دفتر دیجیتال چیست برای کار از راه دور؟

معرفی

یک برنامه دیجیتال دفتر کار از راه دور به کارمندان دسترسی ایمن به برنامه‌های تجاری، دسکتاپ‌ها، فایل‌ها و منابع همکاری از تقریباً هر مکان می‌دهد. این فقط یک ابزار اتصال از راه دور نیست. این یک روش عملی برای ارائه یک محیط کار یکسان به تیم‌های دورکار است در حالی که IT کنترل بر دسترسی، امنیت و مدیریت را حفظ می‌کند.

زیرساخت اداری سنتی برای روال متفاوتی ساخته شده بود. بیشتر کارمندان در محل کار نشسته، از دستگاه‌های مدیریت شده توسط شرکت استفاده می‌کردند و از طریق شبکه محلی به برنامه‌ها متصل می‌شدند. کار توزیع شده این الگو را تغییر داده است، بنابراین سازمان‌ها به یک محل کار نیاز دارند که افراد را دنبال کند بدون اینکه هر دستگاهی را به یک مشکل مدیریتی جدید تبدیل کند.

یک اپلیکیشن دفتر دیجیتال برای کار از راه دور چیست؟

یک فضای کاری که با کارمند سفر می‌کند

یک دفتر دیجیتال یک محیط کار مجازی است که در آن کارکنان به برنامه‌ها، دسکتاپ‌ها، فایل‌ها، ابزارهای ارتباطی و منابع شرکتی که هر روز استفاده می‌کنند، دسترسی پیدا می‌کنند. کارمند ممکن است در یک میز در دفتر یا روی یک لپ‌تاپ در خانه باشد، اما محیط کار همچنان آشنا باقی می‌ماند. این ثبات مهم است زیرا کار از راه دور نباید مانند یک راه‌حل موقتی احساس شود.

چرا دفتر دیجیتال با ابزارهای پراکنده از راه دور متفاوت است

بسیاری از شرکت‌ها با افزودن ابزارهای جداگانه به کار از راه دور پرداختند، زیرا نیازها ظاهر شدند. یک VPN یک مشکل دسترسی را حل کرد، یک پلتفرم اشتراک‌گذاری فایل مشکل دیگری را حل کرد و یک ابزار جلسه به تیم‌ها کمک کرد تا ارتباط برقرار کنند. این رویکرد می‌تواند برای مدتی کار کند، اما اغلب تجربه‌ای تکه‌تکه برای کارمندان ایجاد می‌کند و محیطی سخت‌تر برای IT به منظور تأمین امنیت فراهم می‌آورد.

یک برنامه دیجیتال دفتر کار از راه دور به سازمان یک مدل منسجم‌تر می‌دهد. برنامه‌ها، دسکتاپ‌ها و منابع متمرکز باقی می‌مانند، در حالی که کارکنان از طریق یک مسیر واضح و امن متصل می‌شوند. این امر پشتیبانی از کار از راه دور را آسان‌تر می‌کند زیرا کسب‌وکار به یک مجموعه نامنظم از روش‌های دسترسی غیرمتصل وابسته نیست.

ارزش یک برنامه اداری دیجیتال برای کار از راه دور

مدل سنتی فرض می‌کند که کار عمدتاً در محل انجام می‌شود. مدل دفتر دیجیتال فرض می‌کند که کار می‌تواند هر جا که کاربران بتوانند به‌طور ایمن متصل شوند، انجام شود.

دفتر سنتی	دفتر دیجیتال
دسترسی معمولاً به شبکه اداری متصل است	دسترسی می‌تواند از مکان‌های تأیید شده فراهم شود
بهره‌وری اغلب به سخت‌افزار خاص دفتر بستگی دارد	کاربران می‌توانند از طریق برنامه‌ها و دسکتاپ‌های متمرکز کار کنند
استقرار نرم‌افزار ممکن است نیاز به کار مکرر در نقطه پایانی داشته باشد	برنامه‌ها می‌توانند به‌طور مرکزی منتشر و مدیریت شوند
انعطاف‌پذیری زمانی که کارکنان غایب هستند محدود است	حمایت از کارهای هیبریدی و از راه دور آسان‌تر می‌شود
تداوم کسب و کار ممکن است به در دسترس بودن دفتر وابسته باشد	تیم‌ها می‌توانند به کار خود ادامه دهند زمانی که دفتر مختل شده است.
هزینه‌های زیرساخت می‌تواند در اطراف سیستم‌های محلی افزایش یابد	هزینه‌ها می‌توانند از طریق تحویل متمرکز کنترل شوند

