Ứng dụng văn phòng kỹ thuật số cho công việc từ xa là gì?

Giới thiệu

Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số làm việc từ xa cung cấp cho nhân viên quyền truy cập an toàn vào các ứng dụng kinh doanh, máy tính để bàn, tệp và tài nguyên hợp tác từ hầu hết mọi vị trí. Nó không chỉ là một công cụ kết nối từ xa. Đây là một cách thực tiễn để cung cấp cho các nhóm làm việc từ xa một môi trường làm việc nhất quán trong khi bộ phận CNTT giữ quyền kiểm soát đối với quyền truy cập, an ninh và quản trị.

Hạ tầng văn phòng truyền thống được xây dựng cho một thói quen khác. Hầu hết nhân viên làm việc tại chỗ, sử dụng thiết bị do công ty quản lý và kết nối với các ứng dụng qua mạng nội bộ. Công việc phân tán đã thay đổi mô hình đó, vì vậy các tổ chức cần một nơi làm việc theo sát con người mà không biến mọi thiết bị thành một vấn đề quản lý mới.

Ứng dụng văn phòng kỹ thuật số làm việc từ xa là gì?

Một không gian làm việc di chuyển cùng với nhân viên

Một văn phòng kỹ thuật số là một môi trường làm việc ảo nơi nhân viên truy cập các ứng dụng, máy tính để bàn, tệp, công cụ giao tiếp và tài nguyên công ty mà họ sử dụng hàng ngày. Nhân viên có thể ngồi ở bàn làm việc trong văn phòng hoặc trên một chiếc laptop ở nhà, nhưng môi trường làm việc vẫn giữ được sự quen thuộc. Sự nhất quán đó rất quan trọng vì làm việc từ xa không nên cảm thấy như một giải pháp tạm thời.

Tại sao văn phòng kỹ thuật số khác với các công cụ từ xa rải rác

Nhiều công ty bắt đầu làm việc từ xa bằng cách thêm các công cụ riêng biệt khi nhu cầu xuất hiện. Một VPN giải quyết một vấn đề truy cập, một nền tảng chia sẻ tệp giải quyết một vấn đề khác, và một công cụ họp giúp các nhóm giao tiếp. Cách tiếp cận đó có thể hoạt động trong một thời gian, nhưng nó thường tạo ra một trải nghiệm phân mảnh cho nhân viên và một môi trường khó khăn hơn cho IT để bảo mật.

Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số làm việc từ xa cung cấp cho tổ chức một mô hình đồng bộ hơn. Các ứng dụng, máy tính để bàn và tài nguyên vẫn được tập trung, trong khi nhân viên kết nối qua một con đường rõ ràng và an toàn. Điều này làm cho việc hỗ trợ làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn vì doanh nghiệp không phụ thuộc vào một mớ hỗn độn các phương thức truy cập không liên kết.

Giá trị của một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số làm việc từ xa

Mô hình truyền thống giả định rằng công việc chủ yếu diễn ra tại chỗ. Mô hình văn phòng kỹ thuật số giả định rằng công việc có thể diễn ra ở bất kỳ đâu mà người dùng có thể kết nối một cách an toàn.

Văn phòng truyền thống	Văn phòng số
Truy cập thường gắn liền với mạng văn phòng	Truy cập có thể được cung cấp từ các địa điểm được phê duyệt
Năng suất thường phụ thuộc vào phần cứng văn phòng cụ thể	Người dùng có thể làm việc qua các ứng dụng và máy tính để bàn tập trung.
Triển khai phần mềm có thể yêu cầu công việc đầu cuối lặp đi lặp lại.	Các ứng dụng có thể được xuất bản và quản lý tập trung.
Sự linh hoạt bị hạn chế khi nhân viên vắng mặt	Làm việc hybrid và từ xa trở nên dễ dàng hơn để hỗ trợ
Sự liên tục kinh doanh có thể phụ thuộc vào sự sẵn có của văn phòng	Các nhóm có thể tiếp tục làm việc khi văn phòng bị gián đoạn.
Chi phí hạ tầng có thể tăng lên xung quanh các hệ thống địa phương	Chi phí có thể được kiểm soát thông qua việc phân phối tập trung.

