Ako bezpečne a efektívne povoliť vzdialenú pracovnú silu

Zabezpečenie vzdialenej pracovnej sily znamená poskytnúť ľuďom prístup, podporu, politiky a pracovné podmienky, ktoré potrebujú na efektívne vykonávanie práce mimo tradičnej kancelárie. Úspech závisí od viac než len konektivity. Na zabezpečenie úspechu musia organizácie zosúladiť skúsenosti zamestnancov, infraštruktúru vzdialenej práce, bezpečnostné a manažérske praktiky okolo jasného prevádzkového modelu.

Čo znamená povolenie vzdialenej pracovnej sily?

Remote workforce zahŕňa zamestnancov, dodávateľov, manažérov a technikov, ktorí vykonávajú časť alebo všetku svoju prácu mimo centrálnej obchodnej lokality. Niektorí ľudia pracujú trvalo z domu, zatiaľ čo iní delia svoj čas medzi kancelárie, zákaznícke miesta a vzdialené lokality.

Povolenie tejto pracovnej sily môže pôsobiť ako hádanka. Znamená to zabezpečiť, aby sa každý autorizovaný používateľ mohol dostať k správnym aplikáciám, desktopom, súborom a podporným službám z schváleného zariadenia a miesta. Počas toho musí byť prístup spoľahlivý a bezpečný, bez toho, aby sa zamestnanci museli sami zaoberať technickými problémami.

Remote access je len východiskovým bodom

Nastavenie softvéru na vzdialený prístup samo o sebe nevytvára funkčné vzdialené pracovisko. Zamestnanci potrebujú aj prispôsobené rutiny, jasné procesy, vhodné zariadenia, pohotové podpory, efektívnu komunikáciu a realistické očakávania ohľadom dostupnosti.

Rozlíšenie je dôležité. Prístup zamestnancov na diaľku odpovedá na otázku: „Môže sa táto osoba pripojiť?“. Umožnenie práce na diaľku sa pýta: „Môže táto osoba vykonať prácu bezpečne, konzistentne a bez zbytočného trenia?“. Manažéri, vedúci tímov a HR sa medzitým pýtajú: „Zostane moja pracovná sila motivovaná, produktívna a súdržná? A ako?“.

Štyri základy posilnenia pracovnej sily

Udržateľný model spája štyri vzájomne závislé oblasti:

Nadácia	Hlavná otázka
Ľudia	Môžu zamestnanci pracovať produktívne a udržiavať zdravé hranice?
Manažment	Sú zodpovednosti, komunikačné metódy a očakávané výsledky jasné a koherentné?
Technológia	Môžu používatelia získať prístup k aplikáciám a zdrojom potrebným pre ich úlohy?
Bezpečnosť	Sú identity, zariadenia, relácie a obchodné údaje primerane chránené?

Nedostatok alebo nerovnováha v jednej oblasti nevyhnutne ovplyvňuje aj iné oblasti. Napríklad: silná technológia nemôže kompenzovať nejasné politiky alebo naopak, zatiaľ čo prísne kontroly, ktoré robia normálnu prácu nepraktickou, môžu povzbudzovať zamestnancov k používaniu neschválených nástrojov.

Prečo je umožnenie práce na diaľku obchodnou stratégiou?

Remote a hybridná práca ovplyvňujú nábor, prevádzkové náklady, kontinuitu podnikania a skúsenosti zamestnancov. Manažérske tímy by preto mali považovať umožnenie pracovnej sily za obchodné rozhodnutie podporované IT, a nie za izolovaný projekt infraštruktúry.

Flexibilita, produktivita a skúsenosti zamestnancov

Zredukujte dochádzanie

Flexibilita umiestnenia môže skrátiť čas dochádzania a pomôcť zamestnancom organizovať sústredenú prácu okolo osobných povinností. Môže tiež rozšíriť prístup k rolám pre ľudí, ktorí žijú ďaleko od kancelárie alebo potrebujú prispôsobivejšie pracovné usporiadania.

