FERPA Loi sur l'éducation aux États-Unis : Guide pour sécuriser l'accès à distance

La loi FERPA sur l'éducation aux États-Unis protège les dossiers éducatifs des étudiants et façonne la manière dont les écoles gèrent l'accès numérique, le travail à distance et les logiciels tiers. Pour les administrateurs informatiques des écoles et les équipes informatiques de l'enseignement supérieur, la FERPA n'est pas seulement une politique de dossiers. C'est aussi une question de contrôle d'accès gestion des fournisseurs et confidentialité des données.

Qu'est-ce que la loi sur l'éducation FERPA aux États-Unis ?

FERPA signifie le Loi sur les droits éducatifs et la vie privée des familles C'est une loi fédérale américaine sur la confidentialité de l'éducation qui protège la vie privée des dossiers éducatifs des étudiants. Le Département américain de l'Éducation publie les règlements FERPA sous 34 CFR Partie 99 de la loi sur les dispositions générales de l'éducation (GEPA). Ils définissent les droits, les règles de divulgation et les obligations de conformité pour les établissements éducatifs concernés. En d'autres termes, cette loi fédérale américaine de 1974 régit l'accès aux informations et dossiers éducatifs par des entités publiques telles que les parents, les étudiants et les établissements.

Que signifie FERPA ?

FERPA signifie Loi sur les droits éducatifs et la vie privée des familles En pratique, la FERPA accorde aux parents et aux étudiants éligibles des droits sur les dossiers éducatifs. Un étudiant éligible est généralement un étudiant qui a atteint l'âge de 18 ans ou qui fréquente un établissement d'enseignement supérieur, moment auquel les droits de la FERPA passent des parents à l'étudiant.

Pour les équipes informatiques, le point le plus important est simple : la FERPA s'applique lorsqu'un système stocke, affiche, transmet ou donne accès à des informations personnellement identifiables provenant des dossiers éducatifs.

À qui s'applique la FERPA ?

La FERPA s'applique aux agences et institutions éducatives recevant des fonds dans le cadre des programmes applicables du ministère de l'Éducation des États-Unis. Cela inclut de nombreuses écoles K-12, districts scolaires, collèges et universités.

FERPA ne s'applique pas à toutes les entreprises utilisant des données éducatives. Cependant, un fournisseur de logiciels peut être impliqué dans les obligations de FERPA lorsqu'il agit en tant qu'agent scolaire, entrepreneur, consultant ou prestataire de services externalisés pour une institution couverte. En vertu de l'exception de l'agent scolaire, un entrepreneur peut accéder aux dossiers éducatifs uniquement lorsqu'il effectue un service institutionnel, reste sous le contrôle direct de l'école et respecte les limites de FERPA sur l'utilisation et la rediffusion.

Quelles données étudiantes la FERPA protège-t-elle ?

Dossiers éducatifs

FERPA protège les dossiers éducatifs qui sont directement liés à un étudiant et maintenus par une agence éducative, une institution ou une partie agissant pour cette agence ou institution. Dans les environnements d'accès à distance, les informations protégées peuvent inclure des notes, des relevés de notes, des dossiers de présence, des dossiers disciplinaires, des identifiants d'étudiants, des listes de classes, des dossiers d'aide financière et des dossiers à l'intérieur d'un système d'information étudiant.

Autres informations personnellement identifiables

FERPA couvre également les informations personnellement identifiables provenant des dossiers éducatifs. Cela est important car les outils d'accès à distance peuvent ne pas stocker directement les dossiers des étudiants, mais ils peuvent toujours exposer les données des étudiants à travers des écrans, des fichiers, des actions de presse-papiers, des travaux d'impression, des journaux, des captures d'écran ou des sessions de support.

Pourquoi la FERPA est-elle importante pour l'accès à distance ?

L'accès à distance s'étend où systèmes éducatifs peut être utilisé. Les enseignants peuvent se connecter depuis chez eux, les administrateurs peuvent accéder aux systèmes d'information des étudiants depuis l'extérieur du campus, et les équipes informatiques peuvent dépanner les appareils utilisés dans les salles de classe, les laboratoires ou les programmes d'apprentissage à distance.

