebaju imati uvid u kapacitet, pouzdanost, potražnju za podrškom i promjenjive zahtjeve radne snage.

Nadzirite usluge umjesto da promatrate zaposlenike

Usluge daljinskih aplikacija i radnih površina trebaju se pratiti zbog dostupnosti, korištenja CPU-a i memorije, aktivnosti veze i vremena odgovora. Upozorenja pomažu tehničarima da istraže probleme prije nego što usporavanje poslužitelja utječe na veliku grupu zaposlenika.

Povijesni podaci također podržavaju planiranje kapaciteta. IT timovi mogu identificirati vršne periode, preopterećene resurse i aplikacije koje zahtijevaju više infrastrukture. Praćenje bi trebalo ostati transparentno i proporcionalno, s jasnom razlikom između zdravlja usluge i nadzora pojedinih zaposlenika.

Plan za kontinuitet i rast

Što ako …?

Plan kontinuiteta poslovanja trebao bi identificirati aplikacije i uloge potrebne za održavanje osnovnih operacija u slučaju nepredviđenih problema, kao i za svakodnevno poslovanje. IT timovi imaju koristi od testiranja daljinskog pristupa prije nego što dođe do prekida i dokumentiraju kako će se korisnici, licence i kapacitet poslužitelja proširiti.

Što kažete kada …?

Skalabilnost može uključivati dodavanje korisnika postojećem poslužitelju, raspodjelu sesija preko farme ili stvaranje odvojenih pravila pristupa za odjele i kupce. Arhitektura bi trebala uzeti u obzir očekivani rast, privremenu potražnju i geografsku raspodjelu.

Slučaj u akciji

Optimum pruža jedan primjer iz biblioteke studija slučaja TSplus. Upravljani IT pružatelj koristi TSplus na 18 poslužitelja i više mreža dok redovito usavršava pristup pregledniku, dodjele aplikacija i pouzdanost sesija. Implementacija pokazuje da kvaliteta implementacije ovisi o testiranju i kontinuiranoj tehničkoj podršci, a ne samo o odabiru proizvoda.

Iskoristite industrijske zahtjeve za oblikovanje modela

Različite industrije definiraju rad na daljinu na različite načine. Škola može dati prioritet širokom pristupu i kontinuitetu. Pružatelj softvera za zdravstvenu skrb može dati prioritet kontroliranoj isporuci putem preglednika i regulatornim zahtjevima. MSP može trebati upravljati višestrukim okruženjima kupaca. Druge organizacije mogu odlučiti dodati sloj ravnoteže svojoj infrastrukturi kako bi dosljedno nudile neometan pristup uzimajući u obzir široko promjenjivu potencijalnu upotrebu.

Organizacije bi stoga trebale izbjegavati kopiranje generičkog predloška za rad na daljinu. Operativni model trebao bi odražavati uloge korisnika, ovisnosti o aplikacijama, osjetljivost podataka, radno vrijeme i obveze usklađenosti. Naš Tim za prodaju prije kupnje su dostupni za demonstracije i stručne povratne informacije o idejama i projektima koje možda imate.

Kako TSplus pojednostavljuje omogućavanje rada na daljinu?

Neke organizacije zahtijevaju široku infrastrukturu virtualnih radnih površina ili usluge radnih površina u oblaku. Druge trebaju jednostavniji način za isporuku centraliziranih Windows aplikacija i radnih površina bez troškova i administrativnog opterećenja velike poslovne platforme.

TSplus Remote Access pruža objavljivanje aplikacija, potpune udaljene radne površine i pristup putem preglednika za Windows aplikacije. Administratori mogu dodijeliti resurse prema korisniku ili grupi i odabrati hoće li korisnici primiti potpunu radnu površinu ili samo odabrane aplikacije.

Podržavajući TSplus proizvodi se bave drugim dijelovima operativnog modela:

• TSplus Remote Support omogućuje prisutnu pomoć, neprisutno održavanje i udaljeno osposobljavanje.
• TSplus Napredna sigurnost dodaje zaštite i kontrolu pristupa za serverske aplikacije i okruženja za daljinski pristup.
• TSplus Server Monitoring pruža uvid u poslužitelje, aplikacije, web stranice i korisničke sesije.

Zajedno, proizvodi omogućuju organizacijama da izgrade daljinski pristup, podršku, zaštitu i nadzor prema svojim stvarnim zahtjevima. Implementacija može ostati na lokaciji, u oblaku ili distribuirana kroz nekoliko okruženja.

Ovaj modularni pristup također podržava kontrolu troškova. Organizacije mogu započeti s uslugama koje su im potrebne, testirati korisničko iskustvo i proširiti se kako radna snaga raste umjesto da od samog početka usvajaju nepotrebnu složenost platforme.

Zaključak

Omogućavanje udaljenog radnog mjesta je organizacijska sposobnost, a ne samo tehnička povezanost. Zaposlenici trebaju pouzdan pristup, jasne politike, učinkovito upravljanje, brzu podršku i sigurnosne kontrole koje odražavaju stvarne radne uvjete.

Najjače strategije za udaljeni rad usklađuju ljude, tehnologiju i sigurnost od samog početka. Kada ove osnove rade zajedno, udaljeni i hibridni rad mogu poboljšati fleksibilnost, otpornost i pristup talentima bez stvaranja neizdrživog pritiska na korisnike ili IT timove.

Izgradite sigurni daljinski pristup oko aplikacija, korisnika i infrastrukture koju već imate. Isprobajte TSplus Remote Access ili razgovarajte sa TSplus stručnjakom.