Profesionálna úroveň nastavenia a jasné ciele

Avšak flexibilita automaticky nezvyšuje produktivitu. Zamestnanci stále potrebujú spoľahlivý prístup, vhodné vybavenie, zvládnuteľné pracovné zaťaženia a príležitosti na komunikáciu. Manažéri by preto mali posúdiť, či vzdialené procesy odstraňujú trenie alebo len prenášajú administratívne a technické zaťaženia na používateľov.

Hranice a komunikácia

Zdravé vzdialené pracovanie si tiež vyžaduje hranice. Organizácie by mali objasniť také položky, ako sú normálne pracovné dni a základné hodiny, očakávané výsledky, komunikačné rutiny, postupy eskalácie a očakávania týkajúce sa časov reakcie. Príklad: manažéri, ktorí považujú neustálu online prítomnosť za dôkaz produktivity, môžu zvýšiť prerušenia a podkopať flexibilitu, ktorú mala politika poskytnúť.

Pokračovanie podnikania a prístup k talentom

Organizácia pripravená na vzdialený prístup môže pokračovať v prevádzke, keď sa kancelária, dopravná sieť alebo miestne zariadenie stane nedostupným. Okrem toho centralizované aplikácie a zabezpečené prístupové cesty umožňujú schválenému personálu pracovať na diaľku a presúvať sa medzi lokalitami bez potreby obnovovania svojho pracovného prostredia.

Možnosť vzdialeného prístupu môže tiež rozšíriť nábor mimo dojazdovú vzdialenosť. Širší talentový bazén môže organizáciám pomôcť obsadiť špecializované pozície, podporiť globálnych zákazníkov alebo pridať sezónnu kapacitu. Napriek tomu závisí prínos od toho, či sa zaškolenie, komunikácia, bezpečnosť a podpora môžu prispôsobiť pracovnej sile.

Ako môžete vybudovať rámec pre ľudí a manažment?

Technológia by mala podporovať pracovný model, ktorý organizácia zvolila. Pred výberom nástrojov musia manažment, ľudské zdroje, bezpečnostné a IT tímy definovať, kto môže pracovať na diaľku, čo každá úloha vyžaduje, ako budú zamestnanci podporovaní a ako bude zabezpečená bezpečnosť.

Nastavte jasné očakávania pre hybridné tímy

Politiky vzdialeného prístupu by mali pokrývať oprávnenosť miesta, schválené zariadenia, spracovanie údajov, pracovné hodiny a komunikačné kanály. Politiky by mali rozlišovať medzi rolami s plným potenciálom na prácu na diaľku a rolami vyžadujúcimi fyzickú prítomnosť na konkrétnych úlohách.

Tímy tiež potrebujú praktické pracovné dohody. Tieto môžu špecifikovať, ktoré diskusie si vyžadujú stretnutia, kedy je preferovaná asynchrónna komunikácia a kde sú rozhodnutia zdokumentované. Konzistentné praktiky pomáhajú zamestnancom na diaľku vyhnúť sa strate informácií, ktoré sa neformálne vymieňajú v kancelárii.

Manažéri sa môžu sústrediť na ciele, kvalitu služieb a dokončenú prácu, namiesto fyzickej alebo digitálnej viditeľnosti. Tento prístup založený na výsledkoch podporuje dôveru pri zachovaní zodpovednosti.

Navrhnite onboarding a podporu pre vzdialených používateľov.

Vzdialené zaškolenie by malo novým zamestnancom poskytnúť prístup k ľuďom aj systémom. Prihlasovací účet a laptop nie sú dostatočné, keď zamestnanec nevie, kde nájsť postupy, kto schvaľuje prístup alebo ako požiadať o pomoc. Sociálna interakcia môže byť tiež súčasťou obrazu, pretože prispieva k dobrej morálke, tímovej súdržnosti a efektívnej spolupráci.