Une telle flexibilité soulève une question de FERPA : qui peut accéder aux dossiers des étudiants, d'où, par quel outil et dans quel but ?

Dossiers éducatifs dans les sessions à distance

Identifier la principale voie de risque et de contrôle

Une session de bureau à distance peut afficher les mêmes données sensibles qu'un poste de travail sur le campus. Si un enseignant ouvre un carnet de notes via une session à distance, la session peut exposer des informations protégées par la FERPA. Si un administrateur télécharge un rapport sur un appareil non géré, le risque passe d'un accès contrôlé au serveur à une prolifération des données locales.

Cadres de moindre privilège

FERPA exige aux écoles d'utiliser des méthodes raisonnables pour identifier et authentifier les parties qui reçoivent un accès à des informations personnellement identifiables provenant des dossiers éducatifs. Elle exige également des méthodes raisonnables pour garantir que les responsables scolaires n'accèdent qu'aux dossiers dans lesquels ils ont des intérêts éducatifs légitimes.

Aligner l'authentification et l'accès pour réduire le risque de divulgation

Sensibilisation et prévention

Les problèmes de sécurité d'accès à distance proviennent généralement d'une authentification faible, de permissions larges, de points de terminaison non gérés et de services exposés. L'exposition directe des services de bureau à distance à Internet peut également augmenter le risque de force brute et de remplissage d'identifiants.

En cas de doute, optez pour le principe du moindre privilège.

Pour les déploiements conformes à la FERPA, les équipes informatiques des écoles doivent aligner l'accès à distance sur le principe du moindre privilège. Les utilisateurs ne devraient accéder qu'aux applications, bureaux et emplacements de fichiers nécessaires à leur rôle.

Définir délibérément les attributions de groupe et d'utilisateur

Les administrateurs doivent également séparer les profils d'accès des enseignants, des registraires, des finances, du support informatique et des étudiants. Ces différents groupes peuvent recevoir différents niveaux et domaines d'accès, et au sein de chacun, les autorisations doivent toujours être adaptées aux besoins, à l'utilisation et à la responsabilité.

Support à distance et administration informatique

Le support à distance peut créer une exposition FERPA même lorsque le technicien de support n'a pas l'intention de consulter les dossiers des étudiants. Un technicien peut voir un dossier d'étudiant en aidant un membre du personnel, ou une session de maintenance non surveillée peut ouvrir un bureau où des données sensibles sont déjà visibles. Par conséquent :

• Pour cette raison, les workflows de support doivent être conçus autour du consentement, de la limitation des finalités et de la visibilité minimale.
• Chaque fois que les utilisateurs peuvent être prévenus d'une intervention, cela doit être fait afin qu'ils puissent fermer des documents, fichiers et applications sensibles.
• De même, lorsque cela est possible, les équipes informatiques devraient fermer les systèmes d'information des étudiants avant le début du support, sauf indication contraire, éviter l'enregistrement d'écran inutile et documenter l'accès au support dans le cas où les dossiers éducatifs sont visibles.

Responsabilités FERPA pour les écoles et les fournisseurs

La conformité à la FERPA est une responsabilité institutionnelle. Le logiciel peut soutenir les contrôles, mais l'école détermine les politiques, les rôles des utilisateurs, les contrats, les règles d'accès et l'utilisation acceptable.

Responsabilités des équipes informatiques scolaires

Les équipes informatiques des écoles devraient traduire la FERPA en contrôles opérationnels. Dans les environnements d'accès à distance, cela signifie une authentification forte, un accès basé sur les rôles, un transport sécurisé, une surveillance, une formation des utilisateurs et une gouvernance des fournisseurs.

FERPA exige aux écoles de conserver des dossiers des demandes d'accès et des divulgations d'informations personnellement identifiables provenant des dossiers éducatifs, y compris les parties impliquées et leurs intérêts légitimes. Cela rend l'auditabilité importante pour tout système qui touche aux dossiers des étudiants.

Responsabilités des fournisseurs de logiciels

Les fournisseurs ne devraient pas considérer la FERPA comme un badge de produit. Le ministère de l'Éducation des États-Unis fournit des conseils spécifiquement pour les prestataires de services tiers, les fournisseurs et les entrepreneurs qui traitent des données éducatives pour les écoles.

