)
)
Vahva etätyöskentelyasetelma on enemmän kuin kannettava tietokone keittiön pöydällä. Paras asetus yhdistää käytännöllisen työtilan, ergonomiset perusasiat, vakaan internetyhteyden, turvalliset työkalut ja luotettavan pääsyn toimistotiedostoihin, sovelluksiin tai työpöytiin.
Tämä opas selittää, mitä on asetettava etätyötä varten kotona tai hybridikäytössä, yksinkertaisilla prioriteeteilla etätyöntekijöille, freelancereille ja ensimmäistä kertaa etätyötä tekevälle ammattilaiselle.
Mitä odotat työtilaltasi?
Tämä tulee olemaan työtilasi
Oletko jo miettinyt tätä? Mitkä ovat sinun tarvitsee? Mitkä ovat sinun rajoitukset? Mitä tekee sinun ympäristö määrääkö vai mahdollistaako? Suuri osa tästä riippuu työstäsi, perheesi kontekstista, kodistasi, mahdollisista yhteisistä työtiloista, joita saatat myös käyttää jne.
Aloita laatimalla oma tarkistuslista tarpeidesi ja odotustesi määrittämiseksi. Saatat haluta piirtää sen itse tai pyytää jotakuta muuta tekemään niin. Tämä opas on täällä tarjoamassa käytännön vinkkejä tätä projektia varten. Muutama väistämätön esimerkki ajatteluprosessisi käynnistämiseksi:
- Nesteytyminen on ehdottoman tärkeää.
Oma työtilani avautuu keittiöömme, mikä antaa minulle helpon pääsyn veteen, ruokaan ja juomaan, jos haluan jotain. Kollegoideni joukossa joillakin on kotitoimisto alakerrassa tai yläkerrassa, ja heillä on siksi käden ulottuvilla "kahvikulma" tai vähintään pullo vettä pysyäkseen hydratoituna ja suuri termoskannu, joka pitää heidän suosikkikuuman juomansa mukavan lämpimänä.
- Säännöllisten taukojen ja fyysisen liikunnan (vähintään kävelyn) sisällyttäminen on olennaista.
Jotkut meistä saattavat kävellä lapsensa kouluun tai olla lounastauolla kävelykaverin kanssa, toiset menevät juoksemaan tai osallistuvat urheilutunneille.
Muut olennaiset
Tilasi ja aikataulusi tarpeet ovat:
- Edistä keskittymistä (puhtaat + kevyet + hiljaiset)
- Ole valmis ja saavutettavissa
- Vedä selkeä raja työn ja kodin välille
- Anna sinun työskennellä parhaimmillasi
- Ota käyttöön mukavat ja laadukkaat puhelu- tai videopuhelut
- Väsyttämisen vähentäminen
- Tarjoaa sinulle helpon pääsyn työssä käyttämiesi työkalujen ja järjestelmien pariin.
- Minä sisällytä kasveja tai jotain luontoa ja luovuutta myös
Mitä etätyöskentelyasetelma yleensä sisältää?
Etätyöskentelyasetelmassa on kaksi kerrosta.
Ensimmäinen on fyysinen: pöytä, tuoli, näyttö, web-kamera, kuulokkeet, valaistus, internet-yhteys ja ympäristö.
Toinen on digitaalinen: yhteistyöohjelmisto, turvalliset kirjautumiset, tiedostojen käyttöoikeus ja turvallinen tapa päästä yrityksen järjestelmiin toimiston ulkopuolelta.
Vahvin peruste on johdonmukaisesti kattaa molemmat näkökulmat. Ostoslistojen lisäksi työntekijät, jotka haluavat parantaa etätyöskentelyasetustaan, tarvitsevat yleensä koko toimivan ympäristön. Etätyöhön keskittyvänä yrityksenä koko TSplusin henkilöstö kokee tämän päivittäin. Joten, jos olet etätyön asetukset olet saapunut satamaan.