Užitočný proces onboardingu zahŕňa:

1. Zabezpečenie požadovaného účtu, zariadenia a aplikácií pred dátumom začiatku.
2. Vysvetlenie bezpečnostných zodpovedností a politík prijateľného používania.
3. Testovanie prístupu k podnikovo kritickým zdrojom.
4. Predstavujeme komunikačné a podporné kanály.
5. Naplánovanie skorých príchodov s manažérom a tímom.

Proces by mal skončiť jednoduchým potvrdením, že zamestnanec môže pracovať samostatne a vie, kde získať pomoc.

Spravujte výsledky bez vytvárania dohľadu

Výsledky a produktivita

Monitorovanie výkonu by malo merať, či služby a pracovné toky fungujú, nie premeniť bežnú činnosť zamestnancov na rušivé pozorovanie. Nadmerné sledovanie môže poškodiť dôveru a povzbudiť ľudí, aby optimalizovali viditeľnú činnosť namiesto užitočných výsledkov.

Nastavenie cieľov a úloh

Manažéri môžu namiesto toho sledovať dohodnuté dodávky, štandardy odpovedí, pokrok v projekte a výsledky služieb. IT tímy by mali monitorovať dostupnosť aplikácií, výkon relácií, kapacitu servera a dopyt po podpore. Toto rozlíšenie podporuje bezpečné riadenie pracovnej sily bez zmätku medzi technickou viditeľnosťou a riadením zamestnancov.

Vyváženie očakávaní, dôvery, produktivity a pohody

Usmernenia WHO a Medzinárodnej organizácie práce tiež zdôrazňujú, že bezpečná telepráca zahŕňa fyzické a duševné blaho. Bezpečnosť, produktivita a zdravie zamestnancov by sa mali považovať za prepojené prevádzkové otázky.

Čo pomáha vytvoriť správnu infraštruktúru pre prácu na diaľku?

Infrastruktúra pre vzdialenú prácu je kombináciou serverov, sietí, prístupových služieb, aplikácií, systémov identity a koncových zariadení, ktoré podporujú prácu mimo kancelárie. Správna architektúra závisí od toho, čo vaša spoločnosť a jej používatelia potrebujú na prístup a kde by mali obchodné údaje zostať.

Vyváženie publikovania aplikácií a vzdialených pracovných plôch

Plný vzdialený desktop

Plne vzdialená pracovná plocha poskytuje používateľovi centralizované prostredie Windows obsahujúce aplikácie, súbory a nastavenia. Tento model vyhovuje zamestnancom, ktorí potrebujú niekoľko pripojených nástrojov alebo konzistentný zážitok z pracovnej plochy.

Publikovanie aplikácií

Publikovanie aplikácií dodáva iba aplikácie priradené používateľovi. Môže zjednodušiť rozhranie, znížiť zbytočný prístup a pomôcť organizáciám webovo aktivovať existujúci softvér Windows bez jeho nahradenia.

Jednoduché, prispôsobené a vyvážené

Voľba by mala nasledovať úlohu. Administrátor môže potrebovať kompletný desktop, zatiaľ čo zamestnanec v oblasti financií môže vyžadovať iba svoje aplikácie na účtovníctvo a správu dokumentov. Dizajn s minimálnymi oprávneniami zostáva dlhodobo jednoduchší, keď IT tímy publikujú iba zdroje, ktoré každý používateľ potrebuje. Ak vrstvy komplikujú viditeľnosť, správa systémov bude preťažená.

Podporované prehliadače, spravované zariadenia a BYOD

Prístup cez prehliadač môže uľahčiť dosahovanie digitálnych pracovných riešení z rôznych operačných systémov a zariadení. Môže tiež znížiť požiadavky na miestnu inštaláciu pre zamestnancov, dodávateľov a príležitostných používateľov.

