Как да активирате дистанционна работна сила сигурно и ефективно

Активирането на дистанционна работна сила означава да се предоставят на хората достъп, поддръжка, политики и условия на работа, от които се нуждаят, за да работят ефективно извън традиционния офис. Успехът зависи от повече от свързаността. За да се подготвят за успех, организациите трябва да синхронизират опита на служителите, инфраструктурата за дистанционна работа, практиките за сигурност и управление около ясна оперативна модел.

Какво означава активирането на дистанционна работна сила?

Отдалечената работна сила включва служители, изпълнители, мениджъри и техници, които извършват част или всичката си работа извън централното бизнес местоположение. Някои хора работят постоянно от дома, докато други разделят времето си между офиси, клиентски обекти и отдалечени локации.

Активирането на тази работна сила може да изглежда като пъзел. Това означава да се осигури, че всеки упълномощен потребител може да достигне до правилните приложения, десктопи, файлове и услуги за поддръжка от одобрено устройство и местоположение. През цялото време достъпът трябва да остава надежден и сигурен, без да се налага на служителите да решават технически проблеми сами.

Дистанционният достъп е само началната точка

Настройването на софтуер за отдалечен достъп не създава функционално отдалечено работно място само по себе си. Служителите също така се нуждаят от адаптирани рутини, ясни процеси, подходящи устройства, отзивчива поддръжка, ефективна комуникация и реалистични очаквания относно наличността.

Разграничението е важно. Достъпът на отдалечени служители отговаря на въпроса: „Може ли този човек да се свърже?“. Упълномощаването на отдалечената работна сила пита: „Може ли този човек да изпълни работата сигурно, последователно и без ненужно триене?“. Мениджърите, ръководителите на екипи и HR, междувременно, питат: „Ще остане ли моята работна сила мотивирана, продуктивна и сплотена? И как?“.

Четирите основи на овластяването на работната сила

Устойчив модел свързва четири взаимозависими области:

Фондация	Основен въпрос
Хора	Могат ли служителите да работят продуктивно и да поддържат здравословни граници?
Управление	Ясни и последователни ли са отговорностите, методите на комуникация и очакваните резултати?
Технология	Могат ли потребителите да получат достъп до приложенията и ресурсите, необходими за техните роли?
Сигурност	Защитени ли са адекватно идентичностите, устройствата, сесиите и бизнес данните?

Пропуск или дисбаланс в една основа неизбежно влияе на други области. Например: силната технология не може да компенсира неясните политики или обратното, докато строгите контролни мерки, които правят нормалната работа непрактична, могат да насърчат служителите да използват несанкционирани инструменти.

Защо е активирането на отдалечената работна сила бизнес стратегия?

Дистанционната и хибридната работа влияят на наемането, оперативните разходи, бизнес континуитета и опита на служителите. Управленските екипи следователно трябва да разглеждат овластяването на работната сила като бизнес решение, подкрепяно от ИТ, а не като изолирано инфраструктурно проект.

Гъвкавост, производителност и опит на служителите

Намалете пътуването до работа

Гъвкавостта на местоположението може да намали времето за пътуване и да помогне на служителите да организират фокусирана работа около личните си отговорности. Тя също така може да разшири достъпа до роли за хора, които живеят далеч от офис или изискват по-гъвкави работни условия.

Професионално ниво на настройка и ясни цели

Въпреки това, гъвкавостта не подобрява автоматично производителността. Служителите все още се нуждаят от надежден достъп, подходящо оборудване, управляеми натоварвания и възможности за комуникация. Мениджърите следователно трябва да оценят дали дистанционните процеси премахват триенето или просто прехвърлят административни и технически тежести на потребителите.

Граници и комуникация

Здравословната работа от разстояние също изисква граници. Организациите трябва да уточнят такива елементи като нормални работни дни и основни часове, очаквани резултати, комуникационни рутинни, процедури за ескалация и очаквания за време за отговор. Пример: мениджърите, които третират постоянното онлайн присъствие като доказателство за продуктивност, могат да увеличат прекъсванията и да подкопаят гъвкавостта, която политиката е била предназначена да осигури.