So sánh này không có nghĩa là văn phòng vật lý không còn hữu ích. Nhiều tổ chức vẫn dựa vào văn phòng để hợp tác, hoạt động và văn hóa. Điểm mấu chốt là văn phòng kỹ thuật số mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt hơn, vì công việc không còn bị cản trở mỗi khi người dùng rời khỏi tòa nhà.

Tại sao các doanh nghiệp cần giải pháp văn phòng kỹ thuật số?

Các nhóm từ xa cần một thói quen hàng ngày đáng tin cậy

Nhân viên làm việc từ xa và kết hợp thực hiện công việc tốt nhất khi việc truy cập cảm thấy có thể dự đoán. Họ không nên phải hỏi liệu một ứng dụng kinh doanh chỉ hoạt động từ văn phòng, liệu một tệp có được lưu trữ ở đúng vị trí hay liệu thiết bị của họ có thể chạy một công cụ cụ thể hay không. Một văn phòng kỹ thuật số giảm bớt những điểm ma sát nhỏ đó bằng cách cung cấp cho nhân viên một không gian làm việc quen thuộc cho các nhiệm vụ hàng ngày.

Sự tin cậy này cũng rất quan trọng đối với các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp. Khi nhân viên có thể làm việc từ các địa điểm khác nhau mà không mất quyền truy cập vào các hệ thống cốt lõi, tổ chức có thể tuyển dụng linh hoạt hơn, hỗ trợ các lịch trình khác nhau và duy trì năng suất trong các gián đoạn văn phòng.

Các đội ngũ IT cần kiểm soát mà không làm công việc trở nên khó khăn hơn.

Các đội ngũ bảo mật và quản trị viên có những mối quan tâm khác nhau nhưng đều quan trọng như nhau. Làm việc từ xa mở rộng số lượng điểm kết nối, thiết bị và kịch bản người dùng mà họ phải quản lý. Một văn phòng kỹ thuật số giúp bằng cách:

• Tập trung quyết định truy cập
• Giảm thiểu các cài đặt cục bộ không kiểm soát
• Làm cho việc theo dõi hoạt động của người dùng dễ dàng hơn

Mục tiêu không phải là làm cho công việc từ xa cảm thấy bị khóa chặt hoặc khó khăn. Mục tiêu là tạo ra một lộ trình an toàn mà nhân viên thực sự muốn sử dụng. Khi việc truy cập vừa đơn giản vừa được quản lý, người dùng ít có khả năng tìm kiếm những lối tắt rủi ro.

Tại sao việc Truy cập từ xa vào Tài nguyên Doanh nghiệp cần được Bảo mật?

Truy cập nên đơn giản cho người dùng và được kiểm soát cho IT

Bảo mật truy cập từ xa là nền tảng của bất kỳ ứng dụng văn phòng kỹ thuật số làm việc từ xa nào. Từ phía nhân viên, quy trình nên cảm thấy đơn giản:

• Mở cổng
• Xác minh danh tính
• Truy cập các ứng dụng hoặc máy tính để bàn được gán cho vai trò

Từ phía CNTT, mỗi phiên làm việc nên được bảo vệ bởi các chính sách truy cập, giao tiếp được mã hóa và khả năng hiển thị rõ ràng.

Sự cân bằng này rất quan trọng vì công việc từ xa chỉ thành công khi mọi người có thể kết nối mà không gặp phải sự cản trở không cần thiết. Nếu việc truy cập quá phức tạp, nhân viên sẽ mất thời gian và số lượng vé hỗ trợ sẽ tăng lên. Nếu việc truy cập quá mở, tổ chức sẽ tạo ra rủi ro. Một văn phòng kỹ thuật số mạnh mẽ giữ cả hai thực tế trong tầm nhìn.

Dữ liệu nhạy cảm nên ở gần các hệ thống được quản lý.

Truy cập từ xa có thể trở nên rủi ro khi dữ liệu được sao chép qua các máy tính xách tay không được quản lý, thiết bị cá nhân hoặc các kênh không an toàn. Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số giúp giảm thiểu sự tiếp xúc đó bằng cách giữ cho các ứng dụng và dữ liệu gần hơn với các hệ thống mà IT có thể bảo vệ. Nhân viên có thể làm việc với thông tin họ cần mà không làm rò rỉ các tệp nhạy cảm qua các điểm cuối.

