Τι είναι μια ψηφιακή εφαρμογή γραφείου για απομακρυσμένη εργασία;

Εισαγωγή

Μια ψηφιακή εφαρμογή γραφείου για απομακρυσμένη εργασία παρέχει στους υπαλλήλους ασφαλή πρόσβαση σε επιχειρηματικές εφαρμογές, επιτραπέζιους υπολογιστές, αρχεία και πόρους συνεργασίας από σχεδόν οποιαδήποτε τοποθεσία. Δεν είναι απλώς ένα εργαλείο απομακρυσμένης σύνδεσης. Είναι ένας πρακτικός τρόπος για να παρέχετε σε απομακρυσμένες ομάδες ένα συνεπές περιβάλλον εργασίας ενώ η IT διατηρεί τον έλεγχο της πρόσβασης, της ασφάλειας και της διαχείρισης.

Η παραδοσιακή υποδομή γραφείου είχε κατασκευαστεί για μια διαφορετική ρουτίνα. Οι περισσότεροι υπάλληλοι εργάζονταν στον χώρο, χρησιμοποιούσαν συσκευές που διαχειριζόταν η εταιρεία και συνδέονταν σε εφαρμογές μέσω του τοπικού δικτύου. Η κατανεμημένη εργασία έχει αλλάξει αυτό το μοτίβο, επομένως οι οργανισμοί χρειάζονται έναν χώρο εργασίας που να ακολουθεί τους ανθρώπους χωρίς να μετατρέπει κάθε συσκευή σε νέο πρόβλημα διαχείρισης.

Τι είναι μια εφαρμογή ψηφιακού γραφείου για απομακρυσμένη εργασία;

Ένας χώρος εργασίας που ταξιδεύει με τον υπάλληλο

Ένα ψηφιακό γραφείο είναι ένα εικονικό περιβάλλον εργασίας όπου οι υπάλληλοι έχουν πρόσβαση στις εφαρμογές, τα επιτραπέζια υπολογιστικά συστήματα, τα αρχεία, τα εργαλεία επικοινωνίας και τους πόρους της εταιρείας που χρησιμοποιούν καθημερινά. Ο υπάλληλος μπορεί να είναι σε ένα γραφείο στο γραφείο ή σε ένα φορητό υπολογιστή στο σπίτι, αλλά το περιβάλλον εργασίας παραμένει οικείο. Αυτή η συνέπεια έχει σημασία γιατί η απομακρυσμένη εργασία δεν θα πρέπει να αισθάνεται σαν μια προσωρινή λύση.

Γιατί το ψηφιακό γραφείο διαφέρει από τα διάσπαρτα απομακρυσμένα εργαλεία

Πολλές εταιρείες ξεκίνησαν την απομακρυσμένη εργασία προσθέτοντας ξεχωριστά εργαλεία καθώς εμφανίζονταν ανάγκες. Ένα VPN λύθηκε ένα πρόβλημα πρόσβασης, μια πλατφόρμα κοινής χρήσης αρχείων λύθηκε ένα άλλο, και ένα εργαλείο συναντήσεων βοήθησε τις ομάδες να επικοινωνούν. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να λειτουργήσει για κάποιο διάστημα, αλλά συχνά δημιουργεί μια κατακερματισμένη εμπειρία για τους υπαλλήλους και ένα πιο δύσκολο περιβάλλον για την IT να ασφαλίσει.

Μια ψηφιακή εφαρμογή γραφείου για απομακρυσμένη εργασία παρέχει στην οργάνωση ένα πιο συνεκτικό μοντέλο. Οι εφαρμογές, οι επιφάνειες εργασίας και οι πόροι παραμένουν κεντρικοί, ενώ οι υπάλληλοι συνδέονται μέσω μιας σαφούς και ασφαλούς διαδρομής. Αυτό διευκολύνει την υποστήριξη της απομακρυσμένης εργασίας, καθώς η επιχείρηση δεν βασίζεται σε ένα μωσαϊκό αποσπασμένων μεθόδων πρόσβασης.

Η αξία μιας ψηφιακής εφαρμογής γραφείου για απομακρυσμένη εργασία

Το παραδοσιακό μοντέλο υποθέτει ότι η εργασία συμβαίνει κυρίως στον χώρο εργασίας. Το μοντέλο ψηφιακού γραφείου υποθέτει ότι η εργασία μπορεί να συμβαίνει οπουδήποτε οι χρήστες μπορούν να συνδεθούν με ασφάλεια.