این مقایسه به این معنا نیست که دفتر فیزیکی دیگر مفید نیست. بسیاری از سازمان‌ها هنوز به دفاتر برای همکاری، عملیات و فرهنگ وابسته‌اند. نکته این است که دفتر دیجیتال به کسب‌وکار انعطاف‌پذیری بیشتری می‌دهد، زیرا کار دیگر هر بار که کاربران از ساختمان دور هستند، مسدود نمی‌شود.

چرا کسب‌وکارها به راه‌حل‌های دفتر دیجیتال نیاز دارند؟

تیم‌های دورکار به یک روال روزانه قابل اعتماد نیاز دارند

کارمندان دورکار و ترکیبی بهترین عملکرد خود را زمانی دارند که دسترسی قابل پیش‌بینی باشد. آنها نباید بپرسند که آیا یک برنامه تجاری فقط از دفتر کار می‌کند، آیا یک فایل در مکان مناسب ذخیره شده است یا آیا دستگاه آنها می‌تواند یک ابزار خاص را اجرا کند. یک دفتر دیجیتال این نقاط کوچک اصطکاک را با ارائه یک فضای کاری آشنا برای وظایف روزانه کاهش می‌دهد.

این قابلیت اطمینان همچنین برای مدیران و رهبران کسب و کار مهم است. زمانی که کارکنان می‌توانند از مکان‌های مختلف کار کنند بدون اینکه به سیستم‌های اصلی دسترسی خود را از دست بدهند، سازمان می‌تواند به طور انعطاف‌پذیرتر استخدام کند، از برنامه‌های مختلف پشتیبانی کند و در طول اختلالات اداری همچنان بهره‌ور بماند.

تیم‌های IT به کنترل نیاز دارند بدون اینکه کار را سخت‌تر کنند

تیم‌های امنیتی و مدیران نگرانی‌های متفاوت اما به یک اندازه مهم دارند. کار از راه دور تعداد نقاط اتصال، دستگاه‌ها و سناریوهای کاربری که باید مدیریت کنند را افزایش می‌دهد. یک دفتر دیجیتال با کمک به:

• متمرکز کردن تصمیمات دسترسی
• کاهش نصب‌های محلی غیرقابل کنترل
• نظارت بر فعالیت کاربران را آسان‌تر می‌کند

هدف این است که کار از راه دور احساس محدودیت یا دشواری نکند. هدف ایجاد یک مسیر امن است که کارکنان واقعاً بخواهند از آن استفاده کنند. زمانی که دسترسی هم ساده و هم تحت کنترل باشد، کاربران کمتر به دنبال میانبرهای پرخطر خواهند بود.

چرا دسترسی از راه دور به منابع کسب و کار نیاز به امنیت دارد؟

دسترسی باید برای کاربران ساده و برای IT کنترل شده باشد

امن دسترسی از راه دور پایه هر برنامه اداری دیجیتال کار از راه دور است. از طرف کارمند، این فرآیند باید ساده به نظر برسد:

• پورتال را باز کنید
• شناسایی را تأیید کنید
• به برنامه‌ها یا دسکتاپ‌های اختصاص داده شده به نقش دسترسی پیدا کنید

از جنبه IT، هر جلسه باید توسط سیاست‌های دسترسی، ارتباطات رمزگذاری شده و دید واضح محافظت شود.

این تعادل مهم است زیرا کار از راه دور تنها زمانی موفق می‌شود که افراد بتوانند بدون اصطکاک غیرضروری متصل شوند. اگر دسترسی بسیار پیچیده باشد، کارکنان زمان را از دست می‌دهند و تعداد تیکت‌های پشتیبانی افزایش می‌یابد. اگر دسترسی بسیار باز باشد، سازمان خطر ایجاد می‌کند. یک دفتر دیجیتال قوی هر دو واقعیت را در نظر می‌گیرد.