Trên thực tế, điều này có nghĩa là nền tảng nên hỗ trợ:

• Kết nối được mã hóa
• Giao thức truyền thông an toàn
• Quyền truy cập chi tiết
• Truy cập ứng dụng có kiểm soát
• Quy tắc phiên

Những điều khiển này không cần cản trở trải nghiệm của người dùng. Chúng chỉ đơn giản tạo ra các rào chắn để công việc từ xa vẫn duy trì hiệu quả và có thể bảo vệ.

Xác minh danh tính là một phần của kinh nghiệm làm việc

Xác thực đa yếu tố còn được gọi là MFA, hiện là yêu cầu cơ bản cho hầu hết các môi trường truy cập từ xa. Chỉ riêng mật khẩu thì quá dễ bị đánh cắp, tái sử dụng hoặc đoán. Bằng cách yêu cầu người dùng xác minh danh tính của họ bằng một yếu tố bổ sung, một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số giảm khả năng mật khẩu bị xâm phạm trở thành một sự cố kinh doanh.

Đối với nhân viên, MFA nên rõ ràng và nhanh chóng. Đối với các nhóm CNTT, nó nên phù hợp với chính sách truy cập và mức độ chấp nhận rủi ro của tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng khi nhân viên kết nối từ các thiết bị cá nhân, mạng chia sẻ hoặc các địa điểm bên ngoài ranh giới công ty.

Tại sao việc truy cập vào các ứng dụng và máy tính để bàn cần được tập trung hóa?

Nhân viên không nên phải tìm kiếm công cụ của họ.

Hầu hết nhân viên di chuyển giữa nhiều hệ thống trong suốt cả ngày. Một đội ngũ bán hàng có thể sử dụng một nền tảng Quản lý Quan hệ Khách hàng, một đội ngũ kế toán có thể cần phần mềm tài chính, và các đội ngũ vận hành có thể dựa vào các ứng dụng Windows chuyên ngành. Khi mỗi công cụ có một đường dẫn truy cập khác nhau, ngày làm việc trở nên khó khăn hơn mức cần thiết.

Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số làm việc từ xa cung cấp cho người dùng một không gian làm việc cho các tài nguyên đó. Nhân viên có thể mở các ứng dụng mà họ được phép sử dụng, và các quản trị viên có thể quyết định ai, nhóm hoặc vai trò nào nên thấy mỗi tài nguyên. Điều này tạo ra một trải nghiệm sạch sẽ hơn cho nhân viên và một môi trường dễ quản lý hơn cho IT.

Xuất bản ứng dụng có thể hiệu quả hơn so với máy tính để bàn đầy đủ.

Không phải mọi người dùng đều cần một máy tính để bàn từ xa hoàn chỉnh. Trong nhiều trường hợp, nhân viên chỉ cần một hoặc hai ứng dụng kinh doanh để thực hiện công việc của họ. Xuất bản ứng dụng hãy để IT cung cấp những công cụ đó trực tiếp, điều này có thể làm cho trải nghiệm nhanh hơn, đơn giản hơn và ít tốn tài nguyên hơn.

Giao diện máy tính đầy đủ vẫn có chỗ cho các vai trò cần một môi trường hoàn chỉnh. Các nhóm CNTT có thể cung cấp các ứng dụng đã được công bố cho một số người dùng và máy tính để bàn đầy đủ cho những người khác, mà không cần xây dựng một chiến lược làm việc từ xa riêng biệt cho mỗi vai trò.

Quản lý tập trung giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại

Cài đặt phần mềm cục bộ tạo ra việc bảo trì liên tục. Mỗi điểm cuối có thể trở thành một nơi khác để vá lỗi, khắc phục sự cố và bảo mật. Phân phối ứng dụng tập trung giúp các nhóm CNTT quản lý cập nhật, quyền truy cập và tính khả dụng từ một vị trí, điều này giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và cải thiện tính nhất quán.

Khi các ứng dụng được cập nhật một cách tập trung, nhân viên ít có khả năng gặp phải các phiên bản khác nhau, các thành phần bị thiếu hoặc các vấn đề cấu hình giữa các thiết bị. Văn phòng kỹ thuật số trở thành nơi ổn định mà môi trường làm việc được phê duyệt tồn tại.

Tại sao cần tính tương thích đa nền tảng?

Làm việc từ xa hiếm khi xảy ra trên một loại thiết bị.