BYOD alebo na báze prehliadača

Prineste si vlastné zariadenie, alebo BYOD, si vyžaduje ďalšie rozhodnutia. Manažment musí určiť, ktoré osobné zariadenia sú povolené, aké údaje môžu byť prístupné a či je potrebná validácia alebo správa zariadenia. Vysoko citlivé úlohy môžu potrebovať organizáciou spravované koncové zariadenia, zatiaľ čo prístup cez prehliadač môže byť vhodný pre scenáre s nižším rizikom.

Scenáre pripojenia

Metóda pripojenia by mala zodpovedať zariadeniu, aplikácii a klasifikácii údajov, namiesto toho, aby sa na každého používateľa vzťahovala jedna politika.

Naše prípadové štúdie klientov a partnerov TSplus ilustrujú tieto rôzne požiadavky:

• Longdendale High School používala centralizovaný prístup na podporu zamestnancov a študentov naprieč deviatimi servermi a až 450 súčasnými používateľmi.
• MédiSolution použil HTML5 na sprístupnenie zdravotníckych aplikácií na webe, začínajúc s 45 používateľmi a pripravujúc sa na ďalšie rozšírenie.

Potrebujete jednoduché publikovanie aplikácií a zabezpečené vzdialené pracovné plochy bez zložitých podnikových stackov? Začnite bezplatnú skúšobnú verziu TSplus Remote Access.

Zaradiť vzdialenú podporu do dizajnu

Remote používatelia sa stretnú s problémami s heslami, problémami s zariadeniami, chybami zobrazenia a neznámym softvérom. Bez kanála vzdialenej podpory môžu malé problémy znemožniť zamestnancom pracovať alebo ich nasmerovať k nebezpečným obchádzkam.

Softvér na vzdialenú podporu umožňuje technikom pomáhať používateľom, riešiť problémy s zariadeniami a vykonávať schválenú údržbu bez fyzického prístupu. Podpora s prítomnosťou vyhovuje živému asistovaniu používateľom, zatiaľ čo prístup bez prítomnosti môže podporovať spravovanú údržbu, keď je majiteľ zariadenia nedostupný.

NB: Podporné tímy by mali dokumentovať súhlas, autentifikáciu, nahrávanie relácií a povolenia technikov podľa organizačných požiadaviek.

Prečo zabezpečiť vzdialený prístup zamestnancov od začiatku? A ako?

Distribuovaná pracovná sila zvyšuje počet zariadení, lokalít a sietí zapojených do obchodnej činnosti. Bezpečnostné opatrenia musia preto chrániť identity, relácie a údaje bez predpokladu, že každé pripojenie pochádza z dôveryhodnej kancelárskej siete.

The Národný inštitút pre normy a technológie (NIST) odporúča definovať, ktoré metódy vzdialeného prístupu, typy zariadení a úrovne prístupu organizácia povoľuje. Tento prístup založený na politike zabraňuje tomu, aby sa bezpečnosť stala zbierkou nesúvisiacich technických nastavení.

Posilnite kontrolu identity a prístupu

Viacfaktorová autentifikácia (MFA)

MFA by mala chrániť vzdialené účty , najmä privilegovaný a administratívny prístup. Ukradnuté heslo by nemalo byť dostatočné na otvorenie relácie k obchodným systémom.

Najmenšie privilégium

Prístup by mal tiež dodržiavať zásadu minimálnych oprávnení. Zamestnanci by mali dostávať iba aplikácie, súbory a administratívne práva potrebné na plnenie svojich povinností. Priradenia na základe rolí uľahčujú kontrolu prístupu, keď sa používateľ zmení na iné miesto alebo opustí organizáciu.

Nulová dôvera

Princípy Zero Trust pridávajú užitočný spôsob myslenia: overte používateľa, zariadenie a kontext namiesto dôvery v pripojenie len preto, že dosiahlo internú sieť. Zero Trust je architektúra a prevádzkový model, nie jediná funkcia alebo produkt.