Olitpa sitten päättämässä täydellisen etä- tai hybridityöympäristön asetuksista tai onko sinulla jo suurin osa asioista kartoitettuna tai paikoillaan tai vain hienosäätämässä olemassa olevaa asetusta, tervetuloa.
Missä aloitamme? Tila, ei laitteet
Valitse omistettu työalue
Ennen kuin ostat mitään, valitse, missä työ tapahtuu. Tämä on tärkeämpää kuin kallis varustus. Erillinen huone on ihanteellinen, mutta selkeästi määritelty nurkka voi silti toimia hyvin, jos se on rauhallinen ja johdonmukainen. Lukemani artikkelit korostavat periaatetta: tuottavuus paranee, kun työalue on selvästi erottuva muusta kotielämästä.
Omistettu työalue auttaa rutiinissa, videopuheluissa ja keskittymisessä. Hybridityöntekijöille se helpottaa myös laturien, lisävarusteiden ja muistikirjojen pitämistä omassa paikassaan sen sijaan, että työtilaa pitäisi rakentaa uudelleen joka muutama päivä.
Sinun on oltava tarpeeksi suuri pöytä (tai useita pintoja tarpeidesi mukaan), joten mieti tätä valitessasi ja järjestäessäsi tilaasi.
Valitse valaistus, hallitse melua ja vähennä taustahäiriöitä
Lukemani ja kokemukseni mukaan työtilan parannukset liittyvät usein yksinkertaisiin visuaalisiin ja akustisiin parannuksiin, koska nämä muutokset maksavat yleensä vähemmän kuin koko asetelman vaihtaminen.
Valaistus
Hyvä valaistus on tärkeämpää kuin monet ensikertaa etätyötä tekevät odottavat. Työaseman ohjeet suosittelevat näyttöjen sijoittamista oikeaan kulmaan ikkunoiden ja valonlähteiden kanssa häikäisyn vähentämiseksi. Olen huomannut, että tämä pitää usein paikkansa. Itse asiassa näytön asetusten tai ympäristön säätäminen auttaa useimpia näyttöjä pysymään helposti luettavina.
Melu
Äänensuojelu on myös tärkeää. Ovi auttaa, mutta kaikilla ei ole sellaista. Pienemmissä kodeissa sekä yhteisötyötiloissa käytännöllinen ratkaisu sisältää usein hyvällä mikrofonilla varustetun kuulokkeen. Olen myös todennut siirrettävien väliseinien tai verhojen olevan erittäin hyödyllisiä.
Häiriöt
Harkitse myös ennakoitavan työaikataulun laatimista, sillä säännöllisyys voi auttaa kaikkia kunnioittamaan työaikaasi. Jos mahdollista, etsi neutraali ammatillinen tausta puheluille. Jos fyysinen tausta ei ole mahdollinen, voit yleensä lisätä virtuaalisen taustan tai yksinkertaisen sumeuden viestintäsovellukseesi.
Mitkä ovat joitakin toimistotarvikkeita päivittäiseen etätyöhön?
Ydinkomponentit
Useimmat etätyöntekijät eivät tarvitse monimutkaista pakettia. He tarvitsevat luotettavia perusasioita:
- kannettava tai pöytäkone päivittäiseen työhön
- työpöytä tai vakaa työpinta
- tukevat tuolit
- ulkoisen näytön käyttö, jos työssä käsitellään asiakirjoja, taulukkolaskentaa, suunnittelua tai moniajoa
- näppäimistö ja hiiri
- luotettava internet-yhteys
Nämä kohteet esiintyvät yhä uudelleen johtavissa asennusoppaissa, koska ne tuottavat suurimman tuottavuuden kasvun ensin. Ulkoiset näytöt ja syöttölaitteet ovat erityisen hyödyllisiä kaikille, jotka viettävät koko päivän sähköpostissa, selainvälilehdissä, asiakirjoissa tai kokouksissa.
Äänentoisto- ja videolaitteet
Etätyö on nyt monille rooleille puhelinpainotteista, joten äänenlaatu on yleensä tärkeämpää kuin kameran laatu. Hyvä langallinen tai langaton kuulokemikrofoni voi parantaa kokousten selkeyttä, vähentää kaikuja ja auttaa keskittymään jaetuissa ympäristöissä. Web-kamera on tärkeämpi, kun asiakaskutsut, haastattelut tai ti esitykset ovat säännöllinen osa viikkoa. Kilpailijoiden artikkelit, jotka menestyvät hyvin tällä alueella, korostavat usein samaa muutosta: siirtyminen "voi liittyä puheluun" kohti "voi liittyä puheluun mukavasti ja selkeästi."
Pienet lisävarusteet voivat tehdä suuren eron
Kannettavan tietokoneen teline, monitoriteline, työlamppu, kaapelijärjestelijä ja jatkojohto ovat pieniä hankintoja, jotka usein parantavat työtilaa nopeammin kuin tietyt suuremmat päivitykset. Etätyölistat sisältävät myös yleisesti vesipulloja, muistikirjoja, matkamuuntajia ja melua vaimentavia kuulokkeita, yksinkertaisesti siksi, että mukavuus ja jatkuvuus riippuvat joskus näistä. Ei ole pieni asia yleisesti, tämä on vieläkin tärkeämpää, jos etätilanteesi on maailmanmatkailua: silloin asetuksesi on toimittava joka päivä mahdollisesti arvaamattomissa ympäristöissä.
Mitä ergonomisista vaihtoehdoista? Mukavuus osana tuottavuutta!
Tuoli, pöytä ja näytön sijainti
Ergonomia ei ole luksusominaisuus. Se on perusriskiä vähentävä toimenpide kaikille, jotka työskentelevät tietokoneella tuntikausia päivittäin. OSHA Työterveys- ja työturvallisuusvirasto suosittelee säätämään tuolin ja työpinnan korkeuden siten, että kyynärpäät pysyvät suunnilleen näppäimistön tasolla, hartiat pysyvät rentoina ja ranteet eivät taivu epämukavasti. He myös neuvovat sijoittamaan näytön suoraan eteesi korkeudelle, joka mahdollistaa katsomisen suoraan eteenpäin ilman, että päätä tarvitsee kallistaa ylös tai alas.
Se tarkoittaa, että käytännöllinen etätyöasetelma tulisi aloittaa mukavuudesta, ei markkinoinnista. Tuolisi tulisi tukea selkääsi, jalkojesi tulisi olla tuettuina, ja näytön tulisi olla tarpeeksi korkealla, jotta niskasi pysyy neutraalina. Jos pöytä on kiinteä ja epätäydellinen, näyttöteline, jalkatuki tai näppäimistöteline voi ratkaista enemmän kuin kallis uudelleenmuotoilu.
Näppäimistö-, hiiri- ja asento-ottumukset
Ergonomisten hiiri- tai näppäimistövalintojen lisäksi OSHA:n arviointilista osoittaa myös yksinkertaisen mutta tärkeän säännön sijoittamisesta. Itse asiassa näppäimistön ja osoitinlaitteen tulisi olla tarpeeksi lähellä käytettäväksi ilman ulottumista, kyynärpäiden ollessa lähellä vartaloa suunnilleen oikeassa kulmassa.
Todellisessa elämässä se tarkoittaa kolmea asiaa.
- Pidä hiiri näppäimistön vieressä.
- Nosta kannettava tietokone telineen avulla sen sijaan, että kumartuisit sen yli.
- Ota taukoja asennosta päivän aikana, erityisesti jos työpisteesi toimii myös ruokapöytänä tai väliaikaisena työpöytänä.
Mitä internet- ja yhteysvaihtoehtoja on saatavilla? Muista piilotettu perusta
Miltä näyttää "riittävän hyvä" internet?
Monet etätyöntekijät keskittyvät latausnopeuteen, mutta myös lähetysnopeus ja vakaus ovat yhtä tärkeitä kokouksille, tiedostojen synkronoinnille ja etäyhteydelle. Zoom sanoo, että korkealaatuinen yksi-yhteen video voi toimia noin 600 kbps ylös ja alas, kun taas 720p HD tarvitsee noin 1,2 Mbps ja 1080p voi vaatia paljon enemmän. Microsoft Teams huomauttaa myös, että huono internet aiheuttaa viiveitä, huonolaatuista ääntä ja videota sekä katkenneita puheluja.
Oikea tavoite ei siis ole vain "nopea internet". Se on vakaa internet, jossa on riittävästi varaa puheluille, pilvisovelluksille ja muille laitteille kotona. Monille ihmisille tämä tarkoittaa yhteyden testaamista todellisten työaikojen aikana, ei myöhään yöllä, kun verkko on käyttämättömänä.
Wi-Fi vs Ethernet etätyöhön
Wi-Fi on kätevä, mutta Ethernet on yleensä vakaampi päivittäiseen etätyöhön. Teams suosittelee erityisesti oikean Wi-Fi-taajuuden valitsemista kotisi pohjaratkaisun mukaan ja kuolleiden alueiden tai häiriöiden tunnistamista.
Jos luotat videokokouksiin, etätyöpöytiin tai suuriin latauksiin, käytä mahdollisuuksien mukaan langallista Ethernet-yhteyttä. Jos kaapelointi on epäkäytännöllistä, siirry lähemmäksi reititintä, paranna pääsy-pisteen sijoittelua tai käytä mesh-Wi-Fiä kuolleiden alueiden vähentämiseksi. Tämä on usein parempi investointi kuin kalliimman verkkokameran ostaminen samalla, kun verkko jää epävakaaksi.
Kyberturvallisuus etätyöntekijöille
Varmista kotiverkko ja laitteet
NISTin etätyöohjeet sanovat, että kotiverkon Wi-Fi:n tulisi käyttää WPA2- tai WPA3-salausta ja vaikeasti arvattavaa salasanaa. Laajemmin NISTin yrityksen etätyöohjeet korostavat, että etäyhteydet ja BYOD-ympäristöt lisäävät riskiä, että suojaamattomat tai vaarantuneet laitteet pääsevät käsiksi arkaluontoisiin liiketoimintaresursseihin.
Käyttäjätasolla tämä tarkoittaa muutamia käytännön prioriteetteja: pidä käyttöjärjestelmä ajan tasalla, käytä koko levyn salausta, kun se on saatavilla, lukitse näyttö poissa ollessasi ja vältä työn sekoittamista riskialttiiden latausten tai henkilökohtaisten ylläpitotilien kanssa.
Suojaa tilit ja työistunnot
Todennus on yhtä tärkeää kuin virustorjunta. CISA ja TSplus korostavat molemmat kerroksellista etätyöturvallisuutta, erityisesti tietojenkalastelun tietoisuutta ja vahvempien todennustapojen käyttöä. TSplusin oma etäyhteysturvallisuusohje korostaa monivaiheista todennusta keskeisenä hallintakeinona, koska se vähentää riskiä, että varastettu salasana johtaa onnistuneeseen kirjautumiseen.
Etätyöntekijöille viesti on selvä: käytä MFA:ta kaikkialla, missä se on saatavilla, erityisesti sähköpostissa, yhteistyötyökaluissa, pilvitallennuksessa ja etäyhteysportaalissa. Vältä Remote Desktop Protocolin suoraa altistamista julkiselle internetille, ellei se ole asianmukaisesti suojattu ja hallittu.
Mitkä ohjelmistot ja työkalut tukevat etätyöasetuksia?
Viestintä ja yhteistyö
Toimiva etästacki sisältää yleensä chatin, kokoukset, sähköpostin, asiakirjakollaboraation, tehtävien hallinnan ja salasanahallinnan. Tarkat sovellukset vaihtelevat, mutta tavoite pysyy samana: vähentää kitkaa ihmisten, tiedostojen ja työnkulkujen välillä.
Se tarkoittaa myös työkalujen leviämisen estämistä. Etätyöasetelma on vaikeampi tukea, kun viestintä on hajautettu liian moniin sovelluksiin ja laitteisiin. Ensimmäistä kertaa etätyötä tekeville vähemmän hyvin konfiguroituja työkaluja on yleensä parempi kuin monet osittain konfiguroidut.
Tiedostojen käyttö ja laitteiden hallinta
Tässä on paikka, jossa monet asetukset epäonnistuvat. Fyysinen työtila voi olla hyvä, mutta työntekijä ei silti voi luotettavasti käyttää liiketoimintasovelluksia, jaettuja tiedostoja tai työpöytää toimistossa. TSplusin sisältö hybridityöstä ja etäyhteydestä kehystää tämän toistuvasti todellisena operatiivisena ongelmana: käyttäjien on voitava työskennellä kotoa tai mistä tahansa, kun taas tiedot ja järjestelmät pysyvät suojattuina liiketoimintaympäristössä.
Turvallista mutta edullista sovellusten julkaisemista ilman Citrixin monimutkaisuutta varten kokeile TSplus 15 päivää ilmaiseksi.
Etäyhteys toimiston tietokoneisiin ja liiketoimintasovelluksiin
Kun VPN tai tavallinen etätyöpöytä riittää
VPN voi olla sopiva, kun käyttäjä tarvitsee vain turvallisen tunnelin toimiston verkkoon ja organisaatiolla on jo infrastruktuuri sen tukemiseksi. TSplusin VPN-opas kuvaa tavalliset komponentit: VPN-palvelin, asiakasohjelmisto, käyttöoikeustiedot ja alusta-spesifiset konfigurointivaiheet.
Standardin etätyöpöytävälineet voivat myös toimia pienissä skenaarioissa, erityisesti kun käyttäjä tarvitsee tilapäistä pääsyä yhteen toimiston tietokoneeseen. TSplusin Windows-asennusohjeet viittaavat perusasioihin, kuten tietokoneen hereillä pitämiseen, palomuurin pääsyn sallimiseen ja verkkotason todennuksen mahdollistamiseen turvallisempia RDP-istuntoja varten.
Miksi monet tiimit siirtyvät sovellus- ja työpöytäjulkaisuun?
Eriävät tai kehittyvät tarpeet:
Etätyön kehittyessä monet organisaatiot kasvavat yli satunnaisten VPN-yhteyksien, joissa on pääsy päätelaitteisiin. He saattavat haluta:
- julkaise liiketoimintasovelluksia tai työpöytiä turvallisesti,
- yksinkertaistaa pääsy ei-teknisille käyttäjille,
- tehostaa hallintoa heidän agenteilleen ja IT-tiimeilleen,
- vältä suurempien yritysalustojen kustannuksia tai monimutkaisuutta...
Siellä ihmiset usein vertaavat tuotteita, kuten Microsoft Remote Desktop -ympäristöjä, Citrix-tyylisiä toimituspinnoja tai muita virtuaalisia sovellusratkaisuja.
Miksi juuri TSplus:
TSplus Remote Access tarjoaa kevyemmän ja edullisemman tavan toimittaa Windows-sovelluksia ja työpöytiä selaimen tai hallitun etäyhteysmallin kautta. Turvallisesta etätyöskentelystä sovellusten toimitukseen se vähentää riippuvuutta muista lähestymistavoista, kuten VPN:istä, sekä pienille yrityksille että suuremmille organisaatioille.
Käytännöllinen etätyöskentelyratkaisu hybridityöntekijöille
Hybridityöskentelyasetelman ei tulisi olla kaksi erillistä elämää. Sen tulisi olla yksi toistettava työnkulku kodin, toimiston ja matkustamisen välillä. Tämä tarkoittaa yleensä saman kuulokemikrofonin, näppäinyhdistelmien, pilvipalveluiden ja etäyhteysmenetelmän pitämistä kaikkialla. Samalla kodin ergonomian tulisi olla älykästä ja tarpeeksi kannettavaa, jotta sijaintia vaihdettaessa tuottavuus ei kärsi. Selainpohjaisten yhteyksien, MFA:n ja muiden ominaisuuksiensa kanssa TSplus-ohjelmisto täyttää lukuisia vaatimuksia.
Ja missä tahansa työskenteletkin, muista
- ilmoittaminen vähintään kaksi kertaa päivässä,
- nesteytyminen
- välttää napostelua,
- t säännöllisten taukojen pitäminen,
- mukaan lukien liike ja luonto ja
- nukkuminen järkevästi
kaikki myötävaikuttavat parempaan etätyökokemukseen pitkällä aikavälillä.
Yhteenvetona
Paras etätyöskentelyasetus ei ole kallein. Se on se, joka antaa sinun työskennellä mukavasti, kommunikoida selkeästi, pysyä turvassa ja päästä tarvitsemasi sovelluksiin tai järjestelmiin ilman esteitä. Useimmille lukijoille älykkäin tapa asettaa tämä on yksinkertainen: määrittele työtila, korjaa ergonomia, vakauta internet, turvaa tilit ja ratkaise sitten etäyhteys. Tämä järjestys estää liialliset kulut laitteisiin samalla, kun todelliset esteet jäävät huomiotta.
Monet etätyöntekijät ja freelancerit huomaavat, että perusvarusteisiin kuuluvat pöytä, tuoli, näyttö, kuulokkeet ja vakaa internetyhteys. Säännöllisille hybridityöntekijöille ja liiketoimintakäyttäjille turvallinen tapa käyttää toimiston työpöytiä tai sovelluksia on välttämätöntä aina, kun työ siirtyy kotitoimiston ulkopuolelle. TSplus Remote Access yksinkertaistaa etäyhteyksiä ja sovellusten toimitusta, kun vakaa palvelu on tärkeää ja kustannukset ovat edelleen painavia.
FAQ
Mitä asetuksia tarvitsen työskennelläkseni etänä?
Vähintään tarvitset luotettavan tietokoneen, vakaan internetyhteyden, pöydän tai työpinnan, tukevan tuolin ja työn vaatimukset täyttävän ohjelmiston. Ulkoinen näyttö, näppäimistö ja kuulokkeet parantavat yleensä mukavuutta ja tuottavuutta.
Mikä on paras internet-asetus etätyöhön?
Paras kokoonpano on vakaa yhteys, jossa on riittävästi lataus- ja lähetysnopeutta kokouksille, pilvisovelluksille ja tiedostojen jakamiseen. Langallinen Ethernet on yleensä luotettavampi kuin Wi-Fi päivittäisessä etätyössä.
Miten voin tehdä etätyöasetukseni ergonomisemmaksi?
Säädä tuoli ja pöytä niin, että kyynärpäät pysyvät lähellä näppäimistön korkeutta, pidä hartiat rentoina ja aseta näyttö suoraan eteesi mukavalle silmätasolle. Pidä hiiri lähellä näppäimistöä.
Onko VPN riittävä etätyöhön?
Joskus, kyllä. VPN voi riittää turvalliseen verkkoyhteyteen, mutta monet tiimit tarvitsevat helpompaa pääsyä sovelluksiin tai työpöytiin ilman ylimääräistä monimutkaisuutta. Juuri silloin etäohjelmien julkaiseminen tai selainpohjainen pääsy tulee käytännöllisemmäksi.
Miten varmistan etätyöskentelyasetelman?
Käytä WPA2- tai WPA3-tekniikkaa kotiverkossa, pidä laitteet ajan tasalla, ota käyttöön MFA ja vältä etäyhteystyökalujen suoraa altistamista internetille ilman asianmukaista suojaa. Turvallinen etätyö riippuu sekä laitteiden puhtaudesta että tilin turvallisuudesta.
)
)
)