Các đội hiện đại sử dụng sự kết hợp của:

• Máy tính Windows
• máy tính macOS
• Máy trạm Linux
• Điện thoại Android
• iPhones
• Máy tính bảng

Một số thiết bị thuộc sở hữu của công ty, trong khi những thiết bị khác thuộc về nhân viên hoặc đối tác bên ngoài. Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số cho làm việc từ xa nên hỗ trợ thực tế này thay vì giả định rằng mọi người dùng đều làm việc từ cùng một điểm cuối.

Truy cập đa nền tảng đặc biệt hữu ích cho công việc kết hợp, Chính sách Bring Your Own Device , các nhà thầu và tổ chức có nhiều văn phòng. Nhân viên có thể kết nối từ thiết bị có sẵn, trong khi bộ phận CNTT vẫn kiểm soát những gì người dùng có thể truy cập bên trong không gian làm việc kỹ thuật số.

Sự nhất quán giúp nhân viên cảm thấy tự tin

Một trải nghiệm người dùng nhất quán không chỉ là một sở thích thiết kế. Nó ảnh hưởng đến việc áp dụng. Khi nhân viên thấy cùng một ứng dụng, cài đặt và quy trình làm việc mỗi khi họ kết nối, họ dành ít thời gian điều chỉnh và nhiều thời gian làm việc hơn.

Tính nhất quán cũng giảm thiểu các yêu cầu hỗ trợ. Người dùng có thể thực hiện cùng một quy trình từ nhà, văn phòng hoặc một chi nhánh, và các đội ngũ hỗ trợ có thể khắc phục sự cố từ một cơ sở rõ ràng hơn. Cơ sở chung đó là một trong những điểm mạnh âm thầm của một văn phòng kỹ thuật số được thiết kế tốt.

Tại sao Hỗ trợ Hợp tác và Giao tiếp lại là Cần thiết?

Hợp tác và giao tiếp là quan trọng

Truy cập từ xa một mình không tạo ra một văn phòng kỹ thuật số hoàn chỉnh. Nhân viên cũng cần nói chuyện với đồng nghiệp, chia sẻ cập nhật, phối hợp dự án và tìm các tài liệu hỗ trợ công việc của họ. Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số cho làm việc từ xa nên bao gồm các tính năng hợp tác hoặc tích hợp mượt mà với các công cụ mà doanh nghiệp đã sử dụng.

Điều quan trọng là sự hợp tác không nên cảm thấy tách biệt khỏi môi trường làm việc. Khi nhân viên có thể truy cập các ứng dụng, tệp và kênh giao tiếp từ cùng một không gian làm việc kỹ thuật số, công việc từ xa cảm thấy ít bị phân mảnh hơn.

Truy cập tệp nên được tổ chức và bảo mật.

Truy cập tài liệu thường là nơi các nhóm làm việc từ xa cảm nhận sự khác biệt giữa một quy trình suôn sẻ và một quy trình lộn xộn. Tệp đính kèm email, lưu trữ cá nhân và các tệp trùng lặp có thể nhanh chóng tạo ra sự nhầm lẫn. Một văn phòng kỹ thuật số nên giúp người dùng tiếp cận các tệp đúng trong khi bảo tồn:

• Quyền
• Chính sách lưu trữ
• Khả năng kiểm toán

Điều này quan trọng cho năng suất, nhưng cũng quan trọng cho an ninh. Khi nhân viên biết nơi tìm các tài liệu được phê duyệt, họ ít có khả năng tạo ra các bản sao không chính thức hoặc chia sẻ thông tin qua các kênh không kiểm soát.

Làm thế nào bạn có thể kiểm tra hiệu suất và độ tin cậy?

Một văn phòng kỹ thuật số phải cảm thấy nhạy bén.

Công cụ làm việc từ xa được đánh giá qua trải nghiệm hàng ngày mà chúng tạo ra. Nếu các ứng dụng bị chậm, phiên làm việc bị ngắt quãng hoặc màn hình tải chậm, nhân viên sẽ nhanh chóng mất niềm tin vào hệ thống. Do đó, hiệu suất không phải là một phần thưởng kỹ thuật. Nó là một phần của việc liệu văn phòng kỹ thuật số có thể sử dụng được hay không.