Непрекъснатост на бизнеса и достъп до таланти

Организация, готова за работа от разстояние, може да продължи да функционира, когато офис, транспортна мрежа или местно съоръжение станат недостъпни. Освен това, централизирани приложения и сигурни пътища за достъп позволяват на одобрените служители да работят отдалечено и да се движат между локации, без да възстановяват работната си среда.

Възможността за работа от разстояние може също да разшири наемането извън разстоянието за пътуване. По-широкият набор от таланти може да помогне на организациите да запълнят специализирани роли, да подкрепят глобални клиенти или да добавят сезонен капацитет. Въпреки това, ползата зависи от това дали въвеждането, комуникацията, сигурността и поддръжката могат да се разширят с работната сила.

Как можете да изградите рамката за хора и управление?

Технологията трябва да подкрепя работния модел, който организацията е избрала. Преди да изберат инструменти, екипите по управление, човешки ресурси, сигурност и ИТ трябва да определят кой може да работи отдалечено, какви изисквания има всяка роля, как ще бъдат подкрепяни служителите и как ще се поддържа сигурността.

Задайте ясни очаквания за хибридни екипи

Политиките за дистанционна работа трябва да обхващат допустимост на местоположението, одобрени устройства, обработка на данни, работно време и комуникационни канали. Политиките трябва да разграничават ролите с напълно дистанционен потенциал и ролите, изискващи физическо присъствие за специфични задачи.

Екипите също така се нуждаят от практически работни споразумения. Те могат да уточнят кои дискусии изискват срещи, кога се предпочита асинхронна комуникация и къде се документират решенията. Последователните практики помагат на дистанционните служители да избегнат пропускането на информация, обменяна неформално в офис.

Мениджърите могат да се фокусират върху цели, качество на услугата и завършена работа, вместо върху физическа или цифрова видимост. Този подход, основан на резултатите, подкрепя доверието, като същевременно запазва отговорността.

Проектиране на въвеждане и поддръжка около отдалечени потребители

Отдалеченото въвеждане трябва да предостави на новите служители достъп до хора, както и до системи. Логин акаунт и лаптоп не са достатъчни, когато служителят не знае къде да намери процедури, кой одобрява достъпа или как да поиска помощ. Социалната интеракция също може да бъде част от картината, тъй като допринася за добра морал, сплотеност на екипа и ефективно сътрудничество.

Полезният процес на въвеждане включва:

1. Осигуряване на необходимия акаунт, устройство и приложения преди началната дата.
2. Обясняване на отговорностите за сигурността и политиките за приемливо ползване.
3. Тестване на достъп до бизнес-критични ресурси.
4. Представяне на канали за комуникация и поддръжка.
5. Планиране на ранни регистрации с мениджъра и екипа.

Процесът трябва да завърши с проста потвърждение, че служителят може да работи независимо и знае откъде да получи помощ.

Управлявайте резултатите без създаване на наблюдение

Резултати и производителност

Мониторингът на производителността трябва да измерва дали услугите и работните потоци функционират, а не да превръща обикновената дейност на служителите в натрапчиво наблюдение. Прекомерното наблюдение може да увреди доверието и да насърчи хората да оптимизират видимата активност вместо полезните резултати.

Настройване на цели и задачи

Мениджърите могат вместо това да проследяват уговорените резултати, стандарти за отговор, напредъка на проекта и резултатите от услугите. ИТ екипите трябва да наблюдават наличността на приложенията, производителността на сесиите, капацитета на сървъра и търсенето на поддръжка. Тази разлика подкрепя сигурното управление на работната сила, без да се обърква техническата видимост с управлението на служителите.

Баланс на очакванията, доверието, производителността и благосъстоянието

Съветите на СЗО и Международната организация на труда също подчертават, че безопасната дистанционна работа включва физическото и психичното благосъстояние. Сигурността, производителността и здравето на служителите трябва да се разглеждат като свързани оперативни въпроси.