Un fournisseur soutenant une utilisation conforme à la FERPA devrait aider les clients à configurer un accès sécurisé, limiter le traitement des données inutiles, protéger les identifiants, documenter les contrôles pertinents et éviter la rediffusion non autorisée. Les contrats devraient définir utilisation autorisée, confidentialité, sous-traitants, suppression ou retour des données, accès au support et notification d'incidents.

Prenez le contrôle de vos décisions de conformité

Cet article fournit des conseils techniques et opérationnels pour les équipes informatiques et vise à vous équiper des bases nécessaires pour naviguer dans la sécurisation des systèmes concernant les informations des étudiants. En aucun cas, cela ne peut être considéré comme un avis juridique. Les écoles, les districts et les universités doivent valider dûment les réglementations FERPA, clarifier les interprétations, affiner les accords avec les fournisseurs et définir les pratiques de divulgation avec un conseiller juridique qualifié ou un responsable de la confidentialité.

Autres réglementations sur la vie privée des étudiants et des enfants à connaître

Réglementation américaine avec un champ d'application en ligne plus large :

Bien que la FERPA soit centrée sur les États-Unis, les équipes informatiques de l'éducation opèrent souvent dans le cadre de réglementations sur la vie privée plus larges. La COPPA s'applique aux opérateurs de sites Web ou de services en ligne destinés aux enfants de moins de 13 ans, ou aux opérateurs ayant connaissance qu'ils collectent des informations personnelles auprès d'enfants de moins de 13 ans.

La loi sur la protection des droits des élèves, ou PPRA, est une autre loi américaine sur la vie privée des étudiants administrée par le ministère de l'Éducation des États-Unis. Le ministère identifie la FERPA et la PPRA comme des lois sur la vie privée des étudiants qu'il administre et applique.

Directives mondiales de l'UNICEF :

En 2024, le bureau régional de l'UNICEF pour l'ECA a publié un rapport pratique en quatre parties sur protection des données dans les écoles disponible en PDF. La partie 1 plante le décor et la partie 2 concerne globalement la protection des données et la vie privée lors de la collecte et du traitement, tout en garantissant la conformité. Elles incluent des obligations, des directives et des étapes définies autour des considérations clés et des actions connexes.

Pendant ce temps, les parties 3 et 4 se concentrent sur l'enseignement et l'apprentissage assistés par la technologie et sur les contrôles de cybersécurité. Ces derniers domaines sont directement liés à l'accès à distance et au traitement des données, avec des points de considération et d'action également soulignés.

Europe et le RGPD

Pour les programmes d'éducation mondiale, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne comprend des garanties spécifiques pour les données personnelles des enfants. La Commission européenne explique que le consentement des parents ou des tuteurs peut être requis jusqu'à un seuil d'âge qui varie entre 13 et 16 ans selon l'État membre.

Réglementations pays par pays

Dans les pays du monde entier, des réglementations spécifiques en ligne établissent des cadres pour les services destinés à un jeune public. Deux exemples :

• Le Code de conception adapté à l'âge de l'ICO du Royaume-Uni, qui établit 15 normes pour les services en ligne susceptibles d'être accessibles par des enfants. Le code met l'accent sur la protection intégrée et les meilleurs intérêts de l'enfant dans la conception des services.
• Les publications du ministère français de l'Éducation concernant les mesures pour lutter contre le harcèlement ou les directives pour protéger les données des élèves dans le cadre des activités scolaires quotidiennes.

Liste de vérification d'accès à distance FERPA pour les écoles

Avant d'étendre l'accès à distance aux systèmes pouvant contenir des dossiers d'étudiants, les équipes informatiques des écoles doivent confirmer les contrôles suivants.