Các tổ chức nên xem xét hiệu suất ngay từ đầu. Trải nghiệm người dùng bị ảnh hưởng bởi:

• Khả năng mạng
• Tài nguyên máy chủ
• Tải phiên làm việc
• Hành vi và giám sát ứng dụng

Một nền tảng đáng tin cậy khiến công việc từ xa trở nên bình thường chứ không mong manh.

Sự liên tục trong kinh doanh phụ thuộc vào việc truy cập đáng tin cậy

Các ứng dụng văn phòng kỹ thuật số cũng hỗ trợ sự liên tục trong kinh doanh. Khi thời tiết, vấn đề giao thông, sự cố địa phương hoặc việc đóng cửa văn phòng ngăn cản nhân viên đến nơi làm việc thực tế, doanh nghiệp vẫn cần người làm việc. Truy cập đáng tin cậy vào các ứng dụng và máy tính để bàn giúp tổ chức tiếp tục hoạt động trong thời gian gián đoạn.

Đây là một lý do khiến các văn phòng kỹ thuật số trở nên chiến lược hơn là tạm thời. Chúng cung cấp cho các doanh nghiệp một cách thực tiễn để duy trì sự kiên cường trong khi hỗ trợ các mô hình làm việc linh hoạt mà nhân viên hiện nay mong đợi.

Tại sao khả năng mở rộng lại cần thiết cho các tổ chức đang phát triển?

Không gian làm việc nên thích ứng khi các nhóm thay đổi.

Nhu cầu kinh doanh hiếm khi đứng yên. Nhân viên mới gia nhập, nhà thầu đến và đi, các phòng ban thay đổi công cụ và các văn phòng chi nhánh mở hoặc đóng. Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số cho làm việc từ xa nên giúp quản lý những thay đổi này.

Không cần thiết phải thiết kế lại môi trường mỗi khi tổ chức phát triển, khả năng mở rộng có nghĩa là CNTT có thể:

• thêm người dùng
• công bố ứng dụng
• điều chỉnh quyền hạn
• hỗ trợ nhiều phiên

Điều này đặc biệt có giá trị cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các nhà cung cấp dịch vụ quản lý và các doanh nghiệp mở rộng qua nhiều địa điểm.

Một mô hình có thể hỗ trợ nhiều kiểu làm việc.

Một số tổ chức hoàn toàn làm việc từ xa, trong khi những tổ chức khác sử dụng lịch trình kết hợp hoặc các nhóm làm việc tại văn phòng với nhu cầu truy cập từ xa thỉnh thoảng. Một văn phòng kỹ thuật số linh hoạt có thể hỗ trợ tất cả các mô hình này thông qua một mô hình truy cập. Điều đó giúp quản lý đơn giản hơn và tránh việc tạo ra các hệ thống riêng biệt cho mỗi nhóm.

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các văn phòng phân tán. Các nhóm CNTT có thể chuẩn hóa quyền truy cập trên các địa điểm trong khi vẫn phân bổ tài nguyên dựa trên yêu cầu kinh doanh địa phương, các phòng ban hoặc vai trò người dùng.

Cách dễ dàng triển khai và quản lý ứng dụng văn phòng kỹ thuật số của bạn?

Triển khai đơn giản giúp các dự án tiến triển nhanh hơn

Các tổ chức không phải lúc nào cũng có thời gian, ngân sách hoặc nhân viên chuyên môn cho các dự án máy tính để bàn ảo phức tạp. Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số làm việc từ xa tốt nên thực tế để triển khai và khả thi để duy trì. Thiết lập nhanh hơn giúp các doanh nghiệp hỗ trợ làm việc từ xa mà không làm chậm lại các ưu tiên CNTT khác.

Sự đơn giản có nghĩa là sản phẩm được thiết kế để các quản trị viên có thể cấu hình, không có sự phức tạp không cần thiết :

• truy cập
• công bố ứng dụng
• Remote Access Software [s]Phần mềm Truy cập từ xa hỗ trợ người dùng

Quản lý trung tâm giữ cho môi trường dễ hiểu.

Quản trị viên nên có khả năng quản lý người dùng, nhóm, quyền, ứng dụng đã công bố và phiên từ một giao diện rõ ràng. Quản lý trung tâm giảm bớt công việc thường xuyên và giúp dễ dàng hiểu cách cấu hình môi trường làm việc từ xa.