Какво помага за изграждането на правилната инфраструктура за дистанционна работа?

Инфраструктурата за дистанционна работа е комбинация от сървъри, мрежи, услуги за достъп, приложения, системи за идентичност и крайни устройства, които поддържат работа извън офиса. Правилната архитектура зависи от това какво вашата компания и нейните потребители трябва да достъпват и къде бизнес данните трябва да останат.

Баланс на публикуването на приложения и отдалечени работни станции

Пълен дистанционен работен плот

Пълният отдалечен работен плот предоставя на потребителя централизирана Windows среда, съдържаща приложения, файлове и настройки. Този модел е подходящ за служители, които се нуждаят от няколко свързани инструмента или последователно работно изживяване.

Публикуване на приложения

Публикуването на приложения предоставя само приложенията, назначени на потребителя. То може да опрости интерфейса, да намали ненужния достъп и да помогне на организациите да уеб-активират установен софтуер за Windows, без да го заменят.

Прост, адаптиран и балансиран

Изборът трябва да следва ролята. Администраторът може да се нуждае от пълен работен плот, докато служител по финансите може да изисква само своите приложения за счетоводство и управление на документи. Дизайнът с минимални права остава по-лесен в дългосрочен план, когато ИТ екипите публикуват само ресурсите, от които всеки потребител се нуждае. Ако слоевете усложняват видимостта, системната администрация ще бъде натоварена.

Поддържайте браузъри, управлявани устройства и BYOD

Достъпът през браузър може да направи решенията за цифрово работно място по-лесни за достигане от различни операционни системи и устройства. Той също така може да намали изискванията за локална инсталация за служители, изпълнители и случайни потребители.

BYOD или базиран на браузър

Принесете собственото си устройство, или BYOD, изисква допълнителни решения. Управлението трябва да определи кои лични устройства са разрешени, какви данни могат да бъдат достъпвани и дали е необходимо валидиране или управление на устройствата. Високочувствителните роли може да се нуждаят от управлявани от организацията крайни точки, докато достъпът чрез браузър може да е подходящ за сценарии с по-нисък риск.

Сценарии за свързване

Методът на свързване трябва да съответства на устройството, приложението и класификацията на данните, а не да се прилага една и съща политика за всеки потребител.

Нашите казуси с клиенти и партньори на TSplus илюстрират тези различни изисквания:

• Longdendale High School използва централизираен достъп, за да поддържа персонала и учениците на девет сървъра и до 450 едновременни потребители.
• MédiSolution използва HTML5 доставка, за да уеб-активира здравни приложения, започвайки с 45 потребители и подготвяйки се за по-нататъшно мащабиране.

Нуждаете ли се от просто публикуване на приложения и сигурни дистанционни работни плотове без сложен корпоративен стек? Започнете безплатен пробен период на TSplus Remote Access.

Направете дистанционната поддръжка част от дизайна

Отдалечените потребители ще срещнат проблеми с паролите, проблеми с устройствата, грешки в дисплея и непознат софтуер. Без канал за отдалечена поддръжка, малките проблеми могат да оставят служителите неспособни да работят или да ги насочат към небезопасни решения.

Софтуерът за дистанционна поддръжка позволява на техниците да помагат на потребителите, да отстраняват проблеми с устройства и да извършват одобрена поддръжка без физически достъп. Поддръжката с присъствие е подходяща за живо съдействие на потребителите, докато дистанционният достъп може да поддържа управлявана поддръжка, когато собственикът на устройството не е на разположение.

NB: Поддръжката на екипите трябва да документира съгласие, удостоверяване, запис на сесии и разрешения на техниците в съответствие с организационните изисквания.

Защо да осигурим отдалечен достъп на служителите от самото начало? И как?

Разпределената работна сила увеличава броя на устройствата, местоположенията и мрежите, участващи в бизнес активността. Следователно, мерките за сигурност трябва да защитават идентичности, сесии и данни, без да предполагат, че всяка връзка произхожда от доверена офис мрежа.