داده‌های حساس باید نزدیک‌تر به سیستم‌های مدیریت شده باقی بمانند

دسترسی از راه دور می‌تواند خطرناک شود زمانی که داده‌ها در لپ‌تاپ‌های غیرمدیریتی، دستگاه‌های شخصی یا کانال‌های ناامن کپی می‌شوند. یک برنامه اداری دیجیتال به کاهش این خطر کمک می‌کند با نگه‌داشتن برنامه‌ها و داده‌ها نزدیک‌تر به سیستم‌هایی که فناوری اطلاعات می‌تواند از آن‌ها محافظت کند. کارمندان می‌توانند با اطلاعاتی که نیاز دارند کار کنند بدون اینکه فایل‌های حساس را در نقاط انتهایی پخش کنند.

در عمل، این به این معنی است که پلتفرم باید از موارد زیر پشتیبانی کند:

• اتصال رمزگذاری شده
• پروتکل‌های ارتباطی امن
• مجوزهای دقیق
• دسترسی کنترل شده به برنامه
• قوانین جلسه

این کنترل‌ها نیازی به مداخله در تجربه کاربری ندارند. آن‌ها به سادگی نوارهای حفاظتی ایجاد می‌کنند تا کار از راه دور همچنان تولیدی و قابل دفاع باقی بماند.

تأیید هویت بخشی از تجربه کاری است

احراز هویت چندعاملی همچنین به عنوان MFA شناخته می‌شود، اکنون یک نیاز اساسی برای اکثر محیط‌های دسترسی از راه دور است. تنها استفاده از رمزهای عبور بسیار آسان است که دزدیده شوند، دوباره استفاده شوند یا حدس زده شوند. با درخواست از کاربران برای تأیید هویت خود با یک عامل اضافی، یک برنامه اداری دیجیتال احتمال اینکه یک رمز عبور به خطر افتاده به یک حادثه تجاری تبدیل شود را کاهش می‌دهد.

برای کارکنان، MFA باید واضح و سریع باشد. برای تیم‌های IT، باید با سیاست‌های دسترسی و تحمل ریسک سازمان مطابقت داشته باشد. این موضوع به‌ویژه زمانی مهم است که کارکنان از دستگاه‌های شخصی، شبکه‌های مشترک یا مکان‌های خارج از محیط شرکتی متصل می‌شوند.

چرا باید دسترسی به برنامه‌ها و دسکتاپ‌ها متمرکز شود؟

کارمندان نباید مجبور باشند که به دنبال ابزارهای خود بروند

بیشتر کارکنان در طول روز بین چندین سیستم جابجا می‌شوند. یک تیم فروش ممکن است از یک پلتفرم مدیریت ارتباط با مشتری استفاده کند، یک تیم حسابداری ممکن است به نرم‌افزار مالی نیاز داشته باشد و تیم‌های عملیاتی ممکن است به برنامه‌های ویندوز خاص صنعت وابسته باشند. زمانی که هر ابزار یک مسیر دسترسی متفاوت دارد، روز کاری سخت‌تر از آنچه که باید باشد، می‌شود.

یک برنامه دیجیتال دفتر کار از راه دور به کاربران یک فضای کاری برای آن منابع می‌دهد. کارمندان می‌توانند برنامه‌هایی را که مجاز به استفاده از آن‌ها هستند، باز کنند و مدیران می‌توانند تصمیم بگیرند که کدام کاربران، گروه‌ها یا نقش‌ها باید هر منبع را ببینند. این تجربه‌ای تمیزتر برای کارمندان و محیطی قابل مدیریت‌تر برای IT ایجاد می‌کند.

انتشار برنامه می‌تواند از دسکتاپ‌های کامل کارآمدتر باشد

هر کاربری به یک دسکتاپ کامل از راه دور نیاز ندارد. در بسیاری از موارد، کارکنان تنها به یک یا دو برنامه تجاری برای انجام کار خود نیاز دارند. انتشار برنامه بگذارید IT آن ابزارها را به طور مستقیم ارائه دهد که می‌تواند تجربه را سریع‌تر، ساده‌تر و با مصرف منابع کمتر کند.