Sự rõ ràng này cũng giúp trong việc khắc phục sự cố. Khi người dùng báo cáo vấn đề truy cập, các nhóm CNTT có thể kiểm tra phân công, quyền hạn và hoạt động phiên từ một điểm trung tâm thay vì tìm kiếm qua nhiều công cụ khác nhau.

Kiểm soát chi phí là một phần của quyết định

Các dự án văn phòng kỹ thuật số nên cải thiện tính linh hoạt mà không tạo ra chi phí không thể đoán trước. Các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, cấp phép, hỗ trợ, đào tạo và quản lý đều ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu. Một giải pháp thực tiễn giúp các tổ chức tận dụng tốt hơn các hệ thống hiện có trong khi giảm thiểu nhu cầu quản lý điểm cuối nặng nề.

Đối với nhiều doanh nghiệp, ứng dụng văn phòng kỹ thuật số phù hợp là ứng dụng cung cấp cho các nhóm làm việc từ xa quyền truy cập an toàn mà không buộc tổ chức phải chuyển sang một nền tảng lớn hơn mức cần thiết.

Các tính năng bảo mật và tuân thủ nào là cần thiết?

Quyền truy cập dựa trên vai trò giữ cho quyền hạn được tập trung.

Không phải nhân viên nào cũng cần mọi ứng dụng, máy tính để bàn hoặc tập dữ liệu. Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò giúp các tổ chức áp dụng quyền hạn tối thiểu bằng cách phân bổ tài nguyên theo công việc của người dùng. Điều này giảm thiểu rủi ro và làm cho việc xem xét quyền truy cập trở nên dễ dàng hơn theo thời gian.

Cách tiếp cận rất đơn giản: nhân viên nhận được những gì họ cần để làm việc, và quyền truy cập không cần thiết sẽ bị đóng lại. Sự rõ ràng đó hỗ trợ bảo mật, nhưng nó cũng làm cho không gian làm việc của người dùng trở nên gọn gàng hơn.

Giám sát giúp công việc từ xa trở nên rõ ràng.

Nhật ký kiểm tra và giám sát giúp các nhóm hiểu ai đã kết nối, tài nguyên nào đã được sử dụng, khi nào các phiên bắt đầu và liệu có hành vi bất thường xảy ra hay không. Sự minh bạch này hỗ trợ:

• cuộc điều tra an ninh
• đánh giá tuân thủ
• khắc phục sự cố hoạt động

Giám sát cũng giúp với việc lập kế hoạch hiệu suất. Nếu nền tảng cho thấy số phiên tăng lên hoặc các điểm nghẽn lặp lại, các nhóm CNTT có thể phản ứng trước khi người dùng cảm thấy tác động.

Nhu cầu tuân thủ cần các chính sách nhất quán

Các tổ chức thường cần đáp ứng các yêu cầu bảo vệ dữ liệu theo ngành, hợp đồng hoặc khu vực. Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số không thể thay thế một chương trình tuân thủ hoàn chỉnh, nhưng nó có thể giúp áp dụng các kiểm soát truy cập và chính sách phiên một cách nhất quán cho người dùng từ xa.

Sự nhất quán đó rất quan trọng vì làm việc từ xa có thể tạo ra những ngoại lệ. Khi văn phòng kỹ thuật số trở thành con đường tiêu chuẩn để truy cập tài nguyên kinh doanh, việc ghi chép các biện pháp kiểm soát và cho thấy cách thức quản lý quyền truy cập trở nên dễ dàng hơn.

Làm thế nào để bạn chọn ứng dụng văn phòng kỹ thuật số phù hợp cho tổ chức của mình?

Bắt đầu với cách mọi người thực sự làm việc

Lựa chọn một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số cho làm việc từ xa không chỉ là so sánh phần mềm. Bắt đầu bằng cách lập bản đồ cho người dùng, ứng dụng, máy tính để bàn, tệp và quy trình làm việc quan trọng nhất. Điều này giúp tổ chức tránh mua những phức tạp không cần thiết trong khi đảm bảo rằng các yêu cầu quan trọng không bị bỏ lỡ.

Cũng đáng để xem xét các mẫu hỗ trợ. Nếu nhân viên thường cần những ứng dụng giống nhau, việc phát hành ứng dụng có thể hữu ích hơn so với việc cung cấp desktop đầy đủ. Nếu một số vai trò cần môi trường hoàn chỉnh, nền tảng cũng nên hỗ trợ điều đó.