The Национален институт по стандарти и технологии (NIST) препоръчва да се определи кои методи за дистанционен достъп, типове устройства и нива на достъп разрешава една организация. Този подход, основан на политика, предотвратява сигурността да се превърне в колекция от несвързани технически настройки.

Укрепване на идентичността и контрола на достъпа

Многофакторна автентикация (MFA)

MFA трябва защита на отдалечени акаунти особено привилегирован и административен достъп. Открадната парола не трябва да е достатъчна за отваряне на сесия към бизнес системи.

Най-малко привилегии

Достъпът също трябва да следва принципа на най-малките права. Служителите трябва да получават само приложенията, файловете и административните права, необходими за техните отговорности. Назначенията на базата на роли улесняват прегледа на достъпа, когато потребителят променя позицията си или напуска организацията.

Нулева доверие

Принципите на Zero Trust добавят полезен начин на мислене: проверявайте потребителя, устройството и контекста, вместо да се доверявате на връзка, само защото е достигнала вътрешната мрежа. Zero Trust е архитектура и оперативен модел, а не единствена функция или продукт.

Защита на устройства, приложения и данни

Актуализация и пачове

Идеално, ИТ екипите трябва да поддържат поддържани операционни системи, актуализации на сигурността, защита на крайни точки и криптиране, където е уместно. Организациите, използващи лични устройства, трябва да определят минимални изисквания за сигурност и процедури за изгубено, компрометирано или споделено оборудване.

Централизиране на приложенията

Централизираното предоставяне на приложения може да намали количеството бизнес данни, съхранявани на крайни устройства, тъй като обработката остава на сървъра. Въпреки това, администраторите все още трябва да преглеждат използването на клипборда, достъп до файл и прехвърляне, печат, изтегляния и пренасочване на локален диск в зависимост от чувствителността на информацията.

Заключване на идентификатори, устройства, времена и други

Регистрацията и известията помагат на ИТ екипите да идентифицират повторни неуспехи при влизане, необичайни местоположения и проблеми със услугите. Записите трябва да подкрепят сигурността и отстраняването на проблеми, без да събират повече лична информация, отколкото организацията наистина нуждае.

Баланс между сигурността и удобството за ползване

Контролите, които са трудни за разбиране или многократно прекъсват легитимната работа, могат да доведат до избягване. Потребителите могат да съхраняват пароли несигурно, да прехвърлят файлове чрез лични услуги или да забавят необходимата работа.

Сигурностните екипи трябва да тестват цялостното потребителско изживяване, включително влизане, многофакторна автентикация, стартиране на приложения и ескалация на поддръжката. Ясните указания и предсказуемите контроли подобряват съответствието, защото служителите знаят какво се очаква.

Управлявайте, наблюдавайте и мащабирайте отдалечения екип

Разгръщането на отдалечена работа не е завършено, когато първите потребители се свържат. ИТ и управленските екипи се нуждаят от видимост относно капацитета, надеждността, търсенето на поддръжка и променящите се изисквания на работната сила.

Наблюдавайте услуги вместо да следите служителите

Услугите за отдалечен достъп и работни станции трябва да се наблюдават за наличност, използване на CPU и памет, активност на връзката и време за отговор. Уведомленията помагат на техниците да разследват проблеми, преди забавянето на сървъра да засегне голяма група служители.

Историческите данни също подкрепят планирането на капацитета. ИТ екипите могат да идентифицират пикови периоди, претоварени ресурси и приложения, които изискват повече инфраструктура. Наблюдението трябва да остане прозрачно и пропорционално, с ясна разлика между здравето на услугата и индивидуалния надзор на служителите.

План за непрекъснатост и растеж

Какво ако …?