تحویل کامل دسکتاپ هنوز برای نقش‌هایی که به یک محیط کامل نیاز دارند، جایگاهی دارد. تیم‌های IT می‌توانند برنامه‌های منتشر شده را برای برخی کاربران و دسکتاپ‌های کامل را برای دیگران فراهم کنند، بدون اینکه برای هر نقش یک استراتژی کار از راه دور جداگانه بسازند.

مدیریت متمرکز کارهای تکراری را کاهش می‌دهد

نصب‌های نرم‌افزاری محلی نیاز به نگهداری مداوم دارند. هر نقطه پایانی می‌تواند به یک مکان دیگر برای وصله‌گذاری، عیب‌یابی و تأمین امنیت تبدیل شود. تحویل متمرکز برنامه به تیم‌های IT کمک می‌کند تا به‌روزرسانی‌ها، مجوزها و در دسترس بودن را از یک مکان مدیریت کنند که این امر کارهای تکراری را کاهش می‌دهد و ثبات را بهبود می‌بخشد.

زمانی که برنامه‌ها به‌طور مرکزی به‌روزرسانی می‌شوند، احتمال اینکه کارکنان با نسخه‌های مختلف، اجزای گمشده یا مشکلات پیکربندی بین دستگاه‌ها مواجه شوند، کمتر است. دفتر دیجیتال به مکان ثابتی تبدیل می‌شود که محیط کار تأیید شده در آن وجود دارد.

چرا سازگاری چندسکویی لازم است؟

کار از راه دور به ندرت بر روی یک نوع دستگاه اتفاق می‌افتد

تیم‌های مدرن از ترکیبی از استفاده می‌کنند:

• کامپیوترهای ویندوز
• کامپیوترهای macOS
• ایستگاه‌های کاری لینوکس
• تلفن‌های اندروید
• آیفون‌ها
• تبلت‌ها

برخی از دستگاه‌ها متعلق به شرکت هستند، در حالی که دیگران متعلق به کارمندان یا شرکای خارجی می‌باشند. یک برنامه دیجیتال دفتر کار از راه دور باید از این واقعیت پشتیبانی کند به جای اینکه فرض کند هر کاربر از یک نقطه پایانی یکسان کار می‌کند.

دسترسی چندسکویی به ویژه برای کار ترکیبی مفید است، سیاست‌های Bring Your Own Device پیمانکاران و سازمان‌ها با چندین دفتر. کارمند می‌تواند از دستگاه موجود متصل شود، در حالی که IT هنوز کنترل می‌کند که کاربر چه چیزی را می‌تواند در داخل فضای کاری دیجیتال دسترسی داشته باشد.

ثبات به کارکنان کمک می‌کند تا احساس اعتماد به نفس کنند

تجربه کاربری یکسان تنها یک ترجیح طراحی نیست. این بر پذیرش تأثیر می‌گذارد. زمانی که کارکنان هر بار که متصل می‌شوند، همان برنامه‌ها، تنظیمات و جریان‌های کاری را می‌بینند، زمان کمتری را صرف تنظیمات می‌کنند و زمان بیشتری را به کار اختصاص می‌دهند.

ثبات همچنین درخواست‌های پشتیبانی را کاهش می‌دهد. کاربران می‌توانند از خانه، دفتر یا یک شعبه، همان روال را دنبال کنند و تیم‌های پشتیبانی می‌توانند از یک پایه واضح‌تر عیب‌یابی کنند. آن پایه مشترک یکی از نقاط قوت خاموش یک دفتر دیجیتال به‌خوبی طراحی‌شده است.

چرا پشتیبانی از همکاری و ارتباطات اساسی است؟

همکاری و ارتباطات مهم هستند

دسترسی از راه دور به تنهایی یک دفتر دیجیتال کامل ایجاد نمی‌کند. کارکنان همچنین نیاز دارند با همکاران صحبت کنند، به‌روزرسانی‌ها را به اشتراک بگذارند، پروژه‌ها را هماهنگ کنند و مدارکی را که از کارشان پشتیبانی می‌کند پیدا کنند. یک برنامه دفتر دیجیتال برای کار از راه دور باید یا شامل ویژگی‌های همکاری باشد یا به‌طور روان با ابزارهایی که کسب‌وکار قبلاً استفاده می‌کند یکپارچه شود.