Chráňte zariadenia, aplikácie a údaje

Aktualizácia a oprava

Ideálne by IT tímy mali udržiavať podporované operačné systémy, bezpečnostné aktualizácie, ochranu koncových bodov a šifrovanie tam, kde je to vhodné. Organizácie používajúce osobné zariadenia by mali definovať minimálne bezpečnostné požiadavky a postupy pre stratené, kompromitované alebo zdieľané zariadenia.

Centralizovať aplikácie

Centralizované doručovanie aplikácií môže znížiť množstvo obchodných údajov uložených na koncových zariadeniach, pretože spracovanie zostáva na serveri. Administrátori však musia stále kontrolovať používanie schránky, prístup k súborom a prenos, tlač, sťahovanie a presmerovanie miestneho disku v závislosti od citlivosti informácií.

Zamknúť ID, zariadenia, časy a ďalšie

Zaznamenávanie a upozorňovanie pomáha IT tímom identifikovať opakované zlyhania prihlásenia, nezvyčajné miesta a problémy so službami. Záznamy by mali podporovať bezpečnosť a riešenie problémov bez zhromažďovania viac osobných informácií, než organizácia skutočne potrebuje.

Vyvážte bezpečnosť s použiteľnosťou

Ovládacie prvky, ktoré sú ťažko pochopiteľné alebo opakovane prerušujú legitímnu prácu, môžu viesť k vyhýbaniu sa. Používatelia môžu ukladať heslá nezabezpečene, prenášať súbory prostredníctvom osobných služieb alebo oneskoriť potrebnú prácu.

Bezpečnostné tímy by mali testovať celú používateľskú cestu, vrátane prihlásenia, viacfaktorovej autentifikácie, spustenia aplikácie a eskalácie podpory. Jasné pokyny a predvídateľné kontroly zlepšujú dodržiavanie predpisov, pretože zamestnanci vedia, čo sa očakáva.

Spravujte, monitorujte a škálujte vzdialenú pracovnú silu

Nasadenie vzdialenej práce nie je dokončené, keď sa pripoja prví používatelia. Tímy IT a manažmentu potrebujú prehľad o kapacite, spoľahlivosti, dopyte po podpore a meniacich sa požiadavkách na pracovnú silu.

Monitorujte služby namiesto sledovania zamestnancov

Služby vzdialených aplikácií a desktopov by mali byť monitorované z hľadiska dostupnosti, využitia CPU a pamäte, aktivity pripojenia a času odozvy. Upozornenia pomáhajú technikom vyšetrovať problémy skôr, než spomalenie servera ovplyvní veľkú skupinu zamestnancov.

Historické údaje tiež podporujú plánovanie kapacity. IT tímy môžu identifikovať špičkové obdobia, preťažené zdroje a aplikácie, ktoré vyžadujú viac infraštruktúry. Monitorovanie by malo zostať transparentné a proporcionálne, s jasným rozlíšením medzi zdravím služby a sledovaním jednotlivých zamestnancov.

Plán pre kontinuitu a rast

Čo ak …?

Plán kontinuity podnikania by mal identifikovať aplikácie a úlohy potrebné na udržanie základných operácií v prípade nepredvídaných problémov, ako aj pre každodenné fungovanie. IT tímy majú prospech z testovania vzdialeného prístupu pred tým, ako dôjde k narušeniu, a dokumentujú, ako sa rozšíria používatelia, licencie a kapacita servera.

Čo tak, keď …?

Škálovateľnosť môže zahŕňať pridávanie používateľov na existujúci server, rozdeľovanie relácií medzi farmu alebo vytváranie samostatných prístupových pravidiel pre oddelenia a zákazníkov. Architektúra by mala zohľadniť očakávaný rast, dočasný dopyt a geografickú distribúciu.

Prípad v akcii

Optimium poskytuje jeden príklad z knižnice prípadových štúdií TSplus. Spravovaný poskytovateľ IT používa TSplus na 18 serveroch a viacerých sieťach, pričom pravidelne zdokonaľuje prístup cez prehliadač, priradenia aplikácií a spoľahlivosť relácií. Nasadenie ukazuje, že kvalita implementácie závisí od testovania a priebežnej technickej podpory, nielen od výberu produktu.