Планът за бизнес непрекъснатост трябва да идентифицира приложенията и ролите, необходими за поддържане на основни операции в случай на непредвидени проблеми, както и за ежедневното функциониране. ИТ екипите печелят от тестването на Remote Access преди да настъпи прекъсване и документират как потребителите, лицензите и капацитетът на сървъра ще бъдат разширени.

Какво ще кажеш, когато …?

Мащабируемостта може да включва добавяне на потребители към съществуващ сървър, разпределяне на сесии в рамките на ферма или създаване на отделни правила за достъп за отдели и клиенти. Архитектурата трябва да отчита очаквания растеж, временното търсене и географското разпределение.

Случай в действие

Оптимум предоставя един пример сред библиотеката с казуси на TSplus. Управляващият ИТ доставчик използва TSplus на 18 сървъра и множество мрежи, като редовно усъвършенства достъпа през браузъра, назначенията на приложенията и надеждността на сесиите. Разгръщането демонстрира, че качеството на внедряването зависи от тестването и текущата техническа поддръжка, а не само от избора на продукт.

Използвайте изискванията на индустрията, за да оформите модела

Различните индустрии определят дистанционната работа по различен начин. Училище може да приоритизира широк достъп и непрекъснатост. Доставчик на софтуер за здравеопазване може да приоритизира контролирана доставка през браузър и регулаторни изисквания. MSP може да се наложи да управлява множество клиентски среди. Други организации могат да изберат да добавят балансиращ слой към своята инфраструктура, за да предлагат последователен безпроблемен достъп, като вземат предвид широко колебаещото се потенциално използване.

Организациите следователно трябва да избягват копирането на общ шаблон за дистанционна работа. Операционният модел трябва да отразява ролите на потребителите, зависимостите на приложенията, чувствителността на данните, работните часове и задълженията за съответствие. Нашият Екип за предварителни продажби са на разположение за демонстрации и експертни отзиви относно идеи и проекти, които може да имате.

Как TSplus опростява активирането на отдалечената работна сила?

Някои организации изискват широка виртуална инфраструктура за работни станции или облачни услуги за работни станции. Други се нуждаят от по-прост начин за предоставяне на централизирани Windows приложения и работни станции без разходите и административната тежест на голяма корпоративна платформа.

TSplus Remote Access предоставя публикуване на приложения, пълни отдалечени работни станции и достъп през браузър за Windows приложения. Администраторите могат да разпределят ресурси по потребител или група и да избират дали потребителите да получат пълна работна станция или само избрани приложения.

Поддържащите продукти на TSplus адресират други части от оперативния модел:

• TSplus Remote Support позволява присъствана помощ, непристигнато поддържане и дистанционно обучение.
• TSplus Advanced Security добавя защити и контрол на достъпа за сървъри на приложения и среди за отдалечен достъп.
• TSplus Server Monitoring предоставя видимост в сървъри, приложения, уебсайтове и потребителски сесии.

Заедно, продуктите позволяват на организациите да изградят отдалечен достъп, поддръжка, защита и мониторинг около техните реални изисквания. Разполагането може да остане на място, хоствано в облака или разпределено в няколко среди.

Този модулен подход също така поддържа контрол на разходите. Организациите могат да започнат с услугите, от които се нуждаят, да тестват потребителското изживяване и да разширяват, когато работната сила нараства, вместо да приемат ненужна сложност на платформата от самото начало.

Заключение

Активирането на дистанционна работна сила е организационна способност, а не просто техническа връзка. Служителите се нуждаят от надежден достъп, ясни политики, ефективно управление, отзивчива поддръжка и контрол на сигурността, които отразяват реалните условия на работа.

Най-силните стратегии за дистанционна работна сила съчетават хора, технологии и сигурност от самото начало. Когато тези основи работят заедно, дистанционната и хибридната работа могат да подобрят гъвкавостта, устойчивостта и достъпа до таланти, без да поставят непосилно натоварване на потребителите или ИТ екипите.

Създайте сигурен отдалечен достъп около приложенията, потребителите и инфраструктурата, които вече имате. Изпробвайте TSplus Remote Access или говорете с специалист на TSplus.