نکته مهم این است که همکاری نباید از محیط کار جدا احساس شود. زمانی که کارکنان می‌توانند به برنامه‌ها، فایل‌ها و کانال‌های ارتباطی از همان فضای کاری دیجیتال دسترسی پیدا کنند، کار از راه دور کمتر تکه‌تکه به نظر می‌رسد.

دسترسی به فایل باید سازماندهی شده و ایمن باقی بماند

دسترسی به اسناد معمولاً جایی است که تیم‌های دورکار تفاوت بین یک فرآیند روان و یک فرآیند نامنظم را احساس می‌کنند. پیوست‌های ایمیل، ذخیره‌سازی شخصی و فایل‌های تکراری می‌توانند به سرعت ایجاد سردرگمی کنند. یک دفتر دیجیتال باید به کاربران کمک کند تا به فایل‌های صحیح دسترسی پیدا کنند در حالی که:

• مجوزها
• سیاست‌های ذخیره‌سازی
• قابلیت حسابرسی

این موضوع برای بهره‌وری مهم است، اما همچنین برای امنیت نیز اهمیت دارد. زمانی که کارکنان می‌دانند کجا می‌توانند مدارک تأیید شده را پیدا کنند، احتمال کمتری دارد که نسخه‌های غیررسمی ایجاد کنند یا اطلاعات را از طریق کانال‌های غیرقابل کنترل به اشتراک بگذارند.

چگونه می‌توانید عملکرد و قابلیت اطمینان را بررسی کنید؟

یک دفتر دیجیتال باید احساس پاسخگویی داشته باشد

ابزارهای کار از راه دور بر اساس تجربه روزانه‌ای که ایجاد می‌کنند قضاوت می‌شوند. اگر برنامه‌ها کند شوند، جلسات قطع شوند یا صفحه‌ها به آرامی بارگذاری شوند، کارکنان به سرعت اعتماد خود را به سیستم از دست خواهند داد. بنابراین، عملکرد یک مزیت فنی نیست. این بخشی از این است که آیا دفتر دیجیتال قابل استفاده است یا خیر.

سازمان‌ها باید از ابتدا به عملکرد فکر کنند. تجربه کاربری تحت تأثیر قرار می‌گیرد توسط:

• ظرفیت شبکه
• منابع سرور
• بارگذاری جلسه
• رفتار و نظارت بر برنامه

یک پلتفرم قابل اعتماد کار از راه دور را به جای اینکه شکننده به نظر برسد، عادی می‌کند.

تداوم کسب و کار به دسترسی قابل اعتماد بستگی دارد

برنامه‌های اداری دیجیتال همچنین از تداوم کسب‌وکار پشتیبانی می‌کنند. زمانی که شرایط جوی، مشکلات حمل و نقل، حوادث محلی یا تعطیلی دفاتر مانع از رسیدن کارکنان به محل کار فیزیکی می‌شود، کسب‌وکار هنوز به افراد نیاز دارد تا کار کنند. دسترسی مطمئن به برنامه‌ها و دسکتاپ‌ها به سازمان کمک می‌کند تا در زمان اختلال به فعالیت خود ادامه دهد.

این یکی از دلایل است که دفاتر دیجیتال به جای موقتی بودن، استراتژیک می‌شوند. آنها به کسب‌وکارها راهی عملی برای حفظ تاب‌آوری می‌دهند در حالی که الگوهای کاری انعطاف‌پذیری را که اکنون کارکنان انتظار دارند، پشتیبانی می‌کنند.

چرا مقیاس‌پذیری برای سازمان‌های در حال رشد ضروری است؟

فضای کاری باید با تغییر تیم‌ها سازگار شود

نیازهای کسب و کار به ندرت ثابت می‌مانند. کارکنان جدید به تیم اضافه می‌شوند، پیمانکاران می‌آیند و می‌روند، بخش‌ها ابزارهای جدیدی را به کار می‌گیرند و دفاتر شعبه باز یا بسته می‌شوند. یک اپلیکیشن دفتر دیجیتال برای کار از راه دور باید این تغییرات را قابل مدیریت کند.