1. Assurez-vous que les connaissances sont diffusées sur des éléments essentiels tels que l'utilisation de pseudonymes, d'acronymes et d'autres moyens d'identification lorsque cela est possible, ainsi que sur des mots de passe compliqués conformes.
2. Identifiez quelles applications et bureaux à distance peuvent afficher les dossiers éducatifs.
3. Vérifiez les applications et les fournisseurs tiers et utilisez ceux approuvés comme les plus sécurisés.
4. Mapper les groupes d'utilisateurs aux intérêts éducatifs légitimes.
5. Appliquez l'authentification multi-facteurs pour le personnel, les administrateurs et les utilisateurs de support externe.
6. Planifiez et auditez régulièrement les groupes, les utilisateurs, leurs besoins et les applications ou zones d'accès autorisées.
7. Publiez uniquement les applications dont chaque groupe d'utilisateurs a besoin.
8. Désactivez les fonctionnalités de presse-papiers, de transfert de fichiers et d'impression inutiles lorsque cela est possible.
9. Restreindre l'accès à distance par adresse IP, pays, rôle ou modèle de travail (horaires) lorsque cela est approprié.
10. Évitez les téléchargements locaux inutiles des dossiers étudiants sur des appareils personnels.
11. Journaliser l'accès aux systèmes contenant des données d'étudiants.
12. Examinez les contrats des fournisseurs pour l'utilisation de FERPA, les clauses de redisclosure et de suppression.
13. Former les enseignants, le personnel et les équipes de support sur les comportements de sécurité pour l'accès à distance.
14. Sensibiliser régulièrement les utilisateurs aux risques cybernétiques et à la manière de protéger les données.

Cette liste de contrôle ne remplace pas un programme de conformité FERPA. Au contraire, elle fournit aux équipes informatiques une base pratique pour réduire l'exposition évitable dans les flux de travail d'accès à distance et de support à distance.

Comment TSplus prend en charge l'accès à distance conforme à la FERPA

TSplus fournit une plateforme sécurisée d'accès à distance et de protection des infrastructures qui aide les écoles à mettre en œuvre des contrôles conformes à la FERPA. Cependant, il serait trompeur de penser qu'un logiciel à lui seul rend une institution conforme. Correctement mis en œuvre et utilisé, un logiciel comme la suite TSplus aide les écoles à appliquer les contrôles d'accès, d'authentification, de surveillance et de renforcement pour soutenir des opérations conscientes de la FERPA.

TSplus Advanced Security

protection cyber 360° pour serveurs d'applications

TSplus Advanced Security est notre produit de sécurité de premier plan. En effet, en partie, l'accès à distance FERPA dépend de la protection des serveurs et de la restriction d'accès. TSplus Advanced Security est développé pour la sécurité des serveurs d'application et constitue donc une protection à 360° en première ligne contre les menaces. Protection contre les attaques par force brute est une fonctionnalité qui surveille les tentatives de connexion échouées de Windows et bloque automatiquement les adresses IP fautives après des échecs répétés.

Fonctionnalités de sécurité robustes

Pour les environnements éducatifs, cela aide à réduire le risque de tentatives d'accès non autorisées contre l'infrastructure d'accès à distance exposée. Les écoles peuvent également utiliser la protection géographique pour autoriser l'accès à distance uniquement depuis des pays sélectionnés ou utiliser des restrictions IP pour limiter l'accès aux adresses IP privées et sur liste blanche.

Configurations pour répondre à FERPA

Les configurations recommandées conscientes de la FERPA incluent l'activation de la protection contre les attaques par force brute, la limitation de l'accès géographiquement lorsque cela est approprié, le maintien de listes blanches d'IP pour l'accès administratif et l'utilisation de Protection contre les ransomwares dans le cadre d'un renforcement plus large des serveurs.

TSplus Remote Access

Utilisation éducative

TSplus Remote Access aide les écoles à publier des applications Windows et des bureaux pour les éducateurs, les étudiants et le personnel informatique. En tant que solution éducative, elle offre un accès sécurisé et multi-utilisateur au Bureau à Distance et à la Livraison d'Applications pour les environnements éducatifs et académiques.