Použite požiadavky odvetvia na formovanie modelu

Rôzne odvetvia definujú prácu na diaľku rôzne. Škola môže uprednostniť široký prístup a kontinuitu. Poskytovateľ softvéru pre zdravotnú starostlivosť môže uprednostniť kontrolované doručovanie prostredníctvom prehliadača a regulačné požiadavky. MSP môže potrebovať spravovať viacero zákazníckych prostredí. Iné organizácie sa môžu rozhodnúť pridať vyrovnávaciu vrstvu do svojej infraštruktúry, aby neustále ponúkali bezproblémový prístup, pričom zohľadňujú široko kolísajúce potenciálne využitie.

Organizácie by sa preto mali vyhnúť kopírovaniu všeobecnej šablóny pre prácu na diaľku. Prevádzkový model by mal odrážať úlohy používateľov, závislosti aplikácií, citlivosť údajov, prevádzkové hodiny a povinnosti v oblasti dodržiavania predpisov. Náš Predajný tím sú k dispozícii na demonštrácie a odborné spätné väzby na nápady a projekty, ktoré môžete mať.

Ako TSplus zjednodušuje umožnenie práce na diaľku?

Niektoré organizácie vyžadujú širokú infraštruktúru virtuálnych desktopov alebo cloudové desktopové služby. Iné potrebujú jednoduchší spôsob, ako poskytovať centralizované aplikácie a desktopové prostredia Windows bez nákladov a administratívneho zaťaženia veľkej podnikovej platformy.

TSplus Remote Access poskytuje publikovanie aplikácií, plné vzdialené pracovné plochy a prístup cez prehliadač k aplikáciám pre Windows. Správcovia môžu priradiť zdroje podľa používateľa alebo skupiny a vybrať, či používatelia dostanú kompletnú pracovnú plochu alebo iba vybrané aplikácie.

Podporné produkty TSplus sa zaoberajú inými časťami prevádzkového modelu:

• TSplus Remote Support umožňuje asistenciu s prítomnosťou, údržbu bez prítomnosti a vzdialené školenie.
• TSplus Advanced Security pridáva ochrany a prístupové kontroly pre aplikačné servery a prostredia vzdialeného prístupu.
• TSplus Server Monitoring poskytuje prehľad o serveroch, aplikáciách, webových stránkach a používateľských reláciách.

Spoločne produkty umožňujú organizáciám vytvárať vzdialený prístup, podporu, ochranu a monitorovanie na základe ich skutočných požiadaviek. Nasadenie môže zostať na mieste, byť hostené v cloude alebo distribuované naprieč viacerými prostrediami.

Tento modulárny prístup tiež podporuje kontrolu nákladov. Organizácie môžu začať so službami, ktoré potrebujú, otestovať používateľskú skúsenosť a rozširovať sa, keď sa pracovná sila zväčšuje, namiesto toho, aby od začiatku prijímali zbytočnú komplexnosť platformy.

Záver

Zabezpečenie vzdialenej pracovnej sily je organizačná schopnosť, nie len technické pripojenie. Zamestnanci potrebujú spoľahlivý prístup, jasné politiky, efektívne riadenie, pohotové podpory a bezpečnostné kontroly, ktoré odrážajú skutočné pracovné podmienky.

Najsilnejšie stratégie vzdialenej pracovnej sily spájajú ľudí, technológie a bezpečnosť od samého začiatku. Keď tieto základy spolupracujú, vzdialená a hybridná práca môže zlepšiť flexibilitu, odolnosť a prístup k talentom bez toho, aby vyvíjala nezvládnuteľný tlak na používateľov alebo IT tímy.

Vytvorte bezpečný vzdialený prístup okolo aplikácií, používateľov a infraštruktúry, ktorú už máte. Vyskúšajte TSplus Remote Access alebo sa porozprávajte so špecialistom TSplus.