بدون بازطراحی محیط هر بار که سازمان رشد می‌کند، مقیاس‌پذیری به این معنی است که فناوری اطلاعات می‌تواند:

• اضافه کردن کاربران
• انتشار برنامه‌ها
• مجوزها را تنظیم کنید
• پشتیبانی از جلسات بیشتر

این موضوع به ویژه برای SMBها، MSPها و کسب‌وکارهایی که در حال گسترش در مکان‌های متعدد هستند، ارزشمند است.

یک مدل می‌تواند از چندین الگوی کاری پشتیبانی کند

برخی از سازمان‌ها به‌طور کامل از راه دور کار می‌کنند، در حالی که دیگران از برنامه‌های ترکیبی یا تیم‌های مستقر در دفتر با نیازهای گاه‌به‌گاه به دسترسی از راه دور استفاده می‌کنند. یک دفتر دیجیتال انعطاف‌پذیر می‌تواند از تمام این الگوها از طریق یک مدل دسترسی پشتیبانی کند. این امر مدیریت را ساده‌تر نگه می‌دارد و از ایجاد سیستم‌های جداگانه برای هر گروه جلوگیری می‌کند.

همین اصل در مورد دفاتر توزیع شده نیز صدق می‌کند. تیم‌های IT می‌توانند دسترسی را در مکان‌های مختلف استانداردسازی کنند در حالی که هنوز منابع را بر اساس نیازهای تجاری محلی، بخش‌ها یا نقش‌های کاربری اختصاص می‌دهند.

چگونه به راحتی برنامه دفتر دیجیتال خود را راه‌اندازی و مدیریت کنیم؟

استقرار ساده به پروژه‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر پیش بروند

سازمان‌ها همیشه زمان، بودجه یا پرسنل متخصص برای پروژه‌های پیچیده دسکتاپ مجازی ندارند. یک برنامه دیجیتال دفتر کار از راه دور خوب باید عملی برای پیاده‌سازی و واقع‌گرایانه برای نگهداری باشد. راه‌اندازی سریع به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا کار از راه دور را بدون تأخیر در اولویت‌های دیگر IT پشتیبانی کنند.

سادگی به این معنی است که محصول به گونه‌ای طراحی شده است که مدیران بتوانند پیکربندی کنند، بدون پیچیدگی غیرضروری :

• دسترسی
• انتشار برنامه‌ها
• س پشتیبانی کاربران

مدیریت مرکزی محیط را قابل درک نگه می‌دارد

مدیران باید قادر باشند کاربران، گروه‌ها، مجوزها، برنامه‌های منتشر شده و جلسات را از یک رابط کاربری واضح مدیریت کنند. مدیریت مرکزی کارهای روزمره را کاهش می‌دهد و درک نحوه پیکربندی محیط کار از راه دور را آسان‌تر می‌کند.

این وضوح همچنین به عیب‌یابی کمک می‌کند. زمانی که کاربران یک مشکل دسترسی را گزارش می‌کنند، تیم‌های IT می‌توانند از یک نقطه مرکزی، تخصیص‌ها، مجوزها و فعالیت‌های جلسه را بررسی کنند به جای اینکه در چندین ابزار جستجو کنند.

کنترل هزینه بخشی از تصمیم است

پروژه‌های دفتر دیجیتال باید انعطاف‌پذیری را بدون ایجاد هزینه‌های غیرقابل پیش‌بینی بهبود بخشند. الزامات زیرساخت، مجوزها، پشتیبانی، آموزش و مدیریت همگی بر هزینه کل مالکیت تأثیر می‌گذارند. یک راه‌حل عملی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از سیستم‌های موجود بهتر استفاده کنند در حالی که نیاز به مدیریت سنگین نقاط پایانی را کاهش می‌دهد.

برای بسیاری از کسب‌وکارها، اپلیکیشن دفتر دیجیتال مناسب، آن است که به تیم‌های دورکار دسترسی امنی بدهد بدون اینکه سازمان را مجبور به استفاده از پلتفرم بزرگ‌تری کند که به آن نیاز ندارد.