Appliquer des contrôles adaptés à la FERPA

D'un point de vue FERPA, la valeur est l'accès contrôlé. Au lieu de donner à chaque utilisateur un accès large à un poste de travail ou un réseau complet, les équipes informatiques peuvent publier uniquement les applications requises. Un enseignant peut recevoir l'accès à une application de carnet de notes, tandis qu'un registraire reçoit l'accès à un logiciel de dossiers étudiants et un étudiant reçoit uniquement une application de laboratoire. Les groupes et les utilisateurs sont configurables à un niveau granulaire, même en ce qui concerne leurs horaires et leurs appareils.

MFA et sécurité de connexion

Le logiciel prend également en charge l'authentification à deux facteurs pour le portail Web, y compris les connexions HTML5 et RemoteApp. Pour les utilisateurs ayant MFA activé, notre documentation souligne que les connexions standard du client Microsoft Remote Desktop sont refusées, ce qui favorise des modèles d'accès web plus sûrs.

Surveillance du serveur TSplus

FERPA ne concerne pas seulement le blocage d'accès. Il s'agit également de maintenir la visibilité sur les systèmes où les données des étudiants peuvent être traitées. TSplus Server Monitoring fournit des données historiques et en temps réel sur les serveurs, les sites web, les applications et les utilisateurs, avec des rapports et des alertes en temps réel pour l'infrastructure de travail à distance.

Pour les équipes informatiques éducatives, la surveillance peut aider à détecter les serveurs surchargés, les modèles d'utilisation inhabituels, les problèmes de performance et les problèmes de disponibilité affectant l'apprentissage à distance ou les systèmes administratifs. La surveillance ne prouve pas à elle seule la conformité à la FERPA, mais elle soutient la responsabilité et la résilience opérationnelle.

TSplus Remote Support

TSplus Remote Support fournit une assistance à distance avec présence et sans présence pour les équipes et les clients. TSplus prend en charge le contrôle à distance du bureau, le partage d'écran, l'assistance avec présence, la maintenance sans présence et la formation à distance.

Pour un support conforme à la FERPA, les écoles doivent configurer les flux de travail de support afin que les techniciens aient accès à tout ce qui est nécessaire tout en n'accédant qu'à ce dont ils ont besoin. Les sessions assistées peuvent être préférables lorsque les informations des étudiants peuvent être visibles. L'accès non assisté doit être limité aux appareils gérés, aux objectifs documentés et aux fenêtres de maintenance autorisées.

Éthique de développement et positionnement de TSplus

La conformité FERPA appartient à l'établissement éducatif, soutenue par des accords légaux, des politiques internes et des mesures de protection techniques. Le logiciel TSplus aide à fournir ces mesures de protection grâce à ses produits et services : accès à distance sécurisé, durcissement des serveurs, surveillance du réseau et support contrôlé.

D'un point de vue éthique de développement, la protection de la vie privée dès la conception, la minimisation des données et le contrôle par le client sont centraux. Les logiciels d'accès à distance doivent éviter l'accès inutile au contenu des étudiants, offrir aux administrateurs des choix de configuration, soutenir des paramètres par défaut sécurisés et faciliter l'application du principe du moindre privilège par les écoles.

Grâce à des produits robustes soigneusement développés, TSplus vise à aider les administrateurs informatiques des écoles et les équipes de l'enseignement supérieur à réduire les risques liés à la FERPA tout en maintenant un accès à distance pratique.

Conclusion

La loi sur l'éducation FERPA aux États-Unis protège les dossiers éducatifs des étudiants et affecte directement la manière dont les écoles gèrent l'accès à distance, le support à distance et les logiciels tiers. Pour les équipes informatiques, FERPA se traduit par l'authentification, le principe du moindre privilège, des sessions sécurisées, l'auditabilité, la gouvernance des fournisseurs et des flux de travail de support disciplinés.

TSplus Advanced Security et en effet, l'ensemble de l'offre logicielle TSplus peut aider les écoles à créer des environnements d'accès à distance plus sûrs tout en laissant aux établissements la possibilité d'adapter chaque configuration à leurs besoins et usages spécifiques. La conformité finale à la FERPA dépend des politiques, de la configuration, des contrats et de l'examen juridique de chaque institution. Essayez TSplus gratuitement et découvrez comment les actions de conformité à la FERPA sont grandement soutenues par des outils simples et polyvalents tels que le logiciel TSplus.