Cân bằng bảo mật với khả năng sử dụng

Bảo mật và khả năng truy cập nên được thiết kế cùng nhau. Một công cụ an toàn nhưng gây khó chịu sẽ khiến nhân viên tìm đến những lối tắt, trong khi một công cụ dễ sử dụng nhưng yếu kém sẽ gia tăng rủi ro. Các giải pháp văn phòng kỹ thuật số tốt nhất làm cho con đường an toàn trở thành con đường dễ dàng nhất.

Các nhà lãnh đạo CNTT cũng nên xem xét:

• khả năng mở rộng
• cấp phép
• nỗ lực quản lý
• trải nghiệm người dùng

Quyết định đúng đắn là quyết định phù hợp với môi trường ngày nay và vẫn có thể hỗ trợ tổ chức khi nhu cầu làm việc từ xa phát triển.

Làm thế nào TSplus giúp tạo ra một văn phòng kỹ thuật số cho các đội ngũ làm việc từ xa?

TSplus Remote Access cho phép các nhóm CNTT công bố ứng dụng và máy tính để bàn, để nhân viên có thể làm việc từ hầu như bất kỳ vị trí nào thông qua một điểm truy cập được kiểm soát. Thay vì cài đặt từng ứng dụng trên từng điểm cuối, các tổ chức có thể tập trung hóa quyền truy cập và cung cấp cho người dùng một cách làm việc nhất quán hơn.

Xuất bản ứng dụng và truy cập web

Với TSplus, các nhóm CNTT có thể xuất bản các ứng dụng Windows và làm cho chúng có sẵn thông qua một cổng web. Người dùng truy cập vào các tài nguyên mà họ được phép sử dụng, điều này giữ cho trải nghiệm đơn giản và tránh việc hiển thị một desktop đầy đủ khi việc truy cập ứng dụng là đủ.

Làm việc trên nhiều thiết bị cho các nhóm từ xa

Các nhóm làm việc từ xa có thể truy cập môi trường làm việc của họ từ các thiết bị Windows, macOS, Linux, Android và iOS thông qua một cổng dựa trên trình duyệt. Mô hình này hỗ trợ làm việc kết hợp, người dùng bên ngoài và các chính sách thiết bị linh hoạt trong khi vẫn giữ quyền truy cập tập trung.

Quản lý tập trung và triển khai có thể mở rộng

TSplus cung cấp cho các quản trị viên công cụ để quản lý người dùng, phiên làm việc, ứng dụng và cài đặt truy cập từ một điểm trung tâm. Mô hình quản trị đơn giản hơn này giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhà cung cấp dịch vụ quản lý và các doanh nghiệp đang phát triển tạo ra một văn phòng kỹ thuật số có thể mở rộng theo nhu cầu kinh doanh thay đổi.

Một con đường tiết kiệm chi phí đến văn phòng kỹ thuật số

TSplus cung cấp nhiều lợi ích thực tiễn của việc phân phối ứng dụng từ xa và không gian làm việc ảo trong khi giúp các tổ chức kiểm soát độ phức tạp của hạ tầng và chi phí cấp phép. Đối với các doanh nghiệp cần truy cập từ xa an toàn mà không phải chịu chi phí VDI nặng nề, giải pháp của chúng tôi cung cấp một con đường trực tiếp đến một văn phòng kỹ thuật số đáng tin cậy.

Kết luận

Một ứng dụng văn phòng kỹ thuật số làm việc từ xa không chỉ là một công cụ truy cập từ xa. Nó là nền tảng của một nơi làm việc hiện đại, nơi nhân viên có thể an toàn truy cập các ứng dụng, máy tính để bàn, tệp và tài nguyên kinh doanh từ bất kỳ đâu công việc diễn ra.

Các giải pháp mạnh mẽ nhất giúp công việc từ xa trở nên tự nhiên cho nhân viên và dễ quản lý cho các nhóm CNTT. Bằng cách kết hợp truy cập an toàn, phân phối ứng dụng tập trung, hỗ trợ đa nền tảng, hiệu suất đáng tin cậy, giám sát và quản lý đơn giản, các tổ chức có thể hỗ trợ công việc linh hoạt trong khi vẫn giữ dữ liệu, hạ tầng và quyền truy cập của người dùng dưới sự kiểm soát.