ویژگی‌های امنیتی و انطباقی مورد نیاز چیست؟

دسترسی مبتنی بر نقش مجوزها را متمرکز نگه می‌دارد

هر کارمند به هر برنامه، دسکتاپ یا مجموعه داده نیاز ندارد. کنترل دسترسی مبتنی بر نقش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا حداقل دسترسی را با تخصیص منابع بر اساس شغل کاربر اعمال کنند. این امر در معرض قرار گرفتن را کاهش می‌دهد و بررسی مجوزها را در طول زمان آسان‌تر می‌کند.

رویکرد ساده است: کارکنان آنچه را که برای کار نیاز دارند دریافت می‌کنند و دسترسی‌های غیرضروری بسته می‌ماند. این وضوح از امنیت پشتیبانی می‌کند، اما همچنین فضای کار کاربر را تمیزتر می‌کند.

نظارت کار از راه دور را قابل مشاهده می‌کند

گزارش‌های حسابرسی و نظارت به تیم‌ها کمک می‌کند تا بفهمند چه کسی متصل شده، کدام منابع استفاده شده، چه زمانی جلسات آغاز شده و آیا رفتار غیرمعمولی رخ داده است. این دیدگاه از این موارد پشتیبانی می‌کند:

• تحقیقات امنیتی
• بازبینی‌های انطباق
• عیب‌یابی عملیاتی

نظارت همچنین به برنامه‌ریزی عملکرد کمک می‌کند. اگر پلتفرم افزایش تعداد جلسات یا گلوگاه‌های مکرر را نشان دهد، تیم‌های IT می‌توانند قبل از اینکه کاربران تأثیر را احساس کنند، واکنش نشان دهند.

نیازهای انطباق به سیاست‌های مداوم نیاز دارد

سازمان‌ها اغلب نیاز دارند تا الزامات حفاظت از داده‌های صنعتی، قراردادی یا منطقه‌ای را برآورده کنند. یک برنامه اداری دیجیتال نمی‌تواند جایگزین یک برنامه کامل انطباق شود، اما می‌تواند در اعمال کنترل‌های دسترسی و سیاست‌های جلسه به طور مداوم در میان کاربران از راه دور کمک کند.

این ثبات اهمیت دارد زیرا کار از راه دور می‌تواند در غیر این صورت استثنائاتی ایجاد کند. زمانی که دفتر دیجیتال به مسیر استاندارد برای منابع تجاری تبدیل می‌شود، مستندسازی کنترل‌ها و نشان دادن نحوه مدیریت دسترسی آسان‌تر است.

چگونه می‌توانید اپلیکیشن دفتر دیجیتال مناسب را برای سازمان خود انتخاب کنید؟

با روش‌هایی که مردم در واقع کار می‌کنند شروع کنید

انتخاب یک برنامه دیجیتال دفتر کار از راه دور تنها مقایسه نرم‌افزار نیست. با شناسایی کاربران، برنامه‌ها، دسکتاپ‌ها، فایل‌ها و جریان‌های کاری که بیشترین اهمیت را دارند، شروع کنید. این به سازمان کمک می‌کند تا از خرید پیچیدگی‌های غیرضروری جلوگیری کند و در عین حال اطمینان حاصل کند که الزامات حیاتی نادیده گرفته نمی‌شوند.

همچنین ارزش دارد که به الگوهای پشتیبانی نگاه کنید. اگر کارکنان اغلب به همان چند برنامه نیاز دارند، انتشار برنامه ممکن است از تحویل کامل دسکتاپ مفیدتر باشد. اگر برخی از نقش‌ها به محیط‌های کامل نیاز دارند، پلتفرم باید از آن نیز پشتیبانی کند.

امنیت را با قابلیت استفاده متعادل کنید

امنیت و دسترسی باید به طور همزمان طراحی شوند. ابزاری که ایمن اما ناامیدکننده باشد، کارکنان را به سمت میانبرها سوق می‌دهد، در حالی که ابزاری که آسان اما ضعیف باشد، ریسک را افزایش می‌دهد. بهترین راه‌حل‌های دفتر دیجیتال، مسیر ایمن را به آسان‌ترین مسیر تبدیل می‌کنند.