Παραδοσιακό Γραφείο	Ψηφιακό Γραφείο
Η πρόσβαση συνήθως συνδέεται με το δίκτυο του γραφείου	Η πρόσβαση μπορεί να παρέχεται από εγκεκριμένες τοποθεσίες
Η παραγωγικότητα συχνά εξαρτάται από συγκεκριμένο υλικό γραφείου	Οι χρήστες μπορούν να εργάζονται μέσω κεντρικών εφαρμογών και επιτραπέζιων υπολογιστών
Η ανάπτυξη λογισμικού μπορεί να απαιτεί επαναλαμβανόμενη εργασία στον τερματικό σταθμό.	Οι εφαρμογές μπορούν να δημοσιευτούν και να διαχειριστούν κεντρικά
Η ευελιξία είναι περιορισμένη όταν οι υπάλληλοι απουσιάζουν	Η υβριδική και απομακρυσμένη εργασία γίνεται πιο εύκολη στην υποστήριξη
Η επιχειρηματική συνέχεια μπορεί να εξαρτάται από τη διαθεσιμότητα του γραφείου	Οι ομάδες μπορούν να συνεχίσουν να εργάζονται όταν διαταράσσεται το γραφείο
Το κόστος υποδομής μπορεί να αυξηθεί γύρω από τοπικά συστήματα	Οι δαπάνες μπορούν να ελέγχονται μέσω κεντρικής παράδοσης

Αυτή η σύγκριση δεν σημαίνει ότι το φυσικό γραφείο δεν είναι πλέον χρήσιμο. Πολλές οργανώσεις εξακολουθούν να βασίζονται σε γραφεία για συνεργασία, λειτουργίες και κουλτούρα. Το σημείο είναι ότι το ψηφιακό γραφείο προσφέρει στην επιχείρηση περισσότερη ανθεκτικότητα, επειδή η εργασία δεν μπλοκάρεται πλέον όποτε οι χρήστες είναι μακριά από το κτίριο.

Γιατί οι επιχειρήσεις χρειάζονται ψηφιακές λύσεις γραφείου;

Οι απομακρυσμένες ομάδες χρειάζονται μια αξιόπιστη καθημερινή ρουτίνα

Οι απομακρυσμένοι και υβριδικοί υπάλληλοι κάνουν την καλύτερη δουλειά τους όταν η πρόσβαση φαίνεται προβλέψιμη. Δεν θα πρέπει να ρωτούν αν μια επιχειρηματική εφαρμογή λειτουργεί μόνο από το γραφείο, αν ένα αρχείο είναι αποθηκευμένο στη σωστή θέση ή αν η συσκευή τους μπορεί να εκτελέσει ένα συγκεκριμένο εργαλείο. Ένα ψηφιακό γραφείο μειώνει αυτά τα μικρά σημεία τριβής παρέχοντας στους υπαλλήλους έναν οικείο χώρο εργασίας για τις καθημερινές τους εργασίες.

Αυτή η αξιοπιστία είναι επίσης σημαντική για τους διευθυντές και τους ηγέτες των επιχειρήσεων. Όταν οι υπάλληλοι μπορούν να εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες χωρίς να χάνουν την πρόσβαση σε βασικά συστήματα, η οργάνωση μπορεί να προσλαμβάνει πιο ευέλικτα, να υποστηρίζει διαφορετικά προγράμματα και να παραμένει παραγωγική κατά τη διάρκεια διαταραχών στο γραφείο.

Οι ομάδες IT χρειάζονται έλεγχο χωρίς να δυσκολεύουν τη δουλειά.

Οι ομάδες ασφαλείας και οι διαχειριστές έχουν διαφορετικές αλλά εξίσου σημαντικές ανησυχίες. Η απομακρυσμένη εργασία επεκτείνει τον αριθμό των σημείων σύνδεσης, των συσκευών και των σεναρίων χρηστών που πρέπει να διαχειριστούν. Ένα ψηφιακό γραφείο βοηθάει με:

• Κεντρικοποίηση αποφάσεων πρόσβασης
• Μείωση μη ελεγχόμενων τοπικών εγκαταστάσεων
• Διευκόλυνση της παρακολούθησης της δραστηριότητας των χρηστών

Ο στόχος δεν είναι να κάνουμε την απομακρυσμένη εργασία να φαίνεται περιορισμένη ή δύσκολη. Ο στόχος είναι να δημιουργήσουμε μια ασφαλή διαδρομή που οι υπάλληλοι πραγματικά θέλουν να χρησιμοποιήσουν. Όταν η πρόσβαση είναι τόσο απλή όσο και ρυθμισμένη, οι χρήστες είναι λιγότερο πιθανό να αναζητήσουν επικίνδυνες συντομεύσεις.

Γιατί η απομακρυσμένη πρόσβαση σε επιχειρηματικούς πόρους πρέπει να είναι ασφαλής;

Η πρόσβαση θα πρέπει να είναι απλή για τους χρήστες και ελεγχόμενη για την πληροφορική.

Ασφαλής απομακρυσμένη πρόσβαση είναι το θεμέλιο κάθε ψηφιακής εφαρμογής γραφείου απομακρυσμένης εργασίας. Από την πλευρά του υπαλλήλου, η διαδικασία θα πρέπει να φαίνεται απλή:

• Άνοιγμα της πύλης
• Επιβεβαίωση ταυτότητας
• Αποκτήστε πρόσβαση στις εφαρμογές ή τα επιτραπέζια υπολογιστές που έχουν ανατεθεί στο ρόλο

Από την πλευρά της πληροφορικής, κάθε συνεδρία θα πρέπει να προστατεύεται από πολιτικές πρόσβασης, κρυπτογραφημένη επικοινωνία και σαφή ορατότητα.

Αυτή η ισορροπία είναι σημαντική γιατί η απομακρυσμένη εργασία επιτυγχάνεται μόνο όταν οι άνθρωποι μπορούν να συνδεθούν χωρίς περιττή τριβή. Αν η πρόσβαση είναι πολύ περίπλοκη, οι υπάλληλοι χάνουν χρόνο και τα αιτήματα υποστήριξης αυξάνονται. Αν η πρόσβαση είναι πολύ ανοιχτή, ο οργανισμός δημιουργεί κίνδυνο. Ένα ισχυρό ψηφιακό γραφείο διατηρεί και τις δύο πραγματικότητες υπόψη.

Τα ευαίσθητα δεδομένα θα πρέπει να παραμένουν πιο κοντά σε διαχειριζόμενα συστήματα.

Η απομακρυσμένη πρόσβαση μπορεί να γίνει επικίνδυνη όταν τα δεδομένα αντιγράφονται σε μη διαχειριζόμενους φορητούς υπολογιστές, προσωπικές συσκευές ή ανασφάλιστους διαύλους. Μια εφαρμογή ψηφιακού γραφείου βοηθά στη μείωση αυτής της έκθεσης διατηρώντας τις εφαρμογές και τα δεδομένα πιο κοντά στα συστήματα που μπορεί να προστατεύσει η πληροφορική. Οι υπάλληλοι μπορούν να εργάζονται με τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να διασπείρουν ευαίσθητα αρχεία σε σημεία πρόσβασης.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι η πλατφόρμα θα πρέπει να υποστηρίζει:

• Κρυπτογραφημένη σύνδεση
• Ασφαλή πρωτόκολλα επικοινωνίας
• Λεπτομερείς άδειες
• Ελεγχόμενη πρόσβαση εφαρμογής
• Κανόνες συνεδρίας

Αυτοί οι έλεγχοι δεν χρειάζεται να παρεμποδίζουν την εμπειρία του χρήστη. απλώς δημιουργούν φράχτες ώστε η απομακρυσμένη εργασία να παραμένει παραγωγική και υπερασπίσιμη.

Η επαλήθευση ταυτότητας είναι μέρος της επαγγελματικής εμπειρίας

Πολυπαραγοντική αυθεντικοποίηση Η πολυπαραγοντική αυθεντικοποίηση, που ονομάζεται επίσης MFA, είναι τώρα μια βασική απαίτηση για τις περισσότερες περιβάλλοντα απομακρυσμένης πρόσβασης. Οι κωδικοί πρόσβασης από μόνοι τους είναι πολύ εύκολοι να κλαπούν, να επαναχρησιμοποιηθούν ή να μαντευτούν. Ζητώντας από τους χρήστες να επαληθεύσουν την ταυτότητά τους με έναν επιπλέον παράγοντα, μια ψηφιακή εφαρμογή γραφείου μειώνει την πιθανότητα να γίνει ένας παραβιασμένος κωδικός πρόσβασης ένα επιχειρηματικό περιστατικό.

Για τους υπαλλήλους, η MFA θα πρέπει να είναι σαφής και γρήγορη. Για τις ομάδες IT, θα πρέπει να ταιριάζει με τις πολιτικές πρόσβασης και την ανοχή κινδύνου της οργάνωσης. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν οι υπάλληλοι συνδέονται από προσωπικές συσκευές, κοινά δίκτυα ή τοποθεσίες εκτός του εταιρικού περιγράμματος.

Γιατί θα πρέπει η πρόσβαση σε εφαρμογές και επιφάνειες εργασίας να είναι κεντρικοποιημένη;

Οι υπάλληλοι δεν θα πρέπει να κυνηγούν τα εργαλεία τους.

Οι περισσότεροι υπάλληλοι μετακινούνται μεταξύ διαφόρων συστημάτων κατά τη διάρκεια της ημέρας. Μια ομάδα πωλήσεων μπορεί να χρησιμοποιεί μια πλατφόρμα Διαχείρισης Σχέσεων Πελατών, μια ομάδα λογιστηρίου μπορεί να χρειάζεται λογισμικό χρηματοοικονομικών, και οι ομάδες λειτουργίας μπορεί να βασίζονται σε εφαρμογές Windows που είναι ειδικές για τη βιομηχανία. Όταν κάθε εργαλείο έχει διαφορετική διαδρομή πρόσβασης, η εργάσιμη ημέρα γίνεται πιο δύσκολη από ό,τι θα έπρεπε.

Μια ψηφιακή εφαρμογή γραφείου απομακρυσμένης εργασίας παρέχει στους χρήστες έναν χώρο εργασίας για αυτούς τους πόρους. Οι υπάλληλοι μπορούν να ανοίξουν τις εφαρμογές για τις οποίες έχουν εξουσιοδότηση, και οι διαχειριστές μπορούν να αποφασίσουν ποιοι χρήστες, ομάδες ή ρόλοι θα πρέπει να βλέπουν κάθε πόρο. Αυτό δημιουργεί μια πιο καθαρή εμπειρία για τους υπαλλήλους και ένα πιο διαχειρίσιμο περιβάλλον για την πληροφορική.

Η δημοσίευση εφαρμογών μπορεί να είναι πιο αποδοτική από πλήρεις επιφάνειες εργασίας.

Όχι κάθε χρήστης χρειάζεται έναν πλήρη απομακρυσμένο υπολογιστή. Σε πολλές περιπτώσεις, οι υπάλληλοι απλώς χρειάζονται μία ή δύο επιχειρηματικές εφαρμογές για να κάνουν τη δουλειά τους. Δημοσίευση εφαρμογών ας η πληροφορική παραδώσει αυτά τα εργαλεία απευθείας, τα οποία μπορούν να κάνουν την εμπειρία ταχύτερη, πιο απλή και λιγότερο απαιτητική σε πόρους.

Η πλήρης παράδοση επιφάνειας εργασίας εξακολουθεί να έχει θέση για ρόλους που χρειάζονται ένα ολοκληρωμένο περιβάλλον. Οι ομάδες IT μπορούν να παρέχουν δημοσιευμένες εφαρμογές για ορισμένους χρήστες και πλήρεις επιφάνειες εργασίας για άλλους, χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσουν μια ξεχωριστή στρατηγική απομακρυσμένης εργασίας για κάθε ρόλο.

Η κεντρική διαχείριση μειώνει την επαναλαμβανόμενη εργασία

Οι τοπικές εγκαταστάσεις λογισμικού δημιουργούν συνεχή συντήρηση. Κάθε τερματικό μπορεί να γίνει άλλη μια τοποθεσία για επιδιορθώσεις, αντιμετώπιση προβλημάτων και ασφάλεια. Η κεντρική παράδοση εφαρμογών βοηθά τις ομάδες IT να διαχειρίζονται τις ενημερώσεις, τα δικαιώματα και τη διαθεσιμότητα από μία τοποθεσία, γεγονός που μειώνει την επαναλαμβανόμενη εργασία και βελτιώνει την συνέπεια.

Όταν οι εφαρμογές ενημερώνονται κεντρικά, οι υπάλληλοι είναι λιγότερο πιθανό να συναντήσουν διαφορετικές εκδόσεις, ελλείποντα στοιχεία ή προβλήματα διαμόρφωσης μεταξύ συσκευών. Το ψηφιακό γραφείο γίνεται ο σταθερός χώρος όπου ζει το εγκεκριμένο εργασιακό περιβάλλον.

Γιατί απαιτείται συμβατότητα μεταξύ πλατφορμών;

Η απομακρυσμένη εργασία σπάνια συμβαίνει σε έναν τύπο συσκευής.

Σύγχρονες ομάδες χρησιμοποιούν ένα μείγμα από:

• Υπολογιστές Windows
• υπολογιστές macOS
• Linux σταθμοί εργασίας
• τηλέφωνα Android
• iPhones
• Ταμπλέτες

Ορισμένες συσκευές ανήκουν στην εταιρεία, ενώ άλλες ανήκουν σε υπαλλήλους ή εξωτερικούς συνεργάτες. Μια εφαρμογή ψηφιακού γραφείου για απομακρυσμένη εργασία θα πρέπει να υποστηρίζει αυτή την πραγματικότητα αντί να υποθέτει ότι κάθε χρήστης εργάζεται από το ίδιο σημείο πρόσβασης.

Η διαθεσιμότητα πρόσβασης σε πολλαπλές πλατφόρμες είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για υβριδική εργασία, Πολιτικές Bring Your Own Device , εργολάβοι και οργανισμοί με πολλά γραφεία. Ο υπάλληλος μπορεί να συνδεθεί από τη διαθέσιμη συσκευή, ενώ το IT εξακολουθεί να ελέγχει τι μπορεί να έχει πρόσβαση ο χρήστης μέσα στον ψηφιακό χώρο εργασίας.

Η συνέπεια βοηθά τους υπαλλήλους να αισθάνονται σίγουροι

Μια συνεπής εμπειρία χρήστη δεν είναι απλώς μια προτίμηση σχεδίασης. Επηρεάζει την υιοθέτηση. Όταν οι υπάλληλοι βλέπουν τις ίδιες εφαρμογές, ρυθμίσεις και ροές εργασίας κάθε φορά που συνδέονται, ξοδεύουν λιγότερο χρόνο προσαρμόζοντας και περισσότερο χρόνο δουλεύοντας.

Η συνέπεια μειώνει επίσης τα αιτήματα υποστήριξης. Οι χρήστες μπορούν να ακολουθούν την ίδια ρουτίνα από το σπίτι, το γραφείο ή μια τοποθεσία υποκαταστήματος, και οι ομάδες υποστήριξης μπορούν να επιλύουν προβλήματα από μια πιο καθαρή βάση. Αυτή η κοινή βάση είναι μία από τις ήσυχες δυνάμεις ενός καλά σχεδιασμένου ψηφιακού γραφείου.

Γιατί η υποστήριξη συνεργασίας και επικοινωνίας είναι πρωταρχικής σημασίας;

Η συνεργασία και η επικοινωνία είναι σημαντικές

Η απομακρυσμένη πρόσβαση από μόνη της δεν δημιουργεί ένα πλήρες ψηφιακό γραφείο. Οι υπάλληλοι χρειάζονται επίσης να μιλούν με τους συναδέλφους, να μοιράζονται ενημερώσεις, να συντονίζουν έργα και να βρίσκουν τα έγγραφα που υποστηρίζουν τη δουλειά τους. Μια εφαρμογή ψηφιακού γραφείου για απομακρυσμένη εργασία θα πρέπει είτε να περιλαμβάνει δυνατότητες συνεργασίας είτε να ενσωματώνεται ομαλά με τα εργαλεία που χρησιμοποιεί ήδη η επιχείρηση.

Το σημαντικό σημείο είναι ότι η συνεργασία δεν θα πρέπει να αισθάνεται ξεχωριστή από το εργασιακό περιβάλλον. Όταν οι υπάλληλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε εφαρμογές, αρχεία και κανάλια επικοινωνίας από τον ίδιο ψηφιακό χώρο εργασίας, η απομακρυσμένη εργασία φαίνεται λιγότερο κατακερματισμένη.

Η πρόσβαση στα αρχεία θα πρέπει να παραμένει οργανωμένη και ασφαλής

Η πρόσβαση σε έγγραφα είναι συχνά εκεί που οι απομακρυσμένες ομάδες αισθάνονται τη διαφορά μεταξύ μιας ομαλής διαδικασίας και μιας μπερδεμένης. Οι συνημμένες ηλεκτρονικές αλληλογραφίες, η προσωπική αποθήκευση και τα διπλότυπα αρχεία μπορούν γρήγορα να δημιουργήσουν σύγχυση. Ένα ψηφιακό γραφείο θα πρέπει να βοηθά τους χρήστες να φτάνουν στα σωστά αρχεία διατηρώντας:

• Δικαιώματα
• Πολιτικές αποθήκευσης
• Επιθεωρησιμότητα

Αυτό έχει σημασία για την παραγωγικότητα, αλλά έχει επίσης σημασία για την ασφάλεια. Όταν οι υπάλληλοι γνωρίζουν πού να βρουν εγκεκριμένα έγγραφα, είναι λιγότερο πιθανό να δημιουργήσουν μη επίσημα αντίγραφα ή να μοιραστούν πληροφορίες μέσω μη ελεγχόμενων καναλιών.

Πώς μπορείτε να ελέγξετε την απόδοση και την αξιοπιστία;

Ένα ψηφιακό γραφείο πρέπει να φαίνεται αντιδραστικό.

Τα εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας αξιολογούνται από την καθημερινή εμπειρία που δημιουργούν. Εάν οι εφαρμογές καθυστερούν, οι συνεδρίες πέφτουν ή οι οθόνες φορτώνουν αργά, οι υπάλληλοι θα χάσουν γρήγορα την εμπιστοσύνη τους στο σύστημα. Η απόδοση δεν είναι λοιπόν ένα τεχνικό μπόνους. Είναι μέρος του αν το ψηφιακό γραφείο είναι χρήσιμο.

Οι οργανισμοί θα πρέπει να σκέφτονται την απόδοση από την αρχή. Η εμπειρία του χρήστη επηρεάζεται από:

• Δυνατότητα δικτύου
• Πόροι διακομιστή
• Φόρτωση συνεδρίας
• Συμπεριφορά εφαρμογής και παρακολούθηση

Μια αξιόπιστη πλατφόρμα κάνει την απομακρυσμένη εργασία να φαίνεται φυσιολογική αντί για εύθραυστη.

Η επιχειρηματική συνέχεια εξαρτάται από αξιόπιστη πρόσβαση

Οι ψηφιακές εφαρμογές γραφείου υποστηρίζουν επίσης τη συνέχιση των επιχειρήσεων. Όταν καιρικές συνθήκες, προβλήματα μεταφοράς, τοπικά περιστατικά ή κλεισίματα γραφείων εμποδίζουν τους υπαλλήλους να φτάσουν σε φυσικό χώρο εργασίας, η επιχείρηση εξακολουθεί να χρειάζεται ανθρώπους για να εργαστούν. Η αξιόπιστη πρόσβαση σε εφαρμογές και επιφάνειες εργασίας βοηθά τον οργανισμό να συνεχίσει τη λειτουργία του κατά τη διάρκεια διαταραχών.

Αυτός είναι ένας λόγος που τα ψηφιακά γραφεία γίνονται στρατηγικά αντί για προσωρινά. Παρέχουν στις επιχειρήσεις έναν πρακτικό τρόπο να παραμείνουν ανθεκτικές ενώ υποστηρίζουν τα ευέλικτα πρότυπα εργασίας που οι υπάλληλοι αναμένουν τώρα.

Γιατί χρειάζεται η κλιμάκωση για τις αναπτυσσόμενες οργανώσεις;

Ο χώρος εργασίας θα πρέπει να προσαρμόζεται καθώς οι ομάδες αλλάζουν.

Οι επιχειρηματικές ανάγκες σπάνια παραμένουν σταθερές. Νέοι υπάλληλοι προστίθενται, εργολάβοι έρχονται και φεύγουν, τα τμήματα αλλάζουν εργαλεία και τα παραρτήματα ανοίγουν ή κλείνουν. Μια εφαρμογή ψηφιακού γραφείου για απομακρυσμένη εργασία θα πρέπει να καθιστά αυτές τις αλλαγές διαχειρίσιμες.

Χωρίς να ανασχεδιάζεται το περιβάλλον κάθε φορά που η οργάνωση μεγαλώνει, η κλιμάκωση σημαίνει ότι η πληροφορική μπορεί:

• προσθήκη χρηστών
• δημοσίευση εφαρμογών
• προσαρμογή δικαιωμάτων
• υποστήριξη περισσότερων συνεδριών

Αυτό είναι ιδιαίτερα πολύτιμο για τις ΜΜΕ, τους MSP και τις επιχειρήσεις που επεκτείνονται σε πολλές τοποθεσίες.

Ένα μοντέλο μπορεί να υποστηρίξει αρκετά πρότυπα εργασίας

Ορισμένοι οργανισμοί είναι πλήρως απομακρυσμένοι, ενώ άλλοι χρησιμοποιούν υβριδικά προγράμματα ή ομάδες που εργάζονται από το γραφείο με περιστασιακές ανάγκες απομακρυσμένης πρόσβασης. Ένα ευέλικτο ψηφιακό γραφείο μπορεί να υποστηρίξει όλα αυτά τα μοντέλα μέσω ενός μοντέλου πρόσβασης. Αυτό διατηρεί τη διαχείριση πιο απλή και αποφεύγει τη δημιουργία ξεχωριστών συστημάτων για κάθε ομάδα.

Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για τα κατανεμημένα γραφεία. Οι ομάδες IT μπορούν να τυποποιήσουν την πρόσβαση σε διάφορες τοποθεσίες, ενώ ταυτόχρονα να αναθέτουν πόρους με βάση τις τοπικές επιχειρηματικές απαιτήσεις, τα τμήματα ή τους ρόλους των χρηστών.

Πώς να αναπτύξετε και να διαχειριστείτε εύκολα την εφαρμογή ψηφιακού γραφείου σας;

Η απλή ανάπτυξη βοηθά τα έργα να προχωρούν πιο γρήγορα

Οι οργανισμοί δεν έχουν πάντα τον χρόνο, τον προϋπολογισμό ή το εξειδικευμένο προσωπικό για πολύπλοκα έργα εικονικών επιτραπέζιων υπολογιστών. Μια καλή εφαρμογή ψηφιακού γραφείου για απομακρυσμένη εργασία θα πρέπει να είναι πρακτική στην ανάπτυξη και ρεαλιστική στη συντήρηση. Η ταχύτερη εγκατάσταση βοηθά τις επιχειρήσεις να υποστηρίζουν την απομακρυσμένη εργασία χωρίς να καθυστερούν άλλες προτεραιότητες IT.

Η απλότητα σημαίνει ότι το προϊόν έχει σχεδιαστεί ώστε οι διαχειριστές να μπορούν να ρυθμίζουν, χωρίς περιττή πολυπλοκότητα :

• πρόσβαση
• δημοσίευση εφαρμογών
• s υποστήριξη χρηστών

Η κεντρική διαχείριση διατηρεί το περιβάλλον κατανοητό

Οι διαχειριστές θα πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζονται χρήστες, ομάδες, δικαιώματα, δημοσιευμένες εφαρμογές και συνεδρίες από μια καθαρή διεπαφή. Η κεντρική διαχείριση μειώνει την καθημερινή εργασία και διευκολύνει την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο είναι διαμορφωμένο το περιβάλλον απομακρυσμένης εργασίας.

Αυτή η σαφήνεια βοηθά επίσης στην επίλυση προβλημάτων. Όταν οι χρήστες αναφέρουν ένα πρόβλημα πρόσβασης, οι ομάδες IT μπορούν να ελέγξουν τις αναθέσεις, τα δικαιώματα και τη δραστηριότητα συνεδρίας από ένα κεντρικό σημείο αντί να αναζητούν σε διάφορα εργαλεία.

Ο έλεγχος κόστους είναι μέρος της απόφασης

Τα ψηφιακά έργα γραφείου θα πρέπει να βελτιώνουν την ευελιξία χωρίς να δημιουργούν απρόβλεπτο κόστος. Οι απαιτήσεις υποδομής, η αδειοδότηση, η υποστήριξη, η εκπαίδευση και η διοίκηση επηρεάζουν το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας. Μια πρακτική λύση βοηθά τις οργανώσεις να αξιοποιούν καλύτερα τα υπάρχοντα συστήματα ενώ μειώνει την ανάγκη για βαριά διαχείριση τερματικών.

Για πολλές επιχειρήσεις, η κατάλληλη ψηφιακή εφαρμογή γραφείου είναι αυτή που παρέχει στις απομακρυσμένες ομάδες ασφαλή πρόσβαση χωρίς να αναγκάζει τον οργανισμό να χρησιμοποιήσει μια μεγαλύτερη πλατφόρμα από αυτή που χρειάζεται.

Ποιες είναι οι απαιτούμενες δυνατότητες ασφάλειας και συμμόρφωσης;

Η πρόσβαση με βάση ρόλους διατηρεί τις άδειες εστιασμένες

Όχι κάθε υπάλληλος χρειάζεται κάθε εφαρμογή, επιφάνεια εργασίας ή σύνολο δεδομένων. Ο έλεγχος πρόσβασης βάσει ρόλου βοηθά τις οργανώσεις να εφαρμόσουν την ελάχιστη προνομία, αναθέτοντας πόρους σύμφωνα με τη δουλειά ενός χρήστη. Αυτό μειώνει την έκθεση και διευκολύνει την αναθεώρηση των δικαιωμάτων με την πάροδο του χρόνου.

Η προσέγγιση είναι απλή: οι υπάλληλοι αποκτούν ό,τι χρειάζονται για να εργαστούν, και η περιττή πρόσβαση παραμένει κλειστή. Αυτή η σαφήνεια υποστηρίζει την ασφάλεια, αλλά καθιστά επίσης τον χώρο εργασίας του χρήστη πιο καθαρό.

Η παρακολούθηση καθιστά την απομακρυσμένη εργασία ορατή

Τα αρχεία καταγραφής και η παρακολούθηση βοηθούν τις ομάδες να κατανοήσουν ποιος συνδέθηκε, ποιους πόρους χρησιμοποιήθηκαν, πότε ξεκίνησαν οι συνεδρίες και αν συνέβη ασυνήθιστη συμπεριφορά. Αυτή η ορατότητα υποστηρίζει:

• έρευνες ασφαλείας
• ανασκοπήσεις συμμόρφωσης
• λειτουργική αποσφαλμάτωση

Η παρακολούθηση βοηθά επίσης στον προγραμματισμό απόδοσης. Εάν η πλατφόρμα δείχνει αυξανόμενο αριθμό συνεδριών ή επαναλαμβανόμενα προβλήματα, οι ομάδες IT μπορούν να αντιδράσουν πριν οι χρήστες νιώσουν τον αντίκτυπο.

Οι ανάγκες συμμόρφωσης απαιτούν συνεπείς πολιτικές

Οι οργανισμοί συχνά χρειάζεται να πληρούν απαιτήσεις προστασίας δεδομένων που σχετίζονται με τη βιομηχανία, συμβατικές ή περιφερειακές. Μια ψηφιακή εφαρμογή γραφείου δεν μπορεί να αντικαταστήσει ένα πλήρες πρόγραμμα συμμόρφωσης, αλλά μπορεί να βοηθήσει στην εφαρμογή ελέγχων πρόσβασης και πολιτικών συνεδρίας με συνέπεια σε απομακρυσμένους χρήστες.

Η συνέπεια έχει σημασία γιατί η απομακρυσμένη εργασία μπορεί αλλιώς να δημιουργήσει εξαιρέσεις. Όταν το ψηφιακό γραφείο γίνεται η τυπική διαδρομή προς τους επιχειρηματικούς πόρους, είναι πιο εύκολο να τεκμηριωθούν οι έλεγχοι και να δείξουμε πώς διαχειρίζεται η πρόσβαση.

Πώς Μπορείτε να Επιλέξετε την Κατάλληλη Ψηφιακή Εφαρμογή Γραφείου για τον Οργανισμό σας;

Ξεκινήστε με τον τρόπο που οι άνθρωποι εργάζονται πραγματικά

Η επιλογή μιας ψηφιακής εφαρμογής γραφείου για απομακρυσμένη εργασία δεν είναι απλώς μια σύγκριση λογισμικού. Ξεκινήστε χαρτογραφώντας τους χρήστες, τις εφαρμογές, τα επιτραπέζια υπολογιστικά συστήματα, τα αρχεία και τις ροές εργασίας που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Αυτό βοηθά τον οργανισμό να αποφύγει την αγορά περιττής πολυπλοκότητας, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι κρίσιμες απαιτήσεις δεν θα παραληφθούν.

Είναι επίσης σημαντικό να εξετάσουμε τα πρότυπα υποστήριξης. Εάν οι υπάλληλοι χρειάζονται συχνά τις ίδιες λίγες εφαρμογές, η δημοσίευση εφαρμογών μπορεί να είναι πιο χρήσιμη από την πλήρη παράδοση επιφάνειας εργασίας. Εάν ορισμένοι ρόλοι χρειάζονται πλήρη περιβάλλοντα, η πλατφόρμα θα πρέπει να το υποστηρίζει αυτό επίσης.

Εξισορρόπηση ασφάλειας με χρηστικότητα

Η ασφάλεια και η προσβασιμότητα θα πρέπει να σχεδιάζονται μαζί. Ένα εργαλείο που είναι ασφαλές αλλά απογοητευτικό θα ωθήσει τους υπαλλήλους προς συντομεύσεις, ενώ ένα εργαλείο που είναι εύκολο αλλά αδύναμο θα αυξήσει τον κίνδυνο. Οι καλύτερες ψηφιακές λύσεις γραφείου κάνουν τον ασφαλή δρόμο τον πιο εύκολο δρόμο.

Οι ηγέτες της πληροφορικής θα πρέπει επίσης να εξετάσουν:

• κλιμάκωση
• αδειοδότηση
• προσπάθεια διοίκησης
• εμπειρία χρήστη

Η σωστή απόφαση είναι αυτή που ταιριάζει στο σημερινό περιβάλλον και μπορεί να υποστηρίξει την οργάνωση καθώς οι ανάγκες της απομακρυσμένης εργασίας εξελίσσονται.

Πώς βοηθάει το TSplus στη δημιουργία ενός ψηφιακού γραφείου για απομακρυσμένες ομάδες;

TSplus Remote Access επιτρέπει στις ομάδες IT να δημοσιεύουν εφαρμογές και επιφάνειες εργασίας, ώστε οι υπάλληλοι να μπορούν να εργάζονται από σχεδόν οποιαδήποτε τοποθεσία μέσω ενός ελεγχόμενου σημείου πρόσβασης. Αντί να εγκαθιστούν κάθε εφαρμογή σε κάθε τερματικό, οι οργανισμοί μπορούν να κεντρικοποιήσουν την πρόσβαση και να δώσουν στους χρήστες έναν πιο συνεπή τρόπο εργασίας.

Δημοσίευση εφαρμογών και πρόσβαση μέσω διαδικτύου

Με το TSplus, οι ομάδες IT μπορούν να δημοσιεύσουν εφαρμογές Windows και να τις κάνουν διαθέσιμες μέσω ενός διαδικτυακού πορτάλ. Οι χρήστες έχουν πρόσβαση στους πόρους που είναι εξουσιοδοτημένοι να χρησιμοποιούν, κάτι που διατηρεί την εμπειρία απλή και αποφεύγει την έκθεση ενός πλήρους επιτραπέζιου υπολογιστή όταν η πρόσβαση στην εφαρμογή είναι αρκετή.

Διαλειτουργική εργασία για απομακρυσμένες ομάδες

Οι απομακρυσμένες ομάδες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο περιβάλλον εργασίας τους από συσκευές Windows, macOS, Linux, Android και iOS μέσω μιας διαδικτυακής πύλης. Αυτό το μοντέλο υποστηρίζει υβριδική εργασία, εξωτερικούς χρήστες και ευέλικτες πολιτικές συσκευών, διατηρώντας παράλληλα την πρόσβαση κεντρική.

Κεντρική διαχείριση και κλιμακούμενη ανάπτυξη

TSplus παρέχει στους διαχειριστές εργαλεία για να διαχειρίζονται χρήστες, συνεδρίες, εφαρμογές και ρυθμίσεις πρόσβασης από ένα κεντρικό σημείο. Αυτό το απλούστερο μοντέλο διαχείρισης βοηθά τις ΜΜΕ, τους MSP και τις αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις να δημιουργήσουν ένα ψηφιακό γραφείο που μπορεί να κλιμακωθεί με τις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες.

Μια οικονομικά αποδοτική πορεία προς το ψηφιακό γραφείο

TSplus προσφέρει πολλά από τα πρακτικά οφέλη της απομακρυσμένης παράδοσης εφαρμογών και των εικονικών χώρων εργασίας, ενώ βοηθά τις οργανώσεις να ελέγχουν την πολυπλοκότητα της υποδομής και τα κόστη αδειοδότησης. Για τις επιχειρήσεις που χρειάζονται ασφαλή απομακρυσμένη πρόσβαση χωρίς βαριά έξοδα VDI, η λύση μας προσφέρει έναν άμεσο δρόμο προς ένα αξιόπιστο ψηφιακό γραφείο.

Συμπέρασμα

Μια ψηφιακή εφαρμογή γραφείου για απομακρυσμένη εργασία είναι περισσότερα από ένα εργαλείο απομακρυσμένης πρόσβασης. Είναι η βάση ενός σύγχρονου χώρου εργασίας όπου οι υπάλληλοι μπορούν να έχουν ασφαλή πρόσβαση σε εφαρμογές, επιφάνειες εργασίας, αρχεία και επιχειρηματικούς πόρους από οπουδήποτε συμβαίνει η εργασία.

Οι πιο ισχυρές λύσεις κάνουν την απομακρυσμένη εργασία να φαίνεται φυσική για τους υπαλλήλους και διαχειρίσιμη για τις ομάδες IT. Συνδυάζοντας ασφαλή πρόσβαση, κεντρική παράδοση εφαρμογών, υποστήριξη πολλαπλών πλατφορμών, αξιόπιστη απόδοση, παρακολούθηση και απλή διαχείριση, οι οργανισμοί μπορούν να υποστηρίξουν ευέλικτη εργασία ενώ διατηρούν τα δεδομένα, την υποδομή και την πρόσβαση των χρηστών υπό έλεγχο.