رهبران IT همچنین باید بررسی کنند:

• مقیاس‌پذیری
• مجوزدهی
• تلاش مدیریت
• تجربه کاربری

تصمیم درست آن است که با محیط امروز سازگار باشد و همچنان بتواند از سازمان حمایت کند زیرا نیازهای کار از راه دور در حال تحول است.

چگونه TSplus به ایجاد یک دفتر دیجیتال برای تیم‌های دورکار کمک می‌کند؟

TSplus دسترسی از راه دور به تیم‌های IT این امکان را می‌دهد که برنامه‌ها و دسکتاپ‌ها را منتشر کنند، به طوری که کارکنان بتوانند از تقریباً هر مکانی از طریق یک نقطه دسترسی کنترل‌شده کار کنند. به جای نصب هر برنامه بر روی هر نقطه پایانی، سازمان‌ها می‌توانند دسترسی را متمرکز کرده و به کاربران راهی منسجم‌تر برای کار ارائه دهند.

انتشار برنامه و دسترسی وب

با TSplus، تیم‌های IT می‌توانند برنامه‌های ویندوز را منتشر کرده و از طریق یک پورتال وب در دسترس قرار دهند. کاربران به منابعی که مجاز به استفاده از آن‌ها هستند دسترسی پیدا می‌کنند، که تجربه را ساده نگه می‌دارد و از نمایش یک دسکتاپ کامل در زمانی که دسترسی به برنامه کافی است، جلوگیری می‌کند.

کار در چند دستگاه برای تیم‌های دورکار

تیم‌های دورکار می‌توانند از طریق یک پورتال مبتنی بر مرورگر به محیط کار خود از دستگاه‌های ویندوز، macOS، لینوکس، اندروید و iOS دسترسی پیدا کنند. این مدل از کار هیبریدی، کاربران خارجی و سیاست‌های دستگاه انعطاف‌پذیر پشتیبانی می‌کند در حالی که دسترسی را متمرکز نگه می‌دارد.

مدیریت متمرکز و استقرار مقیاس‌پذیر

TSplus به مدیران ابزارهایی می‌دهد تا کاربران، جلسات، برنامه‌ها و تنظیمات دسترسی را از یک نقطه مرکزی مدیریت کنند. این مدل ساده‌تر مدیریت به SMBها، MSPها و شرکت‌های در حال رشد کمک می‌کند تا یک دفتر دیجیتال ایجاد کنند که بتواند با نیازهای متغیر کسب‌وکار مقیاس‌پذیر باشد.

مسیر مقرون به صرفه به دفتر دیجیتال

TSplus بسیاری از مزایای عملی تحویل برنامه‌های از راه دور و فضای کار مجازی را فراهم می‌کند و در عین حال به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پیچیدگی زیرساخت و هزینه‌های مجوز را کنترل کنند. برای کسب‌وکارهایی که به دسترسی ایمن از راه دور بدون بار سنگین VDI نیاز دارند، راه‌حل ما مسیر مستقیمی به یک دفتر دیجیتال قابل اعتماد ارائه می‌دهد.

نتیجه

یک برنامه دیجیتال دفتر کار از راه دور بیشتر از یک ابزار دسترسی از راه دور است. این پایه و اساس یک محیط کار مدرن است که در آن کارکنان می‌توانند به طور ایمن به برنامه‌ها، دسکتاپ‌ها، فایل‌ها و منابع تجاری از هر جایی که کار انجام می‌شود، دسترسی پیدا کنند.

قوی‌ترین راه‌حل‌ها کار از راه دور را برای کارکنان طبیعی و برای تیم‌های IT قابل مدیریت می‌سازند. با ترکیب دسترسی امن، تحویل متمرکز برنامه، پشتیبانی چندسکویی، عملکرد قابل اعتماد، نظارت و مدیریت ساده، سازمان‌ها می‌توانند کار انعطاف‌پذیر را پشتیبانی کنند در حالی که داده‌ها، زیرساخت و دسترسی کاربران را تحت کنترل نگه می